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EXCEL
APRIRE E CHIUDERE IL PROGRAMMA
Per aprire il programma, fate clic sul pulsante Start, quindi sull'icona di Excel (accanto al nome del programma viene generalmente riportata la versione). Nella finestra che si apre, fate clic su Cartella di lavoro vuota per elaborare un nuovo file. Si apre il programma e di default un nuovo file provvisoriamente denominato Cartel1*. Per chiudere il programma fate clic sulla X, nell'angolo superiore destro della schermata. In Excel l'unità principale di immagazzinamento dei dati è costituita dalla cartella di lavoro o foglio elettronico. Una cartella rappresenta un file in formato .xlsx in cui possono essere contenuti uno o più fogli di lavoro. Ogni foglio di lavoro, a sua volta, rappresenta l'unità base di lavoro. All’avvio del programma, viene aperto automaticamente un nuovo documento (o cartella o foglio elettronico) a cui viene assegnato il nome Cartel1.
APRIRE E CHIUDERE FOGLI ELETTRONICI
Per aprire una cartella di lavoro esistente, lanciate il programma; se il file è presente nell'elenco dei file recenti a sinistra, fate clic sullo specifico file, altrimenti fate clic su Apri altri file di tipo Cartelle di lavoro. Fate poi clic su Sfoglia, cercate il file all'interno di un'unità o cartella e fate doppio clic su di esso per aprirlo. Si apre la cartella di lavoro desiderata. Per chiudere la cartella, fate clic sulla X nell'angolo superiore destro della schermata, oppure fate clic su File, in alto a sinistra e selezionate Chiudi nel menu a sinistra. Come per tutti i file creati con applicativi installati in locale sul proprio computer, il modo più semplice per aprirli è comunque fare doppio clic su di essi, sia che si trovino sul desktop, sia all'interno di un'unità o cartella; si apre direttamente il programma con il file desiderato. CREARE UN NUOVO FOGLIO ELETTRONICO BASATO SUL MODELLO PREDEFINITO O SU ALTRI MODELLI DISPONIBILI LOCALMENTE O ONLINE Tutte le cartelle di lavoro, compresa la cartella di lavoro vuota, si basano su un modello predefinito. Un modello è una particolare cartella di lavoro, che possiede specifiche opzioni di formattazione (margini, tipo di carattere, allineamento testo, ecc.) e che viene utilizzata come base per creare altre cartelle di lavoro simili. Ogni cartella di lavoro nuova, basata su uno specifico modello, acquisirà tutte le caratteristiche grafiche del modello. Per creare un nuovo foglio elettronico basato su un modello, avviate Excel e selezionate il modello desiderato dall'elenco di quelli preinstallati, oppure tra i modelli disponibili online, suddivisi in categorie (es. Elenchi, Budget, Gestione finanziaria, ecc.). Nel caso in cui Excel fosse già aperto, selezionate File, quindi il comando Nuovo. Anche in questo caso, selezionate il modello da quelli preinstallati o da quelli disponibili online. Fate clic sul pulsante Crea. Si apre il nuovo file basato sul modello. Quando si crea un documento basato su un modello, si apre in effetti una copia del modello, che contiene tutte le caratteristiche grafiche e di formattazione desiderate e le trasferisce al nuovo documento che si sta creando. Tutte le modifiche apportate al nuovo documento NON vanno a modificare il modello, che rimane quindi inalterato e pronto per essere utilizzato come base per altri documenti che debbano avere quelle caratteristiche.
SALVARE UN FOGLIO ELETTRONICO ALL’INTERNO DI UN’UNITA’ DISCO, LOCALE O ONLINE
Dopo aver creato un nuovo file, salvatelo, specificando il nome e la posizione, come illustrato nel video sottostante. File/Salva con nome/Sfoglia. Selezionate unità o cartella - Attribuite il nome desiderato - Salva. Dopo il primo salvataggio, per salvare lo stesso file sarà sufficiente fare clic sul pulsante Salva, sulla barra di accesso rapido, oppure selezionare il comando Salva dal menu File. Se volete salvare nello spazio su cloud messo a disposizione da Microsoft OneDrive, selezionate Salva con nome, quindi OneDrive. Se volete salvare su altre unità di rete, selezionate Sfoglia, quindi Rete e infine l'opportuna unità online. SALVARE UN FOGLIO ELETTRONICO CON UN ALTRO NOME ALL’INTERNO DI UN’UNITA’ DISCO, LOCALE O ONLINE Il comando Salva con nome deve essere utilizzato anche nel caso in cui vogliate salvare un file esistente con un nome diverso: le modalità sono le stesse descritte per il primo salvataggio di un file. SALVARE UN FOGLIO ELETTRONICO IN UN ALTRO FORMATO Il foglio elettronico, oltre che con il formato classico Cartella di lavoro Excel (con estensione .xlsx), può essere salvato anche in formati differenti. 2 Per farlo selezionate File, quindi il comando Salva con nome e fate clic sulla freccia (evidenziata nell'immagine) associata alla casella Salva come. Si apre l’elenco dei formati disponibili, tra i quali modello, PDF, CSV, file di testo e formati di versioni precedenti del software. SPOSTARSI TRA FOGLI ELETTRONICI APERTI In Excel, come in tutti gli applicativi, è possibile aprire più cartelle di lavoro contemporaneamente. Per passare velocemente da una cartella all’altra, fate clic sulle finestre iconizzate dei file di Excel aperti al momento e presenti sulla barra delle applicazioni. In alternativa, fate clic sulla scheda Visualizza, quindi sul pulsante Cambia finestra, gruppo Finestra, e selezionate dall’elenco dei file aperti il nome del file da portare in primo piano. Se volete visualizzare contemporaneamente tutte le cartelle aperte, sempre nel gruppo Finestra fate clic sul pulsante Disponi tutto e selezionate l'opzione voluta nella finestra Disponi finestre. Per passare da una cartella all'altra, fate semplicemente clic sulla relativa finestra. IMPOSTARE NOME DELL’UTENTE Excel può essere personalizzato modificando le impostazioni relative al nome dell’utente e all’indicazione della cartella predefinita per aprire e salvare fogli elettronici. Per impostare il nome dell’utente, fate clic su File e selezionate il comando Opzioni. Nella finestra di dialogo Opzioni di Excel, sezione Generale, digitate il nome in corrispondenza della casella Nome utente e poi fate clic su OK. IMPOSTARE UNA CARTELLA PREDEFINITA PER APRIRE O SALVARE FILE Per impostare una cartella predefinita per aprire o salvare i file, nella finestra di dialogo Opzioni di Excel selezionate Salvataggio, quindi specificate il Percorso file salvataggio automatico e il Percorso file locale predefinito. Fate poi clic su OK.
