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SELECCIÓN

DEL VALOR

ÓPTIMO

GUÍA PARA LAS ORGANIZACIONES

PRIVADAS Y PÚBLICAS ADJUDICADORAS

DE CONTRATOS DE SERVICIOS DE

LIMPIEZA

CON EL APOYO FINANCIERO DE

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO

ÍNDICE

• RESUMEN EJECUTIVO Índice
• CONTRIBUCIÓN DEL SECTOR DE LA LIMPIEZA A LA ECONOMÍA EUROPEA
• INTRODUCCIÓN
• ¿POR QUÉ SE HA ACTUALIZADO ESTA GUÍA?
• SECCIÓN 1: MOTIVOS PARA ELEGIR EL VALOR ÓPTIMO
• RECOMENDACIONES DE LOS INTERLOCUTORES SOCIALES SECCIÓN 2: COMPRENDER LA LEGISLACIÓN EUROPEA EN MATERIA DE LICITACIÓN PÚBLICA Y
  • Disposiciones generales
  • Criterios de exclusión
  • Criterios de selección
  • Criterios de adjudicación de licitaciones
• SECCIÓN 3: LOGRO DEL VALOR ÓPTIMO PARA SUS SERVICIOS DE LIMPIEZA
  • Introducción
  • Organización de un proceso de licitación correcto
  • Cuestionario de ayuda a los compradores para definir sus necesidades de limpieza
  • Cálculos de precios y costes
  • Personal de limpieza
  • Gestión de contratos y planificación operativa
  • Infraestructura de los contratos
• SECCIÓN 4: DIRECTRICES DE EVALUACIÓN Y HERRAMIENTA INTERACTIVA
  • KETAPA 1: Selección de empresas para un servicio de calidad
  • ETAPA 2: Establecimiento de la importancia relativa del precio
  • ETAPA 3: Evaluación de la importancia asignada a las distintas categorías de criterios de valor técnico en relación con las tareas a llevar a cabo
  • ETAPA 5: Comunicación de los criterios de selección y adjudicación escogidos en el anuncio de licitación ETAPA 4: Dar prioridad a los criterios de adjudicación de valor técnico
  • ETAPA 6: Sistema de puntuación para determinar el proveedor del “valor óptimo”
• CUADERNO DE TRABAJO – TABLAS DE EVALUACIÓN
  • Fase de exclusión – ficha de evaluación
  • Fase de selección – fichas de evaluación
  • Fase de adjudicación – fichas de evaluación
• TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO La guía ha sido elaborada por la Federación Europea de Industrias de la Limpieza (EFCI, por sus siglas en inglés) y UNI Europa, con el apoyo financiero de la Comisión Europea, y su finalidad es ayudar a los compradores en su proceso de licitación destacando las ventajas de elegir unos servicios de calidad. Como se ha elaborado en colaboración con los interlocutores sociales europeos de la industria de los servicios de limpieza, presenta un planteamiento único de la selección del valor óptimo que refleja la experiencia del sector de la limpieza. Por esta misma razón, esta guía sugiere que la industria de los servicios de limpieza debería considerarse un socio en el procedimiento de contratación de servicios. Con esta guía, los interlocutores sociales desean ayudar a los lectores a entender cómo pueden incluir y valorar la calidad y los aspectos sociales en su procedimiento de contratación. Aunque la calidad de los servicios de limpieza está determinada por el valor técnico y la capacidad profesional, los aspectos sociales incluyen el respeto por los convenios colectivos y unas buenas condiciones de empleo. Tanto la calidad como los aspectos sociales representan dos caras de una misma moneda. Si no se tienen en cuenta, es probable que la competencia desleal entre las empresas y el dumping social de los empleados sean la norma general. La limpieza es un servicio intensivo en mano de obra, en el que aproximadamente el 85 % de los costes corresponden a la mano de obra. Como consecuencia, los interlocutores sociales recalcan enérgicamente que la adjudicación de contratos basada meramente en el precio o el coste conducirá automáticamente a carencias de calidad y prácticas ilícitas. Esta guía resulta fácil de usar, con secciones independientes entre sí, y los resúmenes ejecutivos del principio presentan una vista general de cada sección. Para cumplir con su función de herramienta de referencia para seleccionar el valor óptimo, la guía incluye lo siguiente: Sección 1: Sirve de introducción del valor óptimo y explica por qué es importante para el comprador. El concepto de “valor óptimo” busca el establecimiento de un sistema de conformidad con el cual se puedan clasificar diversos elementos relativos a la calidad del servicio, y se puedan ponderar con el precio, con el fin de evaluar la oferta más adecuada a las necesidades y preferencias concretas del comprador y, de esta manera, presentar la oferta económicamente más ventajosa. Esta sección resume también los riesgos para los compradores si optan por un proveedor de servicios de limpieza de baja calidad, algo que, en la mayor parte de los casos, es sinónimo de elegir el precio más bajo. Sección 2: La Unión Europea ha elaborado un amplio marco legislativo con respecto a la contratación pública. La principal herramienta jurídica es la Directiva de la UE sobre contratación pública (2014/24/UE). Esta sección resume las normas y los procedimientos más recientes de la UE en materia de contratación pública que resultan relevantes para el sector de la limpieza. Los lectores pueden consultar información sobre los criterios de exclusión, selección y adjudicación. En esta sección también incluiremos nuestras recomendaciones, por ejemplo, el uso de los criterios MEAT (Oferta Económicamente Más Ventajosa, por sus siglas en inglés), el respeto de los convenios colectivos, el rechazo de precios anormalmente bajos o el hecho de evitar las opciones de subastas electrónicas. Para mejorar la legibilidad de la sección, separamos claramente nuestras recomendaciones de los elementos jurídicamente vinculantes. Sección 3: La calidad de un servicio de limpieza depende principalmente de tres factores: personal, gestión y equipo. La finalidad de esta sección es ayudar a los compradores a identificar los criterios de calidad adecuados de los servicios de calidad en el proceso de selección y adjudicación de contratos a empresas de limpieza. Por consiguiente, esta sección, en primer lugar, ofrece consejos sobre cómo llevar a cabo un proceso de licitación correcto y cómo calcular el coste real de un servicio. A continuación, describe los criterios de evaluación de las capacidades de los trabajadores de la limpieza y las condiciones de trabajo que una empresa les ofrece. Luego se presenta un resumen de los criterios de selección de una empresa que pueda proporcionar una gestión correcta de los servicios de limpieza y que utilice una infraestructura, como equipos y material de limpieza, adecuada para las instalaciones y las expectativas de los compradores del servicio. Sección 4: Esta sección incluye una herramienta fácil de utilizar cuyo fin es ayudar a los compradores a definir sus necesidades en materia de servicios de limpieza. La herramienta contiene un sistema fácil de usar para asignar valores o puntuaciones a distintos criterios importantes para el comprador. Su objetivo es brindar a los compradores la máxima autonomía para definir los criterios de calidad que tienen especial relevancia para ellos, así como para los servicios privados de limpieza que han de ejecutarse. Sigue un procedimiento de seis fases: RESUMEN EJECUTIVO Evaluar la importancia relativa de los criterios específicos de valor técnico en cada categoría Comunicar los criterios de selección y adjudicación que se aplicarán en el anuncio de licitación Aplicar el sistema de puntuación para determinar el proveedor del “valor óptimo” Establecer la importancia relativa de la calidad por encima del precio Especificar los criterios de selección FASE 1 FASE 6 FASE 2 FASE 5 Evaluar la importancia asignada a las distintas categorías de criterios de valor técnico en relación con las tareas a llevar a cabo (especificación del contrato) FASE 3 FASE 4 Resumen ejecutivo

