¡Descarga PLANIFICACIÓ ESDEVENIMENTS y más Apuntes en PDF de Psicología solo en Docsity!
0 0 1 F0 0 1 F0 0 1 F0 0 1 F0 0 1 F0 0 1 F0 0 1 F0 0 1 F0 0 1 F0 0 1 F0 0 1 F0 0 1 FORGANTIZACIÓ I COORDINACIÓ D’ESDEVENIMENTS I
PROJECTES: 99 HORES
PLANIFICANT ESDEVENIMENTS
1. QÜESTIONS PRÈVIES
La paraula esdeveniment prové del llatí EVENTUS i significa “fet extraordinari en la vida d’una persona i o d’una col·lectivitat social”.
Des del punt de vista de la comunicació empresarial, podem dir, doncs, que un esdeveniment és “tot aquell acte que té com a principal objectiu la transmissió de missatges corporatius a través d’accions com:
- Les tradicionals reunions.
- Passant per convencions.
- Llançament de producte.
- Presència a fires i salons.
- ...
Aquestes accions, combinades entre o plantejades de forma individual, conformen en realitat una veritable eina de comunicació per tal de transmetre valors relacionats amb la marca, ja que aquesta mena d’actes no són res més que l’intent d’aproximar els valors de la marca/productes al consumidor a través d’una experiència lligada a les seves expectatives. Estem parlant, doncs, de la transmissió d’atributs intangibles vestits amb l’aparença tangible d’un conjunt d’esdeveniments.
Tot i que la utilització d’esdeveniments es remunta a l’any 1891 en què Michelin utilitzava el patrocini esportiu a través del campió de ciclisme Charles Terront, el fet cert és que en els darrers anys, empreses i institucions públiques s’han adonat de l’immens poder de l’organització d’actes com a eina per potenciar la imatges de marca.
De fet, l’organització d’esdeveniments com a eina de transmissió de valors relacionats amb la marca és tan important que, si bé en d’altres moments podia considerar-se una activitat puntual del Pla de Comunicació de l’empresa, avui podem parlar ja d’una eina autònoma que anomenarem Pla Estratègic de Gestió d’Esdeveniments (PEGE).
- L’organització d’esdeveniments permet a les empreses despuntar entre l’allau d’accions publicitàries de la competència i arribar al públic objectiu creant o consolidant la imatge de marca mitjançant l’associació inconscient del consumidor a un determinat esdeveniment.
- L’èxit d’aquests actes ha atret empreses de totes les mides amb tota mena de pressupostos destinats a aquestes accions. L’esdeveniment, per tant, reporta un immens benefici, no tant en termes econòmics,
sinó més aviat en qualitat de prestigi entre la competència i el consumidor.
- És una forma de comunicació en què l’experiència dels participants és fonamental, tant, que podríem parlar dels esdeveniments com a comunicació d’experiències, és a dir, la percepció directa del públic objectiu que hi participa reverteix positivament o negativament sobre la imatge de marca.
- Gràcies al PEGE un producte pot ser recordat més fàcilment pel públic objectiu, que ha gaudit directament d’una demostració de la seva utilitat; una marca pot adquirir notorietat a causa de l’espectacularitat que aporta qualsevol esdeveniment, cosa que, d’entrada, genera una certa simpatia en el públic al qual s’adreça el producte; i, en definitiva, es guanya l’acceptació del públic per generar un missatge molt menys comercial que el de la publicitat convencional.
- L’organització d’esdeveniments permet establir relacions de treball amb empreses -proveïdors o empreses similars, entre d’altres-; donar a conèixer la marca a nivell internacional, tot consolidant-ne la imatge més enllà de les fronteres físiques de la companyia (ex. Barça-Unicef 2006-2016).
- Per les marques que es mouen en les fronteres de la il·legalitat pel que fa a determinades accions publicitàries, com ara les marques de tabac o de begudes alcohòliques amb una certa graduació, l’aplicació del PEGE esdevé una manera d’arribar al seu públic objectiu, bé a través d’actes propis, bé a través de patrocinis, molt més econòmica i altament més efectiva del que seria la publicitat convencional.
