Procesos de indicadores, Apuntes de Administración de Empresas

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Construcción de

un Indicador

Construir o diseñar un indicador es parte de

la fase de “planear”.

Paso 1 : ¿Qué se está haciendo?

Antes de medir es necesario ser consciente de

las actividades que se está desarrollando.

Mucho mejor si se las tiene caracterizadas con

el detalle de entradas y salidas. Por ejemplo en

una empresa esto tendría un esquema como

este:

Por supuesto en el ámbito de proyectos o en el

sector público el esquema puede ser diferente.

Por ejemplo supongamos que el objeto de

estudio es el sector académico y nos enfocamos

en la problemática de la deserción escolar. Un

aspecto a medir sería las causas de deserción

escolar.

En este análisis será útil que determinemos los

recursos que conllevan hacer las actividades.

Esto nos permitirá medir aquellos aspectos que

son importantes.

Tasa : Es el cociente entre dos variables

analizadas en un lugar y tiempo específico.

Proporción : Es la relación entre una cantidad

con elementos en común (numerador –

subconjunto) y el total de unidades (con o sin

elementos en común). Dicho de otra forma, es

una relación donde el numerador está incluido

en el denominador.

Variación : Fija dos elementos para establecer

qué variación existe entre uno y otro.

Por ejemplo:

Paso 4: Definiendo las metas de un indicador Tomemos en cuenta las siguientes consideraciones para la definición de las metas de un indicador de gestión. No todos aplican, pues esto dependerá de la empresa, proyecto, actividad y sector. .

Valor de actualidad o histórico : Miremos atrás en el tiempo para definir la meta. Es común escuchar empresas que definen sus metas con base en los resultados del año anterior. Por ejemplo “aumento del 20% de las acciones de mejora con respecto al año anterior”. Si no contamos con datos, podemos hacer mediciones a través del tiempo para tener un punto de partida, por ejemplo 6 meses de medición para definir meta a partir del séptimo mes. No obstante, este valor no menciona el potencial, pero para eso está otro valor.

Valor de usuario/cliente : ¿Qué espera el usuario o cliente que nosotros logremos?, ¿Nos vamos a plantear una meta inferior a la exigida por ellos? Valor teórico : Más orientado a maquinaria y equipo. Suele estar expresado por el fabricante. Por ejemplo, si el valor de actualidad es de 30% y el valor de potencialidad es de 50%, por consenso podría decidirse una meta el 40%.

Paso 5: Fuentes de información y frecuencia de recolección: ¿De dónde proviene la información de los indicadores? ¿Cada cuánto se toma? ¿Cómo la vamos a recolectar? Por ejemplo: La información proviene de informes estatales y se la obtiene a través del sitio web de presidencia.

Paso 6: Responsables del indicador Definir las distintas responsabilidades asociadas al indicador. ¿Quién trabaja para que se genere la información? ¿Quién recolecta la información? ¿Quién analiza la información? ¿Quién reporta o presenta la información del indicador?.

Paso 7: A quién está dirigida la información del indicador Con base en el destinatario, puede ser posible que se modifique la frecuencia de cálculo del indicador o una presentación específica.

No confundamos frecuencia de cálculo con frecuencia de recolección de información. Por ejemplo para evidenciar el trabajo de un proveedor puede ser conveniente calcular el indicador semestralmente. No obstante, ¿vamos a recolectar la información del trabajo de ese proveedor cuando pasen 6 meses de su labor? No lo creo. Será más conveniente que tengamos una hoja de control de proveedor donde anotemos su gestión semanal.

Paso 9: Ficha de indicadores Aquí especificamos los elementos que componen cada indicador. Es útil porque resume todas las consideraciones tenidas en la planificación de los indicadores. Consideramos entonces conveniente incluir los siguientes aspectos en la ficha de indicadores.