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El proceso de ajuste en el contexto de los Estados Financieros de una entidad o empresa. Se detalla el significado de los asientos de ajuste, su naturaleza y los principios contables relacionados. Además, se abordan los conceptos de cuentas reales y nominales, y los objetivos y concepto de los asientos de cierre. Se incluyen ejemplos de ingresos y gastos acumulados, prepagados y no devengados.
Tipo: Monografías, Ensayos
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Transacciones o eventos económicos
Diario General
Mayor General
Balance de Prueba
Ajustes
Balance de Prueba Ajustado
Estados Financieros Estado^ de Resultados
Cierre cuentas nominales con
Asientos en el Diario General
Principio de Realización: señala cuando se debe registrar el ingreso en los registros contable. El ingreso ha de ser registrado cuando prestan los servicios o cuando se entregan los bienes que han sido vendido a los clientes
Principio de Asociación: Señala cuando ha de registrarse los gastos en los registros o libros contables. El ingreso obtenido durante un ejercicio contable se asocia (compensa) con los gastos del mimos ejercicio, resultando así la ganancia o la pedida para la entidad o empresa en ese ejercicio.
Principio del periodo contable: indica que se deben identificar todos los gastos en que se incurrió durante el ejercicio con el propósito de medirlo (asociarlos, aparearlos) con los ingresos devengados o ganados en el mismo ejercicio contable.
4-5-Periodo contable :
‘ ’se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año’’. Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos de ellas derivados, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.
Meigs, contabilidad, ed.11, pág. 92 y 119:
‘ ’período de tiempo cubierto por un estad de resultados. Un año es el período contable de gran parte de la presentación de informes financieros. Pero los estados financieros están preparados también por compañías para cada trimestre, semestre del año y para cada m es’’.
Principio del periodo de tiempo: para proporcionar a los usuarios de los estados financieros información oportuna, la utilidad neta se mide durante periodos contables relativamente cortos de igual duración. Normalmente, el periodo de tiempo cubierto por el estado de resultados, es el fijado por la compañía que lo prepara y presenta.
dos pro pósitos:
Medir la utilidad o pérdida neta para el estado de resultados. cada asiento de ajuste tiene efecto en una cuenta de ingresos o en una cuenta de gastos, y
Actualizar los saldos para el balance (de prueba). Todo asiento de ajuste afecta a un activo o aun pasivo.
4-7-Clasificación de los asientos de ajustes: Según Horngren, Contabilidad, ed. 5, pág. 88: clasifica los asientos de ajustes en cinco categorías o tipos:
Ejemplos:
Gastos anticipados o prepagados :
Renta o alquiler diferido : la empresa X, cierra ejercicio el 31 de diciembre de cada año. El 1 de diciembre del 2010 hace el pago de 1 año de renta por el local de su oficina por RD$120,000.00. En esta transacción, se paga un año, es decir, 12 meses y a cada mes le corresponde 1/12 parte del monto o valor de la renta pagada. Si dividimos 120,000.00/12= RD$10,000.00 para cada mes.
Asiento:
Fecha Detalle Débito Crédito
1/dic/2010 Renta pagada por anticipado 120,000.
------Efectivo caja o bancos ----------- 120,000.
Pago de 1 año de renta del
local de oficina
El asiento de ajuste, ha registrado el gasto por renta y ha rebajado el saldo de la cuenta de renta pagada por anticipado. Siempre que se hace el pago de gasto anticipado, este se registra como un activo y se divide el monto o valor pagado para determinar la cantead a registrar en el asiento de ajuste y así ajustar las cuentas correspondientes.
Suministro de oficina (insumos de oficina ): La misma empresa X, compra al contado martiriales para la oficina por RD$8,000.00, el 4/12/10.
Asiento:
Fecha Detalle Débito Crédito
4/dic/10 Suministros de oficina 8,000.
------ Efectivo caja o bancos ---------- 8,000.
Compra de materiales y suministros de Oficina
Al final del mes, 31 de diciembre, la persona encargada del manejo y del material gastable, informa que durante el mes, informa que, el material consumido o utilizado asciende a la cantidad de RD$2,000.00. Es lógico pensar que si de RD$8,000.00 que se compraron y durante el mes, se utilizaron RD$2,000.00, el saldo de la cuenta de suministros de oficina ha de ser RD$6,0000.00. para esto se hace un asiento de ajuste:
Fecha Detalle Débito Crédito
31/dic/10 Gastos de suministros de oficina 2,000.
---- Suministros de oficina ---------- 2,000.