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO Introducción

OBJETIVOS DE ESTA GUÍA

Con esta guía, la EFCI y UNI Europa quieren ayudar a los compradores de servicios de limpieza a definir claramente sus necesidades de acuerdo con las particularidades de sus instalaciones y tareas de limpieza. Abarca todos los aspectos de la licitación de servicios de limpieza:

• Definición de las necesidades de los compradores y de sus instalaciones, así de cómo sería un servicio de calidad para ellos.
• Elaboración de un procedimiento de contratación que refleje estos elementos relativos a la calidad.
• Comparación de las ofertas presentadas a licitaciones, mediante una práctica herramienta desarrollada como parte de esta guía, por medio de la cual se puedan evaluar distintas ofertas con respecto a los criterios de calidad seleccionados originalmente.
• Evaluación de ofertas con los criterios de calidad seleccionados y selección de la oferta de mayor calidad hasta la firma del contrato. Esta sección incluye una herramienta fácil de utilizar, que se puede encontrar en el cuaderno de trabajo que aparece al final de esta guía, cuyo fin es ayudar a los compradores a definir sus necesidades en materia de servicios de limpieza. La herramienta contiene un sistema fácil de usar para asignar valores o puntuaciones a distintos criterios importantes para el comprador. El objetivo de este sistema de puntuación es brindar a los compradores la máxima autonomía posible para definir los criterios de calidad que tienen especial relevancia para ellos, así como los servicios privados de limpieza que han de ejecutarse. Una vez se han asignado valores a los distintos criterios, la herramienta permite aplicar ponderaciones de acuerdo con la propia estimación del comprador. De esta manera, el comprador puede ajustar el equilibrio entre los elementos de calidad y de precio. En conclusión, al utilizar esta herramienta el comprador debería poder definir, buscar, identificar y seleccionar las empresas de servicios de limpieza de valor óptimo, en las que el contrato adjudicado refleje los criterios de calidad asignados originalmente por el comprador a la licitación correspondiente. Por consiguiente, esta guía se puede utilizar como herramienta inicial de información y formación para los responsables de la contratación, ya que presenta los criterios de valor técnico y calidad que les ayudarán a identificar a proveedores que ofrecen un servicio de gran calidad. Asimismo, esta guía puede resultar útil como herramienta de referencia para los compradores que utilizan otras directrices relativas a la licitación. Les permitirá analizar sus criterios de evaluación comparándolos con los métodos propuestos en esta guía. INTRODUCCIÓN Esta guía se ha elaborado para los compradores de servicios de limpieza, tanto públicos como privados, ubicados en la UE o en otros países. Su objetivo es ayudarlos a elegir un servicio de limpieza de calidad. La introducción presenta los objetivos principales de la guía y explica por qué se ha actualizado, así como la importancia de optar por el valor óptimo en el sector de los servicios de limpieza. ¿QUIÉNES SON LOS INTERLOCUTORES SOCIALES QUE RESPALDAN ESTA GUÍA? Fundada en 1988, la EFCI^3 (Federación Europea de la Industria de Limpieza, por sus siglas en inglés) reúne a las organizaciones profesionales nacionales que representan a la industria de la limpieza. La EFCI es el interlocutor privilegiado de las instituciones europeas con respecto a todas las cuestiones relacionadas con esta industria. Reconocida como interlocutor social por la Comisión Europea, la EFCI representa los intereses de las patronales en la Comisión de Asuntos Sociales frente a su interlocutor sindical, UNI Europa. Como federación sindical europea que representa a 7 millones de trabajadores de servicios, UNI Europa^4 habla en nombre de los sectores que constituyen la columna vertebral de la vida económica y social en Europa. Con sede en el centro de Bruselas, UNI Europa representa a 272 sindicatos nacionales de la industria de cualificaciones y servicios de 50 países, e incluye la representación de los derechos de los trabajadores en toda Europa en el sector de la limpieza. Esta guía se puede utilizar también como herramienta para comprobar si los contratistas están cumpliendo con sus obligaciones durante toda la vigencia del contrato. Por ejemplo, permitiría al comprador comprobar si los contratistas respetan sus compromisos en los procedimientos de contratación, garantía de calidad y formación. La terminología y las definiciones se pueden consultar al final del documento. 3 EFCI - www.efci.eu 4 UNI Europa - www.uni-europa.org

CAPACIDADES TÉCNICAS PRECIO

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO

LA CONTRATACIÓN DE EMPRESAS ESPECIALIZADAS

EN SERVICIOS DE LIMPIEZA SE HA GENERALIZADO

Durante la última década, la contratación externa de los servi- cios de limpieza se ha generalizado. Sin embargo, los compra- dores (tanto públicos como privados) siguen siendo responsa- bles de garantizar la limpieza y la higiene de sus instalaciones. Por consiguiente, los especialistas en compras deberán estar en condiciones de buscar y encontrar contratistas externos que les presten un servicio que satisfaga las expectativ as de los usuari- os y visitantes de sus instalaciones.

DIVERSIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

En el pasado, los servicios de limpieza se prestaban sobre todo en oficinas. Aunque la limpieza de oficinas seguía representandola mitad del volumen de negocios del sector en 2014, su importancia está disminuyendo lentamente. Paulatinamente, incluso los lugares muy especializados, como los hospitales y las industrias alimentaria y de alta tecnología, se confían a empresas de limpieza. Aunque la limpieza de oficinas sigue siendo el segmento más importante, ha ido disminuyendo constantemente durante los últimos 20 años (del 67,6 % en 1995 al 51,8 % en 2014). De forma paralela, los servicios especializados han ido aumentando constantemente durante los últimos 20 años (del 32,4 al 48,2 %). ¿POR QUÉ SE HA ACTUALIZADO ESTA GUÍA? La primera versión de esta guía se publicó en 2005 y se actualizó en 2016 para reflejar las novedades de la industria de los servicios de limpieza, las expectativas de los compradores y los cambios de la legislación europea sobre contratación pública. Además, el objetivo de la nueva versión es aprovechar las experiencia del uso de la guía durante la última década. Algunos de los cambios principales de esta guía son: ¿Por qué se ha actualizado

CÓMO UTILIZAR ESTA GUÍA

La guía se ha diseñado para que se utilice como un menú de opciones. Los compradores interesados no necesitan leer todo el documento para encontrar los puntos más relevantes en su caso. Por el contrario, todas las secciones son independientes y se pueden leer por separado, según el interés que se tenga. El índice permite dirigirse directamente a las secciones que resulten más relevantes. Además, se han incluido breves resúmenes ejecutivos al principio de cada sección, que dan indicaciones a los compradores sobre su contenido y les permiten decidir rápidamente si la sección les resulta relevante o no. Por último, para facilitar la consulta de los conceptos y las secciones del manual, se utilizan hipervínculos en todo el documento para quienes lo lean en formato electrónico. Instalaciones industriales 8,1% Hospitales 7,3% Escuelas y ocio 8,5% Transporte público 3,6% Ventanas 4,1% Servicios para particulares 2,2% Servicios asociados 2,6% (recogida de residuos, catering, etc.) Limpieza de fachadas 1,2% Tiendas e instalaciones comerciales 6,8% Recepción 0,2% Jardinería 0,4% Servicios de mantenimiento 0,3% Otros (varios) 3,2% Oficinas 51,8%

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO En principio, parece evidente por qué los compradores deberían elegir los mejores servicios profesionales posibles para garantizar la higiene y la limpieza de sus instalaciones. Unos servicios de limpieza profesionales y de calidad no solo permiten que el comprador cumpla con sus obligaciones legales de garantizar la salud, la seguridad y la higiene de sus instalaciones, sino también de mantener sus instalaciones en unas condiciones que minimicen las necesidades de mantenimiento, como la pintura. Asimismo, proporcionan a los usuarios y visitantes un servicio de alto nivel. Unos servicios de limpieza de calidad permiten también al comprador garantizar un alto nivel estético que refleja asimismo el nivel de los servicios del comprador. En general, trabajar con empresas de limpieza profesionales y respetadas también contribuye a la reputación positiva del comprador. Sin embargo, las medidas de contención del gasto, una normativa laxa del sector y la falta de conocimientos sobre las implicaciones negativas de unos servicios de bajo nivel suelen llevar a tomar decisiones dictadas por el precio. Las consecuencias de la selección de la oferta más baja en lugar de la que tiene un valor óptimo son dobles: generan competencia desleal entre los empleadores y, al mismo tiempo, contribuyen a unas condiciones negativas para los impiadores, ya que es posible que los licitadores más bajos no estén respetando la legislación salarial, las cotizaciones a la seguridad social o sus obligaciones fiscales. Por ejemplo, como los costes de mano de obra de este sector representan entre un 85 y un 90 % del valor de negocios, una reducción del precio se traduciría rápidamente en una gran presión sobre las condiciones de empleo. A su vez, esto suele conducir a carencias de calidad , ya que se producen reducciones de personal y de la infraestructura de limpieza para recortar gastos. Puede tener incluso implicaciones más graves, como la adopción de prácticas poco éticas o ilícitas. En este contexto, vale la pena mencionar que, en algunos países, el cliente puede compartir la responsabilidad en caso de que la empresa de limpieza aplique prácticas ilícitas. SECCIÓN 1: MOTIVOS PARA ELEGIR EL VALOR ÓPTIMO Esta sección sirve de introducción del valor óptimo y explica por qué es importante para el comprador. El concepto de “valor óptimo” busca el establecimiento de un sistema de conformidad con el cual se puedan clasificar diversos elementos relativos a la calidad del servicio, y se puedan ponderar con el precio, con el fin de evaluar la oferta más adecuada a las necesidades y preferencias concretas del comprador y, de esta manera, presentar la oferta económicamente más ventajosa. Esta sección resume también los riesgos para el comprador si opta por un proveedor privado de servicios de limpieza de baja calidad, algo que, en la mayor parte de los casos, es sinónimo de elegir el precio más bajo. Se recuerda a los lectores que deben seguir y respetar los convenios colectivos y los aspectos de la legislación laboral nacional que definen las normas sociales y de empleo, y que deben tenerlas debidamente en cuenta a la hora de definir el precio más bajo aceptable.

SECCIÓN 1: MOTIVOS PARA ELEGIR EL VALOR ÓPTIMO

¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE ELEGIR LOS

SERVICIOS DE LIMPIEZA BASÁNDOSE EN EL VALOR

ÓPTIMO?

