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CONTABILIDAD I
AUXILIAR OWEN TORRES
PRÁCTICA No. 3
Proceso contable y libros de contabilidad
PERÍODO CONTABLE
Con el objeto de informar sobre la situación financiera y los resultados de operación, debe dividirse la vida de una empresa en períodos convencionales, normalmente de un año, pudiendo coincidir este año con el del período fiscal. Los períodos contables más utilizados en Guatemala, son: del 1o. de enero de un año al 31 de diciembre del mismo año y del 1o. de julio de un año al 30 de junio del año siguiente. Algunas empresas, principalmente las agropecuarias utilizan período contable distinto a los dos anteriormente mencionados.
PERÍODO FISCAL
Es el tiempo donde los contribuyentes adquieren y reconocen sus obligaciones tributarias por las actividades mercantiles que realizan. Según la Ley del Impuesto Sobre la Renta el período fiscal inicia el 1o. de enero y finaliza el 31 de diciembre del mismo año, coincidiendo con el año calendario.
PROCESO CONTABLE
El Proceso Contable es una serie de pasos y procedimientos que ayudan a registrar en los libros de contabilidad (principales y registros auxiliares) en forma ordenada, cronológica y adecuada todas y cada una de las operaciones mercantiles que se originaron en un mismo período contable. Todas las anotaciones que se hagan en los libros contables deben estar basadas o respaldadas en comprobantes o hechos legalmente aceptados, pudiendo ser estos: Facturas, Recibos, Tickets, Boucher, Depósitos, Letras, Pagarés, Prácticas de Inventario, Memorándums, Actas, Cálculo de Depreciaciones, etc.
El Proceso Contable debe estar basado en un Sistema de Contabilidad y registros apropiados que permitan reunir y revelar, no solo los resultados favorables o desfavorables y situación económica de la empresa, sino también que la información proveniente de otros departamentos llegue al Departamento de Contabilidad en forma oportuna.
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
- Apertura del Proceso Contable: El proceso contable inicia desde que se hace la primera anotación numérica en cualquiera de los registros contables. Generalmente la primera anotación se hace en el libro de Inventarios.
- Procesamiento de Datos: En la medida que la empresa va desarrollando sus actividades comerciales, así mismo, se van anotando en los registros principales y auxiliares los asientos contables en orden cronológico. Como dijéramos antes, todo asiento contable debe estar basado o respaldado no solo por comprobantes, sino también por hechos legalmente aceptados; con esto queremos decir que no solo los comprobantes dan origen a que se hagan anotaciones contables, sino también los hechos basados en Ley, como es el cálculo de las depreciaciones, la práctica de inventarios físicos o la información que proporcione el libro de Actas o de Sesiones, este último usado en las empresas sociales (sociedades).
- Información: La información que proporcionen tales comprobantes o hechos quedan registrados en orden cronológico en el libro Diario, luego se hacen los traslados al Libro Mayor en el cual se le lleva saldo y control separado a cada Cuenta. Los saldos que arroje el libro Mayor son trasladados a un Balance de Comprobación. No cabe duda que las anotaciones que se realicen en otros registros, tales como en el libro de planillas, de cuentas corrientes, de Compras, de Ventas y el libro de Caja, forman parte de ésta etapa del proceso contable.
Esta etapa del proceso se repite mes a mes, hasta llegar al final del período contable.
- Cierre del Proceso Contable: Con el fin de determinar los resultados favorables o desfavorables y situación económica - financiera de la empresa. Los últimos procesos contables que se realizan son: elaboración de último balance de comprobación, práctica de inventario final, elaboración de partidas de ajuste, traslados a la hoja de trabajo, elaboración y presentación de los Estados Financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Flujo de Efectivo) y las Partidas de Cierre
A continuación, se muestra un esquema del flujo en el cual está delimitado el proceso contable de una empresa comercial.
CLASIFICACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES
A) DE ACUERDO A SU IMPORTANCIA
Según el papel que desempeñen en la empresa o importancia que tengan para la misma, los Libros de Contabilidad se dividen en principales y auxiliares.
Libros Principales: Reciben este nombre aquellos sin los cuales los fines perseguidos por la contabilidad no se alcanzan, o si se llegan a alcanzar es a costa de grandes trabajos. Dicho de otro modo, son aquellos que nos procuran los datos necesarios y suficientes para averiguar en qué forma y cuantía se realizó cada una de las operaciones del negocio o empresa.
Libros Auxiliares: Se llaman Libros Auxiliares aquellos que dan los detalles o pormenores de la negociación o empresa. Queremos decir que mientras los libros principales proporcionan datos generales, los auxiliares nos suministran datos particulares relativos al mismo asunto.
B) DE ACUERDO A SU OBLIGATORIEDAD
De acuerdo a su obligatoriedad, los libros se dividen en Obligatorios o Imperativos y Voluntarios u Opcionales.
