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SISTEMI OPERAZIONALI DI BASE
SISTEMA ERP
A partire dagli anni 90 si sviluppano i primi sistemi informativi aziendali, articolati in moduli separati.
Lo sviluppo incrementale procede a partire dalle aree a più alta attrattiva informatica, scontrandosi con costi, privilegi di autonomia, specializzazione dei produttori di software.
In questo modo vengono a crearsi duplicazioni di informazioni, ridondanze, disallineamenti, e molti problemi nella realizzazione dei flussi di interazione.
La visione d’insieme è resa molto difficile.
La complessità di gestione facilita l’introduzione degli ERP (Enterprise Resource Planning), sistemi informativi integrati che definiscono la base di dati generale ed arrivano fino ai processi gestionali.
Esiste dunque una base di dati comune, e le informazioni non sono più ridondanti.
I sistemi risultano flessibili, configurabili con interfacce parametrizzabili, e portabili, mentre in passato non era praticamente possibile espanderli né trasferirli su altre piattaforme.
La flessibilità è garantita da un’architettura a moduli indipendenti, acquisibili in tempi diversi.
L’attivazione di un ERP richiede all’azienda un impegno economico, di avviamento e configurazione. E’ di grande impatto a livello culturale ed organizzativo, richiedendo spesso modifiche rilevanti del modello di lavoro fino ad allora adottato.
Il dominio tradizionale dei sistemi ERP è costituito dalle aziende di produzione, ma gli ERP sono applicabile in ogni ambiito aziendale: i moduli centrali restano invariati, vengono aggiunti i moduli idonei del portafoglio operativo.
I flussi di base per una PMI manifatturiera sono:
- amministrativo
- logistico
- attivo (vendite)
- passivo (acquisti)
- (^) produttivo.
Amministrazione
Il flusso amministrativo contabile è la prima applicazione informatica aziendale, in quanto le procedure sono ben definite e variano lentamente.
Il sistema amministrativo supporta le attività operative registrando le transazioni come fatture, pagamenti, incassi, e produce informazioni di sintesi.
Le procedure di contabilità generale prevedono il rispetto delle normative fiscali la redazione delle dichiarazioni IVA e del bilancio fiscale.
- movimentazione di magazzino: serve per ricostruire i flussi del materiale, la giacenza, la data, la quantità e la natura del movimento: ingresso, uscita, conto visione, eccetera. La movimentazione va integrata con altri flussi ambientali, ad esempio il flusso attivo e passivo che influenzano ricezione e spedizione della merce, il flusso di produzione che influenza il prelievo di materiali.
- valutazione dei costi dell'articolo: devono essere adottate politiche di prezzi ragionate e una valutazione corretta del magazzino.
- valutazione inventariali: è necessario conoscere le giacenze e associare un valore alla merce nel magazzino: ci sono procedure che prevedono parametrizzazioni ed analisi.
Vendite
Le procedure di flusso attivo vanno dalla presentazione dell'offerta alla fatturazione attraverso ordine, evasione dell’ordine e consegna.
Le procedure si scompongono in tre aree:
definizione delle condizioni commerciali : la vendita richiede la definizione di un prezzo, percentuale agli agenti intermediari, definizione dei listini in base a regole per reperire il prezzo sulla base delle caratteristiche del prodotto, del cliente, dei volumi, delle promozioni, degli sconti, delle provvigioni.
processi di gestione dell'ordine cliente : ogni ordine attraversa queste fasi:
- Ricezione in seguito a preventivo: viene inserito l'ordine con controlli sul cliente e sulle condizioni commerciali
- Elaborazione: l'ordine viene evaso in base a priorità dipendenti dal cliente, dalla data di consegna, disponibilità di merce, processi produttivi. Si alimenta anche il flusso passivo se è necessario un ordine fornitore
- Evasione: prelievo della merce da magazzino, piani di spedizione, fatturazione, movimentazione del magazzino
analisi: basate sul insieme dei dati raccolti tramite ordini, documenti di trasporto e fatture.
Acquisti
Le procedure del flusso passivo costituiscono l'interazione con i fornitori. I fornitori possono essere anche terzisti, vettori, eccetera, e le procedure in gioco sono la pianificazione degli acquisti, l'emissione degli ordini fornitore, la ricezione della merce.
Le procedure si scompongono in queste macro aree:
- definizione delle condizioni commerciali : ogni fornitore specifica una tariffa con condizioni di sconto o promozioni. Il sistema aiuta la gestione dei listini fornitori per calcolare i prezzi e decidere a parità di prodotto quale fornitore scegliere
- processi di gestione dell'ordine fornitore : richieste di approvvigionamento sulla base delle urgenze o delle quantità. Esiste la possibilità di ordini aperti continui con alcuni fornitori
- raccolta delle richieste: riguardano prodotti o servizi da acquisire, provengono da analisi di magazzino e del portafoglio ordini. Possono riguardare l'acquisto di materiale di consumo o di arredi. La fornitura può avvenire in modo continuo, come per le materie prime, o discontinuo, come per le procedure informatiche
- emissione dell'ordine fornitore: le richieste di acquisto generano ordini fornitori che vanno registrati ed inoltrati
- evasione: prevede la ricezione della merce nel magazzino, il controllo di qualità e infine il processo di fatturazione passiva.
Produzione
Il flusso produttivo dipende fortemente dal settore in cui l’azienda opera.
Vengono in genere forniti sottosistemi verticalizzati rispetto al flusso produttivo perché esistono aziende con processi discreti (mobilifici, calzaturifici eccetera) con un possibile modello comune, altre con processi continui (industrie chimiche, petrolifere eccetera) con problematiche molto diversificate. Le aree coperte sono:
- Definizione dei dati tecnici : serie di informazioni che definiscono come un prodotto deve essere realizzato:
