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TEMA 1 INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓN Y A LA DOCUMENTACIÓN
INFORMATIVA
1.3 PRINCIPIOS, FUNCIONES Y PROCESO DOCUMENTAL
El proceso documental consta de cuatro fases:
- Selección de información: ese esta fase se seleccionas aquellos documentos que van a ser gestionados y usados en un fondo documental. De igual forma se determinarán las fuentes externas a las que se acudirán.
- Análisis documental: esta fase consiste en el análisis formal y de contenido de los documentos que nos van a permitir su posterior recuperación. En esta fase la clave se sitúa en las etiquetas o descriptores.
- Recopilación de información: da sentido a toda la documentación siendo por lo tanto la más importante. Además se puede evaluar de forma cuantitativa y de forma cualitativa. Los sistemas de recopilación de información más usados se encuentran en internet con una amplia gana de variedades.
- Difusión de la información: Por un lado hace referencia a la recepción y aplicación de los documentos en otro documento. Supone siempre un avance de conocimiento. Por otro lado, alude a la difusión de productos documentales, como las referencias bibliográficas. Como por ejemplo un listado de todos los títulos de una biblioteca. Hacemos referencia al momento en el que el usuario recibe toda la información que necesita.
1.4 LOS PERFILES PROFESIONALES
- Responsable de centro de documentación y bibliotecas.
- Responsable de sistemas de información y bases de datos.
- Responsable de servicios de búsqueda y organización del conocimiento.
- Responsable de contenidos en páginas web, portales e intranets.
- Responsable de los sistemas vinculados al patrimonio cultural, como museos.
- Responsable de análisis y evaluación de la información.
1.5 CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
Son aquellos lugares de los que es posible obtener información, documentos, archivos etc. que puedan ser necesarios para a documentación. Puede ser:
- Primarios: son obras original fruto del trabajo intelectual, técnico y artístico (novela, fotografía, película…)
- Secundario: fruto del trabajo documental
- Centros especializados en documentos primarios:
a) Archivos: gestiona y conserva documentos que son el resultado de la actividad de una institución o personas, como el archivo de un hospital.
b) Bibliotecas: colección de libros y revistas dispuestas para su uso. Son muchos los tipos de bibliotecas, especializadas, universitarias...
c) Mediateca: colección de publicaciones periodísticas.
d) Hemeroteca: Sección de una biblioteca en donde se guardan archivos de recortes de periódicos o periódicos completos.
- Centros de documentación de referencia (especializados en documentos secundarios ej. Bibliografía) Su función básica es proporcionar referencias de documentos y bibliografías. Algunas instituciones de investigación contienen este tipo de centros de documentación. Estos centros son escasos y tienen múltiples formatos.
- Centros de análisis y búsqueda de información
Son empresas que trabajan recopilando, organizando analizando información altamente especializada, a petición de alguien. Es muy elaborada y que se dedican a la búsqueda de información comercial, a la verificación de datos, evaluación de conocimientos y asesoramiento. Y se trabaja mucho con bases de datos.
- Redes de información
No son centros propiamente dichos. Son de carácter formal e informal nos encontramos con flujos de información organizada. Las redes sociales serian un ejemplo de este flujo de redes. En algunos casos nos encontramos con información de carácter personal, en otro con información periodística, técnica, económica.
- Bibliotecas virtuales
Nos referimos a cualquier repositorio de documentos de información que existan en la web. Que puede ser directamente en formato biblioteca o bien una lista de documentos accesible con mayor o menos grado de descripción.
1.6 FUENTES DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS
- Documentos
1.1 Documentos primarios:
El documento primario es el resultado directo del trabajo intelectual y a parte de los documentos audiovisuales podemos encontrar:
a) Libro: es una publicación no periódica que tiene al menos 49 páginas (establecido por la UNESCO) y que tiene también un ISBN (un número de control editorial).
b) Publicaciones periódicas: su periodicidad puede ser regular o irregular:
- Periódicos
- Series o colecciones
- Boletines (BOE, boletín oficial del Estado)
- Revistas: pueden ser de muchos tipos. Al periodista le incumben especialmente las revistas de información general y las científicas.
c) Informes científico técnicos: son muy importantes porque recogen aportaciones originales de expertos a partir normalmente de una administración pública. Por ejemplo accidente del vuelo Hispanair e informes de peritos sobre el mismo.
d) Tesis doctorales: es un trabajo de investigación, no siempre de fácil acceso, que permite acceder al grado de doctor. Se trata de un trabajo original que debe aportar conclusiones interesantes.
e) Actas de congresos: recogen las aportaciones de las comunicaciones y ponencias presentadas en un congreso, tienen alto valor puesto que recogen los últimos avances y tendencias de un área de conocimiento
f) Normas: son regulación aplicada en distintos niveles políticos sobre cualquier faceta y nivel de la vida humana. Las normas ISO son normas internacionales propuestas por ISO (international standar organization). En España la institución que propone norma es AENOR, y sus normas son UNE.
g) Patentes: son títulos de propiedad sobre un descubrimiento. Gran parte del conocimiento que existe en el planeta está registrado a través de las patentes. Y se aplica a productos, sustancias, procedimientos y aplicaciones e inventos.
i) Fuentes biográficas: del tipo quién es quién o compendios biográficos, recogen personas relevantes y expertos, profesionales. O bien ofreciendo datos de carácter práctico o bien presentando perfiles biográficos.
j) Fuentes geográficas: aquí incluimos mapas, planos y atlas. Hay atlas temáticos, históricos y generales.