MINIMIZZARE, RIPRISTINARE LA BARRA MULTIFUNZIONE
È possibile gestire la visualizzazione della barra multifunzione utilizzando il pulsante Opzioni visualizzazione barra multifunzione, in alto a destra. L'opzione impostata di default è Mostra schede e comandi (vedi immagine). Selezionando Mostra schede, vengono visualizzate appunto solo le schede e, facendo clic sulla singola scheda, vengono visualizzati i relativi gruppi e comandi. La barra multifunzione viene totalmente nascosta selezionando il comando Nascondi automaticamente la barra multifunzione. Per ripristinarla, fate clic sul pulsante Opzioni visualizzazione barra multifunzione e selezionate la modalità di visualizzazione desiderata. In alternativa, per attivare Mostra schede e quindi per ridurre la barra multifunzione, è anche possibile fare doppio clic sul nome della scheda attiva. Fate poi doppio clic sul nome di qualsiasi scheda per ripristinare la barra. Altra possibilità per comprimere la barra multifunzione consiste nel fare clic destro su una scheda qualsiasi e selezionare Comprimi barra multifunzione; ripetete la stessa operazione o fate doppio clic sul nome di una scheda per riportare la barra alle dimensioni originali. PERSONALIZZARE LA BARRA MULTIFUNZIONE È anche possibile personalizzare la barra multifunzione nascondendo schede o comandi presenti di default sulla barra o mostrando schede o comandi di default non visualizzati. Il metodo più rapido consiste nel fare clic destro su una scheda qualsiasi e selezionare il comando Personalizza barra multifunzione. In alternativa, per aprire la finestra Personalizza barra multifunzione e infine Personalizzazione barra multifunzione. Nella parte destra è possibile selezionare/deselezionare le caselle di controllo in corrispondenza delle schede che si desidera visualizzare o meno ed è inoltre possibile aggiungere o rimuovere comandi o creare nuove schede. USO DI SCORCIATOIE, STRUMENTO VAI L'uso delle scorciatoie di tastiera (tasti di scelta rapida) in Excel è utile per lavorare con maggiore efficienza, in quanto evita all'utente una continua alternanza con il mouse nell'utilizzo di un software la cui funzione principale consiste nell'inserimento di dati tramite tastiera. Per prima cosa, vediamo come navigare da tastiera tra le schede della barra multifunzione. Premendo una volta il tasto Alt compariranno sulle schede e sulla barra del titolo lettere e numeri, proprio come in figura. A questo punto, premendo la lettera corrispondente alla scheda (es. U - Formule) compariranno lettere e numeri sulle icone che corrispondono ai comandi della specifica scheda. A questo punto, premete la lettera o il numero corrispondente (es. 7 - Somma automatica) per attivare il comando o aprire un ulteriore sottomenu. COMBINAZIONI DI TASTI DI SCELTA RAPIDA CTRL + ALT + W CHIUDERE UNA CARTELLA DI LAVORO ALT + F12 APRIRE UNA CARTELLA DI LAVORO
ALT + H PASSARE ALLA SCHEDA HOME
MAIUSC + F12 SALVARE UNA CARTELLA DI LAVORO
STRUMENTO PER SPOSTARSI RAPIDAMENTE ALL’INTERNO DI UN FOGLIO DI CALCOLO 2
Si tratta del pulsante Trova e seleziona, presente nel gruppo Modifica, all'estrema destra della scheda Home e, in particolare, il comando Vai (scorciatoia F5) presente nel menu associato al pulsante. Il comando Vai, tra le altre cose, consente di passare direttamente a una posizione specifica del documento digitando nella casella Riferimento le coordinate della cella (es. cella E16) sulla quale ci si vuole posizionare. In questo caso specifico, viene direttamente selezionata la cella E16. CELLE Un foglio di lavoro è simile a una tabella, infatti è composto da righe e colonne che incontrandosi danno origine a celle. Le righe vengono identificate dai numeri (intestazione di riga), le colonne vengono identificate dalle lettere dell’alfabeto (intestazione di colonna). Di conseguenza, le celle sono identificate da una lettera e un numero (riga e colonna che si incrociano). I dati vanno inseriti nelle celle. È necessario che i dati sui quali successivamente potrebbero essere eseguite operazioni (es. calcoli, ordinamenti ecc.) siano inseriti CIASCUNO IN UNA CELLA, altrimenti non sarebbe possibile elaborarli correttamente. Ad esempio, in una tabella che contiene dati anagrafici, è opportuno mantenere distinti i singoli campi individuandoli tramite opportune etichette (es. Nome, Cognome, Indirizzo, Città, ecc.) al fine di potere eseguire su di essi precise operazioni. CREAZIONE DI ELENCHI In un elenco la prima riga della tabella dovrebbe contenere un testo significativo che descriva il contenuto di ciascuna colonna. Dalla seconda riga in poi devono essere inseriti i dati corrispondenti a ciascun campo previsto. Una tabella ben definita non presenta né righe né colonne vuote: quando vengono applicati strumenti specifici, (es. ordinamento o inserimento di funzioni), sia le celle con più di un dato, sia colonne o righe vuote possono dare problemi. Tuttavia, va precisato che esistono alcune eccezioni: per esempio, se non si dispone dei dati da inserire durante la fase di creazione, è possibile lasciare vuota una colonna, a patto di inserire comunque il nome del campo (l'etichetta). Può darsi, infatti, che tali dati vengano aggiunti in un secondo momento o che vengano calcolati tramite formule o funzioni. È opportuno poi lasciare una riga vuota in fondo all’elenco, prima della riga eventualmente dedicata ai totali o ad altre operazioni, per dare maggiore chiarezza alla lettura della tabella. INSERIRE UN NUMERO, UNA DATA, DEL TESTO IN UNA CELLA Le celle di una tabella di Excel possono contenere valori numerici, testuali, formule. Per inserirli, attivate con un clic la cella in cui volete immettere il dato, digitate il contenuto e premete il tasto Invio o il tasto Tab o uno dei tasti cursore (frecce) per confermare. Il contenuto della cella selezionata appare anche nella barra della formula.
