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Prot. n. 5764
OGGETTO: processo tributario telematico – Nuove disposizioni in materia di giustizia tributaria digitale – articolo 16 del decreto legge 23 ottobre 2018, n. 119, convertito dalla legge 17 dicembre 2018, n. 136.
Sommario
1. Il quadro normativo .................................................................................................................... 2
2. Le disposizioni dell’articolo 16 del decreto legge n. 119/2018, convertito dalla legge n.
2.1 Obbligatorietà delle notifiche e dei depositi telematici ................................................. 4
2.2 Deroga al regime di obbligatorietà................................................................................... 5
3. L'interpretazione autentica della normativa previgente ........................................................ 6
4. La notifica degli atti digitali ....................................................................................................... 7
4.1 La disciplina della PEC ......................................................................................................... 7
4.2 Modalità operative delle notifiche tramite PEC ............................................................... 8
4.3 Prova delle notifiche............................................................................................................ 9
4.4 Standard degli atti oggetto di notificazione .................................................................. 10
4.5 Indirizzi PEC ........................................................................................................................ 10
4.5.1 Individuazione dei domicili digitali presenti negli pubblici elenchi ....................... 10
4.5.2 Indirizzo PEC ed elezione di domicilio ....................................................................... 12
4.6 Criticità delle notifiche telematiche................................................................................. 12
4.6.1 Modalità operative: mancata notifica per cause imputabili al destinatario della
PEC – notifica a soggetti non obbligati alla titolarità di un indirizzo PEC, che
comunque non è stato indicato nel primo atto difensivo ...................................... 13
Ministero
dell’Economia e delle Finanze
DIPARTIMENTO DELLE FINANZE
DIREZIONE DELLA GIUSTIZIA TRIBUTARIA DIREZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI DELLA FISCALITA’
Circolare n. 1/DF
Roma 4 luglio 2019
5. Comunicazioni degli uffici di segreteria delle CCTT ............................................................. 14
6. Registrazione e deposito degli atti e documenti .................................................................. 15
6.1 Registrazione per l’utilizzo della piattaforma centralizzata ......................................... 15
6.2 Il deposito telematico degli atti e documenti digitali................................................... 16
6.3 Predisposizione informatica degli atti, formati e firma digitale .................................. 18
6.4 Controlli ante e post trasmissione e rilascio ricevute .................................................... 20
6.5 Pagamento del CUT tramite PagoPa .............................................................................. 21
7. Il fascicolo informatico ............................................................................................................. 22
7.1 Consultazione del fascicolo .............................................................................................. 23
7.2 Richiesta per la visione temporanea del fascicolo informatico ................................... 23
7.3 Consultazione pubblica dei dati del contenzioso ......................................................... 24
8. Attestazioni di conformità - art. 25-bis del D.Lgs. n. 546/92 ............................................... 24
8.1 Copie delle sentenze ......................................................................................................... 26
9. Malfunzionamento del sistema informativo .......................................................................... 26
10. Adempimenti delle segreterie delle Commissioni tributarie ............................................... 27
11. Udienza a distanza .................................................................................................................... 29
1. Il quadro normativo
Nel 2011 sono state poste le premesse normative per una progressiva digitalizzazione del processo tributario. In particolare, l’articolo 39, comma 8, del decreto legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito dalla legge 15 luglio 2011, n. 111, ha introdotto specifiche disposizioni per una completa informatizzazione del processo tributario telematico (PTT), anche in attuazione dei principi previsti dal codice dell'amministrazione digitale, con l’obiettivo di conseguire maggiore efficienza, celerità nella definizione dei giudizi e risparmi gestionali per gli operatori del settore. L’attuazione di tale obiettivo è stata affidata all’adozione di un Regolamento ai sensi dell’articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400, che è stato poi emanato nel 2013 con il D.M. 23 dicembre 2013, n. 163. Il predetto Regolamento rinviava la concreta attuazione della digitalizzazione delle varie fasi del processo ai decreti attuativi di adozione delle regole tecniche. Quest’ultime sono state definite con il decreto del Direttore Generale delle finanze del 4 agosto 2015, con la specifica dei formati gestiti, della tipologia di firma digitale ammessa e della procedura da seguire per la registrazione al PTT e per il deposito degli atti e documenti.