TEMA 2 RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Y BASE DE DATOS
2.1 BUSCAR INFORMACION DATOS Y DOCUMENTOS
La clave de todo el proceso documental se encuentra en la recuperación de información. En términos generales los sistemas que empleamos no recuperan conocimiento. Solo recuperan documentos y datos, pero no conocimiento. La búsqueda de información siempre dependerá del estado de conocimiento de la persona que busca la información. A mayor conocimiento menos probabilidad de encontrar información novedosa y viceversa, a menos conocimiento mayor probabilidad de encontrar información novedosa.
Ante la gran cantidad de información existente necesitaremos criterios sólidos para poder discriminar la calidad de la información.
2.2 PROCEDIMIENTO DE BÚSQUEDA Y LENGUAJES DE INTERROGACIÓN. EVALUACIÓN DE LA RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La base de la recuperación de información se basa en los términos que incorporamos en los distintos formularios. Ante una determinada palabra el sistema de recuperación, ya sea en web o en base de datos, buscará documentos y sitios web en los que se encuentre ese término. A partir de esta base se irán sumando otros filtros y algoritmos que mejoraran el resultado final. Estos cambios pueden estar orientados a los metadatos, a los términos prohibidos, filtro por tipo de documento, eliminación de la redundancia etc.
Como procedimiento de búsqueda podemos encontrar dos tipos:
- Lógica o básica de Boolr
- Intersección: el sistema recuperará documentos donde aparecen ambos términos. El operador es “y”. En los sistemas de recuperación en web es implícito al incluir dos términos. Ej. Cine y Negro.
- Unión: el sistema recupera documentos que tiene uno u otro término. O ambos. El operación es “o”.
- Negación
- Otros procedimientos
- Búsqueda literal
- Por proximidad: near
- especializada o por campos
La evaluación en la recuperación de información tiene dos modalidades:
a) Tasa de precisión: documentos relevantes recuperados/documentos recuperados. b) Tasa de llamada: documentos recuperados/documentos relevados.
2.3 METODO Y HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA EN LA WEB
En términos generales podemos encontrar los siguientes instrumentos de recuperación de información.
- Buscadores generales: son del tipo google y en muchas ocasiones presentan la posibilidad de una búsqueda avanzada.
- Buscadores especializados: son buscadores especializados en tema o en tipos de documentos o sector. Por ejemplo los especializados en fotografía como picsearch, especializados en ciencia como scholar.google.es.com o aquellos especializados en blogs como por ejemplo technorati
- Los metabuscadores: son instrumentos de recuperación que no tienen una base de datos propia si no que realizar búsquedas en distintos buscadores.
- Agentes de búsqueda: son buscadores potentes pero que actúan de modo local, descargándose el programa. También a veces están conectados a la vinculación de contenidos.
Cualquiera de estos instrumentos puede ser evaluado en función de criterios como: cobertura, flexibilidad y adaptación, interactividad y recuperación.
2.4 ELEMENTOS Y TIPOS DE BASES DE DATOS
Una base de datos es un conjunto de datos almacenados en un soporte informático que se organizan y estructuran con el fin de que puedan ser recuperados de diferentes modos. Una base de datos se compone de los siguientes elementos:
a) Campos: son los ángulos que estructuran y organizan los datos que tenemos.
b) Valores de campo: son aquellos valores que se incluyen en cada campo y que pueden ser de distintos tipos: textual, numérico etc.
c) Registro: es el conjunto de campos y valores de campo relacionados y vinculados con una : persona, cosa, objeto o institución.
d) Entidad: persona, cosa, objeto o institución a la que hace referencia un registro.
Respecto a los tipos o clases de bases de datos, podemos diferenciar dos grandes tipos:
- Base de datos relacional: Se presentan normalmente en forma de tablas. Tiene información altamente estructurada con una capacidad media de recuperación y con presencia alta de valores numéricos. Estructura rígida.
- Base de datos documentales: Estructura flexible. Tiene una capacidad más alta de recuperación, y suele tener mayor nivel de información textual. Podemos encontrar dos tipos:
- Base de datos documentales referenciales: no incluyen la información original. Solo la referencia a los documentos.
- Bases de datos documentales fuente: incluyen el documento origina l, que puede ser un artículo científico, una fotografía, un documento sonoro etc.
2.5 CREACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS:
Una base de datos pasa por distintas fases en su creación.
- Fase 1 Estudio de viabilidad: En este punto se analizan los recursos económicos, humanos y materiales de los que se dispone. Para determinar el futuro del proyecto. También se estudia y se tiene en cuenta si existe una necesidad social o empresarial para la base de datos.
- Fase 2 Toma de decisiones sobre contenido: Se analiza con detenimiento el tema, el tipo de información con el que se va a trabajar, la cobertura temática, los tipos de documentos etc.
- Función crítico-verificadora: conseguir que la información documentada que se transmita sea cierta exige verificar con sentido crítico los documentos, los hechos, los juicios, las opiniones y las ideas que se difunden. Esto se hace en tres planos: comprobando la exactitud de los datos vertidos al flujo informativo, los errores u omisiones que se encuentran tras las afirmaciones de personalidades públicas, y la adecuación formal de los contenidos transmitidos.
- Función completiva o explicativa: se trata de un criterio básico, que exige de la Documentación la clarificación de los diferentes contenidos de tal modo que, completándolos mediante las fuentes de información, se aclaren las cuestiones que subyacen en el discurso periodístico.