Per selezionare un insieme di celle non adiacenti, fate clic sinistro sulla prima cella (o il primo intervallo di celle adiacenti), tenete premuto il tasto Ctrl, fate successivamente clic sulle altre celle da selezionare e poi rilasciate il tasto. Fate clic su una cella qualsiasi per deselezionare. SELEZIONARE TUTTE LE CELLE DI UN FOGLIO DI LAVOTO (UN INTERO FOGLIO DI LAVORO) Per selezionare tutte le celle di un foglio di lavoro fate clic sul pulsante Seleziona tutto, posizionato nel vertice superiore sinistro, tra la prima colonna e la prima riga. Fate clic su una cella qualsiasi per deselezionare. MODIFICARE IL CONTENUTO DI UNA CELLA Per modificare il contenuto di una cella è necessario attivare la modalità di modifica facendo doppio clic sulla cella, oppure facendo clic singolo e premendo il tasto F2. All’interno della cella apparirà il cursore intermittente: effettuate la modifica e al termine premete Invio. In alternativa, è possibile effettuare le modifiche direttamente nella barra della formula dopo aver selezionato la cella (clic singolo su di essa). Per sostituire completamente il contenuto di una cella, fate clic sinistro su di essa e digitate il nuovo contenuto, che sostituirà automaticamente il precedente, poi premete Invio. USARE I COMANDI ANNULLA E RIPRISTINA Se durante l'inserimento e la formattazione dei dati vi capita di compiere qualche operazione sbagliata, potete porre velocemente rimedio. Per annullare l’ultima operazione compiuta, fate clic sul pulsante Annulla, sulla barra di accesso rapido. Per annullare più azioni, fate clic sulla freccia a destra dello stesso pulsante e selezionate tra le ultime operazioni compiute quelle da annullare. Se avete annullato un’operazione che invece volete mantenere, fate clic sul pulsante Ripristina. Se volete ripristinare più azioni precedentemente annullate, fate clic sulla freccia a destra dello stesso pulsante per aprire l'elenco delle ultime operazioni annullate e selezionate quelle da ripristinare. USARE UN SEMPLICE COMANDO DI RICERCA PER TROVARE DATI SPECIFICI IN UN FOGLIO DI LAVORO Per trovare velocemente uno specifico dato, fate clic sul pulsante Trova e seleziona, gruppo Modifica, scheda Home e selezionate il comando Trova. Si aprirà la finestra di dialogo Trova e sostituisci; nella casella Trova digitate il dato da ricercare e fate clic sul Trova successivo. La prima occorrenza del dato ricercato verrà evidenziata. Facendo clic sul pulsante Trova tutti, nella parte inferiore della finestra verranno elencate tutte le occorrenze del dato ricercato. Facendo clic sul pulsante Opzioni si visualizzano le opzioni di ricerca avanzate. Nella finestra appariranno altre caselle in cui inserire criteri di ricerca più specifici, quali ad esempio se cercare all'interno di un foglio o di un'intera cartella di lavoro (In); se effettuare una ricerca per righe o per colonne (Cerca); se ricercare all'interno di formule, valori o commenti (Cerca in).
