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ÍNDICE
- 1 INTRODUÇÃO.......................................................................
- usuário final......................................................................................... 1.1 Um sistema de gerenciamento de banco de dados voltado para o
- para DOS............................................................................................ 1.2 O Usuário de outro sistema de banco de dados para Windows ou
- 3 CAPÍTULO 1..........................................................................
- 4 FUNDAMENTOS DE UM BANCO DE DADOS.....................
- 4.1 1.1. O que é um banco de dados ?........................................
- 4.1.1 1.3.2. Consulta e Dynaset......................................................
- 4.1.2 1.3.3. Formulários...................................................................
- 4.1.3 1.3.4. Relatórios.....................................................................
- 4.1.4 1.3.5. Macros e Módulos........................................................
- 4.1.4.1 Macros....................................................................................
- 5 3. TABELAS............................................................................
- 5.1 3.1. Conceitos........................................................................
- 5.1.1 3.1.1. Registros e Campos.....................................................
- 5.1.2 3.1.2. Os Campos e seus Tipos de dados..............................
- 5.1.3 3.1.3. Criando uma Tabela.....................................................
- 5.2 3.2. Definindo os campos de uma Tabela...............................
- 6 4. CONSULTA........................................................................
- 6.1 4.1. A janela Consulta.............................................................
- 6.2 4.2. Criando ou abrindo uma consulta....................................
- 7 5. FORMULÁRIOS.................................................................
- 7.1 5.1. Criando um formulário com a ajuda de um Assistente....
- 7.1.1 Para criar um formulário com a ajuda de um assistente.........
- 8 6. RELATÓRIOS
- 8.1 6.1.4. Classificando e agrupando dados em relatórios...........
INTRODUÇÃO
O Access é um Banco de Dados Relacional. Ao contrário de muitos de seus competidores, o Access foi projetado desde o começo para ser um verdadeiro aplicativo do Windows. Ele não foi simplesmente transportado do DOS ou de outro sistema operacional que não implementava o mesmo comportamento, a mesma estrutura de menus ou outros recursos que você esperava dos aplicativos Windows. Tudo isso torna o Access um aplicativo muito fácil de aprender. Os bancos de dados geralmente gerenciam os dados mais valiosos de uma empresa: os números, palavras e imagens que compõem as suas finanças, clientes e fornecedores, inventários e informações sobre pedidos. Um sistema de gerenciamento de banco de dados pobre pode até descontrolar este conjunto valioso, a ponto de causar atrasos, perder ou trocar pedidos e, pior de tudo, danificar ou perder informações. No mercado de software para PC, muitos sistemas de gerenciamento de banco de dados competem entre si. O Access se sobressai na multidão destes aplicativos devido às seguintes razões:
- O Access é um sistema de gerenciamento de bancos de dados para usuário final.
- O Access fornece ferramentas de projeto poderosas.
- O Access é um poderoso sistema de bancos de dados relacional.
- A Ajuda está sempre disponível.
- O Access é um produto baseado no Windows.
Um sistema de gerenciamento de banco de
dados voltado para o usuário final
Você não precisa criar nenhum código de programação para implementar poderosas aplicações de bancos de dados. Ao contrário dos bancos de
Apostila Exemplo –Access 7.0 - Página 2
computador uma lista de telefones da cidade, desta lista você quer somente o número dos telefones de uma determinada rua.
1.3.2. Consulta e Dynaset
Um consulta é uma pergunta feita sobre os dados armazenados no seu banco de dados, tal como, “Quais os clientes que estão devendo este mês?”. Os dados que respondem a essa pergunta podem estar armazenados em uma só tabela ou em várias tabelas. Uma consulta agrupa estas informações. A resposta da consulta - o conjunto de registros descritos em uma folha de respostas é chamado de dynaset.
Tela de construção de uma consulta.
O dynaset é um conjunto dinâmico de registros que contém dados de uma ou mais tabelas. Você define a consulta, a qual descreve o conjunto de registros desejados. Quando você utiliza a consulta para obter acesso aos dados, serão exibidos automaticamente os dados atuais das tabelas onde eles estão armazenados. Se você modificar os dados em um dynaset, o Access atualiza-os na tabela em que os mesmos se encontram.
Resultado da consulta - Dynaset
Na verdade, você verá que não existe muita diferença entre a maneira como se usa as tabelas e a maneira como se usa os dynasets para obter acesso aos dados. A principal diferença entre as tabelas e dynasets é que os dados estão armazenados nas tabelas e não nas consultas ou em seus dynasets.
1.3.3. Formulários
Um formulário é a apresentação dos registros na tela, da forma mais conveniente, para a inserção, modificação e visualização de registros no seu banco de dados. Você especifica a disposição dos dados ao criar o seu formulário. Ao abrir um formulário, o Access recupera os dados desejados nas tabelas e os exibe no layout apropriado.
Apostila Exemplo –Access 7.0 - Página 4
O termo Layout é usado para expressar a forma que os registros estão dispostos na tela, para que os mesmos possam ser visualizados de forma mais clara pelo usuário, fazendo com que o trabalho seja mais rápido. O formulário é usado para fazer o layout na tela.
