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ERP significa Enterprise Resource Planning ("pianificazione delle risorse d'impresa"). Si tratta di un sistema di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità ecc.).
In un’era in cui il costo del valore aggiunto (composto da lavoro e organizzazione) è percentualmente sempre più importante del costo delle materie prime, per aumentare efficienza e redditività non è sufficiente acquistare al minor prezzo, ma è assolutamente necessario ottimizzare tutti i processi organizzativi aziendali, e questo può essere realizzato unicamente introducendo una “ spina dorsale informatica ” che elimini sprechi ed errori.
In primo luogo occorre evitare che l’organizzazione sia “spezzata” o divisa in compartimenti stagni; il flusso dei materiali e delle informazioni deve essere un “ flusso continuo ”, mentre la direzione delle diverse aree o reparti deve utilizzare strumenti in grado di favorire un continuo coordinamento dei processi decisionali.
La “spina dorsale” ideale può oggi essere rappresentata da un ERP di ultima generazione ( Enterprise Resource Planning , letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”), un sistema cioè che consente di controllare e gestire tutti i processi aziendali e sul quale passa tutto il “midollo” informativo, organizzativo e operativo. Se la strategia del passato prevedeva la creazione di forti stock di prodotti e materie prime per rispondere a una domanda sempre crescente, oggi è pericolosa e obsoleta a causa di una domanda sempre più variabile sia sotto il profilo delle quantità che delle preferenze. Produrre per il magazzino significa, sempre più, produrre quantità eccedenti di prodotti non desiderati che dovranno essere in seguito “ svenduti ”. Se il sistema nervoso dell’azienda (ERP) e la supply chain sono progettati per produrre e/o acquistare “velocemente” solo quando necessario (che significa basare la produzione e/o la logistica sulla domanda pull, allora diventa possibile eliminare una grande quantità di sprechi.
L’impresa di oggi deve quindi essere considerata come un sistema aperto. Se negli ultimi 30 anni molto si è fatto, anche se spesso in modo maldestro e scoordinato, per la gestione dei processi interni dell’impresa (in particolare a seguito dell’introduzione dei personal computer anche nelle PMI, negli anni ’80), ancora poca ottimizzazione invece si riscontra nella comunicazione con il mondo esterno, nonostante sia già da una decina di anni che internet e telefonia mobile hanno cominciato a sostituire fax, telefono fisso e posta ordinaria.
In concomitanza con il nuovo millennio, anche in conseguenza a una progressiva riduzione dei costi dell’ ICT (Information and Communication Technologies), le imprese hanno cominciato a sostituire i vecchi “programmi dipartimentali” (software per il solo magazzino, la sola amministrazione, ecc.), prima con sistemi “ gestionali ”(il cosiddetto “software gestionale” o “software di gestione aziendale”), e poi con i cosiddetti ERP , sistemi integrati che gestivano in modo sinergico tutti i processi aziendali.
Gli ERP , nati inizialmente come programmi per la gestione dei processi dell’area logistico-produttiva, sono quindi diventati gradualmente sistemi integrati e modulari in grado di coprire tutte le aree che possono essere automatizzate e/o monitorate all’interno di un’azienda (acquisti, progettazione, produzione, magazzini, vendite, spedizioni, contabilità, servizi di assistenza, gestione finanziaria, controllo di gestione, etc.), permettendo così agli utilizzatori di operare in un contesto unico e uniforme, indipendentemente dall’area applicativa.
Le ultime versioni degli ERP (detti ERP estesi o di seconda generazione, ERP2) hanno inglobato al loro interno nuove funzioni che, utilizzando proprio le nuove tecnologie di comunicazione , consentono di dialogare in tempo reale con la propria filiera produttiva o commerciale, creando nuovi modelli di gestione d’impresa in cui è sempre più “normale” considerare l’azienda come un sistema aperto e profondamente integrato con il mondo esterno.
Sono quindi stati proprio i nuovi sistemi informativi che in molti casi, risolvendo singole esigenze operative, hanno favorito l’evoluzione dell’organizzazione aziendale verso questo modello.
In questi ultimi 20 anni si è inoltre assistito alla crescita, sullo scenario nazionale, di ERP tutti italiani che, a differenza dei leader internazionali del settore, oltre a garantire la gestione completa degli adempimenti contabili e fiscali nel quadro della più complessa normativa italiana, si calano in maniera più precisa nel modus operandi locale, con modelli e processi molto più vicini alle procedure delle imprese italiane che li hanno adottati.
