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TEMA 3: LAS TÉCNICAS DE DISEÑO
1. Etapas del trabajo de auditoria Auditoría + Desarrollo de etapas previas de conocimiento del entorno, de determinación de la viabilidad de la auditoria, etc. → Resolver el proceso de auditoría. 2. El contrato o carta de encargo Instrumento más eficaz para delimitar el perímetro de la responsabilidad profesional del auditor y evitar equívocos o defraudar las expectativas. Previamente al Contrato o Carta de encargo = Primer contacto.
Primera etapa
nombramiento del auditor + formación equipo. planificación y elaboración de programas de trabajo. recopilación info. estudio de info + ejecución pruebas. emisión informe.
Segunda etapa
implementación pruebas. análisis de las mismas. valoración de la situación o áreas de riesgo. entrega del informe de auditoría (con salvedades o no).
Tercera etapa
implantación de las recomendaciones. dependerá de: el perfil y carácter del equipo las pruebas y origen de los conocimientos a usar tiempo requerido para la realización coste del trabajo SEGUIMIENTO (NO SIEMPRE POR EL AUDITOR)^ tipo de informe a) Medidas necesarias para solucionar las salvedades, o, b) Hacer el seguimiento posterior y comparar con las auditorias hechas con anterioridad Regular las respectivas obligaciones a asumir por ambas partes Delimitar el perimetro de la responsabilidad profesional Evitar equívocos o defraudar Extremarse el rigor y la precisión de su alcance
OBJETIVOS
- Cuestionario-guía que incluirá:
- Actividad principal y secundarias
- CC aplicados
- Número y ubicación de centros de trabajo
- Pertenencia a grupo de empresas
- Numero trabajadores
- Distribución de las modalidades de contratación
- Existencia de representantes
- Gestión RRHH (interna o externa)
- Auditorías anteriores, internas o externas
- Considerar si es viable
- Información suficiente y apropiada
- Cooperación necesaria
- Tiempo y recursos adecuados
- Si se permite realizar el trabajo – ampliar información preliminar
- Evaluación primaria del sistema de gestión y control interno
- Identificación info, situaciones, conductas y procedimientos
- Determinación estricta del alcance: Tipo de auditoría a contratar Áreas de riesgo Periodo temporal Número trabajadores y centros de trabajo Parámetros de muestreo estadístico (si es necesario)
- Identificación de las fuentes de evidencia disponibles
- Revisión de informes anteriores (si es necesario)
- Nivel de conflictividad laboral
- Estimación de tiempo a usar
- Preparación de honorarios profesionales o presupuesto (horas de dedicación, precio/hora)
- Otras recomendaciones: Ofrecer la realización de una auditoría de opinión en vez de una due diligence* *realizada para confirmar los hechos de un asunto en consideración Ofrecer auditoria parcial Fijar alcance temporal a una fecha determinada Uso de técnicas de muestreo estadístico en casos donde el alcance de la auditoria sea muy amplio Comprometer la observancia de estricta disciplina, orden y rigor Organizar el trabajo de campo con ayuda del personal administrativo
MATERIALIZACIÓN DEL PGA
Términos del encargo y responsabilidades Sistema de determinación y selección de muestras Objetivos Asignación roles y responsabilidades Normas, leyes, CC Participación de otros auditores Análisis de las materias Participación de expertos Identificación documentación Ayudas de la entidad (esperadas) Determinación riesgo Necesidades logísticas Naturaleza de las pruebas Pautas de revisión y modificación El programa de auditoría supone descender al detalle y la concreción de las pruebas, procedimientos y necesidades materiales y logísticas, previamente establecido en el PG para cumplir los objetivos de encargo LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA Documento tipo cronograma Se relacionan todas las actuaciones En el documento se tiene que recoger: -Reunión de apertura -Recogida e inventario de la documentación -Evaluación de los sistemas de gestión y control interno -Entrevistas con la dirección -Actividades in situ -Actividades de revisión y análisis -Reunión de cierre -Firma de la carta de manifestaciones -Entrega del informe final REUNIÓN PREPARATORIA REUNIÓN DE APERTURA (Opcional) ASIGNACIÓN DE TAREAS DEL EQUIPO AUDITOR Líder el equipo auditor y la persona responsable designada por la empresa. Con la dirección de la organización. El líder distribuirá el trabajo del equipo, en base a razones de competencia y uso eficaz de los recursos. Una vez distribuido el trabajo, deberán revisar la info y documentación y preparar lo necesario. Cuando la magnitud de los trabajos así lo aconsejen, el líder comunicará los progresos. Auditoría conjunta: persona con responsabilidad última. Auditor – metódico, cumplimiento compromisos. El propósito es:
- Establecer canales de comunicación
- Confirmar la autoridad
- Establecer la planificación definitiva: fechas visitas, estimación duración, etc.
