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Resumen detallado Microsoft Excel, Apuntes de Informática

Universidad Blas Pascal Informática

Resumen detallado Microsoft Excel

Tipo: Apuntes

2019/2020

Subido el 10/10/2020

nminguez 🇦🇷

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Módulo 4: La planilla de cálculos Excel

1. Generalidades

1. En este módulo utilizaremos la planilla de cálculos de Excel. Es un programa o software

de aplicación que forma parte del paquete de programas de Microsoft Office.

Facilita la manipulación de datos numéricos. Permite la creación de hojas o planillas de

cálculos, listas y gráficos de todo tipo.

Su principal función es realizar operaciones matemáticas, complejas interrelaciones

lógicas, ordenar y buscar datos,utilizando fórmulas y funciones, y presentar los mismos en

forma de gráficos tanto bidimensionales como tridimensionales.

2. Además de la planilla de cálculos de Microsoft, llamada Excel, existen otros programas

similares. Por ejemplo:

Calc; perteneciente al conjunto de programas Open Office.

Gnumeric; perteneciente al conjunto de programas Gnomo Office.

Lotus 1-2-3; perteneciente al conjunto de programas Lotus Smart Suite.

3. Dentro de su profesión, Excel puede ser utilizado para:

Realizar todos los cálculos necesarios para llevar a cabo un remate o una subasta.

Confeccionar la cuenta definitiva de gastos de bienes rematados y/o subastados.

Efectuar cotizaciones para la venta, alquiler y/o administración de propiedades.

Confeccionar una planilla para efectuar la venta de un fondo de comercio.

Realizar estadísticas propias de su futura profesión.

2. Libro de trabajo y Hoja de cálculo

1. La Planilla u Hoja de cálculo es una especie de tabla similar a un papel cuadriculado.

2. Está estructurada en columnas, filas y celdas como las tablas del procesador de textos.

3. La planilla de cálculo permite registrar textos, valores numéricos, fechas y horarios.

Además puede ingresar formulas y funciones para realizar cálculos variados y Excel le

mostrará el resultado de dichos cálculos en forma automática.

4. Excel puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de planillas de cálculo.

Esta cantidad estará supeditada a la memoria que tenga su computadora.

5. Todo el trabajo que usted realice en Excel, es grabado en un documento denominado

Libro de trabajo o Libro de cálculo. El cuál está formado las planillas de cálculo.

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Módulo 4: La planilla de cálculos Excel

1. Generalidades

En este módulo utilizaremos la planilla de cálculos de Excel. Es un programa o software de aplicación que forma parte del paquete de programas de Microsoft Office. Facilita la manipulación de datos numéricos. Permite la creación de hojas o planillas de cálculos, listas y gráficos de todo tipo. Su principal función es realizar operaciones matemáticas, complejas interrelaciones lógicas, ordenar y buscar datos,utilizando fórmulas y funciones, y presentar los mismos en forma de gráficos tanto bidimensionales como tridimensionales.
Además de la planilla de cálculos de Microsoft, llamada Excel, existen otros programas similares. Por ejemplo:  Calc; perteneciente al conjunto de programas Open Office.  Gnumeric; perteneciente al conjunto de programas Gnomo Office.  Lotus 1-2-3; perteneciente al conjunto de programas Lotus Smart Suite.
Dentro de su profesión, Excel puede ser utilizado para:  Realizar todos los cálculos necesarios para llevar a cabo un remate o una subasta.  Confeccionar la cuenta definitiva de gastos de bienes rematados y/o subastados.  Efectuar cotizaciones para la venta, alquiler y/o administración de propiedades.  Confeccionar una planilla para efectuar la venta de un fondo de comercio.  Realizar estadísticas propias de su futura profesión. 2. Libro de trabajo y Hoja de cálculo
La Planilla u Hoja de cálculo es una especie de tabla similar a un papel cuadriculado.
Está estructurada en columnas, filas y celdas como las tablas del procesador de textos.
La planilla de cálculo permite registrar textos, valores numéricos, fechas y horarios. Además puede ingresar formulas y funciones para realizar cálculos variados y Excel le mostrará el resultado de dichos cálculos en forma automática.
Excel puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de planillas de cálculo. Esta cantidad estará supeditada a la memoria que tenga su computadora.
Todo el trabajo que usted realice en Excel, es grabado en un documento denominado Libro de trabajo o Libro de cálculo. El cuál está formado las planillas de cálculo.