o nelle ipotesi di mancata indicazione dell'indirizzo di posta elettronica certificata del difensore o della parte ed ove lo stesso non sia reperibile da pubblici elenchi, ovvero nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario, le comunicazioni potranno avvenire esclusivamente mediante deposito in segreteria della Commissione tributaria, così come prescritto dall’articolo 16-bis, comma 2, primo periodo, del D.Lgs. n. 546/92, che risulta modificato dall’articolo 16, comma 1, lettera a), n. 3) del decreto legge n. 119/2018; o i difensori delle parti, degli enti impositori e dei soggetti della riscossione possono attestare la conformità agli originali o copia conforme della copia analogica o digitale degli atti prelevati dal fascicolo processuale informatico o ricevuti tramite notifica telematica ovvero detenuti in originale o in copia conforme, sulla base delle nuove disposizioni contenute nell’articolo 25-bis del D.Lgs. n. 546/92, introdotto dall’articolo 16, comma 1, lettera b) del citato decreto legge n. 119/2018. I difensori, inoltre, possono fornire la prova dell’avvenuta notificazione e comunicazione degli atti processuali via PEC, laddove risulti impossibile fornire tale prova con modalità informatiche, in ottemperanza delle disposizioni previste dall’art. 9, commi 1-bis e 1- ter della legge 21 gennaio 1994, n. 53. In tali casi il difensore deposita in formato cartaceo il messaggio PEC, i suoi allegati e le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna previa attestazione della loro conformità all’originale informatico. Con le disposizioni di cui al comma 2 dell’articolo 16 del decreto legge n. 119/2018 viene introdotta una norma di interpretazione autentica del comma 3 dell’art. 16-bis del D.Lgs. n. 546/1992, ante modifica, diretta a garantire la legittimità della scelta di una parte processuale di aderire alle modalità telematiche del deposito degli atti e documenti prescindendo dalla scelta effettuata dalla controparte con modalità analogiche. Infine, il comma 4 del citato articolo 16 prevede che l’udienza di discussione possa svolgersi a distanza, su richiesta di almeno una delle parti, mediante l’adozione di regole tecniche-operative che consentono il collegamento via web, da definire con apposito decreto.
2.1 Obbligatorietà delle notifiche e dei depositi telematici
Il nuovo articolo 16-bis del D.Lgs. n. 546/1992 prevede che le notifiche e il deposito degli atti del processo tributario debbano avvenire esclusivamente con modalità telematiche. Tale regime di obbligatorietà si applica dal 1° luglio 2019 e riguarda i giudizi instaurati, in primo e secondo grado a decorrere da tale data. Dal 1° luglio 2019, quindi, gli atti introduttivi del giudizio devono essere notificati alla controparte tramite la posta elettronica certificata (PEC) e, nel termine dei successivi 30 giorni, depositati in Commissione tributaria con modalità telematiche (sistema di Upload ).
Tale obbligo riguarda le parti, i consulenti e gli organi tecnici dell’amministrazione dello Stato o di altri enti pubblici. Il medesimo obbligo riguarda anche la Guardia di Finanza con riferimento alle istanze per le ipoteche e sequestro conservativo di cui all’art. 22 del D.Lgs. n. 472/1997, come modificato dall’articolo 16-septies, comma 1, del decreto legge n. 119/2018, convertito dalla legge n. 136/2018. Qualora la parte abbia scelto di notificare l’atto introduttivo del giudizio di primo o di secondo grado con modalità analogiche, ad esempio, in data 29 giugno 2019, la stessa dovrà continuare ad utilizzare tale modalità nelle successive fasi della costituzione in giudizio e degli ulteriori depositi di atti seppur effettuati dal 1° luglio 2019, data dalla quale risulta obbligatorio il processo tributario telematico; resta ferma, invece, la facoltà del resistente di costituirsi telematicamente nel relativo grado di giudizio. Considerato che le date del 29 e il 30 giugno cadono nelle giornate di sabato e domenica, trovano applicazione il quarto comma dell'art. 155 c.p.c. che proroga al primo giorno non festivo il termine scadente in giorno festivo e il successivo quinto comma che proroga al primo giorno non festivo il termine che scade nella giornata di sabato.
