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Ofimática 2

Conceptos básicos de

Microsoft Excel

Unidad de aprendizaje 1 – Bloque temático 1

Material de profundización

Conceptos básicos de Microsoft Excel

 Movimientos en la hoja de cálculo

La hoja de cálculo, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

Movimiento Teclado Hoja Siguiente CTRL+AVPAG Hoja Anterior CTRL+REPAG Movimiento Teclado Celda abajo Direccional abajo Celda arriba Direccional arriba Celda derecha Direccional derecha Celda izquierda Direccional izquierda Pantalla abajo Avpag Pantalla arriba Repag Celda a1 Ctrl + inicio Primera celda de la columna activa

Fin direccional arriba

Última celda de la columna activa

Fin direccional abajo

Primea celda de la fila activa Fin direccional izquierda o inicio Última celda de la fila activa Fin direccional derecha

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es presionando las teclas CTRL + I o la tecla F5 y digitar la dirección de la celda a la cual se desea desplazar.

 Desplazamiento entre hojas de cálculo con teclado

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como:

 Doble clic en la etiqueta de la hoja a renombrar.  Escriba el nuevo nombre.  Presione Enter.

4. Insertar Hojas de Cálculo

Una sola hoja

Haga clic en el icono que aparece después de la última etiqueta para insertar hojas al lado derecho de la etiqueta de donde se esté ubicado. Nota: las hojas por defecto se insertan al lado izquierdo de la hoja que está seleccionada.  Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja.  Clic en la opción insertar.  Seleccionar Hoja de Cálculo.  Aceptar. Varias hojas de cálculo

 Seleccionar la cantidad de hojas que desea insertar.  Realice alguno de los pasos anteriores.

5. Mover hojas de cálculo

Una o varias hojas

 Clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja que se desea mover.  Arrastrar la etiqueta hasta el nuevo lugar que ésta ocupará.  Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que se desea mover y seleccionar la opción Mover o Copiar.  De la lista de hojas, seleccione la hoja de cálculo que quedará antes de la que estamos moviendo.  Dar clic en crear una copia. (chulito)  Clic en Aceptar.

Nota: se puede mover a un libro ya existente o a uno nuevo, seleccionándolo de la lista que aparece en la opción al libro.

Nota : para mover varias hojas al mismo tiempo, se debe tener en cuenta la selección de ellas.

Para tener en cuenta: cuando mueva una copia o copie hojas de cálculo, las operaciones o los gráficos basados en los datos de la misma pueden volverse imprecisos.

Nota: para eliminar varias hojas al mismo tiempo, se debe tener en cuenta la selección de ellas.

7. Color de etiqueta de las hojas de cálculo

Una o varias hojas

 Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja.  Ubicarse en la opción Color de Etiqueta.  Seleccionar el color que desea utilizar.

8. Cómo ocultar y/o mostrar hojas de cálculo

Una o varias hojas

 Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja.  Seleccionar Ocultar….o Mostrar.  Nota: para ocultar varias hojas se deben seleccionar previamente

Manejo de celdas, filas y columnas

1. Selección de celdas, filas, columnas y hoja de cálculo

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.

Celdas

Hacer clic sobre la celda a seleccionar Rango de celdas consecutivas  Clic en la primera celda a seleccionar.  Clic sostenido hasta seleccionar la última celda del rango. Celdas no consecutivas  Clic en la primera celda a seleccionar.  Presione la tecla ctrl sostenido y clic sobre las demás celdas a seleccionar.

Filas

Filas consecutivas  Clic en la cabecera de la primera fila (número) a seleccionar.  Clic sostenido en las cabeceras de filas, hasta seleccionar la última fila del rango.  Selecciona la primera fila, presione shift sostenido y clic sobre la cabecera de la última fila a seleccionar. Filas no consecutivas  Selecciona la primera fila (número), presione ctrl sostenido y clic sobre las cabeceras de las demás filas a seleccionar. Columnas consecutivas  Clic en la cabecera de la primera columna

Celdas

 Seleccione el número de celdas que desea insertar  Clic en Insertar celdas, seleccionar una de las siguientes opciones: desplazar las celdas hacia la derecha o desplazar las celdas hacia abajo, según el caso.