Sumininistros de oficina utilizados Durante el mes
Suministros de oficina
Este asiento de ajuste, afectaría las cuentas así:
Ajuste por Depreciación de activos fijos : este ajuste es más complicado, se requiere saber determinar la depreciación, saber cuáles son las causas de la depreciación, vida útil del activo a depreciar, valor de desecho o residual en caso de que lo haya y las categorías de activos fijo depreciables que la Ley de Impuesto sobre la Renta del país establece. En Contabilidad General II, se trata el tema de la depreciación con todos sus métodos, aquí solo pondremos un ejemplo ya que no corresponde tratarlo en esta materia CON 119.
Supongamos que la empresa x, el 1 de enero del 2010, compra un carro Toyota, 2010 por RD$600,000.00. La vida útil estimada del carro es de 5 años y no se considera valor de desecho o residual, es decir, que al final de su vida útil, el valor en libro será cero.
Vamos a crear una fórmula para determinar la depreciación anual y mensual:
D= depreciación anual D= C/Vu
Vu= vida útil
dm=depreciación mensual dm= D/12 o dm= C/Vux12meses
C= costo del activo depreciable =RD$600,000.
D= 600,000/ 5 años= 120,000, esto quiere decir, que a cada año de los 5 de vida útil, le corresponden RD$120,000.
Como un año tienen 12 meses, entonces,
dm= 120,000/12 meses = 10,000, esto quiere decir que a cada mes, le corresponde esta cantidad
Cabe destacar que la depreciación, es un asiento de ajuste que se ha de registrar mensual, en cambio, otros asientos de ajustes, se registraran al final del ejercicio contable.
Suministros de oficina
Gastos de Suministros de oficina
Ajuste por gastos acumulados
Al 31-dic/2010, la empresa X, no le paga a un empleado su sueldo por RD$10,000.00, se haría el siguiente asiento:
Fecha Detalle Débito Crédito
31/dic/10 Gastos por sueldos 10,000.
------ Salarios por pagar ---------- 10,000.
Registro de sueldo no pagado en el mes
Gastos por depreciación de transporte o vehículos
Sueldos por pagar
Gastos por sueldos
el efectivo o cualquier otro activo. Los ingresos, también se acumulan cuando la entidad o empresa posee documentos por cobrar y préstamos por cobrar con intereses, en este caso, si los intereses no se cobran cada mes, es necesario realizar un asiento de ajuste a fin de mes para registrar los intereses ganados o devengados. Los ingresos se llaman acumulados porque se han devengado o ganado pero no han sido cobrados al final del mes o del ejercicio.
Ejemplos:
La empresa x, da servicios de consultoría a varios clientes durante el mes de diciembre 2010 por RD$10,000.00, pero no ha sido facturado ni cobrado. Al prestar los servicios se genera un ingreso por el valor o monto a cobrar. Recordamos, que el ingreso se genera, devenga o gana, cuando la entidad entrega los bienes vendidos o presta los servicios acordados a sus clientes.
Asiento:
Fecha Detalle Débito Crédito
31-dic-10 Cuentas por cobrar 10,000.
---- Ingresos por servicios ------------- 10,000.
Registro de ingresos acumulados
Con intereses :
La empresa X, posee un documento por cobrar por RD$80,000.00, se devenga o gana un interés mensual del 2 % sobre el capital o monto del documento. Los intereses de diciembre del 2010, no se cobraron.
Procedemos a determinara el interés ganado por el documento en el mes:
I= CxixT
I= 80,000x0.02x 1 mes= 1,600.
Asiento:
Fecha Detalle Débito Crédito
31/dic/2010 Intereses por cobrar 1,600.
----- Ingresos por intereses ---------- 1,600.
4-8-Concepto de cuentas Reales y Nominales :
Reales o de valores , representan los bienes, derechos, obligaciones y patrimonio de las entidades o empresa en un momento determinado: activos, pasivos y patrimonio (capital). Este grupo estará representado por los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, está se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el “Balance general”.
Nominales o de resultados (de explotación ), registran los incrementos del capital por medio de los ingresos, o las disminuciones por medio de los costos y gastos realizados durante un periodo
cuales han sido los resultados (ganancias o pérdidas) de una entidad o empresa en un periodo contable o fecha indicada. Tienen como característica principal es que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o pérdida del negocio. También se le conoce como cuenta temporales, porque se crean para cada período contable de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese período, por ello se le conoce como cuenta de resultados.
Ingresos recibidos anticipados o no devengados
Ingresos por servicios
Cuentas
Reales
( no se cierran )
Balance
General
1 - Activos: Efectivo, documentos por cobrar, cuenta por cobrar, inventarios, Gastos anticipados, terreno, edificios, vehículos, muebles y equipo de oficina, maquinarias, etc.
2-pasivos : prestamos por pagar, documentos por pagar, cuentas por pagar, intereses por pagar, salaries por pagar, impuestos por pagar, hipotecas por pagar a largo plazo. Etc.