Una biografia fundacional
Charles Terront va néixer l’any 1857, va aprendre a anar en bicicles per un repte amb un dels seus germans, va fer de la velocipèdia (llavors es deia així) el seu mitjà de vida fent de missatger per diaris, la borsa i agències de noticies i, amb el temps, es va fer velocipedista professional, probablement el primer. Va competir al Regne Unit i va guanyar tot el que hi havia per guanyar. Va viure el procés de canvi dels bicicles de roda gran a les bicicletes de cadena i de les rodes massisses al primer pneumàtic; Michelin va ser espònsor. Però Terront va passarà a la història del ciclisme per una sola cursa: la París-Brest-París de 1891. Des del dia que va veure la convocatòria de la cursa va pensar que aquella seria ‘la seva cursa’. I així va ser.
Portada de la biografia de Charles Terront
3.1.3. Grups de clients:
Consumidors, consumidors potencials...
3.1.4. Grups normatius:
Govern, agències reguladores, associacions professionals...
3.2. SEGONS LA TITULARITAT
3.2.1.Esdeveniment propi.
3.2.2. Esdeveniment patrocinat.
3.3. SEGONS LA NATURALESA
3.3.1. Intern.
3.3.2. Extern.
3.3.3. Mixta.
3.4. SEGONS LA TIPOLOGIA
3.4.1. Comercials.
3.4.2. De comunicació interna.
3.4.3. Esportius.
3.4.4. Culturals.
3.4.5. Festius.
3.4.6. Oficials.
...
3.5. SEGONS EL LLOC ON ES REALITZA
3.5.1. Pròpia empresa.
3.5.2. Hotel.
3.5.3. Palau de congressos.
3.5.4. Lloc singular.
...
3.6. SEGONS LA CARACTERÍSTIQUES FÍSIQUES DEL LLOC
3.6.1. Interior ( indoor )
3.6.2. Exterior ( outdoor )
3.6.3. Mixta (exterior i interior).
3.7. SEGONS L’OBJECTIU
3.7.1. Millorar la imatge de marca.
3.7.2. Crear/Modificar actituds de marca.
3.7.3. Crear/Consolidar la marca.
3.7.4. Crear/Consolidar la notorietat de la marca.
3.7.5. Augmentar la credibilitat de la marca.
3.7.6. Consolidar el prestigi de la marca.
3.7.7. Generar actituds de marca.
...
3.8. SEGONS EL TIPUS D’ESDEVENIMENT
3.8.1. Reunions.
3.8.2. Viatges d’incentius.
3.8.3. Presentacions de productes.
3.8.4. Festes commemoratives.
3.8.5. Festes.
3.8.6. Actes esportius propis (curses, competicions...).
3.8.7. Lliurament de premis.
3.8.8. Actes ludicoesportius.
3.8.9. Iniciatives socioculturals.
3.8.10. Programes televisius.
3.8.11. Presència a fires.
3.8.12. Presència a congressos del sector.
...
- TIPOLOGIA D’EMPRESES D’ORGANITZACIONS D’ESDEVENIMENTS
Es pot parlar de cinc grans tipologies d’organitzacions d’esdeveniments, tot i que només una -la darrera- aplega el segment de les relacions públiques pròpiament dites:
4.1.GESTOR DE DESTINACIONS ( DMC ).
S’especialitzen a acollir grups d’altres països i a actuar com a coordinadors locals, és a dir, a gestionar transports i hotels, proporcionar restaurants, activitats, etc. També s’anomenen receptius
La creativitat i el coneixement pel que fa a comunicació corporativa són, probablement, els trets que diferencien més les agències d’esdeveniments de la resta d’entitats organitzadores.
En realitat, una agència de comunicació centrada en la creació i la gestió d’esdeveniments ha de combinar dues quantitats antagòniques: molta creativitat -un esdeveniment només aconseguirà els seus objectius si impacte en el públic objectiu oferint experiències úniques- i un rigor absolut en la gestió, ja que un esdeveniment és un acte en temps real en el qual tot ha d’estar calculat mil·limètricament i on res no pot fallar.