3. Ingresar a Microsoft Excel a) Cuando se instala toda la familia de programas de Microsoft Office, automáticamente se crea un acceso directo a Microsoft Excel. Puede ingresar a él de varias formas: I) Ingreso a la pantalla principal de Excel a través del icono INICIO de Windows (Figura 1)

Clic en icono INICIO de la Barra de Tareas de Windows.
Clic en el menú TODOS LOS PROGRAMAS.
Clic en el menú MICROSOFT OFFICE.
Y Clic en el acceso directo MICROSOFT EXCEL. Figura 1: Ingresar a Excel a través del menú TODOS LOS PROGRAMAS del icono INICIO II) Ingreso directo a la pantalla principal de Excel a través del menú Inicio(Figura 2)
Si se ha utilizado recientemente la planilla de cálculos Excel.
Clic sobre el icono INICIO.

Figura 3: Componentes del área de trabajo de la planilla de cálculo de Excel b) Principales elementos de la pantalla de edición o pantalla inicial: (Figura 4)

Algunos elementos ya se vieron en el procesador de textos Word.
En Word como en Excel hay componentes en común: la barra de menús, la barra de formato, la barra estándar, la barra de dibujo y las barras de desplazamiento.
Todas estas barras se utilizan de la misma forma que en el procesador de textos. Por ejemplo, si en su computadora no ve la barra de dibujo, puede incorporarla a la pantalla de edición de Excel de la misma forma que en Word.
En la planilla de cálculo que se ve en la pantalla de edición, siempre hay una celda activa. La misma aparece enmarcada con un borde negro. Como es la celda que se está editando, es la única que puede recibir fórmulas, funciones o un texto breve. La celda se convierte en activa haciendo un clic sobre ella.

Figura 4: Principales elementos de la pantalla de edición de Excel c) Además de las barras citadas en el punto b), en la pantalla de edición de Excel puede ver los siguientes elementos: Elementos Descripción Barra de fórmulas Esta barra permite ingresar fórmulas y/o funciones de Excel. Cuadro de nombre Es un cuadro que muestra el nombre de la celda activa, está representado por la columna y la fila donde se encuentra. Etiquetas de hojas Son solapas que muestran cuantas planillas de cálculo u hojas de cálculo contiene el libro de trabajo. En la figura 4 el libro contiene 3 hojas. Los nombres de cada una son: Hoja1, Hoja2 y Hoja 3.

Para ingresar 5/70 0 5/

Fecha u Hora 2a. Al igual que los números, las fechas y las horas aparecen alineadas a la derecha de la celda. 2b. Cuando se ingresa una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo debe escribir los dos últimos dígitos. 2c. Para las fechas que no estén comprendidas en dicho rango, necesariamente debe escribir las cuatro cifras del año.
Texto 3a. Al escribir un texto puede utilizar letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. 3b. Al igual que en Word, podemos configurar la alineación del texto a la derecha, a la izquierda o centralizada. 3c. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. 3d. Si un texto no cabe en la celda, Excel utiliza todas las celdas adyacentes que están a la derecha de la celda activa para visualizarlo. No obstante, el texto se almacena únicamente en la celda activa.
Fórmulas 4a.Es una secuencia formada por números, referencias a celdas, funciones de Excel, operadores matemáticos, lógicos, entre otros. 4b. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas. Siempre debe comenzar con el signo =. 4c. Los operadores que pueden utilizarse son:

Aritméticos: Utilizados para generar resultados numéricos. Por ejemplo: +, -, *, /, entre otros.
Referencia: Indica que el contenido de la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. 4d. Este tema se profundizará en el apartado “Referencias relativas y absolutas” y en el apartado “Fórmulas y funciones” de este mismo módulo.

