Tecnicas de protocolo empresarial, Apuntes de Economía de la Empresa

¡Descarga Tecnicas de protocolo empresarial y más Apuntes en PDF de Economía de la Empresa solo en Docsity!

ESCRIBA EL NOMBRE DE LA COMPAÑÍA]

UNITAT FORMATIVA 2

TÈCNIQUES DE PROTOCOL EMPRESARIAL

[Escriba aquí una descripción breve del documento. Normalmente, una descripción breve es un resumen corto del contenido del documento. Escriba aquí una descripción breve del documento. Normalmente, una descripción breve es un resumen corto del contenido del documento.]

1.1 Normes de protocol empresarial. 1.2 Tipus i objectius dels actes empresarials protocol·laris. Pressupostos. 1.3 Protocol i canalització de visites. Precedències. Presidència d’actes. 1.4 Tipus i objectius dels actes empresarials protocol·laris. Presentacions a l’empresa. Visites. Celebracions. Actes públics. Viatges. Fires i exposicions. Reunions d’àmbit professional dins o fora de l’organització. 1.5 Distincions socials i simbologia. 1.6 Tractaments en l’administració pública, en l’empresa i en les grans corporacions. Manuals de protocol. Manuals de relacions públiques. 1.7 Eines de planificació i gestió. Cronogrames. 1.8 Pressupostos. 1.9 Objectius del protocol empresarial. Mesures de seguretat. Qualitat i millora.

TEMA 1

ACTES A LES EMPRESES

ACTES PROPIS.

Els generals afecten les relacions institucionals del conjunt de l’empresa i la seva projecció i presència en societat. Els especials sorgeixen com a conseqüència de les activitats pròpies de cada àrea o servei de l’empresa. Els actes corporatius són els promoguts per l’àrea de la presidència i tenen per objectiu reforçar la identitat corporativa de l’empresa. Poden celebrar-se a la seu central, en qualsevol altra instal·lació de l’empresa o local expressament contractat. En aquests actes el consell d’administració té un lloc preeminent. Els actes territorials no són promoguts per l’àrea de presidència sinó per la direcció d’algun departament determinat, normalment emmarcat en una àrea geogràfica específica. Poden tenir o no relació directa amb el negoci i afecten a la projecció de l’empresa en societat. Un exemple seria la inauguració d’una oficina en una àrea concreta. ACTES ALIENS Són els organitzats per un tercer. S’ha de tenir present que la presència de la nostra empresa en aquests actes afecta la seva imatge. Per aquest motiu, una vegada s’ha rebut la invitació cal estudiar la conveniència d’assistir-hi o no i s’ha de preparar el comportament dels assistents de la nostra empresa. Actes aliens organitzats per entitats privades. Territoria ls Promoguts per l’àrea de presidència de l’empresa. Objectiu reforçar identitat corporativa. Afecten tota l’empresa globalment. No promoguts per l’àrea de presidència de l’empresa. Promoguts directament per alts responsables d’empreses del grup o per direccions territorials. Afecten servei o departament determinat o un territori específic.

Ac

tes

Pr

op

is

Actes corporatiu s Actes territorials Generals Especials

 Normalment el president, vicepresident i alts càrrecs solen rebre una invitació directa.  Si al mateix acte hi assisteixen alts executius, han d’arribar abans que el president, per rebre’l i saludar-lo. En cas que el consort estigui convidat(da) es procurarà que arribi al mateix moment. Actes oficials o organitzats per autoritats.  El procediment a seguir és el mateix que per a l’apartat anterior; prenent cura encara més del protocol. Si el president no hi pot assistir, cal consultar a l’entitat organitzadora sobre la possibilitat d’un substitut. Actes aliens patrocinats per l’empresa.  S’ha de prendre molta cura a l’organització, protocol i projecció pública. Hi han de ser presents els símbols de l’empresa i hi pot tenir cert protagonisme, algun representant de l’empresa. La secretària d’un alt executiu rep la invitació Comunicació al servei de protocol de l’empresa Protocol sol·licita informació sobre tipus esdeveniment i característiques Supervisió prèvia del lloc. Assegurar-se ubicació digna en acte dels representants de l’empresa Telèfon Carta (donant les gràcies) Fax Correu electrònic Secretàries envien resposta positiva o negativa Resta assistents. Intervencions previstes i ordre.

