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ESTIMACIÓN DE NECESIDAD DE PERSONAL MÉDICO Y DE
ENFERMERÍA DE UNA UNIDAD; CÁLCULOS PRÁCTICOS
1. CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA EN LA PLANIFICACIÓN DE RR.HH EN
LAS ORGANIZACIONES SANITARIAS
El proceso de planificación de los RR.HH. abarca las políticas, sistemas y procedimientos, que tienen por objetivo asegurarse de que el número apropiado de personas, con las cualificaciones y especificaciones que la organización necesite, estará disponible en tiempo útil y en los lugares requeridos. Mediante la planificación de los recursos humanos las organizaciones tienen que identificar sus necesidades actuales y anticiparse a sus necesidades futuras de personal, tanto en términos cuantitativos como cualitativos. De tal forma que se pueda asegurar que haya suficientes RR.HH. disponibles, con la competencia adecuada para dar la atención sanitaria requerida y de calidad a la población.
Son particularmente relevantes los siguientes seis aspectos en la planificación de RRHH en la sanidad:
El modelo de producción de servicios, atendiendo a las variables cuantitativas y cualitativas del mismo: Modelos integrados, Hospitales, Centros de Atención Primaria, Servicios de Emergencias Médicas, Servicios Sociosanitario, etc. La Capacidad presupuestaria y de gestión eficiente. La diversificación de especialidades o cartera de servicios que ofrecen a los ciudadanos, planteando todas las necesidades de recursos para su prestación directa y apoyo asistencial. Los intervalos temporales en los que se debe mantener equipos profesionales suficientes para cada área asistencial y de soporte en la que ofrecemos estos servicios. Urgencias, Hospitalización, Consultas Externas, Gabinetes Diagnósticos, Servicios de Atención al Usuario, Cirugía Mayor Ambulatoria, Asistencia Socio-sanitaria, Admisión de Pacientes, Información Clínica, Mantenimiento, Servicios Administrativos, etc. La adaptación de la organización sanitaria a los nuevos proyectos estratégicos: desarrollo de nuevas actividades y/o estructuras asistenciales, viabilidad de los recursos actuales, reingenierías organizativa, integración en el territorio de dispositivos asistenciales, movilidad de los profesionales, etc. La aplicación de nuevas tecnologías que implican diferente distribución y/o incorporación o desincorporación de profesionales. Los compromisos legales en materia de relación laboral.
2. LA ESTIMACIÓN DE NECESIDADES DE PLANTILLA
2.1. La determinación de las necesidades básicas.
La determinación de las necesidades básicas de los recursos humanos asistenciales, depende de varios factores:
- demográficos,
- epidemiológicos,
- clínicos
- y de gestión.
Se trata, de establecer las necesidades asistenciales mediante la estimación de la demanda esperable y de adecuar a las mismas, las dimensiones de los recursos-tipo de la unidad; camas de hospitalización convencional y unidades de enfermería personal médico y de enfermería etc.
La demanda, y en consecuencia la cantidad, depende de los siguientes factores:
- Morbilidad.
- Edad de la población.
- Distribución geográfica de las camas/servicios.
- Disponibilidad de servicios extra-hospitalarios.
- Funcionamiento de los servicios centrales del Hospital.
- Hábitos médicos (estilos de práctica consolidados).
- Investigación y Docencia.
- Grado de especialidad.
No existen unas cifras de frecuentación normativa; de hecho, cuando se hacen estudios sobre variabilidad de la práctica clínica se observan grandes diferencias en las tasas de utilización ajustadas. Por ello, en último término, la forma de encontrar criterios se basa en modelos de “necesidad comparada”: en función de las cifras medias (con los ajustes posibles) de utilización de un determinado tipo de servicio, tecnología o procedimiento, se inducen los valores que razonablemente cabría esperar en un contexto similar a aquel de donde se han extraído los valores medios. Por ello son siempre preferibles los estudios de frecuentación de entornos próximos.
Para calcular la demanda es necesario conocer una serie de datos e indicadores, tanto del ámbito de hospitalización, como de consultas externas y urgencias.