• Ejecución íntegra del contrato
• Se garantizan la higiene y la limpieza de las instalaciones
• Respeto íntegro de la legislación
• Se minimizan las necesidades de mantenimiento futuras
• Se proporcionan a los usuarios y visitantes servicios de alto nivel
• Mejor opción e igualdad de condiciones en el mercado
• Imagen positiva para los compradores y la industria

¿CUÁLES SON LOS RIESGOS DE ELEGIR LOS

SERVICIOS DE LIMPIEZA BASÁNDOSE SOBRE TODO

EN EL PRECIO?

• Competencia poco ética o ilícita entre los empleadores
• Pérdida de puestos de trabajo
• Remuneración inadecuada de los empleados
• Falta de respeto de las contribuciones sociales y los impuestos
• Deficiencias en la calidad de la limpieza realizada y en los resultados en las instalaciones, que conducen a problemas de salud y seguridad para los limpiadores, así como para los visitantes y usuarios
• Reducción de la inversión en la mejora de los recursos técnicos y humanos
• Deterioro más rápido de las instalaciones
• Deterioro de la imagen y los activos de los compradores
• Imagen negativa para los compradores y la industria

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO SECCIÓN 2: COMPRENDER LA LEGISLACIÓN EUROPEA EN MATERIA DE LICITACIÓN PÚBLICA Y RECOMENDACIONES DE LOS INTERLOCUTORES SOCIALES La Unión Europea ha elaborado un amplio marco legislativo con respecto a la contratación pública. La principal herramienta jurídica es la Directiva de la UE sobre contratación pública (2014/24/UE). Esta sección resume las normas y los procedimientos más recientes de la UE en materia de contratación pública que resultan relevantes para el sector de la limpieza. En esta sección también incluiremos nuestras recomendaciones, separándolas claramente de las estipulaciones jurídicamente vinculantes. Sección 2: Comprender la legislación europea en materia de licitación pública y recomendaciones de los interlocutores sociales

PUNTOS DESTACADOS DE LA LEGISLACIÓN DE LA UE

La Directiva de la UE sobre contratación pública, que entró en vigor en abril de 2016 en los Estados miembros, aporta un marco jurídico positivo y facilita la selección de servicios de limpieza de calidad en la licitación pública. La Directiva se ha mejorado sustancialmente en comparación con las normas anteriores debido a los siguientes aspectos:

• los criterios de adjudicación de calidad de las nuevas normas se basarán en el principio de la “oferta económicamente más ventajosa” (los criterios MEAT [Oferta Económicamente Más Ventajosa, por sus siglas en inglés], artículo 67), cuya finalidad es garantizar la calidad y la mejor relación calidad-precio haciendo más hincapié en los aspectos sociales, las consideraciones medioambientales o las características innovadoras, pero teniendo en cuenta el precio o los costes del ciclo de vida del trabajo, el bien o el servicio suministrado;
• se podrá seguir utilizando el precio más bajo como criterio independiente, pero las Directivas exigen un planteamiento que atienda a la relación coste-eficacia, indicando la posibilidad de utilizar métodos como el cálculo del coste del ciclo de vida (artículos 67 y 68);
• se han incluido normas explícitas sobre la importancia de cumplir con las normas sociales y laborales existentes, incluidas las establecidas por los convenios colectivos (artículo 18, apartado 2);
• las ofertas anormalmente bajas deberán evaluarse minuciosamente a la hora de adjudicar contratos, y se rechazarán las ofertas si el precio anormalmente bajo se debe a la falta de respeto de los convenios colectivos o la legislación en materia social o laboral (artículo 69);
• en la adjudicación de contratos existe la posibilidad de que el factor coste adopte la forma de un precio fijo y los licitadores compitan únicamente en función de criterios de calidad (artículo 68). Utilicen los criterios de oferta economicamente mas ventajosa MEAT (Oferta Económicamente Más Ventajosa, por sus siglas en inglés) y los criterios de calidad contemplados en la legislación, y se abstengan de utilizar el precio como indicador principal de la contratación. En nuestro sector, comprar basándose en el elemento del precio suele tener un impacto importante en las condiciones laborales y en el bienestar social del personal de limpieza, y puede significar que su salud y seguridad no estén garantizadas. Además, esto genera competencia desleal entre las empresas que, como consecuencia, no pueden garantizar unos servicios de calidad. Garanticen el respeto de la legislación laboral y de las normas sociales, ya que son esenciales en un sector intensivo en mano de obra, como el sector de los servicios de limpieza. Rechacen las ofertas anormalmente bajas , ya que suelen generar competencia desleal entre las empresas de limpieza, malas condiciones laborales para los empleados y, posiblemente, dumping social. Eviten las subastas electrónicas en la contratación de servicios de limpieza. Cuando la nueva normativa permita su uso, los interlocutores sociales recomiendan evitarlas, ya que su finalidad es reducir los precios y no contribuyen a la contratación de servicios de limpieza de calidad. Una opción a la hora de adjudicar contratos puede ser la posibilidad de que el factor coste adopte la forma de un precio fijo y los licitadores compitan únicamente en función de criterios de calidad. Los interlocutores sociales admiten que esta podría ser una opción, pero no la forma predominante de contratar servicios de limpieza. Si su legislación nacional lo contempla, utilicen motivos de exclusión que les permitan excluir aquellas ofertas que no cumplan con las obligaciones de la legislación en materia social o laboral.

PRINCIPALES RECOMENDACIONES DE LOS INTERLOCUTORES SOCIALES

Los interlocutores sociales reciben con satisfacción la nueva normativa de contratación pública, ya que constituye la forma correcta de proceder para garantizar unos servicios de limpieza de calidad. Aunque la nueva normativa es obligatoria para los compradores públicos, los interlocutores sociales recomiendan encarecidamente que los compradores privados se inspiren en ella y la utilicen en sus licitaciones. Nuestras principales recomendaciones para los compradores:

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO

CRITERIOS DE EXCLUSIÓN

Cuando los poderes adjudicadores tengan evidencia de que los solicitantes han cometido alguno de los actos que se indican a continuación, los excluirán del proceso.