Tot i això, cal assenyalar que bona part dels creatius d’esdeveniments provenen del camp de la publicitat i sovint potencien aquesta creativitat en detriment del treball organitzatiu. En aquest sentit és important remarcar que la necessitat perfeccionista de la gestió i l’organització de qualsevol esdeveniment resulten fonamentals, ja que un esdeveniment mal organitzat, encara que sigui molt creatiu, repercutirà negativament en la imatge de marca que genera.
- LA SELECCIÓ DELS ACTES
L’elecció de la tipologia dels actes que integren el PEGE incidirà d’una manera o altra en la recepció dels valors de la marca per part del públic objectiu al qual s’adreça l’acció. Així, doncs, tenint en compte els objectius que es fixi l’empresa per aquell esdeveniment, es poden diferenciar clarament dues tendències bàsiques pel que fa a la tipologia d’esdeveniments que integren el PEGE:
5.1.ORGANITZACIÓ D’ACTES PROPIS.
Són els que organitza la companyia o institució per tal de comunicar alguna cosa, per premiar un determinat segment de públic o per donar a conèixer nous productes, entre d’altres. Enquadrats en aquesta tipologia, trobaríem les juntes generals, les conferències, els congressos, les convencions, les mostres, les presentacions de productes i els viatges d’incentius.
5.2. PATROCINI D’ACTES ORGANITZATS PER ALTRES EMPRESES O INSTITUCIONS.
Es basen en l’aportació de capital, tecnologia o recursos humans, entre d’altres, per a la celebració d’un esdeveniment aliè a la companyia amb l’objectiu de donar a conèixer una determinada marca. A canvi d’això, l’organitzador de l’esdeveniment es compromet a una contraprestació basada en la utilització publicitària de l’esdeveniment. D’aquesta manera, els actes patrocinats arriben majoritàriament a un públic indirecte mitjançant la difusió a través dels mitjans de comunicació d’un esdeveniment en el qual participen aquests espais publicitaris.
Característiques comunes dels dos tipus d’esdeveniments
La difusió dels actes propis a través dels mitjans de comunicació de masses és clarament marcada per la tipologia dels actes, mentre que els patrocinadors solen estar vinculats a celebracions ludicoesportives i aspiren a la màxima propagació mediàtica i així, en realitat, esdevenen autèntics espectacles de masses (Formula 1, Jocs Olímpics, Lliga, Champions...).
Tots tenen en comú la clara incidència que l’èxit i el fracàs dels esdeveniments poden tenir sobre la imatge de marca. Pel que fa a l’efecte nociu o benefactor que aquests actes poden tenir sobre la imatge de marca. No n’hi ha prou de ser reconegut i recordat, i de ser notori, sinó que cal que aquesta notorietat tingui un signe positiu. D’aquesta manera, és imprescindible que la imatge associada al nom sigui precisament aquella que hem determinat i que serà la que millor connecti amb el públic objectiu per tal que , recordant-nos, ens prefereixi.
Es pot veure també que ni els actes propis ni els patrocinats emeten directament un missatge publicitari sinó que el que transmeten són emocions i sensacions que el públic objectiu vincula a la marca; en aquest sentit, doncs, veiem que no hi ha una proposta única de venda sinó que el missatge que emana d’aquest tipus d’esdeveniment està més relacionat amb el que és emocional que no pas amb allò racional.
Els llocs físics on es duen a terme («l’àmbit material de la realitat» com el denomina l’investigador Joan Costa) intenten sempre defugir la quotidianitat : hotels luxosos, mítiques sales de festa, vaixells, estadis esportius... poques vegades aquest actes tenen lloc en indrets vinculats als espais de rutina del públic objectiu.
També s’ha d’afegir el fet que ubicats en el context esdevenen transmissors de valors relacionats amb la marca, com ara la identitat visual, les escenografies o els espectacles audiovisuals, entre d’altres.
Tant els actes propis com els patrocinats han d’anar acompanyats d’altres accions de comunicació per tal de consolidar i difondre els valors de marca, així com per impel·lir els consumidors a la compra.
