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Plan de contingencia para la distribución
Tipo: Ejercicios
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Los cambios climáticos, los desastres naturales, las situaciones sociales y muchas otras circunstancias imprevistas, interfieren no solo en la vida cotidiana de las personas, sino también en las actividades de cualquier empresa, sea grande o pequeña. Es por esto que las empresas ante cualquier situación de riesgo, deben tener preparado un plan de contingencia previo que le permita mantener y recuperar en el menor tiempo y costo posible, los procesos críticos; estos riesgos pueden ser internos o externos. Este plan debe contemplar todas las posibles respuestas en caso de emergencia, estar preparado para cualquier siniestro, considerar todas las hipótesis posibles y potenciales, así como desarrollar los diferentes escenarios sobre los cuales se va a trabajar. El plan de contingencia debe expresar claramente cada uno de los pasos que se deben realizar, quién los debe hacer y en qué momento. Basado en lo anterior y con el fin de aprender más sobre este tema, diseñe un plan de contingencia teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
En el presente, se busca entender a profundidad el valor que tiene un plan de contingencia dentro de la organización, puesto que con este se busca delimitar funciones claves y responsabilidades frente algún riesgo potencial por la actividad económica de la organización o riesgos no tan obvios pero que, si por su probabilidad puede poner en riesgo las operaciones, el talento humano y un gran porcentaje de la organización. Durante el desarrollo de la actividad se busca poder estructurar un plan de contingencia para la empresa seleccionada, dónde se podrá observar no solo los diferentes riesgos, sino como pueden variar sus probabilidades de afectar las operaciones logísticas, de acuerdo al sector económico al que pertenezcan. PLAN DE CONTINGENCIA PARA EL PROCESO DE DISTRIBUCION ARROCERA SALDANA LTDA. Este plan de contingencia se realiza porque en la actualidad, identificar riesgos es una tarea imprescindible que debe realizarse a través de protocolos de actuación que consideren qué, cómo y cuándo hacerlo, sobre todo si se tiene un alcance internacional, sobre todo cuando el producto que se suministra es un producto agrícola en nuestro caso el ARROZ el cual tiene gran cantidad de actores responsables de su manipulación y envió. La gestión de riesgos en la cadena de suministro ha adquirido relevancia en los últimos años debido a la globalización, el incremento en las redes de proveedores, las demandas del mercado y la competencia.
1. Identifiquen en el proceso de distribución de la empresa los riesgos externos, internos y sus características (a qué, a quién, cómo los puede afectar y cuál es el nivel del riesgo). Para poder determinar el nivel del riesgo, se hace necesario primero conocer el nivel de probabilidad, a continuación, se presenta como se clasifica este:
Para poder determinar el nivel del riesgo, el presente se basará bajo la norma GTC-45, teniendo en cuenta que la fórmula para calcularlo es: NR = NC x NP NP: Nivel de probabilidad NC: Nivel de consecuencia Identificación de riesgos internos y externos en la empresa ARROCERA SALDANA LTDA. RIESGOS INTERNOS RIESGOS EXTERNOS Características Nivel del riesgo Características Nivel del riesgo El arroz rojo ( Oryza rufipogon ) es una maleza importante en Propagación de virus que no se pueden contener como el
de envíos por fallos mecánicos, vencimientos de SOAT…
transportador de la carga. IV Accidentes laborales durante de cualquiera de los procesos que interviene en la cadena de distribución.
Paro de transportadores lo que imposibilita que los productos lleguen a sus diferentes destinos.