- CRITERIOS DE EXCLUSIÓN OBLIGATORIOS

• Organización delictiva
• Corrupción; fraude; delitos de terrorismo o delito ligado a las actividades terroristas; blanqueo de capitales o financiación del terrorismo; trabajo infantil y otras formas de trata de seres humanos
• Incumplimiento de sus obligaciones en lo referente al pago de impuestos o cotizaciones a la seguridad social CRITERIOS DE EXCLUSIÓN OPCIONALES
• Incumplimiento de la legislación de la UE, internacional y nacional en materia medioambiental, social y laboral, así como de los convenios colectivos
• Quiebra o procedimiento de insolvencia o liquidación
• Falta profesional grave que pone en entredicho su integridad
• Acuerdos con otros operadores económicos destinados a falsear la competencia
• Conflicto de intereses
• Cuando se conozcan deficiencias significativas o persistentes en el cumplimiento de un requisito de fondo en el marco de un contrato público anterior
• Influencia indebida en el proceso de toma de decisiones del poder adjudicador

CRITERIOS DE EXCLUSIÓN

Los criterios de exclusión definen el tipo de empresas que deben quedar excluidas automáticamente de la licitación. Se definen en el artículo 57 de la legislación sobre contratación pública de la UE y se dividen en criterios de exclusión obligatorios y opcionales. Los Estados miembros pueden elegir los elementos de los criterios opcionales que desean incluir en su legislación y sus licitaciones. A continuación se dan varios ejemplos de las dos categorías:

• Criterios de exclusión obligatorios: participación en una organización delictiva; corrupción; fraude; delitos de terrorismo o delito ligado a las actividades terroristas; blanqueo de capitales o financiación del terrorismo; trabajo infantil y otras formas de trata de seres humanos; incumplimiento de sus obligaciones en lo referente al pago de impuestos o cotizaciones a la seguridad social.
• Criterios de exclusión opcionales: incumplimiento de la legislación de la UE, internacional y nacional en materia medioambiental, social y laboral, así como de los convenios colectivos; quiebra o procedimiento de insolvencia o liquidación; falta profesional grave, etc. Como interlocutores sociales, recomendamos encarecidamente el uso de estos criterios en cada proceso de selección.

EXCLUSIÓN AUTOMÁTICA

DEL PROCESO DE LICITACIÓN

Los interlocutores sociales recomiendan encarecidamente que se tengan en cuenta los criterios de exclusión opcionales Sección 2: Comprender la legislación europea en materia de licitación pública y recomendaciones de los interlocutores sociales

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO

CRITERIOS DE SELECCIÓN

Se podrá pedir a los solicitantes que proporcionen lo siguiente: HABILITACIÓN PARA EJERCER LA ACTIVIDAD PROFESIONAL

• Inscripción en un registro profesional o mercantil en su Estado miembro de establecimiento
• Autorización o pertenencia a una determinada organización para poder prestar en su país de origen el servicio de que se trate SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA
• Evidencia de un determinado volumen de negocios anual mínimo, incluido un determinado volumen de negocios mínimo en el ámbito al que se refiera el contrato. No excederá del doble del valor estimado del contrato, excepto en casos debidamente justificados como los relacionados con los riesgos especiales vinculados a la naturaleza de las obras, los servicios o los suministros
• Información sobre sus cuentas anuales que muestre la ratio, por ejemplo, entre activo y pasivo CAPACIDAD TÉCNICA Y PROFESIONAL
• Nivel suficiente de experiencia demostrada mediante referencias adecuadas de contratos ejecutados en el pasado. Un comprador podrá suponer que un operador económico no posee las capacidades profesionales necesarias si el poder adjudicador ha establecido que este tiene conflictos de interés que pueden incidir negativamente en la ejecución del contrato
• En los procedimientos de contratación de suministros que requieran operaciones de colocación o instalación, servicios u obras, la capacidad profesional de los operadores económicos para prestar dichos servicios o ejecutar la instalación o las obras podrá evaluarse teniendo en cuenta sus conocimientos técnicos, eficiencia, experiencia y fiabilidad.
• Nivel suficiente de experiencia demostrada mediante referencias adecuadas de contratos ejecutados en el pasado (por ejemplo, la lista de las obras ejecutadas como máximo en los cinco últimos años, avalada por certificados de buena ejecución y resultado para las obras más importantes)
• Indicación de los títulos de estudios y profesionales del licitador o del contratista, o de los directivos de la empresa, siempre que no se evalúen como un criterio de adjudicación
• En los procedimientos de contratación de suministros que requieran operaciones de colocación o instalación, servicios u obras, la capacidad profesional de los licitadores para prestar dichos servicios o ejecutar la instalación o las obras podrá evaluarse teniendo en cuenta sus conocimientos técnicos, eficiencia, experiencia y fiabilidad.

CRITERIOS DE SELECCIÓN

El artículo 58 de la normativa sobre contratación pública de la UE describe los principales criterios de selección de las ofertas, que se dividen en tres áreas principales, rigurosamente definidas y no ampliables:

• Habilitación para ejercer la actividad profesional: Puede incluir un requisito de que los licitadores estén inscritos en un registro profesional o mercantil en su Estado miembro de establecimiento, posean una autorización especial o pertenezcan a una determinada organización para poder prestar en su país de origen el servicio de que se trate, etc.
• Solvencia económica y financiera: Los compradores podrán exigir a los licitadores que tengan un determinado volumen de negocios anual mínimo, incluido un determinado volumen de negocios mínimo en el ámbito al que se refiera el contrato. Asimismo, los licitadores podrían tener que facilitar información sobre sus cuentas anuales que muestre la ratio, por ejemplo, entre activo y pasivo. También podrán exigir un nivel adecuado de seguro de indemnización por riesgos profesionales.
• Capacidad técnica y profesional: Con respecto a la capacidad técnica y profesional, los compradores podrán imponer requisitos para asegurar que los licitadores poseen la experiencia y los recursos humanos y técnicos necesarios para ejecutar el contrato con un nivel adecuado de calidad. Tal como se describe en la sección siguiente, en lo que respecta a los servicios de limpieza esto incluye sobre todo el personal, la gestión y el equipo. Sección 2: Comprender la legislación europea en materia de licitación pública y recomendaciones de los interlocutores sociales