2.2 Deroga al regime di obbligatorietà
Il legislatore, accanto al regime di obbligatorietà della notifica e del deposito degli atti e documenti processuali con modalità telematiche, ha previsto alcuni casi in cui è possibile notificare e depositare detti atti con modalità analogiche. In particolare, la disposizione contenuta nel comma 3 dell’articolo 16-bis del D.Lgs. n. 546/ prevede l’utilizzo delle modalità analogiche per la notifica e il deposito degli atti nei seguenti casi: a) controversie instaurate dal contribuente che decide di stare in giudizio personalmente, quindi senza l’assistenza tecnica di un professionista. Si ricorda che l’articolo 12, comma 2, del D.Lgs. n. 546/92 stabilisce che nelle cause di valore fino a tremila euro, il contribuente può stare in giudizio senza assistenza tecnica. La stessa disposizione prevede che per valore della lite si intende l’importo del tributo al netto degli interessi e delle eventuali sanzioni irrogate con l’atto impugnato. In caso di controversie relative esclusivamente alla irrogazione delle sanzioni il valore è costituito dalla loro somma. Resta ferma, per il contribuente che si difende direttamente, l’opzione telematica; in tal caso dovrà indicare nel ricorso o nel primo atto difensivo l’indirizzo PEC al quale intende ricevere le comunicazioni e le notificazioni. Tuttavia, si ricorda che nella ipotesi in cui il contribuente sia privo di assistenza tecnica ancorché la causa sia di valore superiore ai tremila euro, a seguito dell'ordine del giudice di
con modalità telematiche in primo grado decida di cambiare il difensore nel secondo grado di giudizio. La disposizione di interpretazione autentica tende ad evitare che la scelta operata dal ricorrente/appellante in ordine alla modalità di notifica e deposito degli atti processuali possa vincolare la modalità di costituzione della controparte in qualsiasi grado di giudizio. Pertanto, l’opzione telematica può essere esercitata per la prima volta anche in appello a prescindere dalle modalità in cui il ricorrente ha instaurato il giudizio di primo grado. La norma di interpretazione autentica trova applicazione in tutti i giudizi di primo e secondo grado, instaurati prima del 1° luglio 2019, in cui soltanto una delle parti abbia optato per le modalità telematiche, atteso che concerne la libertà nella scelta di costituzione in giudizio delle parti a garanzia del giusto processo previsto dall’articolo 111 della Costituzione.
4. La notifica degli atti digitali
4.1 La disciplina della PEC
La notifica degli atti processuali a mezzo PEC è prevista dall’art. 16 bis del D.lgs. n. 546 del 1992, ove si dispone che le notificazioni degli atti, dei documenti e dei provvedimenti giurisdizionali avvengano esclusivamente con modalità telematiche. Tale obbligo sorge per i giudizi di primo e secondo grado instaurati con ricorsi/appelli notificati a decorrere dal 1° luglio 2019. Resta ferma la facoltatività dell’opzione telematica della notifica e del deposito degli atti per i ricorsi/appelli notificati entro il 30 giugno 2019. Si ricorda che la disciplina delle notifiche a mezzo PEC è contenuta nel decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 dicembre 2013, n. 163, recante il “ Regolamento sulla disciplina dell’uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario ”. In particolare, il comma 2 dell’art. 5 del suddetto Regolamento stabilisce – in linea generale – che il perfezionamento della notifica telematica si realizza al momento in cui viene generata, da parte del gestore PEC del destinatario, la ricevuta di avvenuta consegna (RAC). Tuttavia, ai fini della decorrenza dei termini processuali il comma 1 dell’articolo 8 del citato Regolamento differenzia gli effetti per il mittente e per il destinatario della notifica PEC andata a buon fine. Infatti, dette notificazioni, per il mittente si intendono eseguite al momento dell’invio del documento al proprio gestore PEC, attestato dalla ricevuta di accettazione (RdAC) rilasciata al medesimo gestore del sistema; invece, per il destinatario occorre far riferimento al momento in cui il documento informatico è reso disponibile nella casella PEC dal suo gestore. Si evidenzia, quindi, che, per il mittente, ai fini del corretto perfezionamento della notifica risulta indifferente che il destinatario visualizzi o meno il contenuto della PEC ricevuta. E’ sufficiente che il
gestore del sistema di trasporto delle informazioni renda accessibile l’atto al destinatario affinché la notifica si ritenga perfezionata. In sostanza, è sufficiente che il messaggio di PEC venga consegnato al gestore del servizio del destinatario, che ne rilascia immediata e automatica ricevuta (RAC). Le notifiche degli atti del processo tributario alla controparte tramite PEC possono essere effettuate 24 ore su 24, tutti i giorni dell’anno inclusi i festivi. Sul punto, si ricorda che la Corte Costituzionale, con la sentenza n. 75/2019, ha dichiarato l’illegittimità costituzionale dell’art. 16-septies del D.L. 179/2012 (riguardante la giustizia digitale nel processo civile) nella parte in cui, richiamando le disposizioni dell’art. 147 cpc, stabiliva che “ le notificazione degli atti non possono farsi prima delle ore 7 e dopo le ore 21.00 ”. In particolare, la Corte Costituzionale ha ritenuto incostituzionale la norma "nella parte in cui prevede che la notifica eseguita con modalità telematiche la cui ricevuta di accettazione è generata dopo le ore 21 ed entro le ore 24 si perfeziona per il notificante alle ore 7 del giorno successivo, anziché al momento di generazione della predetta ricevuta". Tali principi devono ritenersi applicabili anche al processo tributario, con la conseguenza che la notifica eseguita tra le ore 21 e le ore 24 del giorno di scadenza si perfeziona, e si considera dunque tempestiva, per il notificante, se entro le ore 23,59 di quel giorno è generata la ricevuta di accettazione, mentre è solo per il destinatario che opera il differimento al giorno successivo del momento perfezionativo della notifica stessa.
