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requisitos normativos auditoria interna
Tipo: Apuntes
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AUDITADO Líderes de los procesos FECHA
AUDITOR PROCESO Procesos del Sistema de Gestión Integral
Manual del Sistema de Gestión Integral
Caracterizaciones de proceso
Procedimiento Información documentada
Procedimiento de Acciones correctivas
Procedimientos salidas no conformes
Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos de SST
Matriz de aspectos e impactos del Sistema de Gestión Ambiental
Procedimiento de auditorias internas del Sistema de Gestión de calidad
Manual de Gestión de Riesgos
Matrices de Riesgos de proceso de calidad
Solicitar al auditado ubicarse en el mapa de procesos de la empresa
Verificar conocimiento de los procesos
El proceso / ciudad realiza su análisis DOFA?
El análisis DOFA incluye los aspectos de SST y Ambiente?
Elabora un análisis complementario al DOFA como análisis tipo PESTAL?
Cuáles son las Partes interesadas identificadas y aplicables al proces / ciudad
Se evidencia Liderazgo del líder de proceso?
Se evidencia el apoyo que hace el Líder de proceso a sus equipos de trabajo?
Cómo el líder de proceso orienta el cumplimiento de los objetivos del proceso
Se promueve el enfoque de Riesgos?
Se promueve la mejora continua?
La Dirección participa de las actividades programadas de SST y Ambiente?
Se mantiene el enfoque de aumentar la satisfacción de los clientes en el proceso?
La politica de Calidad, Ambiente y SST está disponible en el proceso / ciudad?
Es entendida, al igual que la Misión, Visión?
Realizar una inspección del área de trabajo para identificar control de riesgos de SST y
aspectos de Medio Ambiente.
Solicitar la caracterización de los procesos, las cuales sirven de guía para realizar la
auditoría o tenerla previamente
Preguntar sobre las generalidades del proceso / ciudad: objetivo, actividades generales,
cómo hace seguimiento, medición, análisis y mejora
Comprensión de la
Organización y de su
contexto
Comprensión de la
Organización y de su
contexto
Comprensión de la
Organización y de su
contexto
Comprensión de las
necesidades y
expectativas de las
Partes interesadas
Comprensión de las
necesidades y
expectativas de las
Partes interesadas
Comprensión de las
necesidades y
expectativas de las
Partes interesadas
Se identifican las necesidades y expectativas de las Partes interesadas aplicables y se
describe de qué manera se da respuesta a las mismas?
Las necesidades y expectativas identificadas de las Partes interesadas incluye temas
de SST y Ambientales?
Liderazgo
Liderazgo
Liderazgo
Liderazgo y
compromiso
Liderazgo y
compromiso
Liderazgo y
compromiso 5.1.
Generalidades
Se tienen los recursos necesarios para el proceso y el funcionamiento del Sistema
Integrado de Gestión?
Se evidencia que la Dirección rinde cuentas a los colaboradores con respecto al
Sistema de SST y de Ambiente?
La Alta dirección promueve el cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de
Gestión?
La Alta Dirección promueve y facilita la participación de los trabajadores en el Sistema
de Gestión Integrado?
Enfoque al cliente
Se determinan los requisitos de los clientes, legales y reglamentarios aplicables al
proceso?
Política
Comunicación de la
política
Política Ambiental
Política Ambiental
Roles,
responsabilidades y
autoridades en la
Organización
Roles,
responsabilidades y
autoridades en la
Organización
Roles,
responsabilidades y
autoridades en la
Organización
El líder de proceso y el equipo e trabajo tiene claras las responsabilidades y
autoridades asignadas?
La Dirección delega responsabilidades relacionadas con el Sistema de Gestión
integrado, pero a su vez hace seguimiento a su cumplimiento?
El líder de proceso o el equipo de trabajo desempeñan otros roles en la Organización?
Para estos roles tienen claro sus responsabilidades y autoridad delegada?
Consulta y participación
de los trabajadores
La Dirección proporciona el tiempo, la formación y los recursos necesarios para la
consulta y participación?