2.2. Hospitalización.
La información necesaria se basa en lo siguiente:
- Conocer el nº de habitantes y agruparlo por edades (pirámide poblacional); y también contar con proyecciones demográficas para tener en cuenta los cambios demográficos de cara a proyecciones futuras de frecuentación.
- Establecer la frecuentación : número de ingresos hospitalarios (altas) por mil habitantes en un período de tiempo, habitualmente anual.
La Estancia media varía con la tipología de Hospitales y Case–Mix tratado. Tiende a la disminución pero para un Hospital Terciario una estancia media de 7 días puede ser razonable. En España es de 7,9 días para las estancias médicas y de 5,7 días para las Quirúrgicas.
El término de complejidad del case-mix se ha utilizado para referirse a un conjunto interrelacionado pero bien distinto de atributos de los pacientes que incluyen la gravedad de la enfermedad, su pronóstico, dificultad de tratamiento, necesidad de actuación médica e intensidad de consumo de recursos. Cada uno de estos atributos tiene un significado muy preciso que describe un aspecto particular del case-mix de un hospital.
2.3. Consultas externas y urgencias.
En consultas externas por cada ingreso suelen producirse 2 primeras visitas y por cada primera visita se realizan 2 a 3 sucesivas.
De las urgencias registradas en los hospitales se suelen ingresar entre el 12 y el 14%. La Frecuentación de urgencias mide la cantidad de asistencias urgentes realizadas en relación con la población bajo cobertura del centro hospitalario. Permite realizar estudios comparativos asistenciales entre centros del mismo grupo o con un hospital del mismo nivel y evaluar la adecuación de recursos. La frecuentación de urgencias se obtiene mediante la fórmula:
3. METODOLOGÍA DE CÁLCULO DE LA PLANTILLA DE UN HOSPITAL
Con carácter general, para poder calcular plantillas de un Hospital tenemos que analizar y precisar:
- Determinar la actividad: hospitalización, consultas externas, urgencias, y servicios centrales.
- Determinar el tiempo necesario por cada actividad en cada servicio y en el conjunto del hospital.
- Asignar tiempo de actividad asistencial.
a) Determinar la actividad.
Lo primero que tendríamos que calcular y determinar es el número de ingresos de pacientes que soportaría el hospital en un periodo de tiempo determinado ( I ), normalmente un año. Este cálculo se realiza a través de la determinación a priori de la frecuentación hospitalaria;
Ingresos (I) = Población × Frecuentación/
El número de camas necesario para atender un determinado número de ingresos al año, con una previsión dada de Estancia Media ( Em ) y un Índice de Ocupación ( Io ), se puede calcular de la siguiente forma:
Supongamos un hospital que atiende una población de 122.000 habitantes, el hospital su media de ocupación se calcula que será del 85%, la estancia media prevista es de 7 días y la frecuentación es de 88 por 1.000. Las camas que este hospital necesitaría serian:
De igual forma podríamos calcular el número de ingresos que soportaría un hospital ya en un período de tiempo, es directamente proporcional a dicho tiempo, al número de camas y a su ocupación, e inversamente proporcional al número de días que permanezca ingresado cada enfermo.
La aplicación de todos estos indicadores descritos, nos proporciona la mejor herramienta para calcular la actividad del hospital (estancias, consultas externas, primeras y sucesivas, pruebas diagnósticas etc.), los recursos necesarios tanto recursos humanos (médicos y de enfermería) como recursos materiales (camas necesarias, número de locales de consulta, numero de quirófanos necesarios, dimensionamiento del espacio de urgencias etc.), recursos tecnológicos, etc.
Con los indicadores descritos de Estancia Media ( Em ) e Índice de Ocupación ( Io ), Frecuentación Hospitalaria, Frecuentación de Urgencias, Frecuentación en consultas externas primeras y sucesivas, realicemos un sencillo ejercicio práctico adaptado a un caso real;
TIPO FRECUENCIAS TOTAL ANUAL DIARIO Urgencias 280/1000 34. 160 94 Ingresos urgentes 12% 34.160 x 0,12 = 4. 099 11, Altas 88/1. 000 10. 736 29 1ª Consultas 510/1. 000 62. 220 62.220/245 = 252 Consultas sucesivas 1070/1. 000 130. 540 528 Cirugía 52/1000 5. 586 16 Pruebas diagnósticas (radiología) 800/1000 97. 600 267 122.000 Hab.