4.2 Modalità operative delle notifiche tramite PEC
Quanto alle modalità operative di notifica degli atti tramite PEC, occorre precisare che al processo tributario non si applica la legge 21 gennaio 1994, n. 53, che disciplina le notifiche da parte degli avvocati, in quanto, ai sensi dell’art. 1 della predetta legge, l’ambito di applicazione di tale normativa è limitata agli atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale (Cfr. Corte di Cassazione, Sentenze nn. 17941/2016, 15109/2018 e Ordinanza n. 8560/2019). Tuttavia, si ritiene opportuno evidenziare alcuni elementi da indicare nell’oggetto e nel messaggio di PEC al fine di: consentire al destinatario la corretta individuazione dell’atto notificato (ricorso o provvedimento del giudice) per le conseguenti attività defensionali; consentire al destinatario di comprendere la finalità della notifica dell’atto; permettere al notificante, una volta perfezionata la procedura di notifica, di ottenere ricevute PEC di accettazione e consegna complete di tutte le informazioni e i dati riguardanti gli atti oggetto di notifica.
Le suddette ricevute e l’attestazione di conformità devono essere firmate digitalmente. Si fa presente che i formati conformi agli standard tecnici e acquisiti a sistema sono sottoposti alle procedure di conservazione sostitutiva del documento informatico. E’ opportuno ricordare che possono verificarsi ipotesi in cui non risulti possibile il deposito telematico delle ricevute PEC ovvero non si possa fornire la prova della notifica delle stesse. In detti casi, in base a quanto previsto dall’art. 16, comma 3, del D.L. 119/2018, si applicano le modalità di cui all’art. 9, commi 1 bis e 1 ter, della L. 53/1994. In particolare, i difensori della parte privata, ivi compresi i dipendenti degli enti impositori e della riscossione, possono estrarre copia su supporto analogico dell’originale messaggio di PEC inviato, dei suoi allegati, della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna, attestandone la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte, ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del CAD. La disposizione in esame riguarda, ad esempio, la prova delle notifiche a mezzo PEC in giudizi non interamente digitalizzati, come quello innanzi alla Corte di Cassazione, in cui è ammessa la notifica PEC del ricorso ma non il successivo deposito telematico.
4.4 Standard degli atti oggetto di notificazione
Si ricorda che gli atti e i documenti processuali che la parte o il difensore intende notificare a mezzo PEC devono rispettare, ai sensi all’articolo 2 del Regolamento n. 163/2013 e degli articoli 6 e 10 del decreto direttoriale 4 agosto 2015 (regole tecniche), determinati requisiti dimensionali e tecnici che garantiscano l’uniformità e l’interoperabilità dei sistemi informatici. Si tratta degli stessi standard previsti per gli atti da depositare telematicamente che saranno esplicitati puntualmente nel commento di cui al paragrafo 6.3 dedicato al deposito telematico. Il rispetto degli standard tecnici garantisce l’autenticità, la leggibilità, l’integrità, l’immodificabilità e l’affidabilità degli atti digitali processuali nel tempo, come previsto dall’art. 44 del D.lgs. n. 82/2005 anche ai fini della loro conservazione sostitutiva.
