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EDICIÓN DIGITAL
DE TEXTO
- Introducción....................................................................................................................................... (CON MICROSOFT WORD 2007)
- Introducción a Microsoft Word
- Entorno de trabajo y herramientas de Microsoft Word
- 3.1. El portapapeles en Word
- 3.2. Temas
- Formato del texto
- 4.1. Formato de carácter
- 4.2. Formato de párrafo
- 4.2.1. Formato básico de párrafo
- 4.2.2. Numeración y viñetas
- 4.2.3. Tabulaciones
- 4.3. Formato de sección
- 4.3.1. Columnas
- 4.3.2. Formato de página
- 4.3.3. Encabezados y pies de página
- Estilos
- 5.1. Tipos de estilos
- 5.2. Jerarquía de estilos
- 5.3. Estilos rápidos
- 5.4. Uso de estilos
- 5.5. Edición y creación de estilos
- 5.6. Generación de tablas de contenido
- 5.7. Numeración automática de títulos basados en estilos
- Tablas
- Inserción de figuras
- 7.1. Numeración automática de figuras
- 7.1.1. Numeración de figuras
- 7.1.2. Referencia a figuras
- 7.1.3. Índice de figuras
- Notas al pie
- Corrector ortográfico y gramatical
- 9.1. División con guiones
- Impresión y exportación del documento
y el contenido de un pedido, mientras que el cuerpo de la carta es siempre el mismo. Para fabricar esta plantilla, escribiríamos la carta vacía y la guardaríamos, especificando en el cuadro de diálogo de guardar, que el tipo de archivo deseado es una plantilla.
Una plantilla de Word es exactamente igual que un documento de Word, excepto por la extensión del archivo, que es .dotx en vez de .docx. Al abrir un archivo .dotx, Word lo trata como plantilla, de manera que la primera vez que intentemos guardar el documento, nos pedirá el nombre del archivo, al contrario de lo que haría después de abrir un documento normal.
En los siguientes apartados veremos cómo algunos cuadros de diálogo de configuración de los distintos formatos tienen un botón Predeterminar. Este botón sirve para hacer que cuando comencemos un nuevo documento, el formato inicial sea el que acabamos de predeterminar. En realidad lo que se hace es poner este formato en la plantilla que se esté utilizando.
3. Entorno de trabajo y herramientas de
Microsoft Word
Word es una aplicación personalizable, lo que significa que podemos cambiar algunas características de su aspecto. Esto, que es una ventaja porque podemos adaptarla a nuestro gusto, tiene el inconveniente de que es imposible asegurar dónde está una determinada opción, cómo se llama o qué icono tiene, puesto que puede cambiar de un ordenador a otro.
La versión 2007 de Word (y de Office en general) introduce grandes diferencias en el modo de trabajar y organizar la aplicación con respecto a versiones anteriores, así como a otros procesadores de texto y a las aplicaciones tradicionales de Windows. Por ejemplo, Word 2007 no presenta un menú en la ventana principal.
Por esta razón debemos comenzar a desarrollar nuestra intuición informática y aprender a localizar las opciones por nosotros mismos. Recuerda los consejos prácticos del documento de presentación de la asignatura y comienza a ponerlos en práctica. En Word, como en muchos otros programas, al dejar inmóvil el ratón sobre un icono aparecerá una pista indicando su nombre o utilidad.
El espacio de trabajo de Word (Figura 1) está formado por una cinta de opciones con múltiples pestañas, donde cada pestaña agrupa opciones relacionadas entre sí. Todas estas opciones pueden aplicarse mediante el uso del ratón, pero también mediante atajos de teclado. Pulsando y liberando la tecla Alt observamos cómo junto a cada pestaña aparece un cuado con una letra. Si a continuación pulsamos una de esas letras, es como si hiciéramos clic en la pestaña correspondiente, y a continuación aparecen nuevos cuadros con letras, ahora para las opciones pertenecientes a la pestaña recién seleccionada. Pulsando de nuevo una letra aplicamos la opción. Pulsando Escape o Alt de nuevo se cancelan los atajos. Si conocemos los atajos, podemos pulsar directamente Alt+Letra , sin esperar a que aparezcan los cuadros con las letras.