Libros Obligatorios : Se le llaman libros Obligatorios o Imperativos, aquellos que pudiendo ser principales o auxiliares son exigidos por la Ley. Así el Código de Comercio Guatemalteco en su artículo 368 obliga a todo comerciante que tenga un activo mayor de Q.25, 000.00 a llevar los libros que a continuación se expresan: Inventario, Diario, Mayor y el de Estados Financieros, a los cuales califica de principales. Además de los anteriores, podrá utilizar otros libros que estime necesarios por exigencias contables o administrativas o en virtud de otras leyes.
Nuestro Código de Comercio nos dice que el comerciante podrá utilizar otros libros que estime necesario por así exigirlo otras leyes, pero no hace mención de alguno, por lo que nos hemos preocupado por enumerar algunos.
En la Ley y Reglamento del IVA obliga a llevar el libro de Compras y el de Ventas, y el de Compra y Ventas en el caso de ser Pequeño Contribuyente. En otras leyes se mencionan: el de Cuenta Corriente de Talonario de Facturas; el libro de Almacén para aquellos comerciantes que tienen asegurada el valor de su mercadería; el libro de Planillas para aquellos comerciantes que tengan más de tres empleados a su servicio; el libro de Prorrateo de Facturas para los importadores habituales, y el de Actas para las sociedades varias.
A continuación, damos una breve explicación de cada uno de los libros obligatorios.
Inventario: Sirve para registrar en ciertas épocas el detalle de los bienes y derechos que están a favor de la empresa, así como las obligaciones a cargo de la misma. Diario: Sirve para anotar, día por día, cualquiera operación que atañe a la empresa. Caja y Bancos: Sirve para llevar el detalle de las entradas y salidas de dinero, incluyendo el movimiento de cheques. Mayor o Centralizador: Sirve para llevarle cuenta separada a cada grupo de cosas similares; a cada grupo de personas que se encuentran en las mismas condiciones con respecto a la empresa y a conjuntos de actos o hechos semejantes. Estados Financieros: Sirve para registrar balances de comprobación de las operaciones y balances de la situación de la negociación, así como los estados de pérdidas y ganancias. Compras: Sirve para registrar los principales datos de las facturas de la mercadería comprada, con el fin de determinar el IVA. Crédito. Ventas: Sirve para registrar los principales datos de las facturas de mercadería vendida, con el fin de determinar el IVA. Débito. Compra y Venta: Sirve para registrar los principales datos de las facturas de mercadería comprada y vendida en un mismo registro o libro. Este es llevado únicamente por los Comerciantes que son catalogados como Pequeños Contribuyentes, según la Ley del IVA. Cuenta Corriente de Talonarios de Facturas: Libro auxiliar que sirve para registrar el movimiento diario de las facturas expedidas. Almacén: Sirve para llevarle cuenta separada a cada clase de artículo o mercadería. Planillas: Sirve para registrar los principales datos correspondientes a los trabajos efectuados en una finca rústica o en una fábrica cualquiera, así como los jornales devengados por los trabajadores. _( El libro de Planillas debe ir autorizado por la Inspección General de Trabajo)_* Prorrateo de Facturas: Sirve para registrar todos los gastos concernientes a la adquisición de la mercadería comprada en plaza o importada desde el extranjero. Actas: Este libro es llevado por las sociedades mercantiles, y sirve para anotar en él todas las cláusulas legales y contables del contrato en participación o de la empresa.
Libros Voluntarios: Se llaman libros voluntarios o potestativos aquellos que quedan a voluntad o criterio del contador llevarlos o no, atendiendo para ello a las necesidades de la empresa. Fuera de los libros auxiliares considerados como obligatorios, según la sinopsis que se encuentra en la siguiente página, los demás son voluntarios y auxiliares.
En la segunda acepción se refiere al libro o documento (manual o electrónico) donde se anotan de forma ordinada y clasificada todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa.
Expresado en otra forma diremos que la primera acepción hace referencia al inventario “físico” o extra contable, mientras que la segunda se hace alusión al inventario contabilizado en libros.
PARTES DE QUE CONSTA UN INVENTARIO
Siguiendo a los autores modernos, cuando nos hacen ver qué empresa y empresario son dos entidades diferentes, convendremos en que en toda empresa lo que se tiene a su favor es igual, a lo que está a cargo de la misma. Todo inventario, sea la empresa que fuere, se compondrá, en consecuencia, de dos grandes partes: ACTIVO Y PASIVO.
Todo Inventario consta de las siguientes partes:
ACTIVO
Son todos los bienes, valores y derechos a favor de una persona o comerciante. Este se divide de acuerdo a las NIC-NIIF en Corriente y No corriente; y según la forma tradicional en: Circulante, fijo y diferido.
ACTIVO CORRIENTE:
Formado por los saldos que esperan realizarse o se tienen a la venta o consumo en el transcurso del periodo fiscal de la empresa, transacciones por motivos comerciales o a corto plazo y que espera realizar la empresa en el transcurso de doce meses tras la fecha del balance y efectivo u otro medio liquido equivalentes, cuya utilización no esté registrada.