Capital o patrimonio: aporte del dueño, socios o accionistas
(se cierran al final del ejercicio)
Estado de Resultados
Ingresos: Ingresos por servicios Ingresos por intereses Ingresos por comisiones ganadas
Gastos: sueldos, luz, teléfono, vacaciones, seguro de salud y vejez, combustibles, reparaciones, dietas, transporte, refrigerios, etc.
4-10-Características de los asientos de Ajustes (Meigs, Contabilidad, ed.11, pág. 142)
1-los asientos de ajustes reconocen un ingreso o de un gasto. Tanto los ingresos como los gastos, representan cambios en el patrimonio, pero el patrimonio no cambia por si solo, para cambiar, debe producirse un cambio correspondiente en los activos o en los pasivos. Cada asiento de ajuste, afecta una cuenta del Estado de Resultados (ingresos o gastos) y una cuenta del Balance Genera l (activo o pasivo), en la mayoría de los casos, los asientos de ajuste no afectan la cuenta de efectivo.
2-los asientos de ajustes se basan en la Contabilidad de Causación y no en las facturas mensuales o transacciones del final de mes.
Contabilidad de Causación : ‘’ El principio de causación es otro de los principios elementales de la Contabilidad. Este principio habla que los hechos se debe reconocer cuando estos se realicen y no cuando se reciba o se haga el pago, es decir, se causan cuando venda el producto o se preste el servicio, independientemente a si se recibe el pago o no. Se entiende que cuando se realiza el hecho económico, esta ha constituido una obligación o un derecho exigibles.
La Contabilidad por causación, contrario a la Contabilidad por el sistema de caja, reconoce un hecho en el momento en que nace la obligación frente a un tercero, o cuando nace el derecho exigible a favor del ente.
Este principio está íntimamente relacionado con el Principio de realización, en cuanto se afirma que solo se deben causar hechos realizados, y sabemos que un hecho se ha realizado cuando nace la obligación o el derecho, por lo que el principio de causación no puede existir sin primero haber existido el Principio de realización.
La aplicación del principio de causación significa que los hechos económicos deben reconocerse y contabilizarse en el Periodo contable en que estos ocurran, es decir, en el periodo en que se venda el bien, se preste el servicio o en que se configure jurídicamente la obligación o el derecho’’.
‘’ Este sistema o principio, exige el registro del ingreso en el período en el que se devenga y el registro de los gastos en el período en que se incurre en los mismos. El efecto de las transacciones en el negocio se reconoce a medida que se prestan los servicios o se consumen los bienes en lugar de cuando se recibe o se paga el efectivo’’.
Oficina de Leyes de Pat Hamilton Balance de Prueba 30 de abril de 2001 (Valores en RD$) Débito Crédito Efectivo 10, Honorarios (cuentas) legales por cobrar --0---- Seguro pagado anticipado o no vencido 3, Alquiler o renta anticipada o prepagada 4, Suministros de oficina 1, Equipo de oficina 26, Depreciación acumulada de equipo de oficina ---0------ Documentos por pagar 16, Interés por pagar ---0------ Salarios por pagar ---0------ Honorarios (ingresos) anticipados o no devengados 16, Capital, Pat Hamilton 20, Retiros, Pat Hamilton 4, Honorarios (ingresos por servicios) legales ganados 1, Gastos de salarios 2, Gastos misceláneos 1, Gastos de arriendo o alquiler de oficina --0--- Gastos de suministros de oficina ---0--- Gastos de depreciación equipo de oficina ---0--- Gastos de interés ---0--- Gastos de seguro ---0---
Explicamos que, antes de proceder a registrar los asientos de ajustes, se elabora y presenta una balanza de prueba que representa el valor de las transacciones y eventos economicos realizados por la entidad o empresa a la fecha indicada, cubriendo todo el ejercicio contable.
Retiros, Pat Hamilton
Honorarios (ingresos) anticipados o no devengados
Capital, Pat Hamilton
Intereses por pagar (^) Salarios por pagar
Honorarios (ingresos por servicios) legales ganados
Gastos de salarios o sueldos (^) Gastos misceláneos
Gastos de arriendo o alquiler de oficina
Gastos de Suministros de oficina
Para proceder a los asientos de ajustes, se necesitan algunas informaciones como las que daremos a continuación y que se corresponden con los valores o montos a ajustar y las respectivas cuentas del Mayor General:
Datos o informaciones para los ajustes:
a) Del documento por pagar, no se pagaron los intereses del mes por RD$180. (gasto acumulado) b) No se pagaron salarios o sueldos al personal de la oficina por RD$3,470 (gastos acumulados)
Gastos depreciación equipo oficina
Gastos de intereses
Gastos de seguros