L’acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning , in italiano “pianificazione delle risorse d’impresa” e si riferisce a quei sistemi informatici per la gestione e la pianificazione aziendale capaci di integrare tutti i processi di business di un’organizzazione: amministrazione, contabilità, approvvigionamento delle risorse, produzione, logistica, acquisti, vendite, etc.
In relazione agli ERP non si dovrebbe parlare di software bensì di sistema : un ERP infatti è una suite composta da un insieme di software integrati tra di loro, detti moduli, ognuno dotato di funzioni specifiche.
Questi sistemi sono progettati per essere, allo stesso tempo, la spina dorsale dei flussi informativi aziendali e un potente strumento di pianificazione che, se ben configurato, è in grado di incrementare la produttività, migliorare il coordinamento, ottimizzare l’approvvigionamento dei materiali e le fasi di produzione.
Come funziona un sistema ERP
Il principio fondamentale dei sistemi ERP è la raccolta centralizzata dei dati provenienti da molteplici reparti e attività aziendali. In questo modo si elimina il problema della duplicazione e del disallineamento dei dati e l’impresa può contare su una banca dati unica e completa, capace di aggiornarsi in tempo reale ogni volta che un utente di qualsiasi reparto e livello gerarchico compie un’operazione all’interno del sistema.
In generale, un sistema ERP si articola in suite, moduli e funzioni:
- (^) La suite è la struttura globale dell’ERP: il sistema informativo composto dai moduli selezionati e configurati in base alle esigenze specifiche dell’azienda.
- I moduli sono le diverse applicazioni software che gestiscono uno specifico processo d’impresa: contabilità, produzione, magazzino, acquisti, vendite, etc.
- Le funzioni sono le singole operazioni che gli utenti possono compiere all’interno di ogni modulo e corrispondono alle diverse attività che ogni reparto aziendale deve svolgere.
I sistemi ERP di nuova generazione
Se in passato gli ERP si focalizzavano soprattutto sulle attività amministrative e logistiche dell’impresa, oggi hanno inglobato al loro interno una pluralità di funzioni come la gestione integrata della relazione con i clienti ( CRM ), della supply chain (SCM), delle risorse umane (HCM) e si basano su algoritmi capaci di mettere in relazione gli ordini del clienti con la capacità produttiva dei reparti, al fine di pianificare l’approvvigionamento dei materiali e organizzare la produzione con sempre maggiore precisione riducendo sprechi ed errori. L’utilizzo di barcode e altre tecnologie legate all’Internet of Thing, inoltre, ha reso gli ERP ancora più efficienti per quanto riguarda la gestione del magazzino e il tracciamento delle materie prime e delle merci.
Oggi, i sistemi ERP inglobano anche il campo della Business Intelligence offrendo funzionalità di reporting sempre più avanzate, come l’analisi multidimensionale dei dati e la creazione di report personalizzati aggiornati in tempo reale.
Infine, gli ERP di nuova generazione, sfruttando le possibilità offerte dalle interfacce web based e dalla logica del cloud , consentono di dialogare in tempo reale con soggetti esterni all’azienda, ma facenti parte della filiera produttiva e commerciale come ad esempio fornitori, terzisti, agenti e rivenditori. Questi nuovi sistemi informativi considerano l’azienda come un sistema aperto e permettono o di applicare modelli di gestione d’impresa sempre più smart, basati sulla collaborazione, sulla flessibilità, sulla lean production.
Perché le imprese dovrebbero dotarsi di un ERP
Nello scenario attuale, la capacità di un’impresa di ridurre al minimo sprechi ed errori è sempre più cruciale per mantenere adeguati livelli di competitività sul mercato: lo scopo primario dei sistemi ERP è proprio supportare questa sfida all’ottimizzazione.
Un sistema ERP, infatti, permette di:
- alleggerire e rendere più efficiente la struttura e i processi manageriali
- (^) conseguire una migliore capacità decisionale e di pianificazione grazie all’accesso immediato a tutte le informazioni e alla possibilità di interrogare ed elaborare facilmente i dati aziendali
- lavorare su un’unica base dati anche nel caso di aziende multinazionali o con diverse sedi
- migliorare l’efficienza del flusso di attività minimizzando il numero delle operazioni necessarie per ciascuno compito e standardizzandone la durata
- (^) migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi produttivi riducendo errori e sprechi
- ridurre i costi relativi all’approvvigionamento di materiali e alla logistica
- migliorare l’ allocazione delle risorse umane e valutare il personale sulla base di risultati specifici e misurabili
L’implementazione di un sistema ERP è ormai fondamentale per ogni grande azienda che voglia essere competitiva e sviluppare correttamente il proprio business.
