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ELABORÓ: Álvaro Fernández Nicol Silva Verónica Saravia
REVISÓ: Jaime Molina. APROBÓ: Robert González.
FECHA: 22-03-2019 FECHA: 15-04-2019 FECHA: 22-04-
OBJETIVO Establecer las directrices generales por las cuales se deberán conducir quienes participen directa o indirectamente en los procesos relacionados con la administración y la adquisición de bienes.
Evaluar los procesos, procedimientos de compras generales de la empresa y fondos fijos. ALCANCE Auditar los procedimientos de recepción, validación de documentos y control de ingresos de productos o servicios para satisfacer oportunamente los requerimientos en las unidades de servicio y administrativas de la empresa. Este proceso se realiza desde el día 15 de marzo al 15 de abril de 2019. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este procedimiento se aplicó al área de adquisición de la empresa.
DEFINICIONES
Compras: Se entiende por la adquisición de insumos, bienes y servicios que van a satisfacer las necesidades de las unidades administrativas y de servicios de la Empresa Orden de Compra: Documento comercial administrativo que soporta las condiciones pactadas con el proveedor, tiene como función respaldar los actos de compras, respecto de la solicitud final de productos, bienes o servicios.
Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de insumos, bienes y servicios, que está asociado a una orden de compra.
Guía de despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar mercaderías.
Orden de Trabajo: Documento interno administrativo que indica la atención por parte de taller de un vehículo específico, contiene datos del cliente, características del vehículo, motivo del ingreso, trabajos realizados, personal involucrado y el desarrollo de las etapas del proceso productivo. Formulario de Rendición de fondo fijo: Formulario interno, que detalla cada gasto con fecha y descripción de un periodo de tiempo.
Periodo de tiempo: se refiere al ciclo desde la fecha en que se incurre el gasto hasta la fecha de su rendición.
Gerente general: es el responsable legal de la empresa y en ese sentido deberá velar por el cumplimiento de todos los requisitos legales que afecten los
negocios y operaciones de ésta.
Gastos menores: la compra de bienes o servicios necesarios para las funciones o actividades del área, tales como movilización, compras de artículos de librería y otros gastos menores.
Procedimientos: es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
Procesos: es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
La oficina de control de gestión XINERGIA LTDA, Práctico la auditoria al proceso de compras a través de la evaluación de los principios de la función administrativa. La auditoría incluyó la comparación de las operaciones que se realizaron, conforme a las normas legales y reglamentarias aplicables a los procedimientos establecidos. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas (N.A.G.A.S). Tales normas requieren que se planifique y efectué la auditoria para obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe. No se encontraron procedimientos de Auditoría Externa.
2.1Planeación de la Auditoria En base a la información entregada con las entrevistas, Se elabora un nuevo Control interno. La forma de trabajar es en base mar
Se elaboran procedimientos de visar y aprobar documentos.
Se realizan pruebas sustantivas y procedimientos analíticos del proceso que tiene mayor riesgo, compra de insumos y/o repuestos
Se elaborará un nuevo plan de organigrama y flujograma de funciones
Gerencias Departamentos
Jefes Finanzas Abastecimi ento
Programa Memorándum Correo Electrónico
3Ejecuc ión de plan del área de adquis iciones
Según la información recolectada se determinan, cambios en algunos procesos,
Gerencias Departamentos
Jefes Finanzas Abastecimiento
Programa Memorándum Correo Electrónico
4Informe Preliminar de Auditoria de Insumos y gastos
Elaboración y Revisión Informe Preliminar
Se establece posibles fechas de puesta en marcha, de los nuevos procedimientos. Se anuncia, los nuevos procedimientos. Antes enunciados
Gerencias Departamentos
Gerencia Gerencia Programa Memorándum Correo Electrónico
4.2 Conciliación de traslado de informe preliminar
Se informa al área de gerencia, y los departamentos comprometidos, los cambios.
Gerencias Departamentos
Jefes Gerencia Finanzas Abastecimiento
Programa Memorándum Correo Electrónico
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encuentre el pedido satisfactorio se debe enviar la factura al departamento de compras.
- De la Emisión de órdenes de compra
La confección de la orden de compra es responsabilidad del Departamento de Compras. Esta debe estar asociada a la orden de trabajo, en el caso de trabajos de terceros o de no tener relación a un trabajo específico, a la O.T. de cada unidad (Seminario, Santa Elena). Estas deben ser enviadas al Jefe de Compras para su aprobación y autorización.
Las facturas deben ser entregadas y/o enviadas con su orden de compra, a Seminario 592, en Recepción, de Lira Larraín, donde se firma y timbra con fecha de recepción. Diariamente deberán ser entregadas al Departamento de Contabilidad, en caso de los servicios, deberán enviar la factura directamente al área de Contabilidad, para su registro contable y efectuar el proceso de pago. Contabilidad gestionará su cancelación, dependiendo del flujo de caja.
- Recepción de la Factura Electrónica
La factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los mismos requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales. En el caso que el proveedor emita factura electrónica esta debe ser dirigida al Departamento de Compras al correo electrónico [email protected] o [email protected] , por lo tanto, el usuario deberá recibir una guía de despacho con el objetivo de evidenciar que la adquisición cumpla con las especificaciones técnicas y tiempos de entrega. Cabe señalar que la guía de despacho debe ser dirigida al Departamento de Compras debidamente firmada con nombre, rut, y fecha para cerrar el proceso de compra.
Las situaciones no previstas en este procedimiento y las dudas que resulten de su aplicación serán resueltas por el Jefe de Administración y Finanzas.
- De la asignación del fondo fijo
La asignación de este fondo se determina de acuerdo a las necesidades de un área en particular.
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Esta solicitud debe ser enviada a contabilidad para realizar el registro de quién es el responsable del fondo y del valor asignado.
BIBLIOGRAFICA 2
- Reposición del Fondo Fijo
La reposición de este valor podrá ser parcial o total, de acuerdo al movimiento de gastos en un periodo de tiempo.
La reposición de estos gastos debe ser presentados en el formulario (F.1.), al Encargado responsable del fondo fijo y posteriormente entregado a Contabilidad, el encargado debe revisar que los gastos incurridos correspondan a gastos menores y al período a rendir, para autorizar.
Documentos que respaldan el gasto:
- Boletas de Ventas y Servicios
- Boletas de Honorarios
- Facturas afectas o exentas
- Otros documentos que respalden un gasto específico en original
Estas deben ser presentadas en original, no enmendadas.
No se aceptarán “Vales por”, como respaldo del gasto, salvo previa consulta a contabilidad.
Una vez revisado y aprobado el gasto, se procede a generar el cheque para reponer el valor gastado.
La reposición se debe presentar a Contabilidad, cuando el gasto se encuentre utilizado en 2/3 de su total.
Se estima un tiempo desde la entrega a Contabilidad de a lo menos 2 días para generar la reposición.
- La Administración se reserva el derecho de tomar arqueo del fondo fijo en cualquier momento.
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