Exemplo de um formulário para cadastrar Clientes.
Com um formulário Access você pode incluir listas de valores, utilizar cores para realçar dados importantes e exibir mensagens para indicar a inserção de valores incorretos. Além disso, você pode instruir o Access para automaticamente preencher os dados e exibir resultados de cálculos. Com um clique do mouse, você pode alternar entre um modo de visualização de formulário e um modo de visualização de folha de dados.
1.3.4. Relatórios
Um relatório é a forma com que os dados serão apresentados na página impressa e para exibir os totais de um conjunto de registros. Com o poder e o controle que um relatório proporciona a uma página impressa, você obtém relatórios de alta qualidade com um mínimo esforço. Os itens em um relatório que exibem ou imprimem dados são chamados controles. Com um controle, pode-se exibir os dados de um campo, os resultados de um cálculo, as palavras para um título ou mensagem, ou um gráfico, imagem ou outro objeto - até mesmo um outro formulário ou relatório.
Visualização de um Relatório.
1.3.5. Macros e Módulos
O Access contém uma variedade de objetos que permitem acesso e gerência de informação. O banco de dados Access pode ser uma ferramenta de produtividade poderosa quando estes objetos trabalham juntos. Utiliza-se macros e módulos para agrupar os objetos do banco de dados em um sistema de gerenciamento de dados que trabalha por você.
Macros
Para automatizar ações básicas e instruir os objetos a trabalharem juntos sem programação, utiliza-se as macros. Uma macro é uma lista de ações que o Access executa independentemente. Por exemplo, você quer que o Access abra um conjunto de formulários automaticamente quando você
Página 5 – Access 7.0 - Apostila Exemplo
chamada e assim por diante. Cada conjunto de informações sobre cada aluno aparece em uma linha separada.
Exemplo de tabela
3.1. Conceitos
3.1.1. Registros e Campos
Toda Tabela é formada por Registros e os Registros são formados por Campos. Na tabela acima podemos verificar que cada coluna contém informações sobre os produtos que uma firma compra: o código do produto, seu nome, o nome do fabricante, etc. Estas colunas são chamadas Campos. Em cada linha da tabela aparece o nome de um produto e suas informações. Logo cada uma das linhas exibidas na Tabela é um Registro individual que contém informações sobre cada um dos produtos que estão armazenados na Tabela em questão.
3.1.2. Os Campos e seus Tipos de dados
Um tipo de dado define qual o tipo de informações que poderá ser armazenada no campo em questão. Na tabela mostrada acima temos os seguintes tipos de dados: Texto - o campo com o Nome dos produtos é um campo de texto pois ali podem ser escritos os nomes dos produtos usando letras e números. Numérico - no campo Código do produto só pode ser escrito o número do código do produto, não é aceito letras. Data - no campo Data só é aceito números no formato de data, não pode ser escritos números decimais e nem texto.
3.1.3. Criando uma Tabela
Para criar uma nova Tabela faça o seguinte: Selecione a Guia Tabelas ; Clique sobre o botão Novo. Será aberta a janela Nova Tabela onde você deverá definir qual o modo de tabela será construída.
Página 7 – Access 7.0 - Apostila Exemplo
Para facilitar seu trabalho, sempre que você iniciar uma Nova Tabela selecione a opção Modo Estrutura, onde definiremos os campos que serão incluídos na tabela
- Clique na opção Modo Estrutura ;
- Clique no botão OK. Aparecerá a caixa de definição das propriedades da tabela.
Desenho da Propriedade da Tabela.
3.2. Definindo os campos de uma Tabela
A janela aberta mostra o local onde você irá criar a estrutura de cada tabela. esta janela apresenta duas partes. Na parte superior você deverá definir o nome dos campos que comporão a tabela. Na parte inferior você especificará as propriedades dos dados que serão cadastrados em cada campo. No quadro abaixo você tem a definição dos itens da parte superior da janela. Ao escolher os Tipos de dados para cada campo é apresentado um menu onde você deverá definir o tipo de dado que o campo suportará.
O quadro Tipo de Dados.
Item Definição Nome do Campo
Define o nome a ser dado ao campo, por exemplo Classe. Tipo de Dados Define o tipo de informações que poderão ser armazenadas neste campo. Abaixo é apresentada uma Lista com os tipos disponíveis e suas aplicações. Descrição Permite que seja criada uma descrição sobre a natureza do campo em questão. O Access usa a descrição para a propriedade texto da barra de status em novos formulários, de modo que a descrição aparece na barra de status quando você visualiza dados no formulário.
Tipo de dado Suporta Apostila Exemplo –Access 7.0 - Página 8
4.1. A janela Consulta
Uma consulta é uma pergunta que você faz sobre os dados no seu banco de dados, tal como “Quais os clientes que fizeram pedidos no mês passado?” ou “Quantos produtos temos em cada categoria?” Para fazer uma consulta, você define um exemplo dos registros que deseja ver na janela Consulta.
A janela Consulta.