Característiques diferencials dels dos tipus d’esdeveniments
Mentre que els actes propis d’articulen al voltant d’una única marca, als patrocinats és habitual que diferents marques de sectors diferenciats comparteixin patrocini, fet que dificulta que el públic objectiu focalitzi l’atenció en una marca determinada.
També es pot comprovar que els actes propis limiten la seva difusió a un àmbit més aviat intern amb concessions limitades pel que da a una transmissió mediàtica, mentre que els actes patrocinats arriben al públic assistent a l’acte, però també a tots els públics esmentats
- On?
- Quan?
- Qui?
- Perquè?
- Com planificar esdeveniments.
El punt de partida és saber la classe d’esdeveniment que volem organitzar i això podria ser un congrés, una fira comercial, una reunió de negocis, un casament, un aniversari d’empresa, una convenció d’empresa, una conferència o la promoció d’un producte. Aquests són només alguns dels exemples però n’hi ha molts més com ara tots aquells que tinguin a veure amb els negocis empresarials, els actes socials o altres esdeveniments amb la presència d’autoritats que figuren en reial decret de precedències 2099/83 de 4 d’agost.
Si continuem amb les preguntes del guió que ens marquem ens trobem amb la qüestió següent: què vol dir organitzar esdeveniments? Doncs que tots els professionals de la gestió d’esdeveniments s’hauran de moure amb algunes de les següents tasques: crear el disseny de l’esdeveniment, buscar un lloc, coordinar totes les tasques de planificació i execució, supervisar dia a dia la feina, gestionar l’allotjament dels convidats i treballar amb l’equip de persones que estan implicades en l’organització. Tot i això sempre depèn de la classe i el tipus d’esdeveniment a organitzar. No és el mateix gestionar el disseny d’ un estand per una fira comercial que organitzar un congrés de 850 persones.
Quan comencem a treballar per organitzar un esdeveniment? A partir del moment en que es fixa una data en concret l’estratègia és seguir estrictament aquesta data, dia a dia i respectant l’agenda que ens marquem.
Els professionals de l’organització d’esdeveniments treballen hora a hora, dia a dia i setmana a setmana seguint fidelment l’agenda per arribar a cosir l’acte. Cal saber planificar-se molt bé (tant amb la vida personal com en la vida professional) ja que el gestor d’esdeveniments ha d’estar contínuament executant. Tots podem ser gestor d’esdeveniments sabent però que té un cost personal doncs es dediquen moltes hores al dia per executar o planificar un acte.
On treballem? El professional o gestor d’esdeveniments que treballi autònomament pot fer-ho des de casa seva o des de la seva pròpia agència, i d’altra banda, si treballem per una empresa doncs farem la gestió des del nostre lloc de treball.
Quin és el perfil del professional d’esdeveniments? A grans trets podem dir que caldrà tenir certs atributs que també es poden aprendre a mesura que treballem amb l’àmbit. Tot i això sí convé que sigui una persona que tingui: habilitat per organitzar, tacte per les relacions interpersonals, responsable
amb la gestió de tot el que se li encomana, atenció al detall, energia personal i sang freda, bon comunicador, creatiu i obert de ment.
Finalment, Com funciona el mercat de l’organització d’esdeveniments? De fet aquesta pregunta també ens porta a com trobar mercat per treballar com a organitzadors d’esdeveniments. El que podem dir és que el mercat està farcit i té possibilitats. Podem treballar per les empreses privades però també per les institucions públiques i per organitzacions sense ànim de lucre, per tant ja podem veure com les possibilitats són molt grans. Hem de tenir en compte que cada entitat té un públic específic i que cadascuna d’elles vol donar la millor imatge i fer-se visible davant la comunitat. Organitzar esdeveniments per aquestes institucions és una clara estratègia de comunicació, cal doncs ser curosos. Alguns exemples els trobem amb les convencions, festes o aniversaris de l’empresa, reunions amb els accionistes, recepcions amb autoritats o en el mateix mercat d’esdeveniments socials com ara casaments, festes d’aniversari, festes per les noces d’Or o d’Argent, festes infantils i totes les efemèrides socials que celebrem al llarg de la nostra vida. Com es pot veure el mercat és ampli.
