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Fabrício Mariano
Idade dos arquivos
A classificação das “idades dos arquivos” varia de autor para autor, pois cada uma tem origem em um país diferente ou é influenciada em maior ou menor grau por uma cultura específica.
A seguir, serão abordadas as idades dos documentos, no que se refere a bibliografias indicadas para concursos públicos.
Classificação das idades, segundo T. R. Schellenberg
Primeira idade: arquivo corrente ou ativo
É constituído de documentos de uso frequente, normalmente nas pró- prias unidades que os receberam ou produziram. Nessa fase, os documentos são analisados, organizados, classificados e arquivados, até que cumpram o seu tempo de vida útil, especificado na tabela de temporalidade.
Na verdade, os documentos de primeira idade são os que têm função ad- ministrativa e estão ligados à alta gerência da instituição. Diz-se também que o documento na primeira idade tem gênero de valor primário.
Segunda idade: arquivo intermediário ou temporário
É constituído de documentos que deixam de ser consultados frequente- mente, mas que ainda poderão ser solicitados (virtualmente transferidos dos arquivos correntes), como também de documentos que aguardam o cumpri- mento do prazo que antecede à microfilmagem ou reprodução em CD-ROM.
Na verdade, os documentos de segunda idade são os que têm função administrativa, mas não ligados à alta gerência, mais ligados à parte opera- cional da empresa. Diz-se também que o documento na segunda idade tem gênero de valor primário.
***** (^) Mestre em Economia pela Wisconsin Internatio-nal University. Pós-gradu- ado em Finanças e GestãoCorporativa pela Univer- sidade(UCAM). Candido Graduado Mendes em FísicaFederal do Rio de Janeiro pela Universidade (UFRJ).Professor do Ins- titutodo Rio de Janeiro (IARJ). de Administração Professor de cursos pre-paratórios para concursos.
Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
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Terceira idade: arquivo permanente,
custódia, morto ou inativo
É constituído de documentos que perderam seu valor administrativo e que são conservados por seu valor legal e/ou histórico. Normalmente, são guardados distantes do local de trabalho e acondicionados em outras mídias, visando o racionamento de espaço. Possui documentos processados, estudados ou assuntos resolvidos.
Deve ficar claro que arquivo permanente, custódia, morto ou inativo tem denominação relativa à terceira idade, mas, na verdade, cada nome tem uma razão de ser, de acordo com a Revolução Francesa.
Schellenberg (2005), enfatiza o gênero de valor primário e secundário dos documentos.
Gênero de valor primário : são os documentos com função admi- nistrativa, logo, pertencem à primeira ou à segunda idade. Segundo o autor, estes são os arquivos propriamente ditos. Deve ficar enten- dido que o autor tem uma preocupação maior com os documentos de uso corrente na instituição, ou seja, os documentos utilizados pela instituição no seu dia a dia, seja ligado à alta gerência ou à sua parte operacional.
Gênero de valor secundário : um documento passa a ter gênero de va- lor secundário quando ele perde sua função administrativa, podendo este ser microfilmado. Deve ficar claro que a microfilmagem, de acordo com Schellenberg, está diretamente associada à importância do docu- mento, no que se refere ao seu destino final para a instituição. Caso este seja importante, a microfilmagem será necessária, seja para diminuir o espaço ocupado ou para garantir que não haja perda do documento.
Observação : Schellenberg preocupa-se com a destinação final da massa documental, e os termos arquivo permanente, custódia e morto são conquis- tas da Revolução Francesa, e cada nome tem a sua característica histórica.
Classificação das idades, segundo Heloísa Bellotto
Heloísa Bellotto define prazos fixos para a guarda do material de arquivo independente do tipo de empresa, ou seja, independente da sua estrutura, função e ação.
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Classificação das idades, segundo
Marilena Leite Paes
Primeira idade: arquivo ativo
Possui função administrativa e é utilizado com muita frequência.
Segunda idade: arquivo inativo
Possui função administrativa, mas é utilizado com pouca frequência.
Terceira idade: arquivo permanente
São arquivos que perderam sua função administrativa e são guardados pelo seu caráter legal, e são conservados em razão de seu valor histórico ou documental, e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolu- ção. São arquivos propriamente ditos.
De acordo com Marilena Leite Paes, os documentos também devem obe- decer ao Princípio da Proveniência, ou seja, princípio básico da Arquivolo- gia, segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não devem ser misturados aos de outros geradores.
Segundo o princípio da proveniência, pode-se verificar que os documen- tos podem vir de outros órgãos, e se acumular em um arquivo central.
De acordo com a definição acima, esse arquivo central nada mais é que um centro de documentação que recebe documentos de outros órgãos de arquivos de terceira idade, em regra, pois esses documentos perdem sua função administrativa no respectivo e recaem em um arquivo central, po- dendo esses documentos serem de vários tipos, classificação e formas.
Tabelas de temporalidade dos documentos
A Tabela de Temporalidade dos Documentos (TTD) é um instrumento arqui- vístico, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documen- tos. Esse instrumento é resultante do processo de avaliação de documentos.
Na elaboração da tabela de temporalidade, deve ser observada a teoria das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destina-
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ção dos documentos de arquivos, em síntese, a TTD é um método de pesqui- sa utilizado pelo profissional de Arquivo.
Em resumo, pode-se dizer que a TTD é um método de pesquisa que orien- ta o arquivista, no que se refere à criação das idades dos documentos.
Classificação dos documentos quanto à entidade mantenedora
Públicos : são documentos provenientes de órgãos federais, estaduais e municipais.
Privados : são documentos provenientes de instituições particulares.
Classificação dos documentos quanto ao acesso
Franqueados : tem como característica o fato de serem disponibiliza- dos ao público.