2. Establezcan los escenarios de riesgo, para ello utilicen la técnica estructurada “What if?” (¿y sí...?). Identificación de Riesgos internos y externos en la organización. ¿Qué pasa sí… Consecuencia/Riesgo Protecciones Recomendaciones ¿El grano está contaminado de arroz rojo? Posibles intoxicaciones para el ser humano por ende el producto no puede ser comercializado, por ende, genera pérdida para la empresa. Tener un programa de verificación por medio de un muestreo en el proceso de siembra. Tener las máximas precauciones en el momento de sembrado y cosechado para que el proceso del grano sea óptimo y no genere pérdida para la organización. ¿Existe retraso en las pruebas realizadas al producto para determinar el posible contagio de arroz rojo? Venta de producto contaminado, con consecuencias graves de intoxicación por consumo. Tener un contratista confiable que pueda tener a tiempo las pruebas, cumpliendo con los estándares requeridos. Tener más de un contratista confiable que realice las pruebas con el fin de suplir posibles retrasos en las mismas. ¿El personal encargado de la recolección del grano está infectado por COVID-19? Riesgo de contaminación a las áreas de trabajo, así de como posible propagación del virus a los demás colaboradores. Llevar a cabo de los protocolos de bioseguridad, así como las pruebas de covis-19. Conocer el estado de salud de los colaboradores del último mes, incluyendo el de su núcleo familiar, mantener los protocolos de bioseguridad dentro de las instalaciones y durante la jornada de
trabajo, no solo los trabajadores, sino de contratistas y de cualquier persona que visite la organización. ¿Hay cabida de un lugar AT con amputación de algún miembro del operario? Posible discapacidad del operario, de acuerdo con la investigación podría ser sancionada la organización y judicializada. Brindar los EPP necesarios las actividades, así como tener programas de mantenimiento de maquinaria y orden y aseo en las áreas de trabajo. Llevar a cabo listas de chequeo de maquinaria y áreas de trabajo, validar fechas de mantenimiento y capacitaciones para los operadores. ¿Alguna de las bandas transportadoras por donde transita el grano está contaminada por aceites de mantenimiento? El producto al exponerse a aceites u otros quedará contaminado, lo cual impedirá su venta al público, generando una pérdida para la organización. Asegurarse que las zonas de trabajo estén en el orden y aseo requerido al manejar al producto y que los mantenimientos sean alternos para no tener que usar la maquinaria sin realizarle el aseo requerido. Asear la maquinaria y zona de trabajo antes de dar inicio a las actividades. ¿Alguno de los operarios no está capacitado en el transporte de alimentos? Contaminación del producto. Validar que los operarios tienen las capacitaciones requeridas para el manejo, y transporte del producto. Tener un programa de capacitaciones, junto con la carnetización, dentro de la organización que garantice los estándares requeridos. ¿Si hay una falla eléctrica y no se pueden imprimir, ni visualizar los pedidos a despachar? Retrasos en la entrega de pedidos. Tener una planta eléctrica que satisfaga las necesidades. Llevar a cabo mantenimiento preventivo a la planta, con el fin de que este siempre en óptimas condiciones de trabajo en caso de fallas eléctricas. ¿Alguno de los Retraso en la entrega de Capacitar a los Monitorear la flotilla
a planta Siso Accidente de trabajo Medio - Alto Personal de planta Recursos Humanos – Siso - Calidad Recesión económica Medio - Alto Ventas y Marketing Comercial PROBABILIDAD DE LA OCURRENCIA B CATEGORIA DEL RIESGO OPERACION PROCESO Inundaciones por climas extremos Bajo Aprovisionamiento y distribución Logística Movimientos sísmicos Bajo Grado operativo y administrativo Pueden afectar toda la operación por sus consecuencias y de acuerdo con el grado peligro que generen Intoxicaciones Medio - Bajo Desinfección y Aseo general Recursos Humanos - Siso - Calidad Mal proceso en el despacho de mercancías Medio - Bajo Aprovisionamiento y distribución Logística Baja demanda del producto Medio - Alto Ventas y Marketing Comercial Robos Medio - Bajo Hurto de cualquier índole que afecte a la organización y su distribución. Logística - comercial - Producción Explosiones Medio - Bajo Explosión en las inmediaciones de las instalaciones donde funciona la organización, o por algún sector donde se lleve a cabo el recorrido de distribución. Logística - comercial - Producción Incendios Medio - Bajo Incendio en las inmediaciones de las instalaciones donde funciona la organización, o por algún sector donde se lleve a cabo el recorrido de distribución. Logística - comercial - Producción Con respecto a la distribución del producto el riesgo de un mal proceso en el despacho de mercancías podría tener el siguiente análisis.