Inoltre, la flessibilità della struttura modulare, le interfacce web based e il cloud hanno permesso di ridurre i costi relativi all’implementazione di questi sistemi, consentendo anche alle piccole medie imprese di avvicinarsi al mondo degli ERP e beneficiare dei vantaggi che questi potenti strumenti offrono anche ai business più piccoli.
ERP AREA AMMINISTRATIVA
Il sistema amministrativo è stato storicamente il primo a venir informatizzato ed ora è molto maturo. E’ di fatto indispensabile per il raggiungimento di questi obiettivi:
- Rispetto delle normative fiscali:
- Stesura del bilancio aziendale e libro gionale
- Trattamento IVA
- Anagrafica contabile/finanziaria: modalità di pagamento concordate (ricevute bancarie, bonifico bancario, rateizzazione su base mensile); riferimenti bancari del cliente, eventuale esenzione IVA se estero, sconti, spese finanziarie speciali, fido concesso che comporta blocco degli ordini al suo superamento.
- Anagrafiche commerciali: listino di riferimento, scontistica, agenti che seguono il cliente. Dati di spedizione: vettore abituale, modalità, condizioni (porto franco: a carico dell’azienda), indirizzi di magazzini multipli. Se esistono gruppi d’acquisto o catene commerciali, è necessario conoscere il cliente di fatturazione (ragione sociale cui fatturare) e il cliente commerciale (ragione sociale cui si riferiscono le condizioni commerciali).
FORNITORI
L’anagrafica fornitori è simmetrica a quella clienti. In più è necessario memorizzare informazioni relative alle ritenute fiscali e previdenziali, con data di nascita, sesso, tipo di ritenuta (INPS, ENASARCO,ecc.), nel caso di professionisti.
ISTITUTI DI CREDITO
Gli istituti di credito di clienti e fornitori sono univocamente identificati dalle coordinate bancarie (ora per l’Italia basta il codice IBAN). Per gli istituti di credito dell’azienda è invece necessario tracciare tutte le informazioni collegate alle voci contabili. Procedure specifiche calcolano i costi e la valuta delle operazioni bancarie. Vanno memorizzati l’ammontare del fido e la sua tipologia, interessi attivi, interessi passivi entro e fuori fido, commissione di massimo scoperto, costi di ciascuna operazione. Possono esistere per l’azienda società di factoring (che gestisco la cessione del credito salvo buon fine o in toto).
Altre procedure specifiche (analisi di cash-flow, what-if) sono pertinenza del sistema di controllo di gestione.
MOVIMENTAZIONE CONTABILE
E’ il cuore dei sistemi informativi amministrativi. Traccia tutte le operazioni in partita doppia.
Nella partita doppia ogni movimento viene sdoppiato in due o più parti di segno opposto. La sommatoria di questi movimenti costituisce il bilancio aziendale.
MOVIMENTAZIONE FINANZIARIA
L’analisi della situazione creditoria e debitoria registra ogni fattura emessa, con importo e termini di scadenza, ed eventuali note di accredito.
Nelle registrazioni a debito (fornitori) le registrazioni sono analoghe a quelle a credito con Dare/avere rovesciati.
Questo permette la visione del flusso di cassa (ossia la situazione di liquidità). Si tiene conto anche di stipendi, affitti, ecc.
La struttura dei movimenti finanziari presenta:
Testa: soggetto (cliente o fornitore) tipo di movimento indicatore (debito o credito) puntatore alla riga del movimento contabile relativo. Righe: data della scadenza prevista data della scdenza effettiva tipologia di incasso prevista tipologia di incasso effettiva valore con segno valore in valuta estera descrizioni aggiuntive indicatore di stato (aperto o chiuso) puntatore alla riga di movimento che ha generato la chiusura livello di sollecito data rischio (soprattutto per gli effetti).
MOVIMENTAZIONE IVA
Prevede molti casi particolari e non è ancora armonizzata alla comunità europea. L’Imposta Valore Aggiunto ha aliquote fisse che dipendono dal tipo di bene. L’IVA sulle vendite è un debito, quelle sugli acquisti un credito. L’azienda la versa all’erario ogni mese o trimestre. Un eventuale credito è spostato al mese successivo o ad altri debito con l’erario. L’IVA va trascritta in opportuni registri: vendite, acquisti, corrispettivi (vendite a clienti con scontrino fiscale).
Le particolarità gestite da un sistema informativo sono diverse. Ad esempio: esenzioni (extra CE), aliquota speciale (altri paesi CE), indetraibilità (carburanti e telefonia, 50%), scorporo (nelle vendite al dettaglio i valori sono IVA compresa), ecc.