2. ASPECTES A TENIR EN COMPTE EN ORGANITZAR ACTES.

En organitzar un acte s’ha de tenir present:

1. Tipus d’acte
2. Públic objectiu: qui hi assistirà.
3. Objectiu de l’acte: què es vol transmetre.
4. Lloc de celebració.
5. Quan se celebrarà.
6. Com ho comunicarem.

TEMA 2

PRECEDÈNCIES A L’EMPRESA

1. ASPECTES GENÈRICS.

 Cal respectar les normes de protocol oficial.  L’amfitrió cedirà la presidència a l’autoritat de major rang, i ell es col·locarà a l’esquerra.  Es pot aplicar la doble presidència: dels dos llocs centrals, el de la dreta l’ocupa l’autoritat i el de l’esquerra el màxim representant de l’organització.  Si aquesta autoritat té la condició de conseller de la corporació haurà de sotmetre’s a l’ordenament intern i ocupar el lloc que li correspongui segons aquesta condició. La presidència té caràcter impersonal:  En el cas de doble presidència: és considera una única personal.  En cas que hi hagí més de dues persones: hi ha d’haver un nombre imparell de persones (p.e 5). Ara bé, si hi ha doble presidència és millor que hi hagi un nombre parell.  Es recomana que la presidència no estigui ocupada per més de 7 persones. Quan es tracti d’una reunió o àpat en què s’ocupen tots els costats de la taula – rectangular o el·lipsoïdal–, el lloc principal és el central, situat davant de la porta d’accés o de les finestres de la paret lateral. Aquest lloc definirà la primera presidència i l’oposat la segona. En el cas que no hi hagi una persona de rang equivalent a l’amfitrió, i no s’estableixi segona presidència, el lloc oposat no s’ocuparà.

2. CRITERIS PER ESTABLIR LES PRECEDÈNCIES GENERALS DE L’EMPRESA. Càrrecs de gestió. Consell d’administració. Accionistes. Precedència de diferents grups de convidats:  Autoritats.

 D’honor: són aquells als quals es concedeix aquest honor per la seva trajectòria a l’empresa o pel seu altíssim grau de col·laboració.  Especials: susceptibles d’un tractament especial degut a la seva contribució, grau de relació amb l’empresa, reconeixement social, cultural.  Exemples: presidents de grans bancs, un Premi Nobel, un accionista destacat.  Col·laboradors: sense ser autoritats ni convidats especials tenen una vital importància pel seu grau de col·laboració amb l’empresa.  Clients.  Patrocinadors: màxims representants d’empreses o institucions que amb la seva participació contribueixen a l’organització de l’acte.  Generals: resta convidats.  Familiars. Càrrecs de gestió. Referent als càrrecs de gestió de l’empresa, que apareixen en l’organigrama. Se seguiran els següents criteris:  Se seguirà l’ordre vertical de l’organigrama de l’empresa.  Pels càrrecs que estan en la mateixa línia horitzontal de l’organigrama s’adoptarà el criteri d’ordenar en primer lloc les persones que ocupen càrrecs que per les característiques de l’empresa tinguin més repercussió pública.  Pels càrrecs que ocupin llocs inferiors a l’organigrama i estiguin situats en la mateixa línia horitzontal es tindrà en compte les precedències establertes en els departaments dels quals depenen, i dintre d’ells, quasi sempre a l’antiguitat del càrrec. També es podrien utilitzar altres criteris com: remuneracions establertes, ordre alfabètic, etc. En el següent organigrama