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO Sección 3: Logro del valor óptimo para sus servicios de limpieza

INTRODUCCIÓN

Los criterios descritos anteriormente adaptan prácticamente las definiciones de los criterios de la “oferta económicamente más ventajosa” de la legislación a las necesidades concretas de los servicios de limpieza. En particular, la investigación y las observaciones empíricas identifican los aspectos siguientes como fundamentales para lograr la calidad en los servicios de limpieza:

• Aplicar un proceso de licitación correcto Un proceso de licitación correcto permitirá a los compradores, en primer lugar, evaluar sus prioridades y, posteriormente, seleccionar a un licitador que no solo ofrezca un precio competitivo, sino que demuestre también las cualificaciones y capacidades necesarias para prestar un servicio que satisfaga sus necesidades de acuerdo con los criterios (MEAT, Oferta Económicamente Más Ventajosa, por sus siglas en inglés) (se puede obtener más información al respecto en el apartado 3.2, “Organización de un proceso de licitación correcto”).
• Comprensión del coste real: El cálculo del coste de acuerdo con diversos criterios relacionados con las necesidades de las instalaciones puede conducir a opciones más significativas (se puede obtener más información al respecto en el apartado 3.3, “Cálculos de precios y costes”).
• Personal de limpieza: La capacidad de los limpiadores in situ, así como sus cualificaciones y motivación, tienen una gran importancia, ya que influyen en la ejecución cotidiana del trabajo. Por consiguiente, el entorno de trabajo y las prácticas laborales deberán permitir un trabajo motivado (se puede obtener más información al respecto en el apartado 3.4, “Personal de limpieza:”).
• Gestión de contratos y planificación operativa: La planificación operativa y su implementación por parte del equipo de gestión garantizan que el servicio se preste con el máximo nivel de calidad posible y que se eviten carencias (se puede obtener más información al respecto en el apartado 3.5, “Gestión de contratos y planificación operativa”).
• Infraestructura de los contratos: Incluye el equipo y los productos utilizados por el licitador, así como la formación que este ofrece al personal para el uso correcto de la infraestructura (se puede obtener más información al respecto en el apartado 3.6, “Infraestructura de los contratos”). SECCIÓN 3: LOGRO DEL VALOR ÓPTIMO PARA SUS SERVICIOS DE LIMPIEZA La calidad de un servicio de limpieza depende principalmente de tres factores: personal, gestión y equipo. La finalidad del capítulo siguiente es ayudar a los compradores a identificar los criterios de calidad adecuados de los servicios de calidad en el proceso de selección y adjudicación de contratos a empresas de limpieza. Por consiguiente, describe todos los elementos que incluyen cada aspecto fundamental. Se aconseja a los compradores que deseen aplicar cualquiera de los criterios de calidad (o, de hecho, todos ellos) que se indican a continuación, que los resalten en los criterios generales de selección y adjudicación de sus anuncios de licitación. Personal de limpieza Infraestructura de los contratos Gestión del personal Aspectos fundamentales que definen el valor óptimo de los servicios de limpieza

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO Sección 3: Logro del valor óptimo para sus servicios de limpieza

ORGANIZACIÓN DE UN PROCESO DE LICITACIÓN

CORRECTO

DEFINICIÓN DE EXPECTATIVAS

Esta sección presenta los puntos de vista de los interlocutores sociales sobre cómo lograr la oferta económicamente más ventajosa (MEAT, Oferta Económicamente Más Ventajosa, por sus siglas en inglés) para los servicios de limpieza profesionales. El primer punto importante es la definición clara de las necesidades del comprador, ya que los compradores podrán presentar una licitación con objetivos Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Puntuales (SMART, por sus siglas en inglés), solo después de haber evaluado sus propias expectativas. Las características objetivas de las instalaciones determinan en gran medida los requisitos de limpieza. Por ejemplo, los compradores deberán tener en cuenta el tamaño de las superficies (m2), la altura de los edificios, el material de las superficies, el material que cubre las superficies (p. ej., las moquetas) y la complejidad del edificio. Esto definirá el equipo y el material que se utilizarán para limpiar, así como el número de empleados de la limpieza. Además, el uso de las instalaciones constituye un factor vital a la hora de aplicar los criterios de oferta economicamente más ventajosa (MEAT, Oferta Económicamente Más Ventajosa, por sus siglas en inglés). Los compradores deben tener en cuenta:

• El carácter de la organización que se tiene que limpiar: si el edificio es muy especializado, como un hospital o una organización que contenga información confidencial, el personal de limpieza debe recibir formación sobre el seguimiento de procedimientos rigurosos para su limpieza.
• Tipos de usuarios del edificio: l os usuarios definirán, una vez más, las necesidades de limpieza, ya que, por ejemplo, las necesidades de un aeropuerto o una cárcel pueden ser más rigurosas que las de un edificio de oficinas o un hotel. Se debe prestar atención en particular a los usuarios vulnerables, como los niños o las personas mayores, a quienes el comprador podría estar obligado legalmente a proteger.
• Suciedad del edificio: el comprador también podría evaluar la naturaleza de la suciedad (puntual/regular, fuerte/no fuerte). Por ejemplo, las instalaciones industriales podrían necesitar una limpieza más intensa y regular que las oficinas.
• Frecuencia de la limpieza: el comprador deberá tener en cuenta la frecuencia con que se debe limpiar el edificio cada semana o cada mes, sin afectar a su uso diario. También merece la pena evaluar si se puede llevar a cabo la limpieza mientras se está usando el edificio (limpieza diurna). Esto se considera muy positivo para la coexistencia de los limpiadores y los usuarios de las instalaciones, pero quizás no siempre sea posible, como sucede con los laboratorios.
• Consideraciones medioambientales: dada la creciente preocupación sobre el impacto medioambiental de los distintos métodos de limpieza, es posible que algunos compradores deseen tener en cuenta este factor a la hora de adjudicar una convocatoria de licitación.
• Otros servicios: merece la pena plantear si el uso de las instalaciones también requiere otros servicios contratados externamente, como catering, seguridad o recepción. En es caso, el comprador podrá optar por un contratista de servicios integrales.
• División del contrato en lotes: con frecuencia, los compradores responsables de edificios grandes o complejos se plantean si resulta acertado o no adjudicar un contrato por lotes separados o en su totalidad. Los responsables de compras deberán sopesar los pros y los contras de estas dos opciones. La legislación europea aplica el “principio de dividir o explicar”, que significa que los poderes adjudicadores pueden decidir adjudicar un contrato en forma de lotes separados y justificar si deciden adjudicar la licitación en su totalidad.
• Por último, el comprador deberá tener en cuenta sus propias normas de calidad y sus valores. En particular, es importante poder informar a los licitadores sobre cualquier norma de calidad concreta, políticas de contratación o programas de responsabilidad social con los que el licitador debe armonizarse o, al menos, debe respetar. Una vez se haya respondido a estas cuestiones, el comprador estará en condiciones de definir los requisitos precisos para poder realizar las bases (pliegos o cuaderno de encargo) de su convocatoria de propuestas para los licitadores. Es clave para considerar a las empresas de limpieza socias en el proceso y utilizar sus conocimientos específicos para definir sus necesidades.