Verificar que los trabajadores hacen el reporte oportuno de los actos y condiciones
inseguras, como lo definió la Organización. Se promocionaeste mecanismo de
participación en la Organización?
La Dirección proporciona el acceso a la información del desempeño del Sistema
Integrado de gestión?
La consulta a los trabajadores considera: sobre las necesidades y ecxpectativas de las
Partes interesadas, la politica, los objetivos del Sistema, sobre el seguimiento y
medición del Sistema, los peligrs y riesgos, lacomunicación interna, la investigación de
incidentes y accidentes, las No Conformidades.
Se identificaron las acciones de mejora para abordar los riesgos?
Es adecuada la calificación de los riesgos?
En el proceso se identifican "Oportunidades" y se gestionan?
Planificación
Planificación
Planificación
Acciones para
abordar riesgos y
oportunidades
Acciones para
abordar riesgos y
oportunidades
Acciones para abordar
riesgos y oportunidades
Generalidades
Generalidades
El proceso / ciudad cuenta con la matriz de riesgos de la gestión? Está completa y bien
diligenciada?
La metodología de riesgos identifica el objetivos del proceso, los riesgos, las causas,
los controles, la valoración del riesgo residual, decisión sobre el riesgo?
Los riesgos identificados son coherentes con los objetivos del proceso? Se
consideraron en la matriz todos los críticos?
Se identifican los riesgos operativos asociados al desarrollo de los programas de
gestión de SST?
El líder del proceso / ciudad y su equipo de trabajo conocen la matriz de aspectos e
impactos ambientales y en esta identifican los riesgos de la gestión ambiental? Al
respecto realizan alguna gestión?
Verificar que la persona tiene su exámen médico de ingreso.
Preguntar cómo se identifican las necesidades de formación
Pedir registros de las capacitaciones realizadas
Preguntar cuál es el mecanismo para evaluar la eficacia de las acciones de formación
Preguntar por el programa de Bienestar y evidencias de la ejecución
Preguntar sobre la gestión para la mejora del ambiente laboral
Evaluarel enfoque de equipo de trabajo y manejo del riesgo psicosocial.
Cuáles son los mecanismos de comunicación en la Organización
Se evidencia buena comunicación en el proceso? Realizan reuniones de trabajo?
Preguntar en el proceso cómo acceden a la documentación del Sistema de Gestión
Verificar si acceden fácilmente a la documentación del Sistema de Gestión
Verificar que los documentos externos aplicables se usan en el proceso
Los registros son fácilmente identificables, recuperables, se pueden ubicar fácilmente?
Se evidencia control en la transferencia de archivo / registros al archivo central?
Verificar registros de transferencias realizadas
Cómo se realiza la planificación del proceso? o de la prestación del servicio?
La planificación del producto / servicio / proceso se muestra el algún documento?
Competencia
Competencia
Competencia,
formación y toma de
conciencia
Verificar en el perfil o en qué documento se describen los riesgos de SST aplicables a
cada cargo
Verificar que están y se encuentran diligenciadas en su totalidad las evaluaciones del
desempeño
Verificar cómo se consolidan las necesidades de formación, se prioriza y se programan
para su realización
Verificar que la eficacia se evidencia con registros de la puesta en práctica de los
conocimientos.
Verificar alineación con las metodología definida en la Organziación para gestionar el
conocimiento
Toma de Conciencia
Toma de Conciencia
Toma de Conciencia
El líder de proceso promueve con su equipo de trabajo la toma de conciencia con
respecto al Sistema de Gestión de Calidad, SST y Medio Ambiente?
El equipo de trabajo evidencia interés, compromiso con respecto al Sistema de Gestión
de Calidad, SST y Ambiente?
Comunicación
Comunicación
Generalidades
Comunicación interna
Comunicación
externa
Comunicación
Generalidades
Comunicación interna
Comunicación externa
Se determina el qué, cuando, a quién, cómo y quien comunica la información que
requiere ser dada a conocer internamente y a la Partes interesadas?
Realizan Reuniones de proceso? Dejan Actas / notas / registros de los temas tratados y
compromisos?