Figura 1. Espacio de trabajo de Word 2007
Dentro de cada pestaña, las opciones más relacionadas entre sí forman grupos encerrados en cajas, donde cada caja aparece subtitulada. En algunas de ellas, a la derecha del título se muestra un incono con una flecha, indicando que al hacer clic en él se despliegan más opciones del mismo grupo o se abre algún cuadro de diálogo con opciones avanzadas.
Como editor WYSIWYG, Word muestra el documento en edición con el mismo aspecto con el que aparecerá en el papel una vez impreso, dibujando también el papel y sus márgenes sobre un fondo azul. Sin embargo esto no es todo lo ideal que parece. No siempre resulta práctico que la simulación del documento sea tan perfecta como la futura impresión:
Si tenemos un ordenador con poca potencia, es posible que realizar una simulación perfecta lleve demasiada carga de computación y el resultado será que el programa tiene una respuesta demasiado lenta, lo que impide trabajar con comodidad. Sabemos que hay caracteres invisibles. A lo mejor nos interesa saber dónde están o qué caracteres en concreto hay en un punto determinado, o por dónde están los límites de los márgenes. Quizá en un momento dado nos interesa ocultar parte de un documento con la que no estamos trabajando. No todos los trabajos son para imprimir. A lo mejor estamos editando una página web o un documento para distribución digital, o quizá sólo queremos teclear el texto aprovechando las ventajas de edición de Word para luego importarlo en otro programa. Por estas y otras razones, Word dispone de varios modos de presentación y opciones de visualización, que podemos seleccionar con un conjunto de botones situados en la parte inferior derecha de la ventana principal:
Diseño de Impresión. Simula el aspecto de impresión con bastante calidad, y es el utilizado habitualmente. Puede ser demasiado lento en el caso de un documento muy complejo.
modificar el formato. Es mejor hacer un pegado especial seleccionando Texto sin formato , de manera que el texto se pegará obviando su formato anterior.
La opción de Pegado especial suele encontrarse junto a la de pegado normal. En Word 2007 se sitúa en la parte inferior del botón de pegado (pestaña Inicio ), que despliega un menú con varias opciones. No obstante, al pegar de forma normal aparecerá junto al fragmento pegado un icono que nos permite rectificar la forma de realizar el pegado previo.
3.2. Temas
La versión 2007 de Word (y de Office en general) introduce el concepto de Tema. Un tema consiste en una definición de un conjunto de opciones de formato que podemos utilizar en nuestro documento, de manera que podemos cambiar el aspecto de un documento de forma rápida simplemente cambiado el tema. Un tema consta, entre otras cosas, de:
Una fuente para los títulos (que llamaremos +Titulos). Una fuente para el cuerpo del documento (que llamaremos +Cuerpo). Una paleta de 10 colores, cada uno en 5 intensidades diferentes (desde más claro a más oscuro): Fondo 1, Texto 1, Fondo 2, Texto 2, Énfasis 1, Énfasis 2, Énfasis 3, Énfasis 4, Énfasis 5, Énfasis 6. Así, a la hora de formatear nuestro texto podemos utiliza una fuente en concreto (por ejemplo Arial), o bien +Cuerpo. Si ahora cambiamos de tema, el texto que estaba en +Cuerpo se mostrará con la fuente que corresponda al nuevo tema, mientras que la que estuviera en Arial seguirá en Arial. Igualmente podemos escribir texto en color rojo, o bien en Texto 1 ; al cambiar de tema, el texto rojo seguirá siendo rojo y de Texto 1 será como indique el nuevo tema.