PROCEDURE DI BASE
I sistemi informativi forniscono procedure interattive per il data entry ed il trattamento dei dati.
Il data entry presenta maschere guidate che permettono variazioni o annullamenti, ed inoltre vari controlli:
- congruenza dei dati (es. l’imponibile a ricavo deve essere uguale alla somma degli imponibili delle varie righe)
Il piano dei conti della contabilità analitica ha una movimentazione in cui varie righe, provenienti da centri di costo diversi, sono riferite ad una singola riga di movimentazione ordinaria.
Si aggiungono anche movimenti liberi non presenti in ordinaria. In particolare i movimenti di ribaltamento ribaltano a posteriori sui centri di costo i costi indiretti , ossia costi non riferibili direttamente ai centri di costo. Ad esempio il costo dell’amministrazione centrale va diviso fra i vari cantieri secondo una tabella di percentuali. Lo si mette in un centro di costo serbatoio che a posteriori viene svuotato.
Sistemi automatici di alimentazione creano le voci della contabilità analitica mentre si creano i movimenti contabili ordinari.
PROCEDURE DI ANALISI E CONTROLLO
Sono studiate in modo da incrociare i dati dei centri di costo. Richiedono programmi evoluti e conoscenze complesse.
BUDGET
Permette di definire previsioni sugli andamenti aziendali. Vengono definiti valori previsti per le voci contabili o analitiche, cui le procedure di controllo di gestione attingono per verificare gli scostamenti. Un secondo livello di budget è quello finanziario, che permette le previsioni sui flussi finanziari futuri.
Per i budget si utilizzano piani dei conti semplificati, con movimenti specifici che si affiancano a quelli ordinari. La procedura di alimentazione è manuale o semiautomatica, e accosta ad ogni voce contabile una previsione mensile o trimestrale. In sistemi più complessi si utilizzano anche gli storici, si confrontano con la contabilità corrente e si giunge a valori previsionali dopo adeguamento.
CONTROLLO DI GESTIONE
Consiste di una serie di procedure che incrociano dati di budget con quelli consuntivi.
In genere è un sistema autonomo dedicato. Offre una visione tempestiva della situazione aziendale e delle prospettive a breve e media scadenza.
Le metodologie principali sono due, spesso integrate:
- raggruppare le informazioni contabili in modo da avere analisi di ricavi, costi e margini per categorie di clienti o di prodotti
- conforntare i valori di budget con i valori consuntivi, verificarne gli scostamenti per intraprendere azioni correttive.
Il controllo di gestione fa uso di scritture contabili non ancora consolidate (rettifiche), come i ratei (es. valutazione mensile di un’assicurazione annuale), oppure fatture ancora da ricevere o da pagare.
- Le strutture dati sono organizzate in un datawarehouse, basato sulle scritture relative a Clienti Prodotti Tempi (mese o trimestre)
con misure di analisi relative a costi diretti: materiali, lavorazioni interne ed esterne (logica direct cost) costi indiretti (di struttura) (logica full cost).
PROCEDURE DI ALIMENTAZIONE E ANALISI
- Il data entry in genere è autonomo e dedicato: l’inserimento delle rettifiche va fatto manualmente o predisposto con attenzione in base a valore del magazzino
- valore delle fatture da ricevere
- valore delle fatture da emettere.
Le procedure di analisi e controllo sono dei report che visualizzano dati consuntivi, di budget e scostamenti (analisi a finire), utilizzando sistemi interattivi per filtrare i dati secondo il tipo di analisi desiderata.
GESTIONE DEI BENI AMMORTIZZABILI E DEGLI ADEMPIMENTI FISCALI E
RETRIBUTIVI
I beni acquistati che costituiscono patrimonio aziendale sono cespiti e vanno scaricati in periodi più lunghi. I beni al di sotto di 516,46 euro sono ammortizzabili in un anno, per gli altri esistono specifiche tabelle: 3-5 anni per le apparecchiature elettroniche, 20 e più per un immobile.
Il sistema informativo permette di:
- archiviare le informazioni anagrafiche del cespite
- calcolare l’ammortamento , ossia il deprezzamento annuo che fiscalmente si considera un costo
- calcolare i valori residui
- dismettere il cespite (per vendita o disinventariandolo) calcolando le plusvalenze o minusvalenze rispetto al prezzo di vendita
- congiungere o spezzare cespiti
- stampare la documentazione fiscale
- alimentare automaticamente le scritture contabili
grazie a tabelle anagrafiche, tabelle dei piani di ammortamento e di movimentazione contabile.