- Función informativa y profesional: la Documentación es una herramienta imprescindible para cualquier tipo de profesional, en especial, en lo que se refiere a la actualización de los conocimientos propios de cada campo.
En un segundo nivel frente a las funciones anteriormente señaladas, y entendidas como verdaderos motores de la Documentación Periodística, se ha de tomar en consideración los siguientes principios, que las tamizan razonablemente:
- Principio editorial: la adecuación de la actividad documental a la visión del mundo que tiene el propio medio de comunicación.
- Principio de adecuación funcional: cada aspecto documental necesita una orientación diferente conforme al contexto donde se sitúa, ya sea en las fuentes que se emplean, en la selección, en el tratamiento documental, etc.
b) La selección de documentos: El primer paso en el proceso documental es el de la selección documental. Para explicarlo convenientemente, tomamos como eje de la selección de los documentos periodísticos el modelo que propone López Hernández (2000), que tiene como principales valores su validación empírica en el campo periodístico y su apoyo en la Teoría de la decisión:
Valor físico de los documentos: en términos de diseño, extensión y emplazamiento en el diario.
Valor de contenido de los documentos: lo que tiene que ver con su claridad expositiva, la objetividad- veracidad de los documentos y su profanidad de tratamiento.
Valor de utilidad de los documentos: en este apartado, se tendrá en cuenta el autor, la relación con la colección o fondo documental, las necesidades de los usuarios, la disponibilidad del documento en otras instituciones y el grado de actualidad observado.
Valor temporal de los documentos: valorando la utilidad para investigaciones potenciales, la historia de la institución y la localidad, así como su nivel de obsolescencia.
c) Análisis documental: La idea que aquí se propone del Análisis Documental del discurso periodístico parte tanto del modelo de paradigma de proceso documental (análisis, síntesis, representación y recuperación) como de la preocupación por conseguir fórmulas objetivas y objetivables de análisis. Aparte del análisis formal, y siguiente a García Gutiérrez, los ejes analíticos serán:
- Acción: referida a la significación profunda de la noticia. La interrogación intentará detectar cuál es la representación verbal de la base del acontecimiento y puede ser: ¿Qué ocurre? ¿Cuál es el acontecimiento más genérico?
- Agente: comprende todos los seres vivos, microorganismos, instituciones y colectivos humanos con capacidad para realizar acciones. Se ha de preguntar: ¿Quién ejecuta la acción?. El Agente paciente incluye los mismos elementos que contiene la categoría de Agente aunque se diferencia en que se alude a quien sufre la acción de forma directa. La pregunta es: ¿Quién sufre la acción o a quién beneficia o perjudica la acción?
- Objeto: representa el mismo caso que Agente pero referido a cosas o entidades no vivas que desencadenan directamente acciones. Se ha de preguntar: ¿Qué ejecuta la acción?. También puede haber un objeto pasivo. Se ha de preguntar: ¿Qué cosa sufre la acción?
- Instrumento: el medio o herramienta mediante el que se ejecuta la acción. La pregunta es: ¿A través de qué medio se ejecuta la acción?
- Modo: procedimiento general o especializado y voluntario, no implícito en la acción, utilizado en la realización de la acción. La pregunta es: ¿Cómo se ejecuta la Acción?
- Causa: abarca tanto los motivos inmediatos como los antecedentes y los contextos generales en los que la acción se encuentra, siempre que sean explícitos. ¿Por qué causa se ejecuta la acción?
- Finalidad: objetivos e intencionalidad de la acción. Se traduce a través de la pregunta: ¿Para qué o con qué intención se ejecuta la acción?
- Producto: donde se incluyen efectos, reacciones, consecuencias o resultados reales de la acción. ¿Qué resultados o efectos produce la acción?
- Lugar: noción espacial o contexto geográfico. La pregunta se realizará así: ¿Dónde se ejecuta la acción?
- Tiempo: noción temporal, que responderá a la pregunta: ¿Cuándo se ejecuta la acción?
- Situación: tal y como el caso indica, tiene que ver con la situación de los actantes y objetos. Se interroga de la siguiente forma: ¿En qué situación se encuentra el Agente/Paciente/Objeto/Objeto pasivo?
- Asociativo: caso secundario que tiene que ver con los acompañantes o elementos “subsidiarios” ¿Con quién/qué se encuentra el Agente/Paciente/Objeto/Objeto pasivo?
d) Recuperación de la información, difusión y necesidades del usuario: Hernández y Caridad (2000) hacen referencia a tres grandes categorías de peticiones de información en los centros de documentación de prensa: Peticiones indagatorias: se trata generalmente de preguntas cortas que tratan de averiguar un dato concreto (cómo se escribe una palabra, quién es el secretario general de un ministerio).
- Peticiones verificativas: son normalmente preguntas cortas que tratan de comprobar ciertos datos de los que no se tiene certeza absoluta de su fiabilidad.
- Peticiones temáticas: superan el dato concreto en favor de una información que sirva de apoyo documental sobre un tema. Hay dos clases de peticiones temáticas, las específicas y las genéricas.
Las específicas (por ejemplo, un artículo concreto) exigen un gran esfuerzo por parte del documentalista porque, en primer lugar, debe comprender la solicitud y traducir la necesidad de información al lenguaje informático-documental, y, también, porque necesita consultar diversas fuentes de información. En realidad, suponen un conocimiento previo sobre el asunto en cuestión y sobre las lagunas de conocimiento que se tienen. Mientras, las peticiones genéricas (por ejemplo, “todo lo que haya sobre una persona), exigen al documentalista detectar qué desea o necesita el periodista además de requerir una mayor profundidad en la recuperación y en la selección de información.