El que es tracta és de trobar el nínxol o nínxols de mercats i especialitzar-se en un o dos d’ells o bé es pot ser polivalent i treballar amb més nínxols que ens ofereix la industria dels esdeveniments. El que es recomana és que si es decideix centrar-se en l’especialització d’un tipus d’esdeveniment cal assegurar que hi haurà prou demanda.
7.1.2. DIFERENTS TIPUS D’ESDEVENIMENTS
L’ampli ventall de la categoria dels esdeveniments queda oberta al diferent tipus de públic pel que organitzarem l’acte. Els diferents tipus d’esdeveniments poden anar des de l’organització d’un míting polític fins al bateig d’un nou nadó passant per la inauguració d’un camp de golf, l’acte de graduació d’uns estudiants universitaris, un concert per a recaptar fons o el torneig anual d’antics jugadors de futbol. És inabastable el tipus d’ esdeveniments socials i especials que podem organitzar, alguns d’ells són:
Esdeveniments socials i especials: Aniversaris/Exposicions d’art /Banquets de gala per lliurament de premis/Cerimònies civils i religioses/Recepcions i còctels/Programes adreçats a la comunitat/Concerts/Fires comercials/ Festivals infantils/Gales/ Desfilades/Reunions/
Espectacles Esportius/Conferencies/Convencions/Congressos/Fòrums/ Programes d’entreteniment per al públic intern i extern/Seminaris/Juntes d’Accionistes/Tallers educatius per a professionals/Reunions per el personal de l’empresa/Presentacions per a la promoció d’un producte, etc.
Ara bé, cadascun d’aquests exemples ens porta a pensar que si bé hi ha un concepte comú (planificació i execució) els esdeveniments sempre seran diferents. És important recordar que el que serveix per un congrés segurament no servirà per una cerimònia civil. Cada un té la seva personalitat com a esdeveniment que és i cadascun també demana d’un lloc en concret per a celebrar-lo.
- Cada quan hi haurà trobades amb el client per informar-lo de com està anat el procés?
- En quantes àrees dividirem i delegarem les tasques: logística, pressupost, promoció de l’esdeveniment, coordinació, etc.
- Assignar tasques específiques a cada persona implicada en l’organització.
7.3. FASES DE L’ORGANITZACIÓ D’ESDEVENIMENTS
Podem identificar quatre fases per organitzar un esdeveniment, sigui quin sigui l’acte que el client ens demana comporta passar per aquestes fases i són: la recerca o investigació, el disseny, la coordinació i l’avaluació.
Pel que fa a la investigació o recerca , quan arriba el client o persona que vol contractar-nos perquè li organitzem un esdeveniment li hem de demanar la següent informació (per evitar problemes més endavant):
Quin tipus d’esdeveniment vol? Una reunió de negocis, un banquet de casament o la presentació d’un producte i quin és el grau de formalitat i estil que li agradaria.
Quin és el tipus de públic que assistirà i per quantes persones? No és el mateix treballar amb un públic adult de 150 que per una festa infantil de 80 nens i nenes.
Quin dia? Quan? Cal trobar la millor data i valorar els millors mesos i dies de l’any.
On el farem? Potser el client suggereix de bon començament el lloc però estaria bé proposar altres opcions com ara fer l’acte portes endins o bé als jardins d’un lloc emblemàtic.
Perquè fer l’esdeveniment? Hem de descobrir la raó de fer-lo, un esdeveniment té un pressupost alt gairebé sempre i cal cobrir els objectius que ens demana el client.
Els diners han d’estar ben invertits per això sempre és millor demanar el perquè es vol fer un esdeveniment.
Com ho farem? El client voldrà que tots els seus convidats recordin aquest dia com un dels millor de la seva vida, ja sigui per el menjar, per l’entreteniment, per l’atenció rebuda, per la decoració o per la seva originalitat.
Quan costarà? Aquesta informació és la base de tot esdeveniment, del pressupost que tingui el client o l’empresa que ens contracte en dependrà el disseny de l’esdeveniment.