Habitaciones = 122.000 habitaciones Frecuentación Hospitalaria = 88/1. Frecuentación en Urgencias = 280/1. Frecuentación en pruebas Radiológicas = 800/1. Relación Ingresos/Cirugía = 52%
Con estos datos e indicadores ya podríamos calcular las camas necesarias para cubrir en atención especializada hospitalaria a la población de referencia de 122.000 habitantes. Este cálculo, realizado anteriormente cuando tratamos el cálculo de camas nos indicaba un resultado de 242 camas.
Si este cálculo de número de camas necesario, lo realizamos ajustándolo en función de la frecuentación por especialidad, cartera de servicios y estancia media, el número de camas aunque ligeramente nos varia, tal se demuestra en el cuadro siguiente ( No es fácil trasladar frecuentación del conjunto del hospital a sus servicios o unidades: primero porque las especialidades tienen formas diferentes de configurarse según el tipo de hospital y su propia trayectoria organizativa; y segundo porque existen muchos procesos que pueden ser atendidos en diversas especialidades.
b) Determinar el tiempo necesario por cada actividad en cada servicio y en el conjunto del hospital.
El tiempo medico en cobertura asistencial se calcula mediante la acción de multiplicar los actos realizados por los tiempos que se invierten para su realización.
Existen diversos estudios realizados con el fin de determinar o establecer el tiempo medico necesario para la realización de la actividad asistencial, siempre teniendo en cuenta que los actos médicos son diversos y en la mayoría de los casos de alta complejidad.
Ejemplo tiempos médicos medios: Medicina y Pediatría Servicio Primera Consulta
Segunda Consulta
Hospitalización Interconsultas
Alergia 30 min 15 min 15 min 30 min Cardiología 45 min 20 min 15 min 30 min Cuidados Coronarios
Dermatología 30 min 10 min 10 min 30 min Digestivo 30 min 15 min 15 min 30 min Endocrinología 30 min 15 min 15 min 30 min Hematología 30 min 15 min 15 min 30 min
En el personal de enfermería hay que establecer una clasificación de pacientes, por ejemplo, utilizando el método de la parrilla de montesino y las actividades de enfermería, por ejemplo, con el método de Herndrickson.
Hendrickson, divide el trabajo de enfermería en 12 grupos de tareas, en una unidad de hospitalización, con la finalidad de calcular el tiempo medio que las enfermeras de un hospital dedican a cada grupo de tareas.
Actividades de la enfermería según Hendrickson (% del tiempo de dedicación)
Con el paciente. Tiempo que la enfermera está con el paciente en su habitación o fuera de ella (traslados y movilización) (31%). Historia clínica. Cualquier trabajo en la historia. Habitualmente consistirá en escribir notas de enfermería, anotar planes de cuidados o revisar la historia (11%). Preparación de terapias. Tiempo utilizado en preparar diferentes terapéuticas (intravenosa, medicación oral, etc.) (10%). Cambio de turno. Informe, recibir las incidencias de cada enfermo, etc. (9%). Interacción profesional. Comunicaciones con otros profesionales (médicos, trabajadores sociales y otras enfermeras) (8%). Diversas actividades clínicas. Cualquier actividad clínica no comentada anteriormente (4%). Revisión de las órdenes médicas. Para análisis, medicaciones, etc. (3%). Actividades del servicio. Tiempo utilizado en formación o en sesiones (0,5%). Trabajo administrativo. Cumplimentar impresos, informe de incidencias, o pedidos de material (4%). Comunicaciones telefónicas. Cualquier tipo de comunicación telefónica relacionada con la unidad o el paciente (3%). Suministros. Tiempo utilizado fuera de la habitación del paciente buscando suministros o materiales, excepto hacer los pedidos (3%). Varias no clínicas. Cualquier actividad no clínica que no se haya enumerado. Incluye descansos (13%)
c) Asignar tiempo a la actividad asistencial
El tiempo de actividad asistencial o tiempo disponible, se considera el tiempo contratado con reducciones para las actividades para docencia, investigación y tareas de gestión. Se han realizado diversos estudios sobre la distribución de tiempo médico.