3.3. DOCUMENTACIÓN EN LOS MEDIOS DIGITALES
http://eprints.rclis.org/16326/1/ciberpebi2011_guallar_documentacion%20prensa%20digital.pdf
a) El fotógrafo mira por el visor y busca el sentido o significado que personalmente quiere adjudicarle a la foto que va a realizar, o en caso de prensa tener en cuenta la ideología del periódico. Esto se consigue a través del tipo de objetivo, de los filtros, del punto de vista y el encuadre, de la luz, la exposición.
b) En su tratamiento, desde el punto de vista documental, puede ser neutra, objetiva, alejada de su orientación primera, o bien preservar los usos de su primer significado evitando interpretaciones.
c) Momento en el que se reutiliza la fotografía. En esta fase, es cuando el significado de la misma puede ser distinto a la del propio autor. Un documentalista tiene dos opciones:
- Buscar en la fotografía lo que quiere expresar el autor.
- Buscar lo que dice la fotografía independientemente de su significado original. En este segundo caso puede buscar su significado según el contexto o según el sistema de significación de cada lector.
5.2 POLISEMIA DE LA FOTOGRAFÍA: DOCUMENTO E INTERPRETACIÓN.
Una de las características más relevantes de la fotografía es que su significado cambia con el paso del tiempo. En realidad se trata de un proceso, en el que es difícil establecer fases, por el cual, a veces de forma radical, la citada relación entre la fotografía, el referente y el intérprete: Un retrato familiar de 1870 (Figura
- se transforma en un documento de carácter social en el que es posible estudiar usos y costumbres de la época (RIEGO, 1994) o, por ejemplo, las vistas de ciudades acaban constituyendo una fuente importantísima para el estudioso de la historia local.
En un sentido más radical señala Susan Sontag (1981) que "como cada fotografía es apenas un fragmento su peso moral y emocional depende de dónde esté insertada. Una fotografía cambia de acuerdo con el contexto donde se la ve: Así, las fotografías de Smith tomadas en Minemata -duras imágenes en blanco y negro de los afectados por un envenenamiento masivo en una población de pescadores provocado por vertidos tóxicos- lucirán diferentes en un álbum, una galería, una manifestación política, un archivo policial, una revista de fotografía, una revista de noticias generales, un libro o la pared de un living. Cada una de estas situaciones sugiere un uso diferente para las fotografías pero ninguna de ellas le asegura un significado. Con cada fotografía ocurre lo que Wittgenstein declaraba de las palabras: el significado es el uso. Y por eso mismo la presencia y proliferación de todas las fotografías contribuye a la erosión de la misma noción de significado, a ese parcelamiento de la verdad en verdades relativas aceptado sin reservas por la conciencia liberal moderna."
La necesidad aludida anteriormente de textos que acoten con claridad el significado es indicio relevante de esta "polisemia inagotable" y la fotografía sola, desprovista de datos, podrá ser interpretada de forma dispar en función del marco en el que se contemple o de la persona que la vea.
El documentalista tiene que ser consciente de que la fotografía "existe" o "significa" cosas diferentes en tres momentos que es necesario considerar:
- En el momento de su creación la fotografía está cargada de subjetividad: desde el punto de vista del fotógrafo ninguna imagen es neutra, el fotógrafo mira a través del visor de una cámara (condicionante técnico) y proyecta su intencionalidad, su modo de ver (condicionante individual) sobre lo fotografiado. Si se trata de fotografía de prensa habrá que tener en cuenta la ideología del periódico (condicionante editorial). Generalmente se considera la fotografía como un fragmento de realidad objetiva. La foto existe porque el fotógrafo "estaba allí" y lo que aparece en la foto ha sucedido. Además el código fotográfico está tan asumido que se tiende a olvidar la serie de decisiones que tiene que tomar el fotógrafo para hacer la fotografía:
a) Elección de película /Color o blanco y negro, sensibilidad, grano, etc.). Con todas las implicaciones que esto supone respecto a la apariencia final de la fotografía.
b) Elección de objetivo. Todos, menos el 50 mm, que es el que más se aproxima a la visión "normal", ofrecen una visión distorsionada, sea por su basculación de las verticales y
perspectiva hipercentrada (Gran Angular), sea por su contracción del campo longitudinal y falta de foco en el fondo (Teleobjetivo).
c) Elección o no de filtros. Que distorsionan la percepción del color o las diferencias y contrastes cromáticos y los matices entre negros, blancos y grises.
d) Elección del punto de vista y del encuadre. Es quizás la decisión más trascendente en el acto de fotografiar. El fotógrafo escoge lo que quiere fotografiar y deja fuera lo que no le interesa que aparezca. Dispone los elementos en el cuadro que ha determinado previamente desde cierto punto de vista.
e) Foco o desenfoque. Algunos elementos del cuadro pueden aparecer desenfocados, pero no por eso dejan de estar en la imagen y a veces tienen una gran importancia en la interpretación definitiva de la foto.
f) Intervención eventual sobre luz incidente. Utilización de flash o de focos directos o indirectos que cambian la percepción de la luz y del color.
g) Regulación de apertura de diafragma que influye sobre la luz y sobre la profundidad de campo, permitiendo que elementos aparentemente secundarios pasen a tener importancia en el significado global.
h) Decisión de tiempo de exposición. Velocidad de exposición.
i) Momento del disparo: Del continuum de una acción el fotógrafo selecciona un momento, presumiblemente el que ofrece para él un mayor interés y al que Cartier-Bresson denomina el "instante decisivo", para perpetuarlo o cristalizarlo en el tiempo. La utilización de motor está cambiando en cierta medida esto.
j) Intervención en los procesos químicos y físicos posteriores al disparo (revelado, ampliación, reencuadre y positivado). Intervención sobre la fotografía digitalizada: falseamiento, manipulación, embellecimiento y mentira.