Altra informació important que cal saber és si el client voldrà entreteniment durant la vetllada i quin tipus, quin menjar i quines begudes voldrà, com serà la decoració, o si hi haurà transport o pàrquing per els convidats.
Quant a la fase del disseny convé aportar diferents idees per l’esdeveniment. La creativitat serà un plus que ens donarà personalitat davant els centenars d’esdeveniments que hi ha cada dia. Convé estar al dia, informar-se i actualitzar-se amb les noves tecnologies, revistes especialitzades, recerca per Internet, etc. i una vegada reunida la informació fer el una pluja d’idees ( brainstorming) amb la resta de persones implicades amb la gestió de l’esdeveniment. Es poden considerar diferents temes per el disseny. Per exemple la música, el cinema, l’arquitectura, festivals medievals, illes, museus, palaus, i tots els emplaçaments que puguin donar acollida a l’esdeveniment. L’estil de l’esdeveniment és important acotar-lo ja que en aquest punt del procés el que sigui més o menys elegant o informal ens farà decidir per un tema o lloc en concret.
Pel disseny també necessitem saber el lloc on farem l’esdeveniment i la decisió dependrà de diferents factors com ara el pressupost, l’objectiu i el mateix client. Per exemple, les reunions de negocis, conferències, convencions o congressos se solen fer en hotels, centres de convencions o palaus de congressos i per als esdeveniments socials les opcions en són moltes més com ara jardins, boscos, platges, castells, palaus, piscines a l’aire lliure, centres esportius, camps de golf, vaixells o parcs temàtics. Sempre cal tenir en compte que aquests llocs ens ofereixen tot el que necessitem i que no caldrà contractar més proveïdors, això és un avantatge. Quan parlem de contractar serveis externs estem pensant amb els elements de decoració o altres materials com ara escenaris, tarimes, senyalística, megafonia, llums, fonts artificials i qualsevol altre element que ha de configurar el disseny de l’esdeveniment.
En aquesta fase del procés no podem oblidar el paper que juguen les begudes i el menjar tant pel que fa en la seva presentació com en la qualitat i quantitat del menjar. Cal assegurar que el càtering que contractem proposi varietat i qualitat en el menjar, tant si és per una recepció a peu dret com si és el banquet de cloenda d’un congrés.
Un altre dels punts d’aquest fase és l’entreteniment. Les possibilitats són il·limitades si a més pensem en com farem que els convidats també s’impliquin i en formin part.
Algunes idees per a l’entreteniment són la música, els ballarins, comediants, actors, pallassos, acròbates, caricaturistes, mims, mags o ventrílocs.
Una vegada s’hagin pres totes les decisions ens ajudarà tenir un full en Excel (o qualsevol altre fulla en suport paper, si es vol, de seguiment) per fer un Full de Comprovació ( Checklist). En aquesta llista de comprovació o seguiment caldria incloure els següents apartats:
- (^) Qui? Tipus de convidats/edat/numero de convidats
- Què? Tipus d’esdeveniment/Formalitat i estil/Tema principal
- Quan? Dia/inici per a la planificació/enviament de les invitacions
- Contacte amb els presentadors o mestres de cerimònies
- Programa d’entreteniments i programa social
- Enviament de les invitacions per correu ordinari
- Seleccionar l’equipament audiovisual
- Contacte amb tots els proveïdors de cadascun dels materials que necessitem
Pas II (entre 15/60 dies abans de l’esdeveniment)
- Confirmar i contactar l’allotjament per els convidats
- Confirmar els bitllets de transport (avions, tren, vaixell, cotxes, etc.) i altres gestions del viatge dels convidats
- Confirmar els menús i el programa d’entreteniment
- Reunions setmanals amb el client, proveïdors i altres persones directament implicades amb l’esdeveniment
- Definir el pla de contingències o pla de crisi
- Preparar les avaluacions per el post-esdeveniment.
Pas III (entre 10/30 dies abans de l’esdeveniment)
- Confirmació final dels llocs on es celebrarà l’esdeveniment, allotjament i transport dels convidats.
- (^) Confirmació final de la reserva dels materials i equipament audiovisual
- Recollida de tots els permisos, assegurances i altres contractes personals i de material que necessitarem
- Trucades de confirmació a tots els proveïdors.