Información
documentada
Información
documentada
Información
documentada
Generalidades
Generalidades
Generalidades
Vertificar la codificación / control de los documentos del proceso y que no se utilizan
obsoletos u otros diferentes que no sean los que están en la plataforma tecnológica
Verificar que el líder de proceso y el equipo de trabajo conocen, saben cómo consultar
la documentación del Sistema de Gestión y utilizan el mecanismo establecido por la
Organización
Verificar que los documentos externos aplicables al proceso se identifican y se
controlan en cuanto a su actualización
Creación y
actualización
Creación y
actualización
Creación y
actualización
Control de la
Información
documentada
Control de la
Información
documentada
Control de la
Información
documentada
Con respecto a los registros que se utilizan en el proceso, se evidencia que utlizan los
formatos establecidos en los procedimientos?
Verificar el correcto diligenciamiento de los registros, sin errores, enmendaduras, la
información es clara?
El archivo de los registros está controlado? Verificar el sistema de archivo de los
registros
Verificar el correcto almacenamiento, protección, cuidado, identificación, orden de los
registros (uso de carpetas, archivadores)
Verificar que los registros que se conservan en los equipos de cómputo están
ordenados
Verificar la protección, salvaguarda, back up de la información / registros / documentos
que se conservan en medio magnético
Operación
Operación
Planificación y control
operacional
En la planificación de procesos se tuvo en cuenta los criterios de conformidad de las
salidas del proceso?
En la planificación se tuvo en cuenta el control de los procesos externos, cuando
aplique?
Planificación y control
operacional
En la planificación del proceso, se consideran los aspectos / impactos ambientales y
como aplicar los controles que corresponden y definidos en la matriz de aspectos /
impactos y los programas de gestión ambiental
Realizar un recorrido por las instalaciones verificando la matriz de aspectos e impactos
ambientales. Todo lo que se observe en la instalación debe ser coherente / aplicable
con lo descrito en la matriz.
Verificar en los sitios de trabajo que se aplican las acciones de control definidas en la
matriz de aspectos e impactos ambientales.
Verificar las acciones que realizan con respecto a los programas ambientales: manejo y
uso eficiente del agua, la energía, combustible.
Evaluar desde la perspectiva del ciclo de vida ambiental, el control aplicable en la
comprade insumos y en general adquisición de bienes y servicios. (papel, liquidos de
aseo, pinturas, otros)
Verificar y comprobar en los sitios de separación de residuos que se realiza conforme a
lo dispuesto por la Organización.
Vertificar qué otras acciones de tipo ambiental se realizan: promoción del cuidado
preservación de los recursos naturales, generación de conciencia ambiental, acciones
de influencia con terceros y otras Partes interesadas.
Planificación y control
operacional
En la planificación del proceso se consideraron los riesgos de SST y como aplicar los
controles que corresponden según la matriz de identificación de peligros y valoración de
riesgos y los programas de SST
Realizar un recorrido por las instalaciones verificando la matriz de peligros y riesgos.
Todo lo que se observe en la instalación debe ser coherente / aplicable con lo descrito
en la matriz.
Se proporciona al cliente la información correcta y clara de los productos y servicios?
Se obtiene retroalimentación de satisfacción de los clientes?
Cómo se determinan los requisitos de los clientes?
Se revisan los requisitos de los clientes en los documentos contractuales?
Se revisan los requisitos reglamentarios aplicables?
Se Controlan los cambios en los documentos contractuales de los clientes?
El equipo de trabajo del proceso conoce el Plan de emergencias de la empresa?
El equipo de trabajo sabe cómo se identifican los brigadistas?
Se tiene un proceso / procedimiento de diseño y desarrollo?
En la planificación se tuvo en cuenta los controles a implementar y los participantes?
Verificar documentos de planificación para realizar la labor / proyecto de trabajo.
Se consideró en las entradas los requisitos funcionales y de desempeño?
Se evidencian registros que esta información de entrada es analizada y revisada?
esta actividad se registra en el cronograma del diseño y desarrollo?
