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Fidelio Suite 7

Práctica guiada Front Office—Versión 7.xx

INFORMÁTICA APLICADA AL SECTOR TURÍSTICO

ÍNDICE

• Introducción..................................................................................................................................
  • Como comenzar.........................................................................................................
    • Login .....................................................................................................................
• Ejercicio guiado ............................................................................................................................
  • Reserva.......................................................................................................................
    • Creación del Cárdex..............................................................................................
    • Creación de Reserva..............................................................................................
  • Check-in...................................................................................................................
    • Ejecución de la “Auditoría nocturna”. ................................................................
    • Buscar Llegadas ..................................................................................................
  • Cargos ......................................................................................................................
    • Cargos fijos .........................................................................................................
    • Cargos manuales .................................................................................................
  • Facturación y Check-Out .......................................................................................

Como comenzar

Login

Para utilizar el sistema Fidelio Front Office debe primero registrarse en el sistema. Para ello debe estar en posesión de una identificación o contraseña de usuario válida.

Login en Fidelio Front Office:

1. Desde el Escritorio, pulse.

Aparece la pantalla de Login

2. Escriba su identificación de usuario en el campo User I.D(identificación del Usuario).
3. Pase al campo Password (contraseña)
4. Escriba su contraseña secreta en el campo Password
5. Pulse la tecla L OGIN. La pantalla del menú principal del Fidelio Front Office aparecerá.

Ya está usted registrado en el sistema.

Ejercicio guiado

Reserva

“El Sr. Manuel Fernández desea reservar una habitación. Es un cliente individual y quiere reservar 3 noches desde mañana. Necesita una habitación doble para él y su mujer (Manuela García), con cama extra para su hija de 4 años. Necesita carta de confirmación”.

El menú principal del Suite 7 Front Office tiene seis iconos situados en la esquina superior izquierda de la pantalla. Cada icono representa uno de los principales módulos del usuario.

Creación del Cárdex

Un cárdex es un informe o ficha sobre un cliente, empresa, agente o grupo, que incluye estancias anteriores y reservas abiertas. Los cárdex constan de información invariable, tal como el nombre del cliente (o empresa o agente de viajes), dirección, idioma y también información estadística sobre las estancias en el hotel en el año presente y anteriores. Un cárdex también incluye un listado de futuras reservas y estancias anteriores. Asimismo, se puede guardar una fotografía del cliente en el cárdex.

1. Desde la barra de menú de Suite 7, hacer clic en el icono R ESERVATIONS.

La barra de herramientas de R ESERVATIONS ( RESERVAS ) aparece a la derecha de los iconos.

Esta barra de herramientas es el punto de inicio de todas las funciones de reserva de Suite 7.

2. Pulse el icono de cárdex. Aparecerá la pantalla de búsqueda de cárdex.

Introducimos la información personal del cliente Fernández en el cárdex y pulsamos el botón “Guardar” y después el botón “Cerrar”.

Creación de Reserva

1. Desde la barra principal de Suite 7 , pulse el icono R ESERVATIONS (R ESERVAS ).

Aparecerá la barra de herramientas de R ESERVATIONS ( RESERVAS ) a la derecha de los iconos.

2. Pulse el icono de Nueva Reserva , O pulse Ctrl + N. Aparecerá la ventana de Nueva Reserva.
3. Introducimos el inicio del apellido de nuestro cliente (“Fer”) y pulsamos el botón “Buscar”. Aparecerán todos los cárdex cuyo apellido comienza por “Fer”.
4. Seleccionamos el cárdex de nuestro cliente y pulsamos el botón de “Nueva Reserva”.

5. Introducimos los campos de la reserva de nuestro cliente:

• Llegada: 7/8/03 (mañana).
• Salida: 10/8/03 (dentro de tres noches).
• Nº adultos: 2
• Niños: 1

6. Procedemos a la selección de la tarifa que le vamos a aplicar. Para ver que tipos de tarifas tenemos disponibles en estos momentos, pulsamos en el campo “Cód. Tarifa”.

Una vez que aparezca la ventana de “Consulta de Tarifa”, seleccionamos el botón “Todo” y aparecerán todas las tarifas disponibles en ese momento. Seleccionamos una de ellas.

La ventana de reserva aparecerá con los siguientes datos:

Pulsamos la opción “Observaciones”. Micros-fidelio nos preguntará para guardar previamente la reserva y aceptaremos.

Pulsamos el botón “Nuevo” y aparecerá la ventana para introducir la observación. Seleccionamos la fecha de mañana, escogemos el departamento de Gobernanta (“Housekeeping”) e introducimos el texto “Incluir una cama supletoria”. Pulsamos “Guardar” y cerramos la ventana de observaciones.

9. Ahora debemos indicar el nombre de su acompañante. Desde el menú de “Opciones” de la reserva escogemos la opción “Acompañantes”.

Pulsamos el botón “Nuevo” e incluimos los datos del acompañante.

10. Por último debemos enviar una carta de confirmación. Desde las “Opciones” de la reserva, pulsamos el botón “Confirmación”.

necesarias del día se controlan y generan automáticamente, las estadísticas diarias se calculan e imprimen, se borran datos antiguos y se cambia la fecha. Es importante cerrar previamente la interfaz de “micros-fidelio” (front-office) con el que estábamos trabajando. Arrancamos la auditoria nocturna “Night Audit” introduciendo nuestro nombre y clave.