Pas IV (dos dies abans de l’esdeveniment)
- Reunió amb totes les persones que estan implicades en l’esdeveniment ja siguin proveïdors com d’altres persones de la nostra empresa.
- Confirmar que totes les persones coneixen el pla de crisi/pla de contingència.
- Confirmar l’arribada/lliurament de tot el material audiovisual.
- Confirmar l’arribada/lliurament de tot el material imprès.
- Inspecció de tots els llocs on es celebrarà l’esdeveniment per garantir que no hi ha canvis de darrera hora.
- Inspecció de tots els materials de les sales, llums, megafonia, so, i altres equipaments.
- Garantir el servei de menjar i begudes i tota la supervisió del càtering.
Pas V (el mateix dia de l’esdeveniment)
- Reunió a primera hora amb totes les persones implicades en l’esdeveniment.
- Comprovar l’arribada dels convidats i el seu allotjament.
- Verificar el lliurament de tot el material
- Comprovació del so, megafonia, entrades i sortides d’emergències del lloc del recinte.
- Confirmar la seguretat interior i exterior del recinte.
- Repartir el full o qüestionari per a la posterior avaluació
Pas VI (dia després de l’esdeveniment)
- Notes i cartes d’agraïment a tots els voluntaris, empreses o persones que han col·laborat.
- Inici del pagament de les factures als proveïdors.
- (^) Reunió amb tot el personal per avaluar els l’impacte de l’esdeveniment, amb tots els punts positius i negatius.
- Buidar les enquestes de satisfacció/fulls d’avaluació
- Recull de premsa/ressò en els mitjans/blocs/pàgina web
7.4. PLANIFICANT PAS A PAS
Fins ara hem vist, a grans trets i amb una visió general, com ha de ser organitzat un esdeveniment però per anar sobre segur cal parar més atenció dins el concepte d’esdeveniment. Començarem un seguit de punts pràctics que ens conduiran per tot el procés.
7.4.1. EL PRESSUPOST
Els diners que s’inverteixen i el pressupost que cal marcar és important ja que determinarà el perfil de l’esdeveniment. Facilita el poder prendre decisions, ens confirma si estem fent bé la despesa i si estem fent la inversió de manera intel·ligent. Cal considerar quines són les despeses i quins els beneficis o ingressos, cas que n’hi hagin. Aquests poden venir de les quotes o preus que abonaran els assistents, venda de tiquets, dels patrocinadors, de donacions o del mateix romanent que té l’empresa. El
L’èxit d’un esdeveniment moltes vegades ve donat per les persones o persona que ha conduit l’acte, o al contrari, per no haver-lo sabut conduir. Sempre cal demanar recomanacions i garantia que la persona o persones que contractem sigui el millor possible. També depèn del pressupost que tinguem però per tenir una idea cal saber:
- Què ens cobrarà? Quines altres actuacions ha fet? És reconegut o famós? Es responsable? Està prou motivat per venir? És una persona divertida i entranyable?
Una vegada disposem de la informació i contractem a la persona o persones que conduiran l’esdeveniment cal lliurar-los tota la informació i el programa de l’acte. Un dels tràmits que també hem de pensar és el contracte que signarà el professional que presentarà l’esdeveniment, per assegurar que si hi ha algun imprevist a darrera hora podem solucionar-ho, o al menys recuperar els diners.