5.Establezcan las estrategias y tácticas a utilizar según los estándares nacionales e internacionales. Se deberá conformar el Comité para la Atención de Emergencias, que es un ente al más alto nivel organizacional y administrativo dentro de cada planta, que deberá tener un coordinador que se reporte a un nivel jerárquico lo suficientemente alto para garantizar la efectividad de su acción y con suficiente libertad organizacional para decidir e implementar acciones. Los comités de cada planta de producción se conformarán tanto en Administrativo como en operacional, y estarán encargados de formular políticas y pautas que abarquen en su totalidad
− Permanecer informado sobre el inventario de los recursos técnicos, humanos y materiales disponibles para la aplicación del plan. − Conocer físicamente todas las instalaciones y realizar recorridos por ellas para identificar aquellas áreas más vulnerables. − Establecer contactos con entidades de socorro, para la prestación de ayuda técnica y humana para prevención y atención de contingencias. − Reunirse al menos semestralmente para revisar la información, planear estrategias y cumplir con las actividades de mitigación de riesgos. b) Durante la emergencia − Enterarse detalladamente de todo lo relacionado de la emergencia. − Apoyar al Coordinador encargado de atender la emergencia. − Mantener informadas al personal directivo encargado de la obra sobre la fase de atención de la emergencia. c) Después de la emergencia − Evaluar los procedimientos desarrollados en la fase de atención de la emergencia, analizar las debilidades del proceso y realizar los correctivos. − Investigar las causas de la emergencia e implementar controles para evitar que ocurra una emergencia similar. Creación de Grupos de apoyo interno (Brigadas). Las Brigadas son organismos internos de respuesta inmediata en caso de un evento, encargado de controlar y de mitigar sus consecuencias. Actúa como primera instancia bajo las órdenes del Coordinador del Comité de Emergencias. Estas brigadas, en las cuales participan como máximo el 10% de las personas vinculadas a cada una de las plantas de producción, son: a) Brigada de Evacuación b) Brigada de Primeros Auxilios c) Brigada de Bombero.
Dentro de la característica de distribución sus riegos externos más notorios, surgen en las operaciones logísticas desarrolladas por la empresa, las cuales se desarrollan en su mayoría por medio de un agente u operador logístico a partir del contexto actual podemos ver los siguientes procedimientos: Procedimientos relacionados con riegos durante la distribución del producto. Procedimiento en Accidente vehicular. Producido el accidente de tránsito:
Las rutas existentes Los tiempos de recorrido Los costos que implica La experiencia del cliente Con esto, se identifican las carencias y fortalezas de las rutas actuales, lo que sirve como base para diseñar una nueva red logística de entrega. Una vez realizado el diagnóstico, se procede con la identificación de nuevas oportunidades y herramientas estratégicas para la mejora de los procesos de última milla. Para ello, se consideran los siguientes puntos: Localización del cliente: una buena base de datos de la ubicación de los clientes permitirá conocer cuáles son los destinos más frecuentes para desarrollar rutas estratégicas. Selección de rutas principales y alternas: identificar todo lo que estas vías terrestres implican, desde el tiempo necesario para cubrir la ruta hasta el combustible requerido y los niveles de tráfico normalmente existentes. Selección del transporte: determinar cuáles son los vehículos adecuados con base en el producto transportado y la ruta a recorrer. Tecnología y comunicación: utilizar dispositivos y software para transporte que permitan mantener el seguimiento en tiempo real de las entregas de última milla. Estos sistemas deben aportar información oportuna tanto al gerente de operaciones como al transportista y al cliente final. Evaluación de costos: velar por la rentabilidad de los procesos y el retorno de inversión de cada uno de los recursos adquiridos para su optimización. Procedimiento en Inundaciones.
En nuestro caso se hará para el proceso de alistamiento y empaque de mercancías para su despacho, para realizar este plan utilizaremos los plan CAPA, El sistema CAPA, o las acciones correctivas y preventivas, es un elemento del sistema de calidad para la gestión e implementación de acciones que pueden venir derivadas de distintos orígenes, como reclamaciones, productos no conformes, no conformidades, retiradas de producto, desviaciones, auditorías, inspecciones regulatorias o también, como resultado de los distintos sistemas de monitorización, tanto de procesos como de calidad de producto.
Establecer las actividades que se deben ejecutar para garantizar las entregas de los pedidos de ARROCERA SALDANA LTDA de una manera oportuna a los clientes de acuerdo a sus requerimientos, es lo que este tipo de estrategias debe lograr. Aplica para todos los pedidos nacionales. El Gerente de Logística y el jefe de operaciones de la transportadora, son los responsables de dar a conocer y hacer cumplir el presente procedimiento. El Coordinador de Operaciones y Servicio al cliente de la transportadora son los responsables de cumplir el presente procedimiento. b) Determinen las tendencias sobre los resultados esperados en caso de que ocurra el riesgo. Esperamos mejoras en el desarrollo de procesos que serán estandarizados para evitar el riesgo de falla durante el proceso de despacho en operaciones como: Recogida de Pedidos en las Plantas de ARROCERA SALDANA LTDA.