4.5 Indirizzi PEC
4.5.1 Individuazione dei domicili digitali presenti negli pubblici elenchi
Gli atti redatti con gli standard previsti dalle regole tecniche sono notificati all’indirizzo PEC del destinatario risultante dagli elenchi pubblici indicati nell’art. 7 del Regolamento n. 163/2013. Infatti, nel processo tributario, la PEC è reperibile nei seguenti pubblici elenchi:
INI-PEC: indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, di cui all’articolo 6-ter del CAD; IPA: indice nazionale dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori dei pubblici servizi di cui all’art. 6-ter del CAD. Si ricorda che la consultazione dei suddetti elenchi non necessita di alcuna autenticazione e può essere effettuata ai seguenti link: https://www.inipec.gov.it https://www.indicepa.gov.it Attenzione
Nel PTT, la PEC degli avvocati non può essere estratta dal REGINDE, registro gestito dal Ministero della Giustizia. Infatti, nel processo tributario, a differenza di quello civile ed amministrativo, possono assumere la difesa tecnica non solo gli avvocati, ma diverse categorie di professionisti individuate nell’articolo 12 del D.Lgs. n. 546/92.
Per quanto concerne gli indirizzi PEC degli enti impositori e dei soggetti della riscossione l’indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) è il solo elenco utilizzabile ai fini della notifica degli atti del processo tributario. Pertanto, non risulta applicabile l’elenco delle amministrazioni pubbliche gestito dal Ministero della giustizia prevista dall’art. 16, comma 12, del decreto legge n. 179/2012, convertito dalla legge 221/2012. Situazione diversa si ha, invece, per l’Avvocatura dello Stato, che difende ex lege lo Stato e molti enti pubblici, sia in qualità di contribuenti che di enti impositori. In tal caso, considerata la peculiare natura della predetta Avvocatura, non assimilabile né ad un ente impositore né ai professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato , si ritiene opportuno fare riferimento agli indirizzi PEC presenti nel “ Registro delle PA ”, previsto dall’articolo 16, comma 12, dello stesso D.L. 179/2012, che sono anche consultabili sul sito istituzionale dell’Avvocatura dello Stato al seguente link: https://www.avvocaturastato.it/pec/pro_civile Si ritiene, comunque, necessario che tutti gli enti impositori e della riscossione, nell’ambito delle istruzioni poste sul retro dell’atto impositivo o di riscossione, indichino l’indirizzo PEC al quale devono essere notificati eventuali ricorsi avverso detti atti. Tale raccomandazione risulta conforme ai principi contenuti nell’articolo 7 dello Statuto del contribuente di cui alla legge n. 212/2000, laddove si prevede che gli atti degli enti impositori e della riscossione devono indicare con chiarezza le modalità e i termini per l’impugnazione degli stessi.
4.6.1 Modalità operative: mancata notifica per cause imputabili al destinatario della PEC –
notifica a soggetti non obbligati alla titolarità di un indirizzo PEC, che comunque non
è stato indicato nel primo atto difensivo
Come già chiarito, laddove le procedure di notifica via PEC tra soggetti che hanno fatto ricorso al PTT non siano andate a buon fine per cause imputabili al destinatario, il notificante è tenuto a seguire tempestivamente le procedure di notifica analogiche previste dall’articolo 16 del D.Lgs. n. 546/92 (consegna a mani proprie, servizio postale, ufficiale giudiziario). Ciò comporta la redazione del ricorso in originale cartaceo e di una dichiarazione nella quale si attesta che la notifica avviene con la modalità analogica prescelta in quanto la precedente notifica a mezzo PEC non è andata a buon fine per cause imputabili al destinatario. Alternativamente, il notificante che risulti ex lege pubblico ufficiale (tipicamente l’ente impositore), potrà stampare una copia analogica del ricorso nativo digitale sottoscritto e firmato digitalmente, della ricevuta di accettazione e di quella di mancata consegna della PEC. Inoltre, lo stesso soggetto dovrà redigere una dichiarazione attestante, ai sensi dell’art. 23, comma 1, del CAD, che le copie analogiche dell’atto giudiziario, della ricevuta di accettazione e di mancata consegna PEC, sono conformi agli originali digitali detenuti e che la notifica avviene con la modalità analogica prescelta in quanto la precedente notifica via PEC non è andata a buon fine per cause imputabili al destinatario. Si ricorda, infatti, che l’utilizzo della disciplina delle copie contenuta nel CAD risulta applicabile nel processo tributario in virtù delle disposizioni contenute nel D.Lgs. n. 546/92 e del Regolamento n. 163/2013 oltre che nell’art. 2, comma 6, secondo periodo, del CAD, in base alla quale “ Le disposizioni del presente Codice si applicano al processo civile, penale, amministrativo, contabile e tributario, in quanto compatibili e salvo che non sia diversamente disposto dalle disposizioni in materia di processo telematico .” Si ricorda che, nei casi sopra descritti, la notifica ex articolo 16 del D.Lgs. n. 546/92 dovrà essere effettuata entro un termine ragionevole, secondo il consolidato orientamento della Corte di Cassazione. Le Sezioni Unite, con sentenza n. 14594/2016, hanno infatti precisato che tale termine corrisponde a un "tempo pari alla metà dei termini indicati dall'art. 325 c.p.c. per ciascun mezzo di impugnazione, salvo circostanze eccezionali di cui sia data rigorosa prova" (in sostanza, il termine ragionevole viene individuato nella metà del termine breve di impugnazione). Le due procedure alternative sopra delineate (redazione del ricorso in originale cartaceo o stampa del ricorso nativo digitale) trovano applicazione anche per le notifiche effettuate dagli enti impositori e dai soggetti della riscossione nei confronti dei contribuenti che si difendono personalmente ai sensi dell’articolo 12, comma 2, del D. Lgs. n. 546/92, non obbligati ex lege alla titolarità di un indirizzo PEC, comunque non indicato nel primo atto difensivo.