- En el momento de su tratamiento documental la imagen puede ser considerada neutra, objetiva, despojada de su orientación primera, tratando de preservar todos los usos posibles o bien pude mantener exclusivamente su primer significado evitando cualquier interpretación. Ambas posturas tienen ventajas e inconvenientes. Lo denotado por la fotografía deberá ser considerado objetivamente, lo connotado, lo simbólico, lo sugerido por la fotografía deberá ser cuidadosamente estudiado y preservado.
- En el momento de su reutilización la fotografía vuelve a adquirir significado unívoco, intencionalidad, sin que esto constituya necesariamente la recuperación del sentido que tenía originalmente. Lo cierto es que una fotografía tiene multitud de lecturas, a veces tantas como lectores, pero algunas serán mentirosas, falaces o manipuladoras. El documentalista tiene dos posibilidades no excluyentes:
a) Buscar en la fotografía lo que el autor quería expresar.
b) Buscar en la fotografía lo que esta dice, independientemente de las intenciones del autor. En este segundo caso se articula la oposición entre:
- Buscar en la fotografía lo que dice con referencia a su misma coherencia contextual y a la situación de los sistemas de significación a los que se remite;
- Buscar en la fotografía lo que el lector encuentra con referencia a sus propios sistemas de significación y/o con referencia a sus deseos, pulsiones o arbitrios.
libros similares, fotografías antiguas de la ciudad de Salamanca y fotografías antiguas de la ciudad de Logroño. Ambos recogen instantáneas tomadas por sendos fotógrafos profesionales e ilustran la vida de la ciudad en épocas similares: vistas de calles y plazas de la ciudad, el río, el ejército, las fiestas, la guerra se suceden en uno y otro libro de forma muy similar, sin comentarios, sólo con breves precisiones de lugar y fecha (aunque nunca tantas como un documentalista quisiera ver). Pues bien, uno de los libros no me "interesa " nada o, más bien, no me conmueve, no tiene para mí más que un interés profesional o intelectual, las fotos se me escapan, me resultan todas muy parecidas, no encuentro nada significativo en muchas de ellas, al menos, se que no soy capaz de captar ni de interesarme por los detalles. En el caso del otro libro cada mínimo detalle me alcanza y lo reconozco puesto que actúa como complemento de mi propia memoria y de mi actual conocimiento de la ciudad, reactiva mi pasado personal y familiar.
5.4 MÉTODO DE ANÁLISIS DE CONTENIDO DOCUMENTAL
Se propone un método de análisis orientado a representar el contenido de la fotografía en un lenguaje documental (mínimamente controlado) y mediante un resumen textual. El resultado deberá ser incluido en una ficha analítica susceptible de ser automatizada en un programa de gestión de bases de datos de carácter documental como pueden ser Knosys, MicroIsis, DB Inmagic, File Maker.
- Planteamiento de objetivos de la operación. El análisis documental se realiza siempre en términos relativos de acuerdo con el sistema en el que se vaya a introducir el documento. La misma fotografía no será tratada igual en un banco de imágenes de carácter profesional que en la colección particular de un fotógrafo. Los niveles de profundidad del análisis se ven afectados y la especialización temática del sistema también interviene sobre el análisis.
- Lectura del documento y de todos los materiales que lo acompañen: pié de foto, reverso, textos complementarios, fuentes externas, etc. Comparación con otras fuentes. Evaluación del significado principal del documento.
- Identificación de elementos fotografiados. Debe realizarse con la mayor precisión posible no omitiendo ningún dato aunque pueda considerarse obvio. El analista debe tener en cuenta que la información omitida considerada obvia puede no ser comprendida por usuarios lejanos.
- Personas protagonistas de la fotografía: Señalar de la forma más completa posible los nombres o apodos por los que se les conoce, los cargos que ocupan, las funciones o la profesión que desarrollan, etc. Si son personajes anónimos se les puede identificar por pertenencia a grupo de edad, profesión o función.
- Lugares. Nombres geográficos, accidentes geográficos, calles, plazas, ámbitos, precisiones ambientales, estacionales, meteorológicas presentes en la imagen.
- Objetos. Designación de los objetos presentes en la fotografía si se considera que tienen algún valor en el significado de la misma o si dichos objetos están bien representados. Se deberán indicarlos nombres de los objetos, tipologías o marcas.
- Acciones/Situaciones: Descripción de la situación presentada en la fotografía, de las actitudes características de las personas fotografiadas, de las relaciones espaciales.
- Especificación del contexto de la fotografía. Aunque no esté presente en la fotografía señalar el contexto histórico, político, social, cultural en el que se sitúa la fotografía si consideramos que ese dato es relevante para su recuperación.
- Estudio de las connotaciones. Como ya se ha señalado es la parte más subjetiva del análisis. Deben señalarse las connotaciones más claras para el analista.
- Evaluación de la pertinencia de los conceptos candidatos a entrar en la ficha de descripción obtenidos en los puntos anteriores. El criterio a seguir tiene un carácter práctico y debe averiguar si
existe una correspondencia lógica entre una demanda efectuada con dicho término y la fotografía en cuestión en cuyo caso el término sería correcto.