Funciones

5a. Una función es una fórmula especial escrita con anticipación por los diseñadores de Excel. 5b. En la cual ingresamos determinados valores y Excel realiza los cálculos automáticamente mostrando los resultados. 5c. Todas las funciones tienen una sintaxis. Si ésta no se respeta, Excel muestra un mensaje de error. 5d. Este tema se profundizará en el apartado “Fórmulas y funciones” de este mismo módulo. b) Dar formato a una celda

Antes de iniciar el ingreso de cualquier información en una celda o en un conjunto de celdas, es fundamental indicarle a Excel que tipo de dato se va a ingresar.
Esta tarea de dar formato a una celda facilita todas las operaciones matemáticas que se realicen en la planilla de cálculos.
Anexo A de este módulo se vio como se seleccionan las celdas que están contiguas.
El conjunto de celdas contiguas que se seleccionen con el mouse o el teclado se llama Rango. Es uno de los conceptos claves que tiene Excel.
Usted puede aplicar el mismo formato para todas las celdas que forman parte del Rango o utilizarlo en una función.
Antes de comenzar a dar formato a cada celda de la planilla de cálculo que vamos a usar, debemos tener presente que información es la que ingresaremos en cada caso.
Es fundamental que se observe detenidamente toda la información que se insertará en la planilla. c) Ejemplo
Vamos a realizar en Excel una planilla como la ilustrada en la Figura 5. Esta planilla es el resultado final que queremos lograr.

e. También puede elegir si los números tendrán o no decimales. En caso afirmativo, debe ir a POSICIONES DECIMALES e indicar la cantidad de posiciones decimales. Por lo general, los números se expresan con dos posiciones decimales después de la coma. f. Por último realiza un clic en el icono ACEPTAR para efectivizar la configuración. g. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que usted ingrese. h. Estos pasos puede repetirlos para el rango de celdas E4:E9. II) Formato de celda para las fechas: a. Seleccionar el rango de celdas a las cuáles le darán formato de fecha. b. Seleccionar la opción FORMATO de la Barra de Menús y la opción CELDAS. c. En la solapa NÚMERO, Excel le muestra una lista de categorías. En ella usted selecciona FECHA. d. Debajo de la opción TIPO, seleccionar el formato de la fecha, haciendo un Clic sobre el mismo. e. Por último realiza un Clic en el icono ACEPTAR para efectivizar la configuración. f. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que ingrese. III) Formato de celda para los números: a. Seleccionar el rango de celdas a las cuáles le darán formato de fecha. b. Seleccionar la opción FORMATO de la Barra de Menús y la opción CELDAS. c. En la solapa NÚMERO, Excel le muestra una lista de categorías. En ella usted selecciona NÚMERO. d. Si desea que los números tengan la separación de miles, debe hacer un Clic en la opción USAR SEPARADOR DE MILES. e. También puede elegir si los números tendrán o no decimales. En caso afirmativo, debe ir a POSICIONES DECIMALES e indicar la cantidad de posiciones decimales. Por lo general, los números se expresan con dos posiciones decimales después de la coma. f. Donde dice NÚMEROS NEGATIVOS, podrá ver una muestra de cómo quedarían los números ingresados con las opciones que activó. g. Por último, realiza un Clic en el icono ACEPTAR para efectivizar la configuración.

h. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que ingrese. IV) Formato de celda para los porcentajes: a. Seleccionar el rango de celdas a las cuáles le darán formato de fecha. b. Seleccionar la opción FORMATO de la Barra de Menús y la opción CELDAS. c. En la solapa NÚMERO, Excel le muestra una lista de categorías. En ella selecciona PORCENTAJE. d. También puede elegir si los números tendrán o no decimales. En caso afirmativo, sólo debe ir a POSICIONES DECIMALES e indicar la cantidad de posiciones decimales. Por lo general, los números se expresan con dos posiciones decimales después de la coma. e. Por último, realiza un clic con el mouse en el icono ACEPTAR para efectivizar la configuración. f. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que ingrese. V) Formato de celda para los textos: a. Seleccionar el rango de celdas a las cuáles le darán formato de fecha. b. Seleccionar la opción FORMATO de la Barra de Menús y la opción CELDAS. c. En la solapa NÚMERO, Excel le muestra una lista de categorías. En ella usted selecciona TEXTO. d. En la solapa ALINEACIÓN. Puede configurar de qué manera Excel mostrará el texto contenido en la celda. Por ejemplo: Si en la celda D3 escribe el texto “Número de cuota” se verá como en la Figura 6. Figura 6: Ingreso de un texto en la celda D e. Pero, si queremos que el texto se vea como en la Figura 5. En la solapa ALINEACIÓN, donde dice VERTICAL, realizamos un Clic y elegimos la opción DISTRIBUIDO. e. Por último, realiza un Clic en el icono ACEPTAR para efectivizar la configuración.