Cada uno de los procedimientos en la Auditoría de Noche muestra un símbolo que designa el estado de ese procedimiento en particular.

Tabla 1: Símbolos de la Auditoría de Noche Símbolo Descripción Una cruz roja denota que hay elementos críticos pendientes. Una cruz amarilla denota que no los hay. No hay registros pendientes. Comienzo de una nueva sección. Elemento del Procedimiento. Limitar acceso Fin de Acceso limitado. Definiciones de Informe. El elemento será enviado a archivo o a impresora. Denota una opción de información.

Cuando ejecute la Preparación y Validación, el panel derecho de la pantalla principal mostrará todas las acciones que ha llevado a cabo. En cualquier momento, puede parar el procedimiento pulsando PARAR o ABORTAR.. Nótese que la lista de operaciones de Auditoría de Noche que realmente puede ver puede variar dependiendo de la configuración de su sistema.

Para ejecutar los Preparativos para la Auditoría de Noche:

1. Desde la pantalla principal de Auditoría de Noche, pulse EMPEZAR.

Comenzará el proceso de preparación y aparecerá la ventana Llegadas sin Check-in.

Puede editar, check-in o cancelar cualquiera de las reservas de los clientes.

2. Cuando haya realizado los cambios necesarios en esta ventana, pulse C ONTINUAR.

Aparecerá la ventana Salidas sin Check-out. Esta muestra una lista de clientes con una fecha de salida igual o anterior a la fecha de la Auditoría de Noche. Durante la Auditoría de Noche, no se ampliará la estancia de estos clientes y no se les facturarán cargos fijos.

Puede editar o hacer el check-out de cualquiera de estos clientes.

3. Cuando haya completado los cambios necesarios en esta ventana, pulse C ONTINUAR.

Aparecerá la ventana Reservas Canceladas.

Puede seleccionar el código de país de la lista desplegable, o visualizar el cárdex o reserva de los clientes sin código de país.

6. Cuando haya completado los cambios necesarios en esta ventana, pulse C ONTINUAR.

Aparecerán las ventanas Tiempo de Hoy y Auditor de Noche.

Puede teclear cualquier nota que desee en el área de texto libre.

7. Cuando haya completado los cambios necesarios en estas ventanas, pulse C ONTINUAR.

Un aviso le preguntará si desea cambiar las definiciones del informe. Si no es así, pulse NO y pase al paso 10. En caso afirmativo, pulse SÍ. Aparecerá la ventana Definiciones de Informe.

Esta ventana le permite determinar qué informes se generarán durante la Auditoría de Noche.

8. Haga doble clic en la columna Impresora para enviar los informes a la impresora o haga doble clic en la columna Archivo para enviar los informes a un archivo.
9. Pulse OK cuando haya terminado de actualizar las Definiciones de Informe.

El sistema le preguntará si desea facturar cargos de interface.

10. En el cuadro Facturar Cargos de Interface, pulse SÍ para facturarlos o NO para no hacerlo. El sistema le preguntará si desea facturar Habitación e Tasas.
11. Pulse SÍ para facturar cargos de habitación y tasas o pulse NO para no hacerlo.

El sistema le preguntará si desea imprimir copias de seguridad de informes.

12. Pulse SI para imprimir copias de seguridad de Informes o NO para no hacerlo.

Si seleccionó imprimir copias de seguridad de Informes, el sistema procesará su petición e imprimirá informes en la impresora por defecto. Esto puede tardar unos minutos. El sistema le preguntará si desea comprobar los usuarios del sistema y advertirles de que la Auditoría de Noche se está llevando a cabo.

13. Pulse SÍ para comprobar los usuarios del sistema o NO para no hacerlo.

Si pulsa NO, habrá completado la fase de preparación para la Auditoría de Noche. Si pulsa SÍ, siga al siguiente paso.

14. Pulse ENVIAR MENSAJE para pedirles a los usuarios que abandonen el sistema.

Aparecerá la barra de herramientas de Recepción a la derecha de los iconos.

17. Pulse el icono LLEGADAS. Aparecerá la ventana Buscar Llegadas.

Introducimos las iniciales de nuestro cliente y pulsamos “Buscar”. Aparecerán todas las llegadas esperadas para hoy con las iniciales “Fer”.

Seleccionamos nuestro cliente y pulsamos la opción “Check-in”. El sistema nos asignará la primera habitación que se ajuste a nuestro cliente.

Si queremos ver otras habitaciones disponibles para nuestro cliente, pulsamos la flecha del campo “Habitación Nº”. El sistema nos ofrecerá otras habitaciones libres que se ajusten a nuestro cliente.

Seleccionamos la habitación. El sistema nos preguntará si queremos excluir al cliente de los procesos de “mailing” que realiza nuestro departamento de marketing.

Cargos

“El Sr. Fernández quiere hacer uso del garaje durante su estancia. Debemos asegurarnos que el garaje le será cargado cada noche automáticamente. También debemos cargar a su habitación una botella de champagne que han tomado en el bar del hotel”.

Cargos fijos

El cliente va a hacer uso de un servicio del hotel (garaje) durante su estancia que debe ser cargado todos los días. Para ello debemos entrar en el módulo de Cajero de micros-fidelio.

1. Desde la pantalla principal de Suite 7, pulse una vez en el icono CAJERO.