Se realizan las actividades de revisión del diseño?
Se realizan las actividades de verificación del diseño?
Se realizan las actividades de validación del diseño?
Se conservan documentos de estas actividades?
Las salidas cumplen los requisitos de entrada del diseño?
Se especifican las características del producto / servicio en las salidas?
Se conservan documentos de estas actividades?
Planificación y control
operacional
Verificar en los sitios de trabajo que se aplican las acciones de control definidas en la
matriz de peligros y riesgos.
Verificar las acciones que realizan con respecto a los programas de gestión SST:
Riesgo psicosocial, ergonomía, locativos, iluminación, entre otros definidos por la
Organización
Verificar mecanismos utilizados para hacer el seguimiento a los trabajadores.
Aplicación de exámenes médicos de ingreso, periódicos, consolidación de información
estadística y generación de acciones.
Se realizan inspecciones periódicas de sitios de trabajo, puestos de trabajo, vehículos,
equipo de emergencia, herramientas, ergonómicas, etc? se toman oportunamente las
acciones decorrección?
Verificar acciones parala proomoción, campañas de prevención en temas de salud y
hábitos de vida saludable. Tabaquismo, nutrición, ejercicio, etc.
Verificar si algún trabajador tiene prescripciones médicas restrictivas al trabajo y qué
acciones sehan tomado.
Requisitos para los
productos y servicios
Comunicación con el
cliente
Comunicación
externa
Comunicación externa
Se tratan las consultas, contratos y los cambios en los mismos?
Verificar cumplimiento del Procedimiento Gestión Ventas
Hacer trazabilidad con casos de atención a clientes y registrar cuáles clientes / casos
fueron verificados en la auditoria
Los Asesores comerciales recibe PQR de los clientes anunciantes? Las reportan,
registran y canalizan para dar tratamiento oportuno?
En las relaciones con los clientes reciben PQR relacionaas con los temas de SST y
Ambiente? Se desarrolla eltratamiento pertinente?
Determinación de los
requisitos
relacionados con el
productos y servicios
Se incluyen en los requisitos los reglamentarios aplicables?
Procedimiento de Elaboración de propuestas comerciales
Hacer trazabilidad con ejemplos de propuestas elaboradas, presentadas a los clientes
hasta qyue pasan a Pautas
Revisión de los
requisitos para los
productos y servicios
La Organización verifica que tiene la capacidad de cumplir los requisitos de los
clientes?
Se conserva la información documentada de las revisiones de los requisitos de los
clientes?
Procedimiento de Elaboración de propuestas comerciales / Procedimiento de
crédito
Cambios en los
requisitos para los
productos y servicios
Cuando se realizan cambios en los Contratos, se controlan?
Hacer trazabilidad de Contratos / Ordenes de publicidad / Pautas / transmisión
Preparación y
respuesta ante
emergencias
Preparación y
respuesta ante
emergencias
El equipo de trabajo sabe cómo actuar en caso de emergencia? Preguntar a varias
personas en caso de incendio, primeros auxilios, evaluación, inundación, entre otros
casos?
Preguntar si hace uso del equipo de emergencia, el botiquín, qué registros dejan de
estas actividades?
Diseño y desarrollo
de los productos y
servicios
Generalidades
Planificación del
diseño y desarrollo
Verificar la planificación y apliación del diseño y desarrollo para una emisora (formato
de emisora)
Verificar la planificación y apliación del diseño y desarrollo para la Parrilla de
programación de una emisora (ciclo semanal, mensual)
Verificar la planificación y aplicación del diseño y desarrollo para un Programa de radio /
franja musical, franja noticias, franja deportiva)
En la planificación para el diseño de una Emisora, Parrilla de programación o programa
de radio (franja musical, franja noticias, franja deportiva) se elabora un cronograma de
trabajo, se definen los participantes, equipo interdisciplinario para ejecutar el diseño?
Entradas para el
diseño y desarrollo
Para el diseño de la Emisora / Parrilla de Programación / Programa se radio (franja
musical, deportiva o de noticias) se tuvo en cuenta entre otra información de entrada:
los estudios de mercado, investigaciones, experiencias anteriores, aportes de las
Partes interesadas, lineamientos de la Organización, otros?