año.

Debe darle formato a la celda para que Excel muestre la fecha de la forma que necesitamos. Un texto 1. Escribir el texto directamente.
Al terminar, presionar Enter. Una fórmula 1. Antes de ingresar una fórmula debe escribir signo =.
Este tema se profundizará en el apartado “Fórmulas y funciones” de este módulo. Una función 1. Antes de ingresar una función debe escribir signo =.
Este tema se profundizará en el apartado “Fórmulas y funciones” de este módulo. 7. Controlador de relleno El controlador de relleno es una herramienta útil para ingresar una secuencia de datos en Excel. a) Los siguientes son algunos ejemplos: I. 1, 2, 3, 4, 5… II. Enero, Febrero, Marzo… III. Lunes, Martes, Miércoles, Jueves… IV. 1º período, 2º período, 3º período,… V. 9:00, 10:00, 11:00,….

Lea el Anexo B para conocer el controlador de relleno y de qué manera utilizarlo. 8. Referencias relativas y absolutas

Una referencia identifica a una celda o a un grupo de celdas en una hoja de cálculo.
Indica en qué celdas debe buscar Excel los valores que se necesitan utilizar en una fórmula o en una función.
Con las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.

Es fundamental utilizarlas en todas las fórmulas o funciones que realicemos en Excel.
Las referencias están basadas en los nombres de la fila o columna de una hoja de cálculo. Como lo muestra la Figura 7, si en una fórmula o función necesitamos utilizar el contenido de la celda B4, en lugar de escribir el número 562, escribimos el nombre de la celda. Es decir, B4.
De la misma forma, si en una función necesitamos utilizar el contenido de las celdas C8:D12, en lugar de escribir el contenido de esas celdas, escribimos una referencia a las mismas. Es decir, C8:D12. Figura 7: Ejemplos de referencias de celdas a) Operadores de referencia
Existen dos tipos de operadores de referencia: 1a. Los dos puntos: Producen una referencia para todas las celdas contiguas que estén incluidas entre dos referencias. Por ejemplo: en la Figura 8, C8:D12 es un rango que hace referencia a todas las celdas comprendidas entre C8 y D12. 1b. La coma: Produce una referencia que incluye dos referencias que no están contiguas. Por ejemplo: en la Figura 8, B6,D6 implica la unión de ambas celdas

Son fórmulas predefinidas se ejecutan utilizando valores específicos denominados argumentos.
La estructura de una función comienza siempre con el signo =, luego se escribe el nombre de la función y los argumentos se colocan entre paréntesis.
Por ejemplo: La fórmula (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9)/9 y la función PROMEDIO (A1:A9) realizan el mismo cálculo. Es decir, ambas calculan el promedio entre las celdas A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8 y A9.
Siempre es mejor utilizar las funciones que tiene Excel antes que escribir las propias fórmulas. Las funciones reducen la posibilidad de errores tipográficos.
Además los argumentos de las mismas pueden ser una celda o un rango de celdas.
En Excel, se pueden ingresar las fórmulas y funciones utilizando la barra de fórmulas. Fig ura 9: La barra de fórmulas a) Ingreso de funciones y formulas en una celda
Las funciones pueden ingresarse en una celda determinada en forma manual o utilizando el asistente de fórmulas. Las fórmulas, en cambio, se ingresan a una celda manualmente. b) Los pasos necesarios para ingresar manualmente una fórmula o una función son los siguientes:
Clic en la celda donde quiere insertar la fórmula o la función.
Usando el teclado, escribe el signo =. De esa manera Excel sabrá que usted ingresará una fórmula y/o función.
Escribe la fórmula o la función. Al escribir operaciones matemáticas puede usar los paréntesis cuando lo necesite.
La resta o la diferencia entre dos números se calcula manualmente y se usa el signo menos. Por ejemplo: =A1-A5 para calcular la resta entre el contenido de las celdas A1 y A5.
La división entre dos números, también se calcula manualmente y se usa el signo /. Por ejemplo:=A1/A5 para calcular la división entre el contenido de las celdas A1 y A5.
Puede escribir operaciones usando los paréntesis. Por ejemplo: ((A1+A3)*(A2-A4))/