- Proveer de un espacio de trabajo
- Acordar el acceso a los documentos
- Determinar las reglas de seguridad Con la finalidad de: - Confirmar plan - Breve resumen de cómo se hará - Confirmar las canales de comunicación Kit del auditor: - Ordenador portátil, i-pad o similar / camara - Normas técnicas - Datos y flujogramas de los procesos - Acceso a bases de datos de legislación
- CC aplicable
- Calculadora
- Rotuladores (marcas de identificación)
- Etiquetas adhesivas y sello de goma (diligencia de acuerdo de documentos) SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ARCHIVO, PROPIEDAD Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Recogida de la info preliminar, se confeccionará un listado con la documentación a solicitar + objeto y alcance. Solicitarse por escrito y de forma ordenada. División del archivo en:
- Permanente: documentos de las auditorias ya efectuadas que puedan afectar a futuras. Subdividiéndose en: información histórica, general y específica. - Del ejercicio: se agrupa toda la info del tiempo en el que se realiza la auditoría. se subdivide en: archivo general (no pruebas de áreas específicas) y archivo de trabajo (de cada área). Papeles de trabajo – AUDITOR
- Garantizar la seguridad y confidencialidad.
- Ley protección de datos **En cualquier caso, el PG y el programa deben ser al mismo tiempo lo suficientemente flexibles para poder permitir cambios
- Indicadores clave estándares de referencia** Definición indicadores: Referente empírico, signo, indicio, marca o señal cualitativa o cuantitativa, observable, que permite medir fácilmente y describir una información específica, características, comportamientos o fenómenos de la realidad, agregando valor más allá del dato mismo, a través de cada una de las posiciones de una variable o dimensión. - Permite un conocimiento más comprensivo de la realidad al analizar o auditar de forma completa o directa vinculado con el contexto teórico o normativo que lo sustenta, con significado para quien lo utiliza y con un fin específico.
Son elementos que hay que tener en cuenta a la hora de ser
revisados
Se articulan mediante CHECK LISTS
Es un formulario diseñado con sencillez.
Guía secuencial y lógica de indicadores seleccionados en función del objetio y alcance
5. Pruebas de auditoría e instrumentos de medición Destinadas a evaluar la eficacia operativa de los controles para la prevenir, detectar y corregir los errores materiales en las afirmaciones – Recoger evidencias relativas al sistema de control interno implantado Obtener respuesta a si: -Los hechos o situaciones se produjeron tal y como están registrados/tuvieron lugar en la fecha. -No existen hechos que no estén bien registrados. -Los cálculos son correctos ¿Qué es conveniente? Subdividir y agrupar la población objeto de estudio en estratos homogéneos por sus características = Técnicas de estratificación 2 tipos de muestreo → Estadístico y no probabilístico 6. Muestreos M. NO ESTADÍSTICOS/PROBABILÍSTICO M. ESTADÍSTICO Más apropiado para las pruebas de controles, que tienen como fin verificar si los procedimientos relativos a los controles internos están operando correctamente. Las muestras deben ser elegidas aleatoriamente y se tiene que usar la teoría de probabilidades para evaluar el resultado. MUESTREO POR CUOTAS Mismas proporciones de variables = mejores resultados. “estrato 1, 2 y 3: elección de los individuos a criterio del auditor” 3 principales métodos de selección de muestras:
- Números aleatorios (ordenador)
- Selección sistemática de elementos partiendo de uno elegido al azar - Selección al azar: sin aplicar técnica estructurada MUESTREO ESTRATÉGICO O “DE JUICIO” El auditor de la población coge una muestra representativa. Intervalo de confianza: Pareja de números entre los cuales se estima que estará cierto valor desconocido con una determinada probabilidad de acierto (nivel de confianza). Error tolerable: Medida de las posibilidades de fallar en la estimación mediante dicho intervalo. Métodos para la aplicación de pruebas y procedimientos
- Inspección
- Observación
- Indagación
- Confirmación externa
- Re-cálculos
- Re-ejecución
- Técnicas de examen analítico