CONSIDERACIONES MEDIOAMBIENTALES

Para tener en cuenta el impacto medioambiental de la limpieza, la convocatoria de licitación podría invitar

• a las empresas de limpieza a incluir lo siguiente en su propuesta:
• Los tipos de productos de limpieza utilizados y su impacto medioambiental, incluyendo si se pueden utilizar o no productos certificados como productos respetuosos con el medio ambiente.
• El uso de maquinaria de bajo consumo energético.
• Una política para llevar a cabo la limpieza diurna. Los trabajadores trabajarían durante el horario de oficina existente en lugar de tener que consumir luz durante la noche y fuera del horario de apertura de las instalaciones del cliente.

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO El anuncio de licitación deberá indicar de forma detallada cómo quiere el comprador que se gestione el contrato.

• Cambio de contrato: el comprador deberá incluir en sus especificaciones cómo se pueden realizar cambios en el contrato (fecha, traslado de personal, adquisición de materiales y recursos).
• Inicio del contrato: el comprador podrá exigir un plan de implementación detallado y completo sobre cómo se va a poner en marcha el trabajo. Podrán incluirse los siguientes temas: selecion de personal e instrucciones a los empleados sobre la nueva asignación, instrucciones a los empleados nuevos sobre el trabajo, servicios de asistencia y formación del comprador, materiales, etc.
• Gestión de contratos por parte del licitador: el comprador podría pedir al licitador que indique cómo va a gestionar el contrato. Esto es posible mediante preguntas específicas; por ejemplo, “Durante la ejecución del contrato, ¿qué medidas se tomarán si el licitador no respeta los acuerdos indicados en el contrato?”.
• Gestión de contratos por parte del comprador: el comprador deberá indicar al licitador cómo se regulará el contrato en su organización (puntos de contacto, controles, etc.).
• Cesión del contrato a otra empresa: l a convocatoria de licitación deberá especificar la forma en que el licitador abordaría la posible cesión del contrato a otra empresa en relación con el respeto de las condiciones sociales y las condiciones de subrogación legal. En cualquier caso, el proceso de contratación pública debe respetar la legislación nacional que haya aplicado la Directiva 2001/23/CE sobre traspasos de empresas.

CÁLCULOS DE PRECIOS Y COSTES

El uso del precio más bajo como criterio de adjudicación independiente ya no se permite en la normativa de contratación pública de la UE (artículo 67). La oferta económicamente más ventajosa (MEAT, Oferta Económicamente Más Ventajosa, por sus siglas en ingles) constituye actualmente la norma para la adjudicación de contratos públicos^7 (artículo 67). Recomendamos que se utilice también este planteamiento en las licitaciones privadas. Adjudicación de licitaciones según el precio: en este caso, las ofertas se evalúan exclusivamente sobre la base del precio total, incluidos criterios como las tarifas por hora y los precios unitarios. Esto ya no es posible, ya que, según la nueva Directiva, los compradores deben utilizar los criterios de cálculo del coste del ciclo de vida (artículo 68). El cálculo del coste del ciclo de vida (CCCV) es una herramienta que evalúa los costes de un bien durante todo su ciclo de vida. En la legislación europea, esto significa que los costes se pueden calcular sobre la base del ciclo de vida completo de los suministros, servicios u obras, y no exclusivamente con arreglo al precio de compra (artículo 68). Las ofertas se evaluarán sobre la base de los costes antes, durante y después del periodo de uso. La diferencia principal entre el coste total y el coste del ciclo de vida es que, con este último, también se pueden incluir las externalidades, por ejemplo, medioambientales, como optar por productos de limpieza respetuosos con el medio ambiente, la minimización de los costes de mantenimiento futuros o tener en cuenta el impacto positivo en la imagen del comprador por tener unas instalaciones excepcionalmente limpias. Adjudicación de licitaciones según el coste total: con arreglo a este modelo, las ofertas se evalúan sobre la base de los costes totales durante el periodo de uso, incluidos los costes de adquisición y los costes relacionados con el uso de los servicios. Esto incluye el precio de coste, los gastos de funcionamiento, el consumo de energía y los costes de eliminación. Sección 3: Logro del valor óptimo para sus servicios de limpieza Una empresa de limpieza puede ser un socio útil a la hora de elaborar documentos de licitación eficientes, ya que puede compartir sus conocimientos específicos sobre los distintos aspectos de las actividades de limpieza. Puede consultar un ejemplo completo de un documento de licitación en la etapa 5 de las directrices de evaluación. 7 Son criterios de adjudicación de la Directiva sobre contratación pública, artículo 67

CÁLCULO DEL COSTE TOTAL

PAntes del uso (coste de adquisición):