4. Formato del texto
Vamos a tratar ahora sobre las opciones de formato que proporciona Word. Ante todo debemos tener en cuenta que el formato puede aplicarse de dos formas, a priori y a posteriori, cualquiera de las dos igualmente válida:
A priori, situamos el cursor en el punto en que deseamos introducir nuevo texto, seleccionamos las opciones de formato y, sin mover el cursor, comenzamos a escribir. El nuevo texto tendrá el formato elegido. A posteriori, una vez escrito un texto con un formato que no es el deseado, podemos seleccionarlo y aplicarle las opciones de formato deseadas. Para aplicar las opciones de formato disponemos de múltiples controles en la existen diversas opciones en el menú que abren cuadros de diálogo, pero, además, encontraremos muchos botones en las barras de herramientas con las opciones más comunes.
4.1. Formato de carácter
El formato de carácter se configura mediante las opciones del grupo Fuente de la pestaña Inicio de la cinta de opciones. Además de las principales opciones de formato que se presentan en la cinta de opciones, podemos acceder al cuadro de diálogo con todas las opciones (pulsar el icono de la flecha o Ctrl+M ), el cual describimos a continuación (Figura 2).
Figura 2. Cuadro de diálogo Fuente
En la pestaña Fuente :
Fuente : selecciona la caligrafía. Al inicio de la lista aparecen las fuentes +Cuerpo y +Títulos, cuya caligrafía depende del tema actual. Estilo de fuente : permite seleccionar entre texto normal, negrita (o negrilla), cursiva (o itálica) y negrita cursiva. Tamaño : indica el tamaño de los caracteres, medido en puntos. Color de fuente : color de los caracteres. Se pueden elegir entre los colores de tema actual, o bien colores concretos y fijos. Estilo de subrayado : permite elegir diversas formas de subrayar: sin subrayado, sólo palabras (y no espacios) y subrayado completo con líneas de diverso tipo. Color de subrayado : color de la línea de subrayado. Efectos : aplicar diversos efectos, algunos de ellos incompatibles entre sí: Tachado o Doble tachado. Superíndice : texto ligeramente elevado sobre la línea base y un poco más pequeño. Subíndice : texto ligeramente rebajado sobre la línea base y un poco más pequeño. Sombra , Contorno , Relieve , Grabado : efectos que simulan tres dimensiones. Mayúsculas : todas las letras en mayúsculas, aunque sean minúsculas. No es lo mismo que escribirlo todo en mayúsculas desde el principio, ya que si quitamos este formato se recuperan las minúsculas originales. Versales (versalitas): igual que mayúsculas, pero las mayúsculas originales salen un poco más grandes que las minúsculas. Oculto : el texto es invisible. Sólo tiene utilidad para la generación de documentos para distribución digital.
En la pestaña Espacio entre caracteres :
Escala : permite deformar las letras para que sean más estrechas (escala < 100%) o más anchas (escala
100%)
siguiente. Para hacernos una idea, si utilizamos letra de tamaño 12 puntos, dejando un espacio anterior de 6 puntos (la mitad) y un espacio posterior de 6 puntos, cada par de párrafos se separará entre sí 6+6=12 puntos, o sea, el equivalente a una línea, que es lo habitual. Para un párrafo de título suele hacerse una separación mayor con el párrafo anterior. En un pie de foto la separación con el párrafo anterior (la foto) suele ser menor y mayor con el siguiente. Etc. La opción No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo omite esta separación entre párrafos cuando los dos párrafos consecutivos son del mismo estilo. Más adelante hablaremos de los estilos. En cuanto a las opciones de interlineado, la Tabla 1 aclara la diferencia entre el comportamiento de los distintos tipos: Sencillo : la separación entre líneas equivale al tamaño de fuente: cada línea se separa de la siguiente el espacio suficiente para que quepa el carácter más alto posible. Así, si una fuente tiene 12 puntos de tamaño, la separación entre líneas es de 12 puntos (4,23 milímetros). Doble : la separación entre líneas es el doble del tamaño de fuente. 1,5 líneas : la separación entre líneas es 1,5 veces el tamaño de fuente. Múltiple : la separación entre líneas es X veces el tamaño de fuente, donde X se selecciona en el cuadro En y puede tomar cualquier valor. Si X=1 equivale a Sencilla , X=2 equivale a Doble , X=1,5 equivale a 1,5 líneas. Exacto : la separación entre líneas se especifica en el cuadro En medida en puntos. En los métodos anteriores, si en una línea hay caracteres de distintos tamaños, para esa línea se toma como interlineado la separación correspondiente a los caracteres de mayor tamaño. De esta manera, dentro de un mismo párrafo unas líneas pueden ir más separadas que otras. Con el interlineado exacto, se toma la medida indicada, y si hubiera caracteres de mayor tamaño, éstos no cabrían en la línea Mínimo : la separación entre líneas se especifica en el cuadro En media en puntos. En caso de caracteres de mayor tamaño, la separación entre líneas sólo crece en el caso de que los caracteres sean suficientemente grandes como para que no quepan.