DISTRIBUCION DEL TIEMPO MEDICO ASISTENCIA GESTION (^) INVESTIGACIONDOCENCIA Jefe de servicio 50% 30% 20% Jefe de sección 60% 15% 25% Adjunto 80% 5% 5%
Por tanto, los médicos se calculan; dividiendo el tiempo necesario (actividad multiplicada por módulo de tiempo por actividad) por el tiempo disponible.
La principales variables a tener en cuenta en enfermería y médicos serían:
Recursos y medios disponible. Número de camas. Índice de ocupación de las camas. La Jornada de trabajo. Horas contratadas. El absentismo laboral (índice de absentismo) Las Guardias. El horario de actividades. La distribución del tiempo médico. El consumo de tiempo médico. La actividad asistencial Consumo de tiempo de enfermería por paciente y día. Distribución de tareas y tiempos entre enfermero/a y auxiliar. Distribución de tareas por turno de trabajo. Horas de trabajo por cada turno
Tiempo medio contratado
TIEMPO MÉDICO MEDIO CONTRATADO Días del año 365 días No laborables
Total
52 domingos 52 sábados 22 días de vacaciones 14 festivos 3 días de libre disposición 143 días Días laborables /año 222 días Horario diario 7,5 horas Horas/año 222 x 7,5 = 1.665 horas Porcentaje de actividad asistencial. 78% sin tener en cuenta residentes Horas médico asistencial/año 1.665 x 0,78 = 1.298,
CALCULOS PRACTICOS: Calculo de los médicos necesarios de tres servicios: Digestivo, Cirugía General y Radiología.
a) Del servicio digestivo tenemos la siguiente información
Ingresos hospitalarios 252 Nº de Camas 7 Índice de ocupación 85 % Días hábiles 247 días Consultas Externas Frecuentación Relación sucesivas / prim^ eras 3,13^64 Primeras consultas 1. Consultas sucesivas 5. Interconsultas; días hábiles (247 días) 3 de promedio Pruebas Funcionales Endoscopias Colonoscopias^ 2.6841. Se realiza una guardia de alertado 365 días
TIEMPO MEDIO MÉDICO CONTRATADO
Días del año 365 días No laborables
Total
52 domingos 52 sábados 22 días de vacaciones 14 festivos 3 días de libre disposición 143 días Días laborables /año 222 días Horario diario 7,5 horas Horas/año 222 x 7,5 = 1.665 horas Porcentaje de actividad asistencial 78% sin tener en cuenta residentes Horas médico asistencial/año 1.665 x 0,78 = 1.298,7 horas
Tiempos médicos medios Servicio Primera Consulta
Segunda Consulta
Hospitalización Interconsultas
Digestivo 30 min 15 min 15 min 30 min
Tiempos necesarios
b) Del servicio cirugía general tenemos la siguiente información
Ingresos hospitalarios 964 Nº de Camas 22 Índice de ocupación 85 % Días hábiles 247 días Consultas Externas Frecuentación Relación sucesivas / primeras^ 2,15^65 Primeras consultas 2. Consultas sucesivas 5. Interconsultas; días hábiles (247 días) 3 de promedio Intervenciones Quirúrgicas
Con Ingreso 964 Ambulatorias 289 Se realiza 2 guardias de cirujano 365 días
TIEMPO MEDIO MÉDICO CONTRATADO
Días del año 365 días No laborables
Total
52 domingos 52 sábados 22 días de vacaciones 14 festivos 3 días de libre disposición 143 días Días laborables /año 222 días Horario diario 7,5 horas Horas/año 222 x 7,5 = 1.665 horas Porcentaje de actividad asistencial 78% sin tener en cuenta residentes Horas médico asistencial/año 1.665 x 0,78 = 1.298,7 horas
b) Del servicio de radiología tenemos la siguiente información:
Frecuentación 800 Pruebas radiológicas frecuencia general: 97. La distribución esperada de la actividad en un hospital se sitúa en torno a los siguientes porcentajes:
Distribución esperada de la actividad en un hospital en % y tiempos médicos por actividad en minutos
Actividad % Tiempos médico (minutos)
Radiología simple 75% 5 Mamografía 4% 15 R. digestiva 2% 30 R. urológica 1% 10 Ecografía 10% 20 TC 5% 10 RM 2% 15 Vascular/intervencionista 0,5% 50 Otras 0,5% 20
TIEMPO MEDIO MÉDICO CONTRATADO
Días del año 365 días No laborables
Total
52 domingos 52 sábados 22 días de vacaciones 14 festivos 3 días de libre disposición 143 días Días laborables /año 222 días Horario diario 7,5 horas Horas/año 222 x 7,5 = 1.665 horas Porcentaje de actividad asistencial 78% sin tener en cuenta residentes Horas médico asistencial/año 1.665 x 0,78 = 1.298,7 horas
Distribución de pruebas por frecuentación y por tiempo medio por prueba.