Filas

Nota: por defecto, las filas se insertan en la parte superior  Seleccione número de filas que desea insertar.  Clic en Insertar.  Clic en Insertar Filas de hoja o  Clic derecho sobre las filas seleccionadas.  Clic en Insertar.

Columnas

Nota: por defecto, las columnas se insertan al lado izquierdo.  Seleccione número de columnas que desea insertar.  Clic en Insertar.  Clic en Insertar columnas de hoja ó  Clic derecho sobre las columnas seleccionadas y Clic en Insertar.

3. Modificar ancho de columnas y alto de filas

Por defecto las columnas tienen un ancho de 10.71 puntos, este ancho se visualiza haciendo clic sostenido en la línea del lado derecho de la cabecera de cada columna.

Las filas tienen por defecto, un alto de 15.00 puntos, este alto se visualiza haciendo clic sostenido en la línea inferior de la cabecera de cada fila.

Mouse Ficha inicio

Columnas

 Para ajustar el ancho de una columna al texto, hacemos doble clic en la línea derecha de la cabecera de la columna

 Selecciona la(s) columna(s), hacer clic derecho sobre esta selección y clic en Ancho de Columna, digite el nuevo ancho y clic en aceptar o presione enter.

 Selecciona la(s) columna(s) o la(s) fila(s).  Clic en la ficha Inicio.  De la opción Celdas, elija Formato.

Filas (^)  Selecciona la(s) fila(s), hacer clic derecho sobre esta selección y clic en Alto de Fila, digite el nuevo alto y clic en aceptar o presiones Enter.

 Clic en Ancho de Columna o Alto de Fila.  Digite el nuevo ancho o el nuevo alto.  Clic en Aceptar o pulse Enter.

Ejemplo : Proceda en la forma especificada anteriormente

2. Copia continua de datos que tienen una secuencia determinada :

Digita la palabra Enero en una celda, luego proceda a realizar autollenado en forma vertical u horizontal, observe como se crea una lista automáticamente de los meses del año en forma continua de acuerdo al área seleccionada.

3. Obtener una secuencia de números a partir de uno dado

a) Ingrese en la celda el número que da comienzo a la secuencia de la serie. b) Ubique el cursor en el cuadrito negro autollenado y presione la tecla control (Ctrl) sostenido, aparece un signo más pequeño sobre la cruz negra. c) Arrastre (Clic y Ctrl presionado) y cubra el área deseada.

4. Obtener una secuencia a partir de dos números dados

a) Ingrese en las celdas los números que dan comienzo a la secuencia de la serie. b) Seleccione ambas celdas, ubique el cursor en el cuadrito negro autollenado. c) Arrastre y cubra el área deseada.

5. Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez

a) Seleccione las celdas en las que desee introducir datos. b) Las celdas pueden ser o no consecutivas. c) Con la tecla CTRL selecciono el rango de celdas deseadas, mientras ubico el puntero del mouse donde deseo digitar información no puedo dejar de presionar la tecla CTRL, suelto la tecla CRTL Y digito el dato, (el resto del rango debe continuar seleccionado), por último presiono las teclas Ctrl + ENTER. (Se repite este dato el rango o celdas seleccionadas inicialmente).

6. Creación de listas personalizadas

Excel por defecto trae la lista de los meses del año y los días de la semana y esta opción nos permite crear nuestras propias listas, de la siguiente forma:

a) Clic en la ficha Archivo. b) Clic en Opciones. c) Clic en la categoría Avanzadas. d) Clic en el botón Modificar listas personalizadas. e) Ubicarse en el cuadro Entrada de Listas y digitar los datos que la conformarán, un dato debajo del otro o consecutivos y separados por coma o punto y coma. (como desee). f) Clic en el botón Agregar.

e) Clic en el botón Modificar listas personalizada. f) Clic en el botón rojo y selecciono el rango donde tengo los datos, nuevamente clic en el botón rojo y aparece nuevamente la ventana opciones. g) Clic en el botón Importar (ya aparecen los datos en el panel izquierdo llamado listas personalizadas). h) Clic en Aceptar, Aceptar.

Referencia

Kammerer, E. (s.f.). Entorno de trabajo de Excel, conceptos básicos. Recuperado de: http://cmapspublic.ihmc.us/rid=1HSC3HJ3R-6Z9NDM- 1092/Guia%201%20ENTORNO%20DE%20TRABAJO%20DE%20EXCEL.pdf