USARE UN SEMPLICE COMANDO DI SOSTITUZIONE PER MODIFICARE DATI SPECIFICI IN UN FOGLIO
DI LAVORO
Per sostituire specifici dati in un foglio elettronico, seguite il procedimento descritto nella lezione precedente per aprire la finestra Trova e sostituisci e fate clic su Sostituisci, oppure, dal menu del pulsante Trova e selezione, scegliete direttamente il comando Sostituisci. Nella casella Trova digitate la parola da sostituire e nella casella Sostituisci con digitate la nuova parola. Si può procedere a una sostituzione alla volta, facendo clic prima sul pulsante Trova successivo e poi sul pulsante Sostituisci, oppure si possono sostituire tutte le occorrenze in un’unica soluzione facendo clic sul pulsante Sostituisci tutto. Anche per la funzione Sostituisci sono a disposizione opzioni avanzate di ricerca e sostituzione (Opzioni). In questo caso specifico, ad esempio, la ricerca sarà effettuata sull'intera cartella di lavoro e riguarderà solo le parole con iniziale maiuscola. Anche per la funzione Sostituisci sono a disposizione opzioni avanzate di ricerca e sostituzione (Opzioni). In questo caso specifico, ad esempio, la ricerca sarà effettuata sull'intera cartella di lavoro e riguarderà solo le parole con iniziale maiuscola. ORDINARE UN INSIEME DI CELLE APPLICANDO UN SOLO CRITERIO in ordine numerico crescente o decrescente e in ordine alfabetico crescente o decrescente. Per ordinare velocemente un elenco numerico o testuale in Excel, posizionatevi in una cella della colonna in base alla quale volete ordinare, quindi fate clic sui pulsanti di ordinamento veloce presenti nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati. In questo caso, essendovi posizionati su una cella della colonna Cognome, un clic sul pulsante Ordina dalla A alla Z consente di ottenere l'ordinamento dell'elenco per cognome in senso crescente. Un clic sul pulsante Ordina dalla Z alla A consente di ottenere l'ordinamento dell'elenco per cognome in senso decrescente. In alternativa, fate clic destro su una cella della colonna secondo la quale volete ordinare e dal menu contestuale selezionate Ordina, quindi il tipo di ordinamento desiderato. Gli stessi comandi sono disponibili anche nel gruppo Modifica della scheda Home, nel menu associato al pulsante Ordina e filtra. In questo caso, l'ordinamento sarà in base al testo (dalla A alla Z o dalla Z alla A). Le voci del menu cambiano in base alla tipologia di dati da ordinare: Ordinamento in base ai numeri Ordinamento in base alla data Nel caso in cui l'esito dell'ordinamento dovesse erroneamente coinvolgere anche le intestazioni di colonna, seguite il procedimento descritto di seguito. Nel caso in cui l'esito dell'ordinamento dovesse erroneamente coinvolgere anche le intestazioni di colonna, seguite il procedimento descritto di seguito. Fate clic sul pulsante Ordina e filtra, gruppo Modifica - scheda Home, e selezionate Ordinamento personalizzato; nella finestra che si apre, selezionate la casella di controllo Dati con intestazioni. Confermate con clic su OK e ripetete l'operazione di ordinamento. Fate clic sul pulsante Ordina e filtra, gruppo Modifica - scheda Home, e selezionate Ordinamento personalizzato; nella finestra che si apre, selezionate la casella di controllo Dati con intestazioni. Confermate con clic su OK e ripetete l'operazione di ordinamento.
SPOSTARE IL CONTENUTO DI UNA CELLA O DI UN INSIEME DI CELLE ALL’INTERNO DI UN FOGLIO DI
LAVORO tra fogli di lavoro diversi e tra cartelle di lavoro aperte. I dati contenuti in una cella o in un intervallo di celle possono essere spostati e poi incollati in un punto diverso dello stesso foglio di lavoro, in un foglio di lavoro diverso della stessa cartella e in un foglio di un’altra cartella di lavoro. I dati spostati spariranno dal punto di origine per essere presenti solo in quello di destinazione. Selezionate le celle di cui volete spostare il contenuto e procedete. Per spostare i dati, fate clic destro sulla selezione e scegliete il comando Taglia. Fate quindi clic destro sulla cella di destinazione (nello stesso foglio, in un foglio diverso o in una cartella diversa) e selezionate la prima a sinistra delle Opzioni Incolla. UTILIZZARE LA TASTIERA premete la combinazione di tasti Ctrl + X o Shift (Maiusc) + Canc per tagliare i dati inclusi nella selezione; posizionatevi quindi sulla cella di destinazione (nello stesso foglio, in un foglio diverso o in una cartella di lavoro diversa) e premete indifferentemente la combinazione di tasti Ctrl + V o Shift (Maiusc) + Ins per incollarli. CANCELLARE IL CONTENUTO DI UNA CELLA Il modo più rapido per cancellare il contenuto di una cella o di un insieme di celle consiste nel selezionarle e premere il tasto Canc sulla tastiera. In alternativa, fate clic destro sulla selezione e scegliete il comando Elimina. Il contenuto di una singola cella può anche essere cancellato direttamente sulla barra della formula. RIGHE E COLONNE I fogli di lavoro sono composti da colonne, righe e celle. Le intestazioni di colonna sono contraddistinte da lettere