Apuntes sobre Microsoft Excel 2013: Ejercicios y prácticas, Apuntes de Informática

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MICROSOFT

EXCEL

Parte I

Ing. Gerardo Javier Calderon Hernandez

El siguiente texto, esta dedicado a mi madre: Sra. Zoila Hernández Espinoza. La persona que me alienta y apoya.

ÍNDICE GENERAL

PRIMERA SESIÓN

¿Qué es Microsoft Excel?

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojas de cálculo. Y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Microsoft comercializó originalmente un programa de hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3.

Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987.

Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superado al también muy popular Quattro Pro de Borland.

Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI.

Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años.

La versión actual para la plataforma Windows es Microsoft Excel 2013.

La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011.

La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows es:

 En el año 1987 Excel 2.0.  En el año 1990 Excel 3.0.  En el año 1992 Excel 4.0.  En el año 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).  En el año 1995 Excel 7.0 (Office „95).  En el año 1997 Excel 8.0 (Office „97).  En el año 1999 Excel 9.0 (Office 2000).  En el año 2001 Excel 10.0 (Office XP).  En el año 2003 Excel 11.0 (Office 2003).  En el año 2007 Excel 12.0 (Office 2007).  En el año 2010 Excel 13.0 (Office 2010).

Ingresando a Microsoft Excel 2013:

 Clic en el botón Inicio.  Clic en el cuadro de texto llamado: Buscar programas y archivos.  Ingresar la palabra llamada: Excel.  Clic en el vínculo llamado: Microsoft Excel 2013.

Conociendo la interfaz de Microsoft Excel 2013:

Microsoft Excel 2013, está conformada por las siguientes partes:

1. Barra de herramientas de acceso rápido.
2. Barra de título.
3. Botones de control.
4. Conexión a correo.
5. Ficha archivo.
6. Cinta de opciones.

7. Cuadro de nombres de celdas.
8. Barra de fórmulas.
9. Columnas.
10. Filas.
11. Celda
12. Barras de desplazamiento vertical y horizontal.
13. Barra de hojas.
14. Barra de estado.
15. Zoom.

Preguntas de Repaso 01:

Ingresar los nombres de las partes de la interfaz de Microsoft Excel 2013:

¿Qué es un libro de Excel?

Un libro es el archivo base para Microsoft Excel. Sus archivos usan la extensión XLSX, como abreviatura de "Excel spreadsheet".

Un libro de trabajo usualmente contiene por defecto 1 hoja de trabajo, llamado: hoja 1.

En un libro de trabajo el máximo número de hojas dependerá de la memoria de su computadora.

 Revisar: En esta pestaña están localizados los comandos para revisar, proteger e insertar comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos en los que están organizados los comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios.

 Vista: Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de sus elementos. Esta pestaña contiene los siguientes grupos: Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.

Como ya lo he mencionado, cada pestaña está formada por grupos y es precisamente dentro de cada grupo donde encontramos los botones de comando.

También puedes ver que junto al nombre de algunos grupos, en la esquina inferior derecha, se muestra una pequeña flecha que es conocida como un indicador de cuadro de diálogo y al hacer clic sobre él se mostrará un cuadro de diálogo con más comandos relacionados con dicho grupo.

Pestañas contextuales:

Las siete pestañas mencionadas previamente no son las únicas que se muestran en la cinta de opciones, también existen otro tipo de pestañas conocidas como pestañas contextuales y que se muestran solamente cuando estamos trabajando con algún objeto en particular.

Por ejemplo, cuando insertamos un nuevo gráfico en una hoja, Excel mostrará las pestañas Diseño y Formato las cuales tienen comandos especiales para trabajar con el gráfico:

Como puedes observar en la imagen anterior, las pestañas contextuales están agrupadas e identificadas con el nombreHerramientas de gráficos.

Si quitamos la selección del gráfico entonces las pestañas contextuales desaparecerán y volverán a mostrarse cundo volvamos a seleccionar de nuevo el gráfico.

Ocultar la cinta de opciones:

En ocasiones necesitamos incrementar el espacio para trabajar con nuestros datos dentro de una hoja de Excel.

Para ganar un poco de espacio en pantalla podemos ocultar la cinta de opciones haciendo clic en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana.

Al pulsar el botón se mostrarán tres opciones:

cuadro de selección mostrado junto a su nombre. Para remover algún comando debemos seleccionarlo y hacer clic en el botón Quitar.

E: Los botones Agregar y Quitar son utilizados para incluir nuevos comandos dentro de una pestaña o para removerlos de la cinta de opciones.

F: El botón Nueva pestaña crea una nueva pestaña en la cinta de opciones.

G: Para crear un nuevo grupo de comandos dentro de una pestaña utilizamos el botón Nuevo grupo.

H: El botón Cambiar nombre es útil para cambiar el nombre de una pestaña o de un grupo.

I: Para eliminar cualquier personalización que hayamos realizados a la cinta de opciones y regresar a su configuración predeterminada podemos utilizar el botón Restablecer.

J: Si deseamos aplicar las configuraciones que hemos hecho a la cinta de opciones en otro equipo podemos crear un archivo de exportación con el botón Importar o exportar.

Configurando Numero y Moneda:

El formato números en Excel es el proceso a través del cual podemos cambiar la apariencia de un número contenido en una celda. Es importante remarcar que dicho formato no modifica el valor numérico de la celda sino solo su apariencia.

Cuando ingresamos valores numéricos en nuestra hoja de Excel, dichos valores no tienen formato alguno, pero podemos modificar la cantidad de decimales mostrados, agregar el símbolo de moneda o el separador de miles. Todos estos cambios en la apariencia de un número los podemos lograr aplicando un formato especial a la celda.

Formato de números automático:

Excel puede identificar ciertos formatos de número al momento de ingresar los datos y los despliega de manera adecuada mientras asigna el valor numérico correcto a la celda.

Por ejemplo, si ingresamos el valor 12.50% en una celda, Excel mantendrá la apariencia de porcentaje pero el valor de la celda no contendrá el símbolo de porcentaje sino solamente el valor numérico 0.125 y lo podremos saber si hacemos una operación con dicha celda:

Ya que la celda D2 no contiene formato alguno se muestra el valor de la celda D multiplicado por dos. De esta manera podemos saber que al incluir a la celda D1 en cualquier operación, Excel considerará su valor numérico. Así como Excel aplica un formato automático a valores de porcentaje, también lo hace si utilizamos el separador de miles o si utilizamos el símbolo de moneda. En realidad el valor de la celda no contendrá el separador de miles ni el símbolo de moneda sino solamente el valor numérico.

Formato de números desde la Cinta de opciones:

En ocasiones en las que importamos datos a Excel o simplemente queremos modificar la manera en que se despliegan los números de una celda después de haberlos ingresado y para ello podemos utilizar los comandos de la Cinta de opciones que se encuentran dentro del grupo Número en la ficha Inicio.

Cualquiera de estos comandos aplicará el formato seleccionado a la celda activa o a una selección de celdas.