Múltiple Exacto Mínimo El interlineado siempre crece cuando hay caracteres mayores:
El interlineado nunca crece aunque haya caracteres mayores:
El interlineado sólo crece cuando hay caracteres mayores que no caben:
Este fragmento de texto permite comprobar las
diferencias entre los tres métodos de interlineado
cuando hay caracteres (1) de mayor tamaño entre
el texto. Observamos el comportamiento cuando
hay algún carácter grande, como es el 1, o muy
grande, como ocurre con el 2. Se ha puesto en
letra muy pequeña (2) para que parezca un
párrafo muy grande en una hoja de papel.
Este fragmento de texto permite comprobar las diferencias entre los tres métodos de interlineado cuando hay caracteres (1) de mayor tamaño entre el texto. Observamos el comportamiento cuando hay algún carácter grande, como es el 1, o muy grande, como ocurre con el 2. Se ha puesto en
letra muy pequeña (2) para que parezca un
párrafo muy grande en una hoja de papel.
Este fragmento de texto permite comprobar las diferencias entre los tres métodos de interlineado cuando hay caracteres (1) de mayor tamaño entre el texto. Observamos el comportamiento cuando hay algún carácter grande, como es el 1, o muy grande, como ocurre con el 2. Se ha puesto en
letra muy pequeña (2) para que parezca un
párrafo muy grande en una hoja de papel.
Tabla 1. Diferencia entre interlineado múltiple, exacto y mínimo
Control de líneas viudas y huérfanas : cuando se activa esta opción en un párrafo que quede partido entre el final de una página y el principio de la siguiente, Word no permite que quede una única línea en la página anterior (lo soluciona pasándolo todo a la siguiente página, aunque cupiera esa línea en la anterior), ni una única línea en la página siguiente (lo soluciona pasando a la siguiente otra línea más, aunque cupiera en la anterior). Esta opción suele estar activada siempre por costumbre. Conservar líneas juntas : hace que un párrafo no pueda dividirse entre dos páginas, pasándolo por completo a la página siguiente si es necesario. Conservar con el siguiente : hace que un párrafo siempre vaya unido al siguiente y no se separe de él entre dos páginas. Es lo que, por ejemplo, hacemos con los títulos, para que un título no sea la última línea de una página, sino que vaya siempre pegado a, como mínimo, la primera línea del texto que le sigue. Salto de página anterior : hace que un párrafo siempre empiece en una página nueva. No dividir con guiones : hace que en un párrafo se desactive la división automática con guiones. Cuando llegamos al final de una línea y no cabe la siguiente palabra, normalmente Word la pasa por completo a la línea siguiente, pero podemos hacer que la palabra se parta mediante la división con un guión. Esta es una herramienta que estudiaremos más adelante. En el caso de que la división esté activada, la opción No dividir con guiones la desactiva en un párrafo individual. Algunas de las opciones de este cuadro de diálogo pueden configurarse mediante la regla. La regla es un elemento que se muestra justo encima del área de edición de texto en las vistas Borrador y Diseño de impresión , y simula una regla de medición en centímetros (puede estar oculta debido a la configuración de Word). Por un lado nos sirve como referencia visual del tamaño real de lo que estamos editando, ya que la medición en centímetros (u otra unidad de medida, dependiendo de la configuración) que representa está a escala real, pero, además, incorpora una serie de controles que nos permiten configurar las sangrías, los márgenes y las tabulaciones (algunos de estos conceptos los estudiaremos más adelante).