dell'alfabeto a partire dalla lettera A. Esaurite le prime 26 lettere dell'alfabeto, le intestazioni di colonna proseguono con AA fino ad AZ e poi con AAA fino a ZZZ e così via. In Excel sono supportate in totale 16.384 colonne. Le righe sono provviste di intestazioni di riga contraddistinte da numeri, a partire da 1. SELEZIONARE UNA RIGA, un insieme di righe adiacenti, un insieme di righe non adiacenti. SELEZIONARE UNA COLONNA, un insieme di colonne adiacenti, un insieme di colonne non adiacenti. Righe Per selezionare una riga, fate clic sinistro sulla corrispondente intestazione di riga (numero). Per selezionare contemporaneamente più righe adiacenti, fate clic sinistro sull’intestazione della prima riga, tenete premuto e trascinate il mouse sulle altre intestazioni di riga oppure, dopo aver selezionato la prima riga, tenete premuto il tasto Shift (Maiusc) e fate clic direttamente sull’intestazione dell’ultima riga da selezionare. Per selezionare contemporaneamente più righe non adiacenti, fate clic sinistro sull’intestazione della prima riga, premete e tenete premuto il tasto Ctrl e fate successivamente clic sinistro sulle altre intestazioni di riga da includere nella selezione. Colonne Per selezionare una colonna, fate clic sinistro sulla corrispondente intestazione di colonna (lettera). Per selezionare contemporaneamente più colonne adiacenti, fate clic sinistro sull’intestazione della prima colonna, tenete premuto e trascinate il mouse sulle altre intestazioni di colonna oppure, dopo aver
selezionato la prima colonna, tenete premuto il tasto Shift (Maiusc) e fate clic direttamente sull’intestazione dell’ultima colonna da selezionare. Per selezionare contemporaneamente più colonne non adiacenti, fate clic sinistro sull’intestazione della prima colonna, premete e tenete premuto il tasto Ctrl e fate successivamente clic sinistro sulle altre intestazioni di colonna da includere nella selezione. Si utilizzano gli stessi procedimenti di selezione descritti per righe e colonne: clic sinistro sull'etichetta del foglio per selezionarlo; tasto Shift (Maiusc) + clic sinistro per fogli adiacenti; tasto Ctrl + clic sinistro per fogli non adiacenti. INSERIRE, ELIMINARE RIGHE E COLONNE Il modo più rapido per inserire una nuova riga consiste nel selezionare la riga al di sopra della quale volete inserirne una nuova, fare clic destro e scegliere il comando Inserisci. In alternativa, selezionate la riga, fate clic sulla parte inferiore del pulsante Inserisci nel gruppo Celle della scheda Home e scegliete il comando Inserisci righe foglio. Una riga vuota verrà inserita al di sopra della riga selezionata. Per inserire più righe, selezionate il numero di righe che volete inserire e utilizzare uno dei procedimenti illustrati. L'esatto numero di righe selezionate verrà inserito al di sopra della prima riga inclusa nella selezione. Per inserire colonne, i procedimenti sono analoghi a quelli appena descritti: selezionate la colonna (o le colonne se volete inserirne più di una) alla sinistra della quale volete inserirne una nuova, fate clic destro e scegliete il comando Inserisci. In alternativa, selezionate la colonna, fate clic sulla parte inferiore del pulsante Inserisci nel gruppo Celle della scheda Home e scegliete il comando Inserisci colonne foglio. Una colonna vuota verrà inserita a sinistra della colonna selezionata. MODIFICARE LA LARGHEZZA DELLE COLONNE, L’ALTEZZA DELLE RIGHE PORTANDOLE AD UN VALORE SPECIICATO, ALLA LARGHEZZA E ALL’ALTEZZA OTTIMALI La dimensione di colonne e righe può essere modificata posizionando il puntatore del mouse sul bordo destro dell’intestazione della colonna o sul bordo inferiore dell’intestazione della riga, tenendo premuto il tasto sinistro e trascinando per allargare/stringere una colonna o alzare/abbassare una riga. Se volete però attribuire una larghezza o un’altezza precisa, il metodo più rapido consiste nel selezionare la colonna o la riga, fare clic destro, scegliere il comando Larghezza colonne o Altezza righe e digitare la dimensione nell’apposita casella della finestra di dialogo che si apre. In alternativa, dopo aver selezionato la colonna o la riga fate clic sulla parte inferiore del pulsante Formato nel gruppo Celle della scheda Home, selezionate il comando Larghezza colonne o Altezza righe e poi digitate la dimensione nell’apposita casella che si apre. Se volete fare in modo che il contenuto delle celle si adatti perfettamente alla larghezza della colonna o all’altezza della riga, posizionate il puntatore del mouse sul bordo destro dell’intestazione della colonna o sul bordo inferiore dell'intestazione della riga che volete adattare e fate velocemente doppio clic col tasto sinistro. In alternativa, dopo aver selezionato la colonna o la riga fate clic sulla parte inferiore del pulsante Formato nel gruppo Celle della scheda Home e selezionate il comando Adatta larghezza colonne o Adatta altezza righe. Ovviamente, se selezionate più colonne o righe contemporaneamente i comandi verranno applicati a tutta la selezione.