Rimane ferma la necessità che anche nelle ipotesi di notifica tradizionale sopra descritte ex articolo 16 del D.Lgs. n. 546/92, la parte ricorrente provveda al deposito telematico: della scansione dell’atto del ricorso in originale cartaceo ove sia stato notificata tale tipologia di ricorso; in tale ipotesi, si consiglia di inviare anche l’atto difensivo in formato nativo digitale, con specifica dichiarazione di conformità all’atto notificato; dell’atto nativo digitale ove sia stata notificata la sua copia analogica da parte del soggetto che riveste la qualifica di pubblico ufficiale. In entrambi i casi, il deposito dovrà essere corredato delle rispettive prove di avvenuta notifica con modalità analogiche unitamente alle relative attestazioni di conformità ai sensi dell’articolo 25-bis, comma 1, del D.Lgs. n. 546/92, nonché dei file delle ricevute PEC non andate a buon fine, ove presenti.
5. Comunicazioni degli uffici di segreteria delle CCTT
In base alle disposizioni contenute nell’articolo 16 del D.Lgs. n. 546/1992, le comunicazioni con modalità analogica delle Commissioni tributarie vengono effettuate tramite avviso, consegnato alle parti che ne rilasciano immediatamente ricevuta o spedito a mezzo del servizio postale in plico raccomandato senza busta con avviso di ricevimento. Le comunicazioni nei confronti delle Agenzie fiscali o dell'ente locale possono essere effettuate mediante trasmissione di elenco in duplice esemplare, uno dei quali, immediatamente datato e sottoscritto per ricevuta, è restituito alla segreteria della Commissione tributaria. L’Ufficio di Segreteria, inoltre, può procedere alle notifiche degli atti rivolgendosi all'Ufficiale giudiziario o al messo comunale. In tale quadro, il legislatore ha poi previsto un ulteriore strumento per le comunicazioni processuali costituito dalla posta elettronica certificata (PEC), disciplinata dal D.P.R. 11 febbraio 2005, n.
- In particolare, l’art. 39, comma 8, del decreto legge n. 98/2011 ha introdotto il comma 1-bis nell’articolo 16 del D.Lgs. n. 546/1992, poi trasfuso nel vigente comma 1 dell’art. 16-bis del medesimo decreto, al fine di ricondurre in un unico articolo le disposizioni concernenti le comunicazioni e le notifiche telematiche. Le regole tecniche per le comunicazioni telematiche sono state adottate con decreto ministeriale del 26 aprile 2012 e, a decorrere dal 15 maggio 2012, alcune Commissioni individuate nel predetto decreto hanno potuto utilizzare la PEC per le comunicazioni processuali alle parti. Successivamente, con D.M. 2 ottobre 2012, tale facoltà è stata estesa anche alle restanti Commissioni tributarie. Come già ricordato, l'indirizzo PEC del difensore o delle parti deve essere indicato nel ricorso o nel primo atto difensivo ed ha valore di elezione del domicilio digitale ai sensi del comma 4 dell’art. 16 - bis del D.Lgs. n. 546/92. Inoltre, la modifica dell’indirizzo PEC produce effetti dal decimo giorno
e un indirizzo PEC. Una volta effettuata la registrazione, il sistema rilascia la prima parte della password mentre la seconda parte viene inviata all’indirizzo PEC indicato dal soggetto al momento della registrazione. Si ricorda che al primo accesso al PTT la password rilasciata deve essere cambiata dall’utente. Per i servizi di gestione delle credenziali quali il cambio password , il reset password e la Gestione Carta Nazionale dei Servizi (CNS) si può utilizzare il seguente percorso, accessibile dal Portale della giustizia tributaria: Processo tributario telematico/Registrazione al PTT/Servizi di self service. Ulteriori informazioni sulle modalità di registrazione si possono reperire sul portale della giustizia tributaria, ove sono presenti le istruzioni, ovvero consultando le risposte alle FAQ sul sito di Assistenza Online del portale. I dati personali forniti dall'utente sono trattati secondo le disposizioni in materia di tutela della privacy. Una volta ottenute le credenziali di accesso, il sistema informativo consente l’accesso a una “Area personale” di lavoro nella quale sono presenti le funzionalità per il deposito telematico degli atti e la consultazione del fascicolo informatico, nonché ulteriori servizi quali, ad esempio, la richiesta di acceso temporaneo al fascicolo telematico da parte del soggetto non costituito, la consultazione anonima del fascicolo telematico e la verifica e conversione dei file.