La regla aparece coloreada en dos tonos, blanco, indicando la zona de escritura, y un tono más oscuro, que indica los márgenes izquierdo y derecho. En la vista Diseño de Impresión , aparece una segunda regla, esta en vertical, con la misma división en zona de escritura (blanca) y márgenes superior e inferior (oscuro). En ambas reglas, la medición en centímetros comienza con el 0 situado al principio de la zona de escritura por la izquierda y por arriba.
Flotando sobre la regla horizontal encontramos 3 marcas triangulares, dos a la izquierda y una a la derecha, más una cuadrada pegada a una de las triangulares de la izquierda. Estas marcas permiten ver las sangrías de los párrafos, y modificarlas (arrastrando y soltando las marcas) de la siguiente forma:
La marca triangular de la parte inferior, a la izquierda (triangulo apuntado hacia arriba) ajusta la sangría izquierda. La marca triangular de la parte inferior, a la derecha (triangulo apuntado hacia arriba) ajusta la sangría derecha. La marca triangular de la parte superior, a la izquierda (triangulo apuntado hacia abajo) ajusta la sangría especial (primera línea o francesa). La marca cuadrangular va siempre unida a la marca de sangría izquierda, y por lo tanto ambas marcas indican la misma sangría. La diferencia entre ambas radica en su utilización para modificar la sangría, ya que si arrastramos y soltamos la marca triangular, arrastramos únicamente la sangría izquierda, modificándose el valor tanto de la sangría izquierda como la especial, mientras que si usamos la marca cuadrangular arrastramos a la vez la sangría izquierda y la especial, modificándose así sólo el valor de la izquierda. En la zona más baja de la regla, tocando ya con la simulación del papel, encontramos una serie de marcas periódicas que representan las tabulaciones predeterminadas. Además, flotando sobre la regla, junto con las
Un carácter cualquiera de cualquier fuente, en un determinado color, tamaño, efecto, etc. (que pueden ser diferentes que en el texto del párrafo). Una imagen cualquiera, seleccionada de un archivo de disco.
Figura 4. Cuadro de diálogo Definir nueva viñeta
El cuadro de diálogo de personalización de listas numeradas (Figura 5) es parecido, pero en lugar de elegir un símbolo, permite configurar la forma de numerar:
Formato de número permite elegir los símbolos o adornos que acompañan al número. En el cuadro de texto aparece un número o letra sombreado en gris, que indica la colocación del número automático. Junto a éste, que no debemos borrar, podemos colocar otros caracteres que se añadirán automáticamente al número en cada párrafo, por ejemplo un punto, un punto y un guión, un paréntesis, etc. El botón Fuente permite elegir la fuente, tamaño, color, etc. del número y sus adornos, que puede ser diferentes de los del resto del párrafo. Estilo del número permite elegir entre diferentes estilos de numeración: números decimales, números romanos, letras mayúsculas, letras minúsculas, etc. Alineación especifica la justificación horizontal del número respecto a la sangría de primera línea.
Figura 5. Cuadro de diálogo Definir nuevo formato de número
Las listas numeradas comienzan por el número 1 (o su equivalente en letras o números romanos), pero cuando empezamos una segunda lista en un documento, ésta continúa la numeración a partir de la anterior. Podemos cambiar ambos comportamientos para que una lista comience de la manera adecuada. Haciendo clic derecho sobre el número que deseamos cambiar, seleccionamos la opción Numeración Establecer valor de numeración. Con esta opción podemos empezar por 1, continuar desde una lista anterior, o bien establecer manualmente el siguiente número.