In alternativa, fate clic destro sull'etichetta del foglio esistente e scegliete il comando Inserisci; nella scheda Generale della finestra che si apre, fate clic su Foglio di lavoro e poi sul pulsante OK. Il nuovo foglio di lavoro viene aggiunto nella posizione desiderata. Per ELIMINARE uno o più fogli di lavoro il metodo più rapido consiste nel selezionarli, fare clic destro sull'etichetta del foglio o sulla selezione e scegliere il comando Elimina. In alternativa, dopo aver selezionato il foglio o i fogli da eliminare, nel gruppo Celle della scheda Home fate clic sulla parte inferiore del pulsante Elimina e scegliete il comando Elimina foglio. USARE NOMI SIGNIFICATIVI INVECE DI ACCETTARE IL NOME PREDEFINITO Si è già detto che il nome dei fogli viene attribuito dal programma in maniera predefinita e con una numerazione progressiva (Foglio1, Foglio2, Foglio3, ecc.). Per una gestione dei dati più agevole è però opportuno rinominare i fogli con nomi univoci e indicativi del loro contenuto. I nomi possono avere un massimo di 31 caratteri. È consigliabile comunque utilizzare nomi brevi, perché la lunghezza del nome determina la larghezza della scheda del foglio visualizzata nella parte inferiore della finestra della cartella: se si usano nomi brevi si possono visualizzare più schede contemporaneamente. COPIARE O SPOSTARE UN FOGLIO DI LAVORO ALL’INTERNO DI UNA CARTELLA DI LAVORO TRA CARTELLE APERTE Per copiare o spostare un foglio all'interno della stessa cartella di lavoro o tra cartelle di lavoro aperte potete utilizzare sia i comandi di Excel sia semplicemente mouse e tastiera. Dopo aver selezionato il foglio da copiare o spostare, è necessario aprire la finestra di dialogo Sposta o copia. Per farlo, si possono utilizzare due diversi procedimenti: fate clic sul pulsante Formato nel gruppo Celle della scheda Home e selezionate il comando Sposta o copia foglio; fate clic destro sul foglio e selezionate il comando Sposta o copia Per COPIARE il foglio, nella finestra di dialogo Sposta o copia selezionate la casella di controllo Crea una copia, quindi selezionate la posizione desiderata nella sezione Prima del foglio. Il foglio viene duplicato e, in questo esempio, inserito alla fine; dato che nella stessa cartella di lavoro non possono esserci due fogli con lo stesso nome, al foglio duplicato è stato aggiunto il numero 2 tra parentesi a indicare che esiste già un foglio con quel nome. Per SPOSTARE il foglio, nella finestra di dialogo Sposta o copia, lasciate deselezionata la casella di controllo Crea una copia, quindi selezionate la posizione nella sezione Prima del foglio. Il foglio viene rimosso dalla sua posizione e, in questo esempio, spostato alla fine. Per copiare o spostare un foglio in un'altra cartella di lavoro aperta seguite i procedimenti descritti e nella finestra di dialogo Sposta o copia selezionate come destinazione una differente cartella di lavoro aperta (es. la cartella Elenco). Quindi, scegliete la posizione all'interno della cartella (in questo esempio di seguito al Foglio1) e, se volete copiare il foglio, selezionate la casella Crea una copia, in caso contrario il foglio verrà spostato. COPIARE UTILIZZANDO MOUSE E TASTIERA Per ottenere la copia di un foglio di lavoro utilizzando mouse e tastiera: fate clic sinistro sull'etichetta del foglio; tenete premuto il tasto del mouse e premete il tasto Ctrl sulla tastiera; trascinate il foglio nella posizione desiderata;
rilasciate i tasti. SPOSTARE UTILIZZANDO MOUSE E TASTIERA Per spostare un foglio di lavoro utilizzando mouse e tastiera: fate clic sinistro sull'etichetta del foglio; tenete premuto il tasto sinistro del mouse e trascinate l'etichetta nella posizione desiderata; rilasciate il tasto sinistro del mouse. Per copiare o spostare uno o più fogli con mouse e tastiera in un'altra cartella di lavoro aperta, seguite i procedimenti descritti per effettuare la selezione, quindi trascinatelo/li nella finestra della cartella di destinazione aperta (se la cartella di destinazione fosse iconizzata sulla barra delle applicazioni, apritela sul desktop prima di procedere). RINOMINARE UN FOGLIO Il modo più veloce per rinominare un foglio di lavoro consiste nel fare velocemente doppio clic sulla sua etichetta; il nome corrente verrà evidenziato a indicare che si è attivata la modalità di modifica che consente di digitare un nuovo nome o di modificare quello esistente. In alternativa, fate clic destro sull'etichetta e scegliete il comando Rinomina. Per rinominare un foglio utilizzando invece i menu, selezionate il foglio, fate clic sul pulsante Formato, nel gruppo Celle della scheda Home e scegliete il comando Rinomina foglio. FORMULE ARITMETICHE Il foglio elettronico ha il suo punto di forza negli strumenti di calcolo, che consentono di mettere in relazione i dati della tabella e di effettuare operazioni su di essi. Le operazioni (o formule) vanno sempre inserite all’interno di una cella vuota e, per comunicare al programma che la cella conterrà un’operazione e non un semplice numero, dovete digitare prima di tutto il simbolo di uguale (=) e poi farlo seguire dall'espressione che volete calcolare insieme ai simboli indicanti l’operazione da svolgere. Premete quindi Invio per confermare l'operazione. Il risultato viene calcolato automaticamente e visualizzato nella cella stessa. Per conoscere il reale contenuto della cella è necessario selezionarla e controllare la barra della formula, perché ciò che sul foglio può sembrare un semplice numero, in realtà potrebbe essere il risultato di una formula. USARE I RIFERIMENTI DI CELLA INVECE DI INSERIRE DEI NUMERI NELLE FORMULE Normalmente, in un foglio di calcolo i numeri sui quali eseguire operazioni sono già contenuti all’interno di celle. Nelle formule è fondamentale utilizzare i riferimenti di cella (A1, B1, ecc.), ossia le coordinate che identificano la posizione di una cella all'interno del foglio, anziché il valore numerico contenuto nella cella. Il contenuto della cella, infatti, potrebbe nel tempo subire variazioni mentre non varieranno mai le sue coordinate; l’impiego dei riferimenti di cella garantisce quindi che il risultato dell’operazione sia sempre aggiornato automaticamente.