Al escribir una fórmula recuerde sus conocimientos de matemática. Por ejemplo, el orden en el cuál se resuelven las cuatro operaciones básicas o cómo se calculan los porcentajes.
Si no se acuerda como se calculan los porcentajes, lea el siguiente archivo Excel – Porcentajes
Al terminar, presiona Enter. c) Los pasos necesarios para ingresar una fórmula usando el asistente de fórmulas son los siguientes:
Clic en la celda donde quiere insertar la fórmula.
Usando el teclado, escribe el signo =. De esa manera Excel sabrá que usted ingresará una fórmula y/o función.
En las Barras del Menú, hacemos un clic en icono Fx de la barra de fórmulas.
La Pantalla que verá a continuación es la siguiente: (Figura 10) Figura 10: Insertar una función utilizando el asistente
En esta pantalla de “Insertar función” puede hacer lo siguiente: 5a. En Buscar una función puede escribir una palabra que resuma la operación que necesita hacer. Por ejemplo: suma, producto, resta. 5b. En Seleccionar una categoría hacer un Clic en el box contiguo y seleccionar alguna de las categorías de funciones. Cuando elige una, por ejemplo en matemáticas, Excel le mostrará las funciones que están es esa categoría.

10. Errores en los datos

Cuando estamos trabajando en cualquier programa, es habitual cometer errores. Por suerte, pueden solucionarse fácilmente.
En Excel, los errores más frecuentes suelen ocurrir cuando: 2a. Las celdas tienen un formato que es incompatible con el tipo de datos que ingresamos. 2b. La fórmula o la función se ingresaron de manera incorrecta. a) La tabla muestra los errores frecuentes al trabajar en Excel con fórmulas o funciones: Mensaje de error Descripción del error Solución #N/A Al escribir una función, no se introdujo un parámetro necesario o el mismo no está disponible. Le proponemos que investigue en la ayuda de Excel de qué manera puede solucionar este mensaje de error. Le damos una pista… busque en la ayuda de Excel el mensaje de error y encontrará la explicación del mismo junto con la solución. #NOMBRE? Excel no reconoce el nombre de la fórmula ingresada. #NULO! Los rangos no se interconectan o los operadores están incorrectos. Excel utiliza dos operadores: 1.Operador de rango ( : ) 2.Operador de unión entre rangos ( ; ) #NUM! Los valores numéricos de la fórmula o la función no son válidos. #DIV/0! Se dividió el contenido de una celda por cero.

1. El ancho de la celda no es

suficiente.

La fecha u hora ingresada es negativa. #REF! La referencia a una celda no es válida. #¡VALOR! Los operadores, valores, referencias y/o nombres en una fórmula o función son incorrectos. b) Aviso de errores en los datos ingresados
Al trabajar con una fórmula, puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del problema, Excel le avisará o no del mismo.
Si Excel no le avisa del error que se produjo en la fórmula ingresada.
La manera de detectar el error es la siguiente.
Vamos a suponer que ingresó una fórmula en la celda B3. Si dicha fórmula tiene un error y Excel no le dio ningún aviso. En el margen superior izquierdo de la celda B3 verá un símbolo similar al ilustrado en la próxima imagen.
Al hacer Clic sobre dicho símbolo, Excel le mostrará un icono similar a éste.
Si ingresa al mismo, podrá ver un cuadro donde se explica que la fórmula no es correcta y tendrá varias opciones para solucionar el problema. 11. Formato de las celdas