Las listas de viñetas y numeradas pueden estar organizadas en múltiples niveles. Para cambiar el nivel de esquema tenemos los controles Aumentar sangría y Disminuir sangría.
4.2.3. Tabulaciones
Las tabulaciones son opciones de formato de párrafo que también estudiamos en un apartado propio debido a su complejidad y porque se configuran en un cuadro de diálogo independiente, al que accedemos desde el cuadro Formato de párrafo (que estudiamos anteriormente para las opciones de formato básico de párrafo, Figura 5) pulsando el botón Tabulaciones.
Una tabulación es un salto horizontal de la posición de escritura a un a posición fija. Las tabulaciones permiten formatear el texto de forma parecida a como se hace en una tabla (de ahí su nombre), formando un conjunto de columnas en posiciones fijas que se repite a lo largo de las líneas.
Para trabajar con tabulaciones, primero se establecen las posiciones de las mismas a lo ancho del papel. Luego, mientras se escribe, al insertar un carácter de tabulación ( tabulador ), el flujo de escritura salta hasta la siguiente tabulación situada inmediatamente a la derecha de la posición del cursor. Cada vez que se inserta un tabulador, se salta a la siguiente tabulación, hasta llegar al margen derecho. En el caso de que no existan más tabulaciones definidas a la derecha del cursor, se considera que hay unas tabulaciones predeterminadas que se repiten de forma periódica a partir de la última tabulación manual.
El cuadro de diálogo Tabulaciones (Figura 6) permite especificar las tabulaciones del párrafo. Escribiendo una medida en centímetros (medidos desde el margen izquierdo, al principio del párrafo) en el cuadro Posición , podemos editar la tabulación de ese punto:
Figura 6. Cuadro de diálogo Tabulaciones
Fijar establece la tabulación y sus propiedades. Eliminar borra la tabulación previamente establecida en ese punto. Eliminar todas quita todas las tabulaciones manuales, quedando sólo las preestablecidas. Las propiedades de una tabulación, aparte de su posición son:
a) continuar con el flujo de texto normal ( Continuo ), b) saltar automáticamente a la página siguiente, c) saltar automáticamente a la siguiente página par, o, d) saltar automáticamente a la siguiente página impar. Las secciones se numeran automáticamente, comenzando por 1. Para saber en qué sección se encuentra el cursor, tenemos que mostrar dicha información en la barra de estado de Word: haciendo clic derecho sobre la barra de estado aparece una lista de las informaciones que queremos que se muestran o no en la barra.
De entre los formatos de sección, vamos a estudiar los siguientes: columnas, formato de página y encabezados y pies de página.
Los cuadros de diálogo que permiten aplicar formatos de sección presentan un cuadro desplegable titulado Aplicar a que selecciona entre 3 opciones de aplicación:
Esta sección : aplica el formato sólo a la sección en la que se encuentra el cursor. De aquí en adelante : aplica el formato a la sección donde se encuentra el cursor y a todas las siguientes. Todo el documento : aplica el formato a todas las secciones del documento. Es importante fijarnos en este cuadro, de lo contrario obtendremos resultados inesperados.
4.3.1. Columnas
Cada sección puede escribirse en distinto número de columnas. Encontramos el control correspondiente en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página de la cinta de opciones. La opción Más columnas del desplegable abre un cuadro de diálogo (Figura 7) con todas las opciones de columnas: número de columnas, ancho de cada columna, espacio de separación con la siguiente, si se dibuja o no una línea vertical entre columna y columna, etc.
Figura 7. Cuadro de diálogo Columnas
4.3.2. Formato de página
El formato de página se configura con varios controles del grupo Configurar página de la ficha Diseño de página de la cinta de opciones: Márgenes , Orientación y Tamaño. Márgenes despliega un menú en el que aparece Márgenes personalizados , y Tamaño despliega un menú en el que aparece Más tamaños de papel. Ambas opciones conducen al cuadro de diálogo Configurar página (Figura 8),
que contiene todas las opciones relacionadas con el formato de página, organizadas en tres pestañas: Márgenes , Papel y Diseño.
