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SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO EN SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO

NIT: 901057659 - 7

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO NIT.800249053 - Versión: 2 21/11/

1. OBJETIVO Determinar los estándares mínimos para la elaboración, preparación desarrollo de informe y seguimiento de auditorías internas en el SG-SST con el objetivo de conocer su eficacia y cumplimiento. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el desarrollo de la auditoría del SGSST y el PESV de **TRANSPORTES T&M S.A.S.

3. DEFINICIONES**  Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria.  Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.  Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.  Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.  Auditado: Organización o área auditada.  Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.  Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.  Observación : Una declaración acerca de un hecho, que se realiza durante una auditoría interna de calidad y se respalda mediante evidencia objetiva. Aprobó Revisó Elaboró Fecha: Página: DISTRIBUIDOR DE PRODUCTOS BAVARIA S.A Carrera 11 No 18ª 50 Barrio Fátima- 7364586

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO NIT.800249053 - Versión: 2 21/11/  Cumplir los requisitos aplicables de la auditoría.  Comunicar y aclarar los requisitos de auditoria.  Preparar el plan de auditoria  Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas, en forma eficaz y eficiente.  Documentar las observaciones.  Informar los resultados de la auditoria.

5. DESARROLLO 5.1 Planeación Los responsables por la administración de las auditorías internas al SG-SST y PESV deben realizar la programación de las mismas. Esto implica determinar el objetivo y alcance de la auditoría. 5.2 Selección del equipo auditor Las auditorías internas de SST y PESV deben ser realizadas por personal calificado de la empresa o puede subcontratarse. Es importante que cada uno de los auditores sea independiente de cualquier responsabilidad directa con las áreas asignadas a auditar. 5.3 Ciclo de la auditoria La auditoría interna, se debe realizar en el primer semestre de año o siempre que la alta dirección lo requiera. 5.4 Preparación de la auditoria La preparación de la auditoria interna consiste en elaborar un plan de auditoria en el formato de plan de auditoria, el cual será desarrollado por el auditor líder, y posteriormente será aprobado por el Gerente. 5.5 Ejecución El auditor debe utilizar la lista de verificación como punto de partida, pero no debe limitarse a verificar los puntos de la lista. Como regla general los auditores deben intentar lo siguiente: Aprobó Revisó Elaboró Fecha: Página: DISTRIBUIDOR DE PRODUCTOS BAVARIA S.A Carrera 11 No 18ª 50 Barrio Fátima- 7364586

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• Verificar si tales procedimientos se están aplicando. Para esto se debe verificar si los datos y registros generados como evidencia de las actividades cumplen con los procedimientos especificados.
• Determinar si los procedimientos e instrucciones documentadas, cumplen los requisitos del Decreto 1072 de 2015 Capítulo 6, referente al SGSST y a la resolución 40595 de 2022 metodología para el plan estratégico de seguridad vial. Análisis y Balance Con base en las evidencias de la auditoría, se lleva a cabo una reunión dirigida por el auditor líder en la cual se estudian las propuestas y soportes obtenidos, y si hay incumplimientos con respecto a al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o al Plan estratégico de seguridad vial. Nota: Toda no conformidad debe estar soportada por evidencias objetivas. En caso de haber encontrado alguna situación que no amerite ser declarada como no conformidad, pero que sea importante mencionarla, se debe presentar como una observación. Las no conformidades u observaciones se registran en el formato de informe de auditoría interna. Nota: Al descubrir una no conformidad u observación, se debe evitar culpar personas, ya que la auditoría se hace sobre actividades y procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Adicionalmente se debe hacer una verificación del cumplimiento del plan de auditoria y buscar claridad acerca de cualquier incumplimiento, para la realización de las reuniones programadas. Finalmente el auditor debe hacer un análisis y llegar a una conclusión sobre el estado del sistema, requisito, proceso o actividad auditada. Reunión de Cierre La reunión de cierre es conducida por el auditor líder y a ella deben asistir, el Gerente, los entrevistados según el plan de auditoria, el Representante del SG-SST y/o Coordinador de PESV. Aprobó Revisó Elaboró Fecha: Página: DISTRIBUIDOR DE PRODUCTOS BAVARIA S.A Carrera 11 No 18ª 50 Barrio Fátima- 7364586

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO NIT.800249053 - Versión: 2 21/11/ Con base en lo anterior se actualiza el programa de auditorías y se considera terminada la auditoria cuando se haya llevado a cabo el tratamiento a la no conformidad y la acción correctiva de forma efectiva y haya servido para evitar la recurrencia del problema. Una vez tomada la información, analice cuales considera que pueden ser las recomendaciones o el plan de acción, tenga en cuenta la información brindada por el inspeccionado y / o por lo identificado durante el recorrido. Asigne el responsable de la solución a las recomendaciones y /o plan de acción planteadas, si lo requiere pida el concepto o la opinión del Área Seguridad y Salud en el trabajo (Para el caso de una persona diferente a la Compañía- ARL). Cuando durante el recorrido se evidencian otras condiciones diferentes a la inspección planeada, repórtelo inmediatamente al Jefe de Seguridad y Salud en el trabajo.

6. REGISTRO - Formato Plan Auditoria - Formato Informe Auditoria - Lista de Verificación 7. CONTROL DE DOCUMENTOS. Revisado por SG-SST y VIGIA OCUPACIONAL. Aprobado por Gerente Firma del SG-SST: Fecha: Firma del VIGIA: Firma: Fuente: Gamac Colombia S.A.S. Aprobó Revisó Elaboró Fecha: Página: DISTRIBUIDOR DE PRODUCTOS BAVARIA S.A Carrera 11 No 18ª 50 Barrio Fátima- 7364586