Se nella cella appare il messaggio #NOME? significa che il nome di cella utilizzato nella formula non esiste; nell’esempio sono stati digitati i nomi di cella A e B invece di A1, B1. Se nella cella appare il messaggio DIV/0! significa che un numero è stato diviso per zero o che la cella del divisore è vuota e quindi non è possibile effettuare la divisione; nell’esempio la cella del divisore B2 è vuota. Se nella cella appare il messaggio #RIF! significa che il riferimento non è valido o è stato cancellato; nell’esempio è stato scritto in modo errato il nome del foglio di riferimento (Fogli3 invece di Foglio3). #VALORE! è probabilmente l’errore più comune. Esso si verifica quando il tipo di dati fornito a una formula non corrisponde a quello che essa si aspetta. Un semplice esempio potrebbe essere la somma di un valore di testo con un numero (nell'esempio, la cella A3 contiene del testo). Se nella cella appare una serie di simboli #######, non si tratta di un messaggio di errore, ma di un avviso che lo spazio non è sufficiente a visualizzare il contenuto della cella per intero: in questo caso basta allargare la colonna in cui si trova la cella. A destra della cella che presenta l'errore, compare il simbolo del punto esclamativo; un clic su questo simbolo apre un menu che offre la descrizione del tipo di errore e che permette di accedere a ulteriori informazioni o spiegazioni per la sua correzione. RIFERIMENTI RELATIVI E ASSOLUTI Si è detto che un riferimento identifica una cella o un intervallo di celle di un foglio di lavoro e viene impiegato in formule e funzioni per la ricerca dei valori da includere nelle varie tipologie di operazioni. Per impostazione predefinita, il riferimento a una cella è relativo; copiando la formula in una cella differente, il riferimento associato viene automaticamente adattato alla nuova posizione. Nell'esempio se si copia la formula = SOMMA (A1:A4) dalla cella A5 alla cella C5 essa diventerà automaticamente = SOMMA (C1:C4). In altri termini, si potrebbe dire che copiare la formula equivale a copiare la regola. Il vantaggio di questo procedimento è evidente quando si deve inserire la stessa formula o funzione in molte celle adiacenti: la si inserisce in una cella e poi è sufficiente copiarla in tutte le altre utilizzando la funzione di riempimento automatico, come mostra il seguente video. In alcuni casi, però, l’uso di riferimenti relativi porterebbe a errori nei calcoli: si tratta di quei casi in cui un valore contenuto in una cella, o in un intervallo di celle, deve rimanere immutato e non adattarsi, se copiato in una nuova posizione. In queste circostanze è necessario usare il riferimento assoluto, caratterizzato dal simbolo del dollaro ($). I RIFERIMENTI RELATIVI: In una formula, sono riferimenti ad altre celle che si adattano automaticamente a una nuova posizione; sono cioè relativi alla posizione. I RIFERIMENTI ASSOLUTI: In una formula, sono riferimenti che memorizzano il nome della cella e restano immutabili (assoluti), non cambiano quando si copia la formula in una nuova posizione e se cambia il valore contenuto nella cella con riferimento assoluto, i calcoli in tutte le formule che contengono quel riferimento vengono automaticamente aggiornati.
È anche possibile rendere assoluto solo il riferimento della colonna o solo il riferimento della riga. Questo serve per rendere fisso il nome della colonna e far variare il nome della riga o viceversa. Per indicare un riferimento misto si deve digitare il simbolo "$" solo davanti alla lettera della colonna o solo davanti al numero della riga. Ad esempio: $A1 significa che i dati contenuti nella colonna A sono fissi, mentre i dati nella riga possono variare; A$1 significa che i dati contenuti nella riga 1 sono fissi, mentre i dati nella colonna possono variare. FUNZIONI Oltre alle formule, che equivalgono all’esecuzione di operazioni matematiche semplici, in Excel sono disponibili operazioni già predefinite, denominate funzioni, che equivalgono a operazioni più complesse pronte all’uso. Tutte le funzioni rientrano in una specifica categoria, hanno un nome, la loro sintassi è simile a quella delle formule e, come queste, sono sempre introdotte dal simbolo uguale (=). I comandi per l’inserimento delle funzioni sono presenti sulla barra multifunzione, nella scheda Formule, gruppo Libreria di funzioni. FUNZIONE SOMMA La funzione SOMMA fa parte della categoria Matematica e trigonometria ed esegue l'addizione di tutti i numeri contenuti nelle celle specificate come argomenti. Il calcolo può coinvolgere celle adiacenti o celle sparse. CELLE ADIACENTI Se le celle con i valori da sommare fanno parte di un intervallo continuo, gli argomenti saranno costituiti dal riferimento della prima cella, dal simbolo dei due punti (:) e dal riferimento dell’ultima cella. Ad esempio, l’espressione =SOMMA(A1:A5) esegue l'addizione di tutti i numeri contenuti nelle celle da A1 a A5. CELLE SPARSE Se le celle con i valori da sommare sono sparse, gli argomenti saranno costituiti dai riferimenti di ogni cella separati dal punto e virgola (;). Ad esempio, l’espressione =SOMMA(A1; A3; A5; B1:B4) esegue l'addizione dei numeri contenuti nelle celle A1, A3 e A5 e nell’intervallo di celle da B1 a B4. Per la funzione SOMMA, che è una delle più utilizzate, oltre al comando all’interno della categoria Matematica e trigonometria, Excel mette a disposizione nella Libreria di funzioni l'apposito pulsante Somma automatica che risulta diviso in due parti. Facendo clic sulla parte superiore del pulsante si inserisce direttamente nella cella attiva la funzione SOMMA. Per un elenco di valori in colonna, selezionando la cella vuota a fine colonna e facendo clic su questo pulsante, saranno selezionati e quindi sommati automaticamente tutti i valori contenuti nelle celle contigue sovrastanti. Per un elenco di valori in riga, selezionando la cella vuota a fine riga e facendo clic su questo pulsante, saranno selezionati e quindi sommati automaticamente tutti i valori contenuti nelle celle contigue a sinistra.