- Traducción al lenguaje documental utilizado por el sistema. Tras analizar en una fotografía la denotación, la connotación y el contexto habremos obtenido una serie de nociones y conceptos representativos de su contenido que habrá que transformar en descriptores. Obtendremos descriptores onomásticos (personas físicas y jurídicas), descriptores geográficos, descriptores temáticos (conceptos abstractos, objetos, actitudes) y descriptores cronológicos. Sea cual sea el lenguaje documental utilizado puede ser conveniente separar los descriptores que identifican elementos presentes en la foto (descriptores referenciales) de los descriptores que identifican elementos relacionados con la foto pero que no aparecen en ella (descriptores no referenciales). En caso de que no hubiera un lenguaje documental se deberán dar normas para el control de los descriptores onomásticos y geográficos y es muy recomendable tratar de controlar los descriptores temáticos al menos en lo que se refiere al control de la sinonimia.
- Redacción de un resumen textual de la fotografía. Debe ser muy descriptivo y en su redacción debemos tener en cuenta que tenemos que elegir qué inc luimos, de tal manera que no aparezcan elementos anecdóticos en detrimento de otros más trascendentes. Es importante ordenar la información definiendo desde las primeras palabras quién o qué protagoniza la fotografía, dónde es la fotografía, cuándo y en qué circunstancias contextuales ha sido tomada y qué representa.
Toda la información extraída del proceso debe presentarse en una ficha de representación elaborada a medida del sistema documental en la cual cada información deberá ir en su campo correspondiente como la que se propone a continuación:
- Número de registro: (NUMREG). Clave numérica o alfanumérica dada al documento cuando entra en el sistema. Puede ser un número correlativo o puede estar codificado indicando la colección, el fondo concreto en el que se sitúa o la fecha.
- Signatura topográfica: (SIGTOP). Clave numérica o alfanumérica que indica dónde está situado físicamente el documento.
- Signatura digital: (SIGDIG). Nombre del archivo digital del documento. Si se trata de una base de datos automatizada esta signatura servirá de enlace parea visualizar el documento.
- Número de negativo: (NUMNEG). Clave numérica o alfanumérica del negativo del documento.
- Otras signaturas: (OTSIG). Correspondientes a copias o reproducciones del documento del documento.
- Fecha de entrada: (FEENT). Campo con formato de fecha que indica cuándo ha entrado la fotografía en el sistema documental.
- Procedencia: (PROC). Se indicará la forma de adquisición (procedencia propia, compra, intercambio, donación) y el lugar de procedencia cuando se considere necesario.
- Fotógrafo: (AUTFOT). Nombre completo y datos biográficos del autor de la fotografía. Este campo puede remitir a una base de datos que incluya datos sobre los fotógrafos.
-Agencia: (AG). Nombre de la agencia de la que procede la foto.
-Título de la fotografía: (TITFOT) Título dado por el fotógrafo o título construido por el documentalista. La construcción de títulos debe de estar normalizada. Se recomienda titular los retratos con el nombre del personaje y la fecha; las fotos de lugares con el nombre del lugar y la fecha y las fotos de situaciones y acontecimientos con su denominación, el lugar y la fecha.
- Obras: (DESOB) Nombres de obras reproducidas en la fotografía. Se utiliza como el campo anterior.
- Notas: (NOT). Información complementaria que no haya tenido cabida en campos anteriores y que se considere necesario añadir.
TEMA 6 DOCUMENTACIÓN PARA TV E IMAGEN EN MOVIMIENTO
6.1 TIPOS DE DOCUMENTOS CON LOS QUE SE TRABAJA EN TELEVISIÓN
- Grabaciones que no constituyen un producto completo y están sujetas a procesos de selección de imágenes:
- Brutos de cámara: se trata del material original que no está montado, en el que no se ha realizado ningún trabajo de edición y que puede ser utilizado parcialmente para la generación de noticias. Generalmente, los brutos, en el momento de la selección, son sometidos a un “expurgo”, por el que se determina si la grabación puede ser borrada o por el contrario, si por su valor documental o informativo, debe conservarse. En el caso que se decide su conservación, se puede hacer íntegramente o pueden pasar a formar parte de los compactados. El compactado, como documento, es una agrupación sistemática de materiales brutos en función de criterios temáticos, de personas, de lugares, etc., tras haber realizado tareas de selección, organización y agrupación.
- Imágenes procedentes de agencias de noticias: en lo que se refiere al tratamiento documental, se asemejan a los brutos, aunque con los límites que imponen los derechos de utilización. Son especiales, y se caracterizan por su posible utilización inmediata y por la posibilidad de realizar compactados.
- Imágenes procedentes de adquisiciones puntuales a otras agencias o productoras.
- Enlaces, envíos de coberturas y señales de eventos: sujetas o no a envíos programados, pueden ser ruedas de prensa de Consejo de Ministros o reuniones parlamentarias, etc.
- Imágenes de síntesis: que plantean la necesidad de descripción técnica.
- Grabaciones que tienen entidad como espacios completos y que deben tratarse como una unidad.
- Programas editados o emitidos en directo: los editados son el resultado final del trabajo informativo y comunicativo. Los directos son más complejos puesto que pueden haber entrevistas, conexiones exteriores, en estudio, etc. y de esto no suele haber copia. Los informativos son especiales puesto que están compuesto por piezas separadas editadas, o premontajes.
- Retransmisiones de eventos: su tratamiento depende de la vigencia de los contratos. El caso de deportes suele ser especial por el enorme trabajo de documentación que lleva detrás y que da lugar a múltiples productos.