Controles del diseño
y desarrollo
Durante el desarrollo de las etapas del diseño y desarrollo de la Emisora / Parrilla de
Programación / Programa se radio (franja musical, deportiva o de noticias), se realizan
actividades de revisión de los elementos / espacios definidos y se dejan registros
(formatos aplicables, Actas de reunión)?
Salidas del diseño y
desarrollo
La producción y provisión del servicio se encuentra en condiciones controladas?
El control incluye el uso de equipos de seguimiento y medición?
Se controla la trazabilidad del producto / servicio en el proceso?
Se conserva información documentada de la trazabilidad?
Se controla y cuida la propiedad del cliente?
El producto / servicio se preserva en la Organización?
Se ofrecen y se controlan las garantías a los clientes'
Se controlan los cambios para la producción o la prestación del servicio?
Se evidencia la trazabilidad de las personas que autorizan la liberación del producto?
Se mantienen registros de las salidas no conformes?
Se tienen definidos indicadores de gestión en el proceso?
Se hace medición en el proceso de la producción o prestación del servicio?
Se realizan los análisis de los resultados de las mediciones?
Se hace la consolidación de datos?
Producción y
provisión del servicio
Control de la
producción y de la
prestación del
servicio
Verificar los proedimientos aplicables de cada proceso. En las emisorasevaluartodo el
proceso deprestación del servicio conforme a requisitos de la Organización. Verificar
aplicación de los Valores de contenido.
El control incluye el seguimiento y la medición en las etapas apropiadas, uso adecuado
de infraestructura, acciones para prevenir errores humanos, implementación de
actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega?
Identificación y
trazabilidad
Propiedad
perteneciente a los
clientes o
proveedores externos
Se toman las acciones pertinentes para la salvaguarda de la propiedad del cliente y
cuando se pierde o deteriora en manos de la Organización?
Preservación Se protege y cuida el producto / servicio en la Organización, la información de los
clientes?
Actividades
posteriores a la
entrega
Se implementan acciones de control para las Actividades posteriores a la entrega del
bien o servicio?
Control de los
cambios
Se toman las acciones pertinentes cuando se presentan cambios de la producción o del
servicio?
Liberación de los
productos y servicios
La Organización verifica en las etapas adecuadas la conformidad del producto /
servicio?
La liberación del producto / servicio se realiza cuando se han cumplido todas las etapas
planificadas?
La Organización conserva la información documentada de la liberación de los productos
y servicios?. Verificar la bitácora de incidencias en cada Emisora y evaluar el
tratamiento realizado si se presentan incidencias negativas. Verificar las acciones
correctivas tomadas.
Control de las Salidas
No Conformes
Las salidas no conformes se identifican y controlan? Determinar si se presentan
interrupciones en la señal emitida y las acciones tomadas.
Se implementan acciones de corrección frente a las salidas no conformes? Verificarcon
respectoalos informes de auditoria si se presentan diferencias en la emisión de la pauta
publicitaria y qué accioines de remediación setoman en caso de que se presenten.
La información documentada de las salidas no conformes incluye la descripción de la
no conformidad, las acciones tomadas, las concesiones y la autoridad?
Evaluación del
desempeño
Evaluación del
desempeño
Evaluación del
desempeño
Seguimiento,
medición, análisis y
evaluación
Seguimiento,
medición, análisis y
evaluación
Seguimiento, medición,
análisis y evaluación
Generalidades
Generalidades
Generalidades
Se conserva información documentada de las mediciones y de los análisis? Verificar la
aplicación de indicadores deproceso, de SST y Ambientales. (Incidentes y accidentes,
enfermedadlaboral, cumplimiento de actividades delos progrmas de gestión SST y
ambiente, consumo de agua, energía, generación de residuos, consumo de
combustible, etc)
Satisfacción del
cliente
La Organización realiza seguimiento a la percepción de los clientes con respecto al
cumplimiento de sus requisitos?