FUNZIONE CONTA.VALORI: esegue il conteggio delle celle NON vuote (contenenti qualunque tipo di valore), all’interno di uno o più intervalli specificati negli argomenti (Num1, Num2, ecc.); FUNZIONE CONTA.VUOTE: esegue il conteggio delle celle vuote all’interno di uno o più intervalli specificati negli argomenti (Num1, Num2, ecc.). Solo la funzione Conta numeri è presente anche nel menu della parte inferiore del pulsante Somma automatica. Accettate le celle proposte dal programma o selezionatele e premete il tasto Invio. Il risultato della funzione CONTA.NUMERI verrà visualizzato nella cella. Le funzioni CONTA.VALORI e CONTA.VUOTE (unitamente a CONTA.NUMERI) si trovano in Altre funzioni/Statistica. Selezionate la funzione desiderata (nell'esempio CONTA.VALORI) e nella finestra di dialogo Argomenti funzione, in corrispondenza della casella Num1, accettate le celle proposte dal programma o selezionate l’intervallo di celle opportuno e fate clic su OK. Verrà visualizzato nella cella il risultato della funzione CONTA.VALORI, ossia il numero delle celle NON vuote nell'intervallo selezionato. FUNZIONI ARROTONDAMENTO La funzione ARROTONDA fa parte della categoria Matematica e trigonometria e arrotonda un numero decimale al numero specifico di cifre. La sintassi è =ARROTONDA(num;num_cifre) e prevede due argomenti obbligatori: il numero da arrotondare (Num), che normalmente è inserito in una cella e quindi, nella finestra di dialogo Argomenti funzione, viene indicato con le coordinate di cella; il numero di cifre al quale volete arrotondare (Num_cifre). Di norma, l’arrotondamento avviene per difetto se la cifra su cui si agisce è minore di 5, mentre avviene per eccesso se la cifra è maggiore o uguale a 5. Per arrotondare sempre il valore assoluto di un numero per DIFETTO, nella categoria Matematica e trigonometria selezionate la funzione ARROTONDA.PER.DIF Per arrotondare sempre il valore assoluto di un numero per ECCESSO, nella categoria Matematica e trigonometria selezionate la funzione ARROTONDA.PER.ECC FUNZIONE LOGICA SE (CHE RESTITUISCE UNO DEI DUE VALORI SPECIFICATI) CON L’OPERATORE DI CONFRONTO = < > La funzione SE fa parte della categoria Logica ed è basata su un confronto tra il valore contenuto in una cella e una condizione specificata: restituisce un determinato valore se una condizione specificata è vera e un altro valore se tale condizione è falsa. Il confronto viene eseguito grazie all’impiego degli operatori: = UGUALE > MAGGIORE < MINORE < = MINORE UGUALE > = MAGGIORE UGUALE < > DIVERSO La sintassi della funzione è: =SE(test; se_vero; se_falso) dove
test è un valore o un'espressione qualsiasi che può dare come risultato VERO o FALSO; se_vero corrisponde al valore restituito se la condizione è vera; se_falso corrisponde al valore restituito se la condizione è falsa. NUMERI E DATE Quando si inserisce un dato in Excel, per impostazione predefinita alle celle viene applicato un formato generico (Generale) che non indica il tipo di dato inserito e che sarà poi utile personalizzare col giusto formato (numero, data, testo). Per attribuire il formato desiderato a una o più celle è necessario selezionarle quindi, nel gruppo Numeri della scheda Home, aprite il menu associato alla casella Formato numero (nell'esempio contiene Generale) e selezionate il formato adeguato. Per personalizzare il formato scelto specificando le opzioni, fate clic su Altri formati numeri. Si apre la finestra Formato celle; nella scheda Numero sono disponibili varie Categorie (nell'esempio, Valuta) per la formattazione di dati numerici. Una rapida alternativa per aprire la finestra Formato celle consiste nel fare clic destro sulla cella che contiene il valore da formattare e selezionare l'omonimo comando. O ancora, fate clic sul pulsante di visualizzazione (evidenziato nell'immagine) del gruppo Numeri; la finestra Formato celle si aprirà direttamente nella scheda Numero. FORMATTARE LE CELLE in modo da visualizzare i numeri con una quantità specifica di decimali, visualizzare i numeri con o senza il separatore che indica le migliaia. Per formattare le celle in modo che visualizzino valori numerici con un determinato numero di decimali e il punto separatore delle migliaia, è necessario utilizzare la scheda Numero della finestra di dialogo Formato celle. Selezionate la categoria Numero quindi specificate le cifre decimali e fate clic sulla casella di controllo Usa separatore delle migliaia (.) per visualizzare il punto separatore; lasciate la casella deselezionata per non visualizzare il punto. Fate quindi clic su OK. Il numero presenta ora 2 decimali e viene visualizzato il punto separatore delle migliaia. Una rapida alternativa per impostare il numero di decimali e il separatore delle migliaia consiste nell'utilizzare i corrispondenti pulsanti presenti nel gruppo Numeri della scheda Home. FORMATTARE LE CELLE in modo da visualizzare un formato specifico di data, visualizzare un simbolo di valuta. Per visualizzare un formato specifico di data, nella scheda Numero della finestra di dialogo Formato celle selezionate la categoria Data e scegliete la tipologia di data desiderata facendo scorrere le opzioni presenti in Tipo. Quando le celle contengono valori monetari, per visualizzare il simbolo della valuta si possono formattare con le categorie: CONTABILITA: La differenza tra i due formati consiste essenzialmente nell’incolonnamento in quanto nel formato Contabilità i simboli della valuta e i decimali sono messi in colonna. VALUTA: Il formato Valuta permette anche di stabilire l’aspetto dei numeri negativi, impostazione che invece non è prevista per il formato Contabilità.