- Materiales de producción ajena de ficción.
- Espacios publicitarios y promocionales: muy restringidos por el tipo de utilización para la que fueron creados. Son poco útiles como material de archivos en medios -los hay especializados- excepto los de autopromoción.
En segundo lugar, es relevante analizar las funciones de la Documentación Audiovisual, que son:
a) La conservación, en mayor medida que otros ámbitos, ya que la vulnerabilidad de los soportes audiovisuales, marcada por el tiempo y por los cambios tecnológicos, obliga al centro de documentación a atender todas las opciones de seguridad y de mantenimiento.
b) La restauración tanto en el cine como en la televisión y la radio, a partir de prácticas, vocabulario y normas concretas.
c) Organización y tratamiento del material audiovisual, operaciones ambas necesarias para la recuperación posterior de los documentos. En el contexto de la televisión está claro que su papel es importante en la :
- Producción de programas no informativos: concursos, magazines, debates, entrevistas, infantiles, etc. La enorme diversidad de contenidos temáticos y formatos de programas producidos por una televisión hace que la demanda de información requiera de todos los recursos de un centro de documentación: imágenes, documentación escrita, datos, fotografías, música, etc. En este contexto, la Documentación escrita es un apoyo importante, en especial a la hora de solventar aquellas necesidades de información no vinculadas a procesos de producción, como es la información actualizada sobre los mercados y los productos, las tendencias de consumo, los datos sociodemográficos, los modos de financiación, etc. Esto se puede percibir en las tareas de adquisición de producción ajena, en la selección de productos en los mercados y en la gestión de la adquisición de los derechos de emisión.
- Producción de programas informativos: cuyas señas de identidad son la actualidad, la inmediatez en la respuesta y, en el caso de las imágenes, la prioridad de la noticia sobre la calidad de la imagen.
6.2 EL PROCESO DOCUMENTAL EN TELEVISIÓN
a) Selección: La actividad diaria de producción y emisión en una cadena de televisión genera una gran cantidad de materiales audiovisuales, que deben ser seleccionados para cumplir los objetivos de la gestión documental. La información válida será determinada por personal especializado, o un comité de selección. En general, se deberá tener en cuenta el valor informativo, el valor cultural, la duración temporal, la reutilización potencial, la nacionalidad, las posibilidades de intercambio del documento, etc.
b) Análisis Documental: Este proceso se lleva a cabo a partir de las siguientes fases:
Previamente se debe realizar el visionado del material audiovisual: en general, cualquier grabación audiovisual debe ser visionada en su totalidad. Así evaluaremos la utilidad de dichas imágenes, determinando si continúan siendo analizadas o si por el contrario quedan descartadas.
Análisis cronológico o minutado: describe y mide con precisión lo que sucede en el documento, traduciendo a frases la dimensión temporal del contenido, indicando la duración y contenido de cada escena.
Análisis formal.
Indización: a través de los descriptores. Es importante la diferenciación que se debe aplicar entre el contenido del documento y las referencias existentes dentro del documento. De tal forma que, y a modo de ejemplo, se podrían incluir unas categorías en las bases de datos de los centros de documentación audiovisual que tuvieran en cuenta esta diversidad:
- Lugar/Plano: descriptores de lugares que se ven en la imagen.
- Lugar/Materia: descriptores que señalan lugares de la noticia pero que no se ven en la imagen.
- Tema/Plano: se adscriben descriptores referentes a temas que se perciben fácilmente en la imagen.
- Tema/Materia: se incluyen los descriptores relativos a temas abordados en el documento.
- Persona/Plano: los descriptores onomásticos (personas o instituciones) que aparecen en la imagen.
- Persona/Materia: los descriptores onomásticos de personas o instituciones de los que trata la imagen.
Por último, el resumen documental, que por regla general es breve, intenta referir con claridad y concisión el contenido del documento al objeto de situar la noticia.
c) El usuario y la recuperación de la información: En lo que afecta a las solicitudes información, Agirreazaldegi (1997) destaca las diferentes necesidades de información que detecta en los diversos servicios de documentación de las cadenas de televisión en España:
- Estudios que van desde los análisis de mensajes publicitarios, hasta los pretest (encuestas que estudian la idea del producto antes de su lanzamiento) y los postest, que después de que se haya anunciado el producto, interpretan si la idea que quieren difundir ha llegado de la forma correcta.
Otras fuentes de información son las del propio sector publicitario, ya sean de carácter divulgativo,
profesional o científico: Anuncios, Marketing + Ventas, Advertising Age, El periódico de la
Publicidad, Estrategias, IP Mark, etc. Por otra parte, para trabajar con todos los documentos creados
por la publicidad, según Galdón (2002) existen varias organizaciones:
- Biblioteca Nacional, institución oficial dependiente de la administración pública. Cuenta con la mejor colección de carteles publicitarios antiguos y actuales.
- Agencia EFE, que dispone de fotografías relacionadas con el mundo de la publicidad.
- Adforum.co m, un website con archivo de 15000 campañas publicitarias en todos los soportes (AdFolio), festivales publicitarios, el Directorio mundial (base de datos más grande del mundo) y datos de contacto de empresas de publicidad naciones e internacionales.
- Movierecord, con un archivo que contiene más de 9000 anuncios, proyectados en los cines desde 1954.