Figura 8 Cuadro de diálogo Configurar página
En la pestaña Márgenes tenemos las opciones para establecer los márgenes del papel, por los cuatro bordes. Además, Encuadernación es un margen adicional que podemos añadir por la izquierda o por la parte superior. Orientación permite definir la orientación del papel, vertical o apaisado. El cuadro desplegable Varias páginas permite seleccionar entre varias opciones:
Normal : no hace nada especial con el papel. Márgenes simétricos : prepara los márgenes y la encuadernación para impresión a doble cara. Si se va a imprimir a doble cara, la encuadernación se coloca por la izquierda en las páginas impares, y por la derecha en las pares. Así, cuando se selecciona esta opción, los márgenes y encuadernación se definen como Interior y Exterior , en lugar de Izquierdo y Derecho , siendo el lado interior el que recibe la encuadernación. Dos páginas por hoja : Considera cada hoja dividida por la mitad e imprime dos páginas apaisadas en cada hoja de papel vertical, o dos páginas verticales en cada hoja de papel apaisada. Libro plegado : Como Dos páginas por hoja , pero reparte las páginas entre las mitades del papel de manera que se pueda construir un libro con todos los papeles doblados por la mitad. La pestaña Papel permite definir el tamaño del papel, bien mediante un tamaño estándar (por ejemplo DIN A4), o mediante unas dimensiones en centímetros. Dependiendo de la impresora configurada, podremos elegir la bandeja o alimentador de donde tomar el papel para la sección, pudiendo hacerse una distinción entre la bandeja con el papel de la primera página y del resto de páginas.
La pestaña Diseño contiene otras opciones de construcción de las páginas: Empezar sección : permite modificar el tipo de salto de sección con el que empieza la sección actual (o las secciones seleccionadas).
porque cualquier modificación que hagamos se perderá la próxima vez que Word actualice automáticamente su contenido.
Para insertar el número de página existen múltiples opciones en el control Número de página (grupo Encabezado y pie de página de la ficha Diseño ) que lo colocan de forma automática en lugares típicos. De entre todas ellas vamos a destacar Posición actual Número sin formato , que coloca el número de página entre el texto escrito sin ningún añadido más, lo que nos permite formatear el texto de forma fácil.
El mismo control Número de página despliega también la opción Formato del número de página permite especificar la forma en que se cuentan las páginas. Se abre un cuadro de diálogo con opciones para:
Elegir el tipo de número: decimal, romano, letras, etc. Elegir si al comenzar la sección se reinicia la cuenta (y por qué número se comienza) o se continúa por donde terminó la anterior. Elegir si en la numeración se añade el número de capítulo. Esta opción está relacionada con el uso de estilos , que estudiaremos en el siguiente apartado. De esta manera observamos cómo la numeración de páginas no es consecutiva, sino que puede hacerse de forma totalmente libre. Por ejemplo es posible que existan varias páginas con el mismo número. En la barra de estado de Word se muestra un contador de páginas de la forma Página:X deY , donde X es la página actual e Y es el total de páginas. Esta numeración es consecutiva y no tiene en cuenta los estilos de numeración de páginas, por lo que no se corresponde con el número de página que muestra el campo automático de número de página en el texto. Para que Word muestre el número de página en el mismo formato en que aparecerá en el documento, activamos la opción Número de página con formato del menú de configuración de la barra de estado que se obtiene al hacer clic derecho sobre ésta.