Restritos : referentes à segurança nacional e à ordem política, acessa- dos somente por militares.
Confidenciais : documentos de posse do Ministério das Relações Exte- riores, e acessados somente por pessoas credenciadas.
Resolução de questões
1. Podemos associar os termos arquivo inativo, arquivo central e arquivo morto, respectivamente, aos arquivos:
a) corrente, intermediário e permanente.
b) permanente, intermediário e corrente.
c) permanente, intermediário e permanente.
d) intermediário, corrente e permanente.
e) permanente, permanente e permanente.
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das unidades de arquivamento, as representa nos instrumentos de pesquisa” (PAES, 2005).
Considerando essas definições, conclui-se que o termo ordenar é equivalen- te a arranjar, e se refere a documentos de terceira idade. Nesse caso, as únicas alternativas possíveis são B e E. Como acondicionar significa embalar os docu- mentos e guardar é a função do arquivo, a única alternativa possível é a E.
Gabarito: E
3. (BNDES) No arquivo financeiro da empresa Arquiz de Investimentos Ltda. existe uma pasta de número 14, onde os documentos da firma Antunes & Cia estavam arquivados. Devido a fatores externos, as tran- sações com a Arquiz de Investimentos Ltda. não puderam continuar. Desta forma, o técnico administrativo transferiu os documentos da pasta para uma caixa e a encaminhou para o arquivo geral da empre- sa. Sabendo que o arquivo financeiro possui 180 pastas numeradas, o número da pasta 14 será:
a) transferido junto com a documentação.
b) aproveitado para um novo cliente.
c) eliminado, mantendo-se a notação.
d) conservado no arquivo intermediário.
e) recolhido ao arquivo permanente.
Solução :
Em uma caixa que contém documentos, deve ser escrito com lápis ou caneta. De acordo com a banca CESPE e alguns autores de Arquivologia, a regra é: caneta pode, mas a preferência é lápis, pois quando o lápis é usado, pode-se aproveitar a numeração, dado que a massa documental é flexível e as caixas podem aumentar ou diminuir no tempo.
De acordo com a definição anterior, pode-se verificar que a caixa pode ser aproveitada para um novo cliente.
Gabarito: B
4. (BNDES) A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os do- cumentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a:
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a) permanente.
b) especializada.
c) pública.
d) corrente.
e) empresarial.
Solução :
De acordo com Schellenberg, quando um documento perde a função administrativa, este passa a não pertencer mais à primeira nem à segun- da idade, pois, segundo o autor, os documentos da primeira e segunda idade têm natureza administrativa (função administrativa).
Quando o documento passa para a terceira idade, ele perde a natu- reza administrativa. De acordo com o referido autor, o documento na terceira idade pode ter as seguintes denominações: inativo, custódia, morto ou permanente.
Logo, segundo Schellenberg, a alternativa correta é a A.
Gabarito: A
5. Qual o nome dado à passagem do material de arquivo de segunda idade para terceira idade?
a) Abstração documental.
b) Fatores concretos.
c) Transferência.
d) Custódia.
e) Recolhimento.
Solução :
Quando um documento passa da primeira para a segunda idade, diz- -se que há uma transferência. Quando um documento passa da se- gunda para a terceira idade, tem-se o recolhimento. Assim, a alterna- tiva correta é a E.
Gabarito: E
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Solução :
No que se refere à destinação final dos documentos, deve-se levar em conta o seu valor probatório. De acordo com alguns autores, pode-se definir valor probatório como valor de prova dos documentos, ou seja, qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição que os acumulou.
De acordo com a definição acima, e fazendo uma analogia com Mari- lena Leite Paes, quando se fala em conhecer a estrutura e o funciona- mento da instituição que acumulou o documento, deve ficar entendi- do que ela está se referindo à ideia de arquivo central, ou seja, centro de documentação que recebe documentos de outros órgãos.
Gabarito: C
8. (TRE/SE – Técnico Judiciário – FCC) O conceito de instrumento de pesquisa, no âmbito dos arquivos permanentes, é aplicado, com exclusividade, a
a) mecanismos de controle topográfico do acervo, para fins de pre- servação dos documentos mais antigos.
b) transcrições integrais de documentos isolados, para efeitos de sua eventual publicação.
c) obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resu- me ou transcreve fundos, grupos, séries e peças documentais.
d) formas seletivas de descrição, com a perspectiva de disponibilizar repertórios dos documentos mais importantes do acervo.
e) bancos de dados e outros produtos do advento da tecnologia da informação.
Solução :
O conceito de instrumento de pesquisa, no âmbito dos arquivos per- manentes, é aplicado, com exclusividade, a obra de referência.
Gabarito: C
9. (UFRJ/Arquivista) Os princípios arquivísticos adquirem universaliza- ção a partir do seu emprego e referência. No entendimento de alguns autores, como Schellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por
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fundos, isto é, reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma família ou de um indiví- duo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos, é da essência do princípio da:
a) proveniência.
b) territorialidade.
c) naturalidade.
d) temporalidade.
e) informalidade.
Solução :
O princípio da proveniência está diretamente relacionado à ideia de arquivo central, ou seja, esse arquivo central recebe documentos de outros órgãos associados a seus documentos, que perderam a sua fun- ção administrativa.
De acordo com essa realidade, pode-se dizer que o arquivo central re- cebe documentos de várias fontes, tipologias e suportes, sendo estes recolhidos, transferidos, transportados, arrumados, acondicionados nesse arquivo central. No entanto, deve ficar claro que esses docu- mentos são oriundos de outros arquivos.
Gabarito: A
Dica de estudo
MARIANO, Fabrício. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
Referências
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes : tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, 2004.
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