Se realizan los análisis de la información?
Procedimiento Medición de la Satisfacción del cliente
Se analizan los resultados de los proveedores?
Se toman acciones de mejora a partir de los análisis?
Se tiene la matriz legal?
Se evidencia actualización?
Se hacen verificaciones de cumplimiento de los requisitos legales?
9.2.1 Se tienen establecidos los intervalos para realizar las auditorias internas?
Se presentan informes de las auditorias internas?
Se generan las acciones correspondientes a partir de los resultados de las auditorias?
Se presenta un informe de Revisión por la Dirección?
Cuando ocurre una No Conformidad el proceso toma acciones?
10.2.2 Se conserva la información documentada de las acciones de mejora?
Se evidencia mejora continua del proceso?
Se consideran los resultados del análisis y evaluación para hacer la mejora continua?
Análisis y evaluación
Se evidencian los análisis de la información de la medición? Los datos sin análisis son
incompletos.
Se analizan los resultados de la conformidad del producto, grado de satisfacción, los
indicadores de gestión, los resultados de las acciones para abordar los riesgos?
Evaluación del
cumplimiento legal y
otros requisitos
Evaluación del
cumplimiento legal y
otros requisitos
Verificar que la matriz de requisitos legales secompleta localmente con los requisitos
que emite la autoridad ambiental local (Coralina, Corpomacarena, CVC, CAR, etc)
Tomar la matriz de requisitos legales ambiental y de SST y verificar en el sitio las
acciones de cumplimiento, según lo definido en esta Matriz.
Auditoria Interna
Auditoria Interna
auditoria interna
Generalidades
Programa de
auditoria interna
La Organización cuenta con un programa de auditorias internas, que incluya los
métodos, frecuencia, responsabilidades?
El programa de auditoria se definió teniendo en cuenta la importancia de los procesos
involucrados, los cambios que afectan a la Organización y los resultados de auditorias
previas?
SE cuenta con auditores internos competentes? Se definieron los requisitos de
competencia?
Se mantienen los registro adecuados de la auditoria conforme al procedimiento interno
si se tiene? Planes de auditoria, listas de chequeo, listas de asistencia según aplique.
Verificar que se han cerrado oportunamente las No Conformidades que se hayan
generado en las auditorias internas previas realizadas en elproceso / ciudad.
Revisión por la
Dirección
Revisión por la
Dirección
Revisión por la
Dirección
Generalidades
Qué actividades de revisión realiza la Dirección del proceso / ciudad perióicamente
sobre el Sistema de Gestión Integrado.
Entradas de la
revisión por la
Dirección
La información de entrada para la Revisión incluye la información de revisiones previas,
cambios en las cuestiones internas y externas, satisfacción y retroalimentación del
cliente, grado de cumplimiento de los objetivos?
La información de entrada para la Revisión incluye los indicadores de gestión, las
salidas no conformes que se han presentado, no conformidades y acciones correctivas,
auditorias internas, desempeño de los proveedores, riesgos y oportunidades de
mejora?
Salidas de la revisión
por la Dirección
Las salidas incluyen las oportunidades de mejora, cualquier necesidad de cambio en el
Sistema de Gestión, las necesidades de recursos?
Mejora
Mejora
Mejora
Generalidades
Generalidades
Generalidades
Se registran acciones de mejora relacionadas con el aumento de la satisfacción de los
clientes y el cumplimiento de sus requisitos?
Se registran acciones de mejora para mejorar los productos y servicios, mejorar el
desempeño y eficacia del Sistema de gestión?
No conformidad y
Acción Correctiva
No conformidad y
Acción Correctiva
No conformidad y
Acción Correctiva
Se hacen análisis de causas de las No conformidades y se proponen acciones
adecuadas?
Se realizan las actividades de investigación de incidentes y accidentes de SST y
Ambientales? Verificar casos con sus respectivas acciones correctivas
En las acciones correctivas y de mejora, se encuentran también lostemas de SST y
Ambiente? Verificar cumplimiento.
Mejora Continua
Mejora Continua
Mejora Continua