ACTIVO NO CORRIENTE:
Comprende todos los activos considerados como no corrientes. El término “no corriente” incluye activos tangibles e intangibles, de operación o financieros, ligados a la empresa a largo plazo.
PASIVO
Comprende el total de deudas y compromisos contraídos con terceras personas. Este se divide de acuerdo a las NIC-NIIF en corriente y no corriente; y según la forma tradicional en: Circulante, fijo y diferido.
PASIVO CORRIENTE:
Comprende los pasivos a corto plazo y que s e espera liquidar en el curso normal de la operación de la empresa, es decir en un plazo máximo de doce meses de su creación.
PASIVO NO CORRIENTE:
Comprende todos los pasivos no considerados como corrientes. En este rubro deben considerarse los préstamos a largo plazo y todas aquellas obligaciones cuya realización es por un plazo mayor de doce meses.
CAPITAL O PATRIMONIO NETO:
Es la diferencia entre la suma del activo menos la suma del pasivo, éste también se le conoce con el nombre de PATRIMONIO REAL.
CLASIFICACIÓN
a) POR LA ÉPOCA DE SU FORMACIÓN, los inventarios pueden ser: iniciales. Periódicos y finales. INICIALES: los que se hacen con motivo de la apertura del negocio o la empresa inicia un nuevo ejercicio contable. PERIÓDICOS: Los de apertura y cierre que se hacen al iniciar y finalizar un ejercicio contable pueden ser trimestrales o semestrales. FINALES: los que se hacen con motivo del cierre de un negocio, se llaman también inventario de liquidación. El cierre contable más común es el anual.
b) POR SU EXTENSIÓN, los inventarios pueden ser: totales, parciales y sub- parciales. TOTALES: los que comprenden el detalle completo de todas y cada una de las cuentas del activo, pasivo y capital. PARCIALES: los que comprenden el detalle de una cuenta, ya sea ésta de activo o pasivo. SUBPARCIALES: los que abarcan únicamente una subcuenta, o sea, un grupo que pertenece a una cuenta, por ejemplo: departamento de lanas de la cuenta mercaderías, la integración de cuentas por cobrar comerciales.
DOS FORMAS DE PRACTICAR LOS INVENTARIOS
a) CONTABLES: Son los que se fundamentan en diversos documentos como: registros estadísticos, facturas, contratos, escrituras e informes redactados. b) EXTRACONTABLES: también llamado físico y son lo que se practica a través de medir, pesar o contar los bienes, valores y obligaciones del comerciante.
CONTABILIDAD I
AUXILIAR OWEN TORRES
Hoja de Trabajo No. 3
Libros de contabilidad
Primera parte Instrucciones: Para evaluar los conocimientos adquiridos responder los siguientes planteamientos.
- ¿Qué es el proceso contable?
- ¿Cuáles son los libros auxiliares de contabilidad?
- Defina lo que es activo y pasivo
- ¿Cuál es la definición de inventario? (Escriba solamente una)
- ¿Dónde se autorizan los libros de contabilidad?
- ¿Cuáles son las partes que conforman el inventario?
- ¿Cómo se clasifican los inventarios, según si época de formación?
- ¿Cuándo son inventarios iníciales?
- ¿Cómo se obtiene el capital o patrimonio neto?
- ¿Cuáles son los libros principales de contabilidad?
Segunda parte Instrucciones: realice el esquema de inventario según las normas NIC-NIIF
Tercera parte Instrucciones: Identifique y defina 15 cuentas de activo y 15 cuentas de pasivo.
Cuarta parte Instrucciones: Elabore un resumen del tema de FEL.
CONTABILIDAD I
AUXILIAR OWEN TORRES
Reporte No. 3
Proceso contable y libros de contabilidad
Parte I (Práctica)
Instrucciones: Clasifique entre activo, pasivo (corriente/ no corriente) o capital y defina las siguientes cuentas ( trabajar de manera individual y a mano esta única sección): Caja Caja Chica Bancos Clientes Deudores Documentos por Cobrar a Corto Plazo IVA por cobrar Cuentas por Cobrar Seguros Pagados por Anticipado Alquileres Pagados por Anticipado Mobiliario y Equipo Equipo de Computación Vehículos Inmuebles Terrenos Edificios
Maquinaria Herramientas Marcas y Patentes Crédito Mercantil Derecho de Llave Gastos de Organización Gastos de Constitución Gastos de Instalación Bonos Emitidos Hipotecas Préstamos Bancarios a Largo Plazo Capital Contable IVA por pagar Acreedores Mercadería Proveedores
Parte II (Teórica)
Realizar un cuadro sinóptico de los libros contables (obligatorios y voluntarios)
Realizar un cuadro sinóptico de la clasificación del inventario
Realizar un esquema de manera gráfica el proceso contable