FORMULA HORAS
Guardias (tiempo contratado de actividad dedicado a guardias)
365 – 52 – 14 = 299 días laborables
299 x 7,5 x 1 = 2.242,5 horas de guardia
Total Tiempo Medico Necesario
Carga de trabajo en horas de enfermería/día = 36 paciente/día x 2, horas/paciente/día = 95,76 horas/día de enfermería
Carga de trabajo en horas de enfermería/año = 95,76 horas/día de enfermería x 365 días/año = 34.952,4 horas/año de enfermería
Horas día enfermera = 95,76 x 0,60 = 57,45 horas/día enfermera
34.952,4 horas/año de enfermería x 0.60 = 20.971,4 horas/año enfermera/o
Horas día auxiliar de enfermería = 95,76 x 0,40 = 38,30 horas/día auxiliar
34.952,4 horas/año de enfermería x 0.40 = 13.981 horas/año auxiliar
Carga de trabajo necesaria para atender 36 pacientes al día (redondeo a unidades)
PRESENCIA FISICA DIA
(Número de efectivos de enfermeras y auxiliares por turno y día) Mañana Tarde Noche Total Enfermeras 4 2 2^8 Auxiliares 3 2 2 7
EQUIVALENTE DE PERSONAL NECESARIO EN CÓMPUTO ANUAL
(Carga anual de horas de enfermería traducida a efectivos necesarios)
Enfermeras necesarias
57,45 horas/día x 365 días/año = 20.969 horas/año
8 (enfermeras necesarias día) x 1.551 horas/año = 12.408 horas/año
20.969 horas/año – 12.408 horas/año = 8.561 horas/año
8.561 / 1.551 = 5 enfermeras
20.969 / 1.551 = 13,5 enfermeras
ENFERMERAS NECESARIAS = 8 + 5 = 13 enfermeras
Auxiliares necesarias;
38,30 horas/día x 365 días/año = 13.979,5 horas/año
7 (Auxiliares necesarias día) x 1.551 horas/año = 10.857 horas/año
13.979,5 horas/año – 10.857 horas/año = 3.122,5 horas/año
3.122,5/ 1.551 = 2 auxiliares
13.979,5 / 1.551 = 9 auxiliares
AUXILIARES NECESARIAS = 7 + 2 = 9 auxiliares
Carga de trabajo necesaria para atender 36 pacientes al día (redondeo a unidades)
PRESENCIA FISICA DIA
(Número de efectivos de enfermeras y auxiliares por turno y día) Mañana Tarde Noche Total Enfermeras/os 3 2 2 7 Auxiliares 1 1 1 3
EQUIVALENTE DE PERSONAL NECESARIO EN CÓMPUTO ANUAL
(Carga anual de horas de enfermería traducida a efectivos necesarios)
Enfermeras necesarias
40 horas/día x 365 días/año = 14.600 horas/año
7 (enfermeras necesarias día) x 1.551 horas/año = 10.857 horas/año
14.600 horas/año – 10.857 horas/año = 3.743 horas/año
3.743 / 1.551 = 2,41 2 enfermeras
ENFERMERAS NECESARIAS = 7 + 2 = 9 enfermeras
Auxiliares necesarias:
17 horas/día x 365 días/año = 6.205 horas/año
3 (Auxiliares necesarias día) x 1.551 horas/año = 4.653 horas/año
6.205 horas/año – 4.653 horas/año = 1.552 horas/año
1.552 / 1.551 = 1 auxiliares
AUXILIARES NECESARIAS = 3 + 1 = 4 auxiliares