- GECA : analiza la publicidad en la telev isión mediante una serie de fichas de todas las piezas publicitarias. 2. Documentaci ón en la Comunicación Corporati va
La práctica de la Documentación es esencial y está siempre presente en la Comunicación
Corporativa. Tal como y como define Jordi Xifra (2010), las acciones y campañas de las relaciones
públicas son proyectos estratégicos que se inician con la fase de investigación, con la consiguiente
consulta de varias fuentes documentales, aunque la mayoría hacen referencia a publicaciones
oficiales, documentos de o sobre la competencia o a información sobre el público al que se dirige un
proyecto concreto.
El departamento que se ocupa de las tareas documentales elabora, analiza, clasifica y recupera
documentos de todo tipo (fotografías, carteles, videos, textos…). Especialmente destaca el papel de
las bases de datos, que deben ser actualizadas constantemente. La Documentación, en el ámbito de
la Comunicación Corporativa, se dedica a la gestión de la información en una corporación o
asesoría de comunicación en diversos niveles, ya sea interno, externo o especializado como la
comunicación de crisis.
2.1. Comunicación externa
Se produce entre la organización, su competencia, los clientes o usuarios, los socios y los medios.
La Documentación, en este punto, es fundamental puesto que recoge toda la información externa a
la empresa, lo que permite, por ejemplo, una mejor toma de decisiones. Del mismo modo, la
Documentación colabora en la difusión de la mejor información para la organización en un sentido
operativo y práctico.
Así, un DirCom (director de comunicación) de una empresa debe, entre otras tareas: a) diseñar y
planificar campañas informativas, contando con una meditada estrategia de emisión documental y
de organización de actos; b) enviar información de calidad en los soportes adecuados a los medios y
atender a los periodistas, cuidando las relaciones interpersonales; c) fijar las normas que seguirán
los medios cuando cubran un acto, etc. Marcos Recio, García Jiménez y Nuño M oral (2004)
muestran varios documentos a través de los cuales se despliega la comunicación externa:
- Convocatoria: documento que se envía con antelación a los medios con la suficiente información.
- Co municado de prensa: que informa sobre un hecho relacionado con la organización.
- Dossier: documento que informa a los periodistas sobre un encuentro como puede ser la rueda de prensa.
- Bolet ín info rmativo: que incluye informaciones profesionales que nacen de la organización.
- Otros documentos pueden ser: campañas es peciales de publicidad (de productos, servicios o simplemente que recalquen la imagen de marca), o un informe (realizado por el equipo de co municación o documentación), etc.
2.2. Comunicación interna
Se produce en el interior de la organización y, por lo tanto, sus destinatarios son sus empleados. La
comunicación interna es necesaria dentro de una empresa y puede repercutir positivamente en los
objetivos de la organización. La Documentación colabora en la elaboración, organización y difusión
de acciones y documentos como:
- Manual para empleados. Incluye los valores de la entidad, pautas, normas internas, o reco mendaciones éticas.
- Periód ico, rev ista y/o boletín informativo que ofrece información de la en tidad y contenidos generalistas.
- Encuestas de valoración de servicios internos dedicadas a que los trabajadores den su opinión sobre la empresa y su estado de satisfacción con su puesto de trabajo.
- Manual de identidad corporativa, que indica el uso de tipo grafías, logotipos, colores, etc.
2.3. Comunicación de crisis
Todas las compañías deben estar preparadas y anticiparse a cualquier situación de crisis. Se deben
actualizar siempre los datos de la compañía (como los contactos personales o periodistas
especializados) para que la información que se dé de ella sea de calidad y no perjudicial. Se debe
dejar clara la posición de la organización ante la situación con naturaleza de crisis, explicar de
manera clara el conflicto mediante antecedentes de tal forma que lo entienda el público no
especializado. Se difundirá la información al exterior, convenientemente, justo después de que se
declare la situación de crisis. Siempre se ha de mantener la confidencialidad y la coordinación para
que todos los empleados de la empresa estén correctamente informados.
Un ejemplo de situación de crisis puede ser la de un accidente de carácter medioambiental. Y
encontramos una demostración de apoyo documental para este tipo de contextos comunicativos en
los inventarios de casos anteriores que tienen algunas multinacionales, bien documentadas y con
protocolos concretos de actuación.
3. Gestión de la Información y del Conocimiento
La Documentación en las organizaciones está totalmente vinculada a la idea de gestión de la
información y, también, del conocimiento. En términos generales, la gestión de la información
contribuye a los logros de las organizaciones, a la eficacia en el trabajo de la dirección, para lo que
se debe averiguar cuáles son las necesidades de información de los empleados y directivos.
En este sentido, la gestión de la información es una herramienta que potencia las capacidades de los
individuos de las instituciones. Su objetivo es que la información y conocimiento de que disponen
una organización se emplee de forma para conseguir el éxito de la misma. Las herramientas y
tecnologías que hacen posible que el conocimiento sea accesible para los diferentes profesionales
que necesitan información son:
- Bases de datos y de conocimiento: representan los conocimientos, habilidades y experiencias de las organizaciones y las personas que la co mponen, así como las relaciones entre ellos.
- Servicios de alerta o de d ifusión selectiva de info rmación a partir de los perfiles de usuario, que pretenden personalizar los formatos de recepción de información para evitar la sobreabundancia actual de información.
- Instrumentos de intercambio y de trabajo en grupo. Hacen posible el traspaso de información entre miemb ros de equipo.
- Herramientas de formación y aprendizaje de los profesionales.
- Herramientas de simu lación de situaciones para mejorar futuras decisiones.
- Herramientas para la gestión y creación de contenidos.
- Instrumentos de acceso y búsqueda de información interna y externa a la organización.