1. Coste de cambiar de contratista
2. Coste de poner en marcha la licitación Costes de funcionamiento:
3. Coste de la mano de obra que, en la mayoría de los casos, viene determinado por el convenio colectivo de acuerdo con el número de horas, así como otras normas de salud y seguridad, cotizaciones a la seguridad social, impuestos y coste de supervisión
4. Consumo de energía
5. Consumo de materiales de limpieza y suministro de material sanitario de los usuarios
6. Costes de eliminación de residuos Después del uso:
7. Coste de rescindir el contrato
8. Coste de cambiar de contratista El apartado 2.4 de las directrices de evaluación le ayudará a encontrar el equilibrio adecuado entre el precio y el valor técnico de una licitación. Fuente: Comisión Europea Este es el nuevo componente que hay que añadir para tener un modelo CCCV medioambiental Costes medioambientales internos CCCV medioambiental Funcionamiento Mantenimiento Fin de vida Externalidades Inversión

SELECCIÓN DEL VALOR ÓPTIMO El personal de limpieza constituye una parte importante de la calidad del servicio, ya que lleva a cabo las tareas previstas por el comprador. Gracias a su diligencia, motivación, cualificaciones y experiencia, se presta diariamente el servicio o deja de prestarse. Por consiguiente, tanto los compradores como los licitadores deberán contar con una política de personal responsable. Los licitadores pueden describir esta política con uno o más casos prácticos^8 en los documentos de la licitación o con indicadores claves del rendimiento como refuerzo de la política. Para conseguir unos servicios de buena calidad, los compradores también podrán imponer al contratista requisitos en este ámbito (por ejemplo, responsabilidad de pago y cotizaciones, formación del personal, continuidad del servicio, legislación aplicable y convenios colectivos). Costes Mat. consumibles Margen comercial Otros costes Costes de mano de obra EXPERIENCIA Y CUALIFICACIONES DEL PERSONAL DE LIMPIEZA Confiar el servicio de limpieza a un personal experimentado es importante para todos los compradores y, en particular, para los responsables de lugares muy especializados. Hay dos tipos de experiencia en los que deberá fijarse un comprador: experiencia en la industria de la limpieza y experiencia relevante para la actividad concreta para la cual deseen contar con el contratista^9. Para garantizar que el personal asignado a sus instalaciones sea adecuado, los compradores podrán tener en cuenta lo siguiente en la elaboración del anuncio de licitación^10 :

• Que se pueda obtener información sobre el personal. Esto se puede llevar a cabo solicitando autorización para obtener información relativa a los historiales de formación individuales, para evaluar tanto la experiencia general en limpieza del personal como su experiencia relevante para la actividad. De esta manera, el comprador debería poder encontrar una empresa capaz de prestar un servicio de calidad pero, por supuesto, respetando al mismo tiempo la legislación laboral.
• En el caso de los lugares muy especializados, como los hospitales, los compradores podrán pedir autorización para obtener pruebas del licitador de que han impartido la formación adecuada al personal que trabaja instalaciones como las suyas, y que el personal ha recibido la formación pertinente y (si procede) acreditada.
• Que los licitadores puedan presentar una metodología de contratación de personal adecuado e impartan suficiente formación en caso de renovación del personal o aumento de la demanda de personal por parte del comprador.
• Que se facilite (obligatorio en la legislación española) información sobre el nivel de reemplazamiento del personal (bajas, jubilaciones, sustituciones, etc.), ya que esto puede indicar la estabilidad y la calidad del entorno de trabajo de los licitadores. De ese modo, el comprador podrá evaluar si el personal con experiencia permanecerá en gran parte con el licitador mientras dure el contrato. CUALIFICACIONES Y CAPACIDADES FORMACIÓN DEL PERSONAL DE LIMPIEZA La formación favorece la eficacia y la eficiencia del personal de limpieza. Asimismo, en algunas instalaciones muy especializadas se puede exigir personal formado. Para poder elegir un servicio de calidad, los compradores podrían dar los pasos siguientes para poder evaluar si el personal asignado tiene la formación exigida^11 :
• Solicitar información sobre la formación básica (interna o externa) que los licitadores imparten a su personal. Esto permitiría al comprador seleccionar una empresa que cuente con una cultura de formación que atraiga y retenga a los empleados, garantizando que sus cualificaciones y habilidades se mantengan al día.
• Mencionar específicamente en sus convocatorias de propuestas si van a exigir algún tipo de formación adicional para el personal asignado a sus instalaciones. No solamente se podría tratar de formación técnica o para actividades específicas, sino también requisitos sobre ergonomía, salud y seguridad, o sobre la lengua del país.
• Solicitar evidencias de que la formación recurrente de los empleados existentes y los eventuales empleados nuevos se va a llevar a cabo durante el contrato. Esto no tiene por qué limitarse a la formación obligatoria sobre salud y seguridad, sino que puede incluir formación sobre desarrollo profesional, como se ha mencionado anteriormente. De esta manera, el personal asignado al contrato recibirá formación sobre cualquier novedad, por ejemplo, sobre cambios en los productos de limpieza utilizados o en la legislación en materia de salud y seguridad.
• Consultar si la formación ha sido certificada por alguna institución de formación acreditada nacional o internacionalmente.
• Consultar si la formación impartida está relacionada con la trayectoria profesional del personal que la recibe. Se reconoce que una estructura de este tipo mejora la motivación del personal y, por consiguiente, también el servicio prestado al comprador.

PERSONAL DE LIMPIEZA

Esta sección analiza varios criterios que permitirían a los compradores evaluar si el personal de un contratista satisface sus expectativas. Estos criterios se utilizarán más adelante en las tablas de evaluación. Sección 3: Logro del valor óptimo para sus servicios de limpieza 8 Estos son criterios de adjudicación de la Directiva sobre contratación pública, artículo 58 9 Estos dos criterios son criterios de selección de la Directiva sobre contratación pública de la UE, artículo 58 10 Estos criterios son criterios de selección de la Directiva sobre contratación pública de la UE, artículo 58 11 Estos criterios se pueden haber utilizado como criterios de selección en la Directiva sobre contratación pública, artículo 58