Otros botones de la barra de herramientas Encabezado y pie de página (los situados a la derecha) permiten navegar por los diferentes encabezados y pies de página disponibles:
Los botones Ir al encabezado e Ir al pie de página hacen que la edición salte del encabezado al pie de la página actual y viceversa. El botón Sección anterior salta al primer encabezado o pie situado anteriormente en el documento que pueda ser diferente: el de la sección anterior, el de otro tipo de página par/impar, el de primera página de sección, etc., dependiendo de las secciones y opciones de sección configuradas, así como de las páginas disponibles. El botón Sección siguiente salta al primer encabezado o pie situado posteriormente en el documento que pueda ser diferente: el de la sección siguiente, el de otro tipo de página par/impar, etc., dependiendo de las secciones y opciones de sección configuradas, así como de las páginas disponibles. Estos desplazamientos pueden realizarse también moviendo la barra de desplazamiento vertical del documento o utilizando las formas habituales de desplazamiento del cursor. El botón Vincular al anterior permite vincular o desvincular el contenido de un encabezado o pie con el de la sección anterior. Los encabezados y pies son un formato de sección, por lo tanto cada sección puede tener un encabezado y pie diferentes de los de la anterior. Si pulsamos el botón Vincular al anterior , el encabezado o pie actual se destruye y en su lugar se replica el encabezado o pie de la anterior sección (quedan vinculados: se convierten en el mismo, pudiéndose editar en cualquiera de las dos secciones con el mismo resultado). Si volvemos a pulsar Vincular al anterior , entonces el botón se libera, y el encabezado o pie se desvincula, y a partir de ese momento se editan de forma independiente.
En el cuadro resaltado que aparece junto el encabezado o pie durante su edición obtenemos información sobre el elemento que estamos editando:
Si es encabezado o pie. El número de sección (si hay más de una). Si es de página par o impar (cuando se activa la opción Pares e impares diferentes del formato de página). Si es la primera página de una sección (cuando se activa la opción Primera página diferente del formato de página). Si está vinculado o no con el elemento equivalente de la sección anterior (Se muestra Igual que el anterior en la parte derecha del recuadro, o no se muestra nada). Hay que tener en cuenta que para editar un encabezado o pie de una sección, página par/impar o primera página, es necesario que dicha página exista. Por ejemplo si la sección 2 comienza en página par, y sólo tiene una página, no es posible editar el encabezado o pie de las páginas impares de la sección 2, ya que no hay ninguna.
En la cinta de opciones también encontramos controles que permiten configurar opciones de formato de página relacionadas con el comportamiento de los encabezados y pies de página, que, en este caso, se aplican únicamente a la sección actual.
5. Estilos
Hasta ahora hemos visto la forma de aplicar diferentes formatos a los fragmentos de texto. En realidad es una operación repetitiva, ya que los formatos se repiten a lo largo del documento. Por ejemplo:
El texto normal siempre tiene el mismo formato. Los títulos de primer nivel tienen un determinado formato. Los títulos de segundo nivel tienen un determinado formato. Los pies de foto tienen su propio formato. Etc. Por esta razón existen los estilos. Cada fragmento de texto tiene un estilo, no un formato, y el estilo determina el formato. Por ejemplo:
El texto normal está en estilo Normal. Los títulos de primer nivel están en estilo Título 1. Los títulos de segundo nivel están en estilo Título 2. Los pies de foto están en estilo Pie. Etc. Una vez indicado el estilo de cada párrafo, podemos indicar el formato que corresponde a cada estilo: El estilo Normal consiste en “fuente Times New Roman de tamaño 12,…”. El estilo Título 1 consiste en “color azul, negrita, tamaño 24,…”. El estilo Título 2 consiste en “negrita, tamaño 16,…”. El estilo Pie consiste en “cursiva, tamaño 10,…”. Etc. Hacerlo así tiene varias ventajas: Word puede saber qué párrafos son títulos, pies de foto, texto normal etc. Por ejemplo podría generar automáticamente un índice con los títulos. Para darle el formato adecuado a un párrafo o fragmento basta con indicar a qué estilo pertenece y todo el formato se establecerá de una sola vez. Por ejemplo, si vamos a escribir un nuevo título de primer