7.4.4. ELS ESPAIS
Els assistents esperen trobar confort i comoditat quan han abonat un preu per venir, tant si és en l’allotjament com en les mateixes sales de reunions. L’exigència del client és alta quan ha pagat un preu, ha vingut i ha fet un espai en la seva agenda per això exigirà qualitat durant el dia o dies de la seva estada. En aquest punt cal doncs parar atenció a:
- Facilitar i fer possibles totes les seves demandes / Facilitar-li tots els equipaments i recursos que demani, sempre que sigui possible / Utilitzar les taules i cadires més còmodes i les sales amb millor qualitat de so i de visió / Tenir sales de reunions privades / Posar a disposició dels assistents tot el material o documentació des del primer dia / Facilitar l’accés a Internet, vídeo conferències, pantalles i retroprojectors / Facilitar equipament de nova tecnologia extra per si hi ha canvis de darrera hora / Facilitar el programa del dia o de les sessions setmanes abans / Obsequis i regals durant els dies de la seva estada/ Prestar atenció a les seves peticions des del primer dia de la seva arribada/ Obsequiar-lo amb visites o excursions per la zona / Procurar que les habitacions siguin silencioses i còmodes / Garantir la qualitat del restaurant o restaurant on es faran els àpats
7.4.5. EL CÀTERING
Planificar els menjars i begudes i tot el servei de càtering és una de les tasques que demanen més atenció però també és cert que quan es treballa amb professionals del sector els problemes es redueixen. Aquests ens donen els suggeriments per adaptar l’estil i el tipus de menjar que volem per a l’esdeveniment i per a les nostres necessitats. Ells saben quins són els millors productes de cada temporada i també coneixen els gustos de molt tipus de públic. També ens poden assessorar sobre el pressupost doncs cada àpat o refrigeri té un cost elevat i el que no podem fer és reduir les despeses en base al menjar de l’esdeveniment.
Pel que fa al públic convé tenir en compte l’edat, la nacionalitat, la religió i les necessitats especials dels convidats, tenint en compte que alguns d’ells poden tenir alguna malaltia, ser diabètics, vegetarians, o patir alguna al·lèrgia a certs aliments. Així doncs per garantir mínimament l’èxit en aquest apartat convé recordar:
- Consultar al responsable de cuina i el seu equip per plantejar i planificar tots els menús inclosos aquells amb peticions especials / Elegir aliments saludables i de bona qualitat tenint en compte l’època de l’any / En cas de dubte demanar una degustació del menú als responsables del càtering / Informar de la política de servir o no alcohol, per evitar problemes més endavant / Confirmar quantes persones( servei de cambrers i cambreres) hi haurà per servir els menjars / Plantejar l’estil del servei: Bufet? Taules rodones amb cadires? Refrigeri a peu dret? Sopar formal i de gala? / Decorar les sales on es serveixin els àpats /Informar des del primer dia què inclou el preu que s’ha abonat i què no s’ inclou /
7.4.6. CONTRACTES I ASSEGURANCES
Es més que possible que durant l’organització d’un esdeveniment hàgim de signar més d’un contracte per garantir en tot moment que podem salvar imprevistos o estalviar diners, ja sigui un contracte amb el mateix hotel, el lloguer de materials o equipaments audiovisuals, el lloguer de transports o cotxes o del mateix càtering. Massa sovint no es té en compte el risc que pot comportar l’organització d’un esdeveniment i convé tenir molt clar que sempre podem esperar el que es inesperat. Els atacs terroristes, el clima, les vagues generals o boicots inesperats poden enfonsar un esdeveniment, així doncs en els contractes que establim amb els nostres proveïdors s’haurien de contemplar:
- Breu descripció del mateix esdeveniment / Detallar els serveis o material que necessitarem i llogarem amb les dates del lliurament i de recollida / Nom de les persones responsables de garantir l’assegurança / Nom de les persones i parts implicades/
Quan s’ha establert un acord de contracte amb els proveïdors cal posar-nos directament a detallar el tipus d’assegurança que volem, tenint en compte el numero de persones que assistiran, el lloc i el nivell de risc que comporta la zona. Tot i això el tipus d’assegurança més corrent hauria de cobrir: l’assegurança mèdica, inundacions, foc, tempestes fortes i terratrèmols, accidents de cotxe, condicions climàtiques que afecten a l’esdeveniment a l’aire lliure, vagues generals de treballadors dels serveis de transports, presentadors que no vénen a darrera hora per els motius que siguin, cancel·lacions de vols que deixen als assistents sense poder arribar o pèrdues d’equipatges.
7.4.7. MATERIAL AUDIOVISUAL I ALTRES EQUIPAMENTS
Les noves tecnologies han fet possible que els esdeveniments vagin millorant dia a dia. L’espectacle s’ofereix a partir del so i de les llums, de les