6.2 Il deposito telematico degli atti e documenti digitali
A differenza di quanto previsto per le altre giurisdizioni, il deposito telematico degli atti avviene attraverso una piattaforma informatica centralizzata raggiungibile via web dal portale della giustizia tributaria (www.giustiziatributaria.gov.it) che si interfaccia con il sistema informativo della giustizia tributaria (SIGIT), che gestisce le attività degli Uffici di Segreteria delle Commissioni tributarie. In particolare, i dati e i documenti digitali tramessi attraverso la piattaforma, vengono acquisiti nel SIGIT per la successiva gestione dell’iter processuale a beneficio di tutti gli operatori del processo. Il processo tributario telematico si caratterizza per il fatto che il deposito del ricorso, degli allegati e degli atti successivi avviene, previa registrazione e acquisizione delle credenziali di accesso, mediante upload dei file direttamente sulla piattaforma_._ Tale modalità esclude che le parti processuali utilizzino le PEC delle singole Commissioni tributarie per effettuare il deposito degli atti e documenti digitali. Nel processo tributario telematico lo strumento della PEC, come già evidenziato, è limitato alle comunicazioni effettuate dagli Uffici di Segreteria, tramite il SIGIT, alle parti processuali e alle notifiche tra le parti stesse.
Ai fini del deposito degli atti, con la scelta della Commissione tributaria adita e la tipologia dell’atto da depositare, il sistema propone la compilazione di alcune Schede/Tab (ricorrente, resistente, atto impugnato, ecc.) che, una volta completate, si sostanziano nella redazione della c.d. “ Nota di Iscrizione a Ruolo telematica ( NIRWeb ) ”, di cui è possibile effettuare il download. Una volta verificata la correttezza dei dati inseriti a sistema nella NIRWeb, il ricorrente o qualsiasi altro soggetto depositante potrà procedere con la fase della “ Validazione ” e la successiva fase di “ Trasmissione ” telematica della NIR e degli atti e dei documenti allegati. Fino alla “ validazione ” dei dati inseriti nella NIRWeb è possibile procedere a modifiche ed integrazioni. Una volta validata, la NIR non è più modificabile e, in caso di verifica di errori, sarà necessario compilarne un’altra. Tuttavia tale operazione è facilitata dalla funzione “ copia ”, mediante la quale è possibile duplicare i dati delle NIR presenti nella propria “Area personale” , ad eccezione dei documenti allegati, nonché effettuare le necessarie correzioni sulle Schede/Tab. Ciò comporta, successivamente, un nuovo caricamento dei file da trasmettere con la NIRWeb valida. E’ opportuno segnalare che qualora il documento/atto sia superiore alla dimensione massima di 10 MB, è necessario suddividerlo in più file da caricare poi nella schermata di upload utilizzando l’apposita funzione “ Aggiungi un altro file ” presente nell’applicativo. Il sistema consente la trasmissione fino ad un massimo di 50 MB per ogni singolo invio.
Attenzione
Il nome del file è libero, ma non può superare la lunghezza massima di 100 caratteri.
Si ricorda che il caricamento dei file da allegare avviene tramite la Scheda/Tab denominata “ Documenti - allegati ”. In particolare, occorre procedere in primo luogo all’inserimento del file relativo all’atto principale e successivamente dei file relativi agli allegati, precedentemente tipizzati con le denominazioni presenti nell’apposita tabella. Si ricorda che per gli atti del processo tributario che devono essere notificati alla controparte (ricorso, appello) occorre depositare, ai sensi dell’art. 10 del decreto n. 163/2013 e dell’art. 7 del D.M. 4 agosto 2015, l’originale nativo digitale dell’atto già notificato, unitamente alla procura e alle ricevute delle PEC.