 Vicepresident (entre ells, segons l’ordre).  Secretari.  Vocals. Entre els vocals se seguirà el següent criteri:  Percentatge d’accions que representen,  Ordre d’antiguitat,  Costum en l’ocupació de llocs anteriors. Ordenació dels accionistes.  Si hi ha molts accionistes: el més aconsellable és no adjudicar els llocs.  Si no n’hi ha un nombre excessiu: se seguiran criteris com:  Nombre d’accions,  Antiguitat en l’adquisició,  Ordre alfabètic.  Criteris de cortesia: gent de més edat, senyores. Ordenació dels diferents tipus de convidats. Està indicat a l’apartat 2 sub-apartat 4. S’han d’organitzar en diferents grups o nivells i aplicar els tractaments que corresponen. Es poden estructurar en els següents grups:  Autoritats.  Especials.  D’honor.  Col·laboradors.  Clients.  Patrocinadors.  Generals.

TEMA 3 LES PRESIDÈNCIES DELS ACTES

Es realitzen amb motiu d’una trobada de les persones que se situen en l’esmentada presidència; no hi sol haver públic a l’acte. Es fa l’acte per tal que els medis de comunicació mostrin en societat la celebració de l’esdeveniment. Un exemple podria ser la foto conjunta del G7 ( reunió de 7 països del món amb un pes econòmic i polític important). 2.2. Presidència asseguts. Se situen persones assegudes al davant o voltant d’una taula “vestida”

3. PRESIDÈNCIES DINÀMIQUES. Es produeixen en actes on els assistents estan en moviment continu durant el seu transcurs. Exemples:  Visites a empreses, descobriments de plaques, inauguracions, etc.  En actes previs o posteriors al principal, com còctels, tertúlies... En aquests casos el lloc més important no serà un espai únic sinó el lloc on està en cada moment la persona que presideix l’acte. 4. ELEMENTS DE LA PRESIDÈNCIA DELS ACTES. Per ubicar els elements se seguiran els següents criteris: Criteri de necessitat: so, àudio, taules, cadires, faristols... Criteri d’estètica: s’escolliran aquests elements seguint criteris d’estètica. Col·locació. d’elements decoratius (flors, catifes....) que millorin l’estètica. 4.1.1.Elements en presidències de peu.  No hi ha ni taules ni cadires.  Les persones se situen de peu enfront els convidats.  S’ha de tenir en compte que els elements necessaris tenen també una funció decorativa; encara que també s’utilitzaran altres elements merament decoratius.  S’ha d’utilitzar sempre, com a norma general, el logotip de l’empresa. 4.1.2. Elements en presidències assegudes.  Hi ha d’haver una taula de tamany adequat a la quantitat de persones; no ha de ser ni més gran ni més petita.

 Hi pot haver una cadira(es) determinades per la persona d’alt rang, la persona que presideix i el convidat d’honor. La resta de cadires seran iguals i d’un color acord amb la resta de la decoració de la presidència. Les cadires no han de tenir el respatller molt alt; i en la mesura del possible han de tenir braços.  Taula de la presidència:  S’intentarà que estigui com a mínim tapada pel front impedint la visió de les cames de les persones que estan a la presidència.  També es pot tapar la totalitat del front i la part superior de la taula.  La cobertura de la taula pot servir per col·locar els colors corporatius de l’empresa.  Sobretot en el cas que no es pugui tapar la taula s’ha de procurar que sigui de bona qualitat.  Hi ha d’haver una gerra d’aigua i un vas d’aigua: millor cristall que plàstic; millor vas gran que petit. Hi ha d’haver també una safata, unes tovalles petites i tovalló.  Hi ha d’haver un micròfon per a cada participant i dirigits a una taula de so on s’hi pugui enganxar les preses dels diferents mitjans de comunicació.  Els adornaments florals no han d’estar situats sobre la taula, sinó en el frontal o laterals.  Pot ser que no hi hagi taula en una presidència asseguda. És convenient evitar el xoc frontal amb la resta de convidats; posant per exemple les cadires una mica de costat.

5. ACCESOS I SORTIDES DE LA PRESIDÈNCIA. L’ordre que se segueix en general és el següent: 1) Primer entren els convidats i ocupen el seu lloc. 2) A continuació entren els membres de la presidència per ordre de menor a major rang.: l’amfitrió i el seu convidat d’honor seran els últims en entrar.