Attenzione
Non è consentito allegare file con estensione “ nome file libero.zip ”. Il sistema al momento della data del deposito effettua il controllo della validità della firma digitale posta sugli atti e documenti digitali depositati; è necessario, quindi, che al momento del deposito la firma digitale risulti valida indipendentemente dalla validità riscontrata al momento della notifica degli atti alla controparte.
Quanto invece ai documenti informatici allegati all’atto principale, per i quali è ammessa anche la scansione in formato immagine di documenti analogici, i relativi file devono avere le seguenti caratteristiche: formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, ovvero TIFF con una risoluzione non superiore a 300 DPI, in bianco e nero e compressione CCITT Group IV (modalità fax); privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili; sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale, con la conseguenza che il file presenta la seguente estensione “ nome file libero> .pdf.p7m ”, ovvero “ nome file libero> signed.pdf ” file di dimensione massima per ogni singolo documento digitale pari a 10 MB; qualora detta dimensione sia superata è necessario che il documento sia suddiviso in più file. Il numero massimo di file che si possono trasmettere per ogni singolo invio, comprensivo di atti e documenti allegati, è pari a 50. Nel caso in cui si debbano depositare file in numero maggiore di 50, dopo aver trasmesso l’atto principale (ricorso/appello, controdeduzioni, ecc.) si potrà provvedere a successivi depositi tramite la funzione “altri atti e documenti ”. L’Ufficio di Segreteria della Commissione provvederà poi a inserire tali atti nel relativo fascicolo informatico, previa conferma dell’abbinamento. Da ultimo, si ricorda che il SIGIT acquisisce anche formati diversi da quelli sopra descritti, che sono consultabili sul portale www.giustiziatributaria.gov.it seguendo il percorso: Processo tributario telematico/Formati atti e documenti. Per i documenti depositati negli ulteriori formati di cui sopra e per quelli comunque acquisiti dal sistema è garantita la ricezione e l'archiviazione al fascicolo processuale, ma non è prevista la conservazione sostitutiva.
6.4 Controlli ante e post trasmissione e rilascio ricevute
La piattaforma informatica supporta l’utente nell’effettuare una serie di controlli sui file (atti e documenti processuali) che si intendono depositare nel fascicolo processuale informatico, ai fini della costituzione in giudizio (ricorso, appello, controdeduzioni, intervento del terzo) ovvero in un momento successivo rispetto al primo deposito (allegati, memorie ecc.). In particolare, nella propria ”Area personale ” l’utente può effettuare i controlli sulla grandezza massima dei file che si intendono trasmettere (10 megabyte ), sul numero di file consentito (numero max 50) e sulla presenza o meno nella denominazione del file dell’estensione “.p7m” a riprova della sottoscrizione con firma digitale CADES sugli atti e documenti.
Attenzione
Si ricorda che ogni file può essere firmato digitalmente più volte da soggetti diversi. In tal caso l’estensione conterrà un numero di “ .p7m” quante sono le firme apposte. Tutte le firme devono risultare valide alla data del deposito
Una volata effettuata la trasmissione dell’atto e dei relativi allegati, il sistema rilascia una ricevuta “ sincrona ” di acquisizione degli atti da parte del SIGIT. Successivamente, il SIGIT procede ad ulteriori verifiche relativamente a: la presenza di virus nei file trasmessi; la validità della firma digitale apposta sui file trasmessi; l’integrità dei file ; il formato dei file. Come già precisato nelle avvertenze del paragrafo 6.3, qualora una delle firme digitali sull’atto principale risulti scaduta alla data del deposito pur essendo valida al momento della notifica, il sistema non permette l’acquisizione di detto file e conseguentemente non provvede alla iscrizione a ruolo. In tale caso, occorre provvedere a sottoscrivere con una firma digitalmente valida un nuovo atto in formato PDF/A 1a o 1b, che contenga la dichiarazione che detto atto risulta conforme a quello notificato. In presenza di virus nel file del ricorso o della controdeduzione (atti principali), il sistema non iscrive a ruolo né acquisisce la costituzione in giudizio del resistente. Qualora il virus sia presente in un file allegato, il SIGIT non acquisisce l’allegato ma l’atto principale viene comunque iscritto a ruolo o acquisito (controdeduzione o atto successivo).