A janela Consulta é uma ferramenta gráfica do tipo consulta-por-exemplo (QBE - em inglês, Query By Example). Em virtude de suas características gráficas, é possível utilizar o mouse para selecionar, arrastar e manipular os objetos na janela Consulta. Ao criar relações entre suas tabelas, você facilita o seu trabalho pois o Access associa automaticamente as tabelas em uma consulta. Se não for criada uma relação entre as tabelas no seu banco de dados, você mesmo terá que associá-las em uma consulta.
Observação: Na janela Consulta, o Access exibe o campo ou campos de chave primária de uma tabela em negrito. O Access processa uma associação mais rapidamente quando um dos campos associados é um campo de chave primária. Por esta razão, a associação será mais lenta se não houver campos de chave primária.
4.2. Criando ou abrindo uma consulta
A primeira etapa na criação de uma consulta é adicionar as tabelas sobre as quais deseja-se aplicar ou atualizar uma consulta. Você também poderá adicionar outras consultas à consulta. A caixa de diálogo Adicionar Tabela lista todas as tabelas e consultas no banco de dados em ordem alfabética Para criar uma nova Consulta faça o seguinte:
Selecione a Guia Consulta ; Clique sobre o botão Novo. Será aberta a janela Nova Consulta onde você deverá definir qual o modo de tabela será construída.
Apostila Exemplo –Access 7.0 - Página 10
Para facilitar seu trabalho, sempre que você iniciar uma Nova Consulta selecione a opção Modo Estrutura, onde definiremos os campos que serão incluídos na tabela
- Clique na opção Modo Estrutura ;
- Clique no botão OK. Aparecerá a caixa de definição da Consulta. Juntamente com a Consulta será aberta a Caixa de diálogo Mostrar Tabela.
5. FORMULÁRIOS
Quando você cria um formulário, cria uma forma de comunicação entre você e os dados armazenados no Access. Embora possa criar formulários simples que se parecem muito com os familiares formulários de papel, você pode também melhorar a aparência deles com recursos visuais interessantes - tais como cores e sombras para definir seções diferentes, figuras ou gráficos - e uma grande variedade de controles. Os formulários do Access podem conter botões, listas de seleção, botões de opção e subformulários embutidos que fornecem maior funcionalidade que os típicos de papel.
Exemplo de um formulário
5.1. Criando um formulário com a ajuda de um
Assistente
O Assistente faz perguntas sobre o formulário que você deseja criar e então cria um formulário baseado nas suas respostas.
Para criar um formulário com a ajuda de um
assistente
- Na janela Banco de Dados , clique sobre o botão Formulários e então escolha o botão Novo.
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Cabeçalho do Relatório
Aparece apenas uma vez por Relatório. Pode ser usado para imprimir o Logo da empresa ou alguma explicação preliminar. Cabeçalho de Página Aparece no topo de todas as páginas. Usados para exibir os nomes das colunas do relatório. Cabeçalho do grupo Será exibido no início de cada grupo (quebra). Usado para exibir, por exemplo, o nome de um novo Grupo. Detalhe É o corpo do relatório. Será exibido para cada registro processado.
Rodapé do grupo Aparece no final de um grupo de registros. Pode-se utiliza-lo para exibir totais do grupo. Rodapé da página Aparece na base de cada página do relatório. Usado para imprimir o nome do relatório e o número da página. Rodapé do relatório Aparece apenas uma vez por relatório, no seu final. Usado para exibir Gerais. Ele aparece após o rodapé da última página.
Os cabeçalhos e rodapés são adicionados aos pares, quando voce desejar apenas um dos dois, deverá redimensionar o item não desejado de modo que ele fique com altura igual a zero. No menu Layout escolha o comando Cabeçalho/Rodapé.
O que devo criar - um formulário ou um relatório?. Dados são úteis quando comunicam, quando conseguem transmitir uma mensagem. Você pode utilizar tanto formulários quanto relatórios para comunicar a sua mensagem, dependendo de como está apresentando os dados e de como os quer organizados. Formulários e relatórios têm, cada qual, suas próprias vantagens.
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Vantagens dos Formulários - Você pode utilizar um formulário para visualizar, editar e imprimir dados. Em virtude de sua versatilidade, os formulários provavelmente irão atender à maioria das suas necessidades. Vantagens dos Relatórios - Você pode utilizar um relatório para exibir um “panorama geral” ao agrupar dados e exibir totais gerais, bem como subtotais. Também pode inserir um relatório dentro de outro mas não pode inserir um relatório dentro de um formulário). Você pode controlar mais facilmente o layout da página em um relatório e imprimir os seus dados com uma configuração altamente sofisticada. Entretanto, não pode utilizar um relatório para editar dados na tela; para isto, é necessário um formulário.
6.1.4. Classificando e agrupando dados em
relatórios.
Ao imprimir dados, você normalmente desejará que eles sejam exibidos em uma determinada ordem; por exemplo, você poderá exibir os produtos pela ordem do nome do produto. Para realçar ou resumir certas informações, pode-se dividir os dados em grupos separados e classificar os registros nos grupos. Por exemplo pode-se agrupar uma lista de produtos pelo nome da categoria e classificar os registros no grupo pelo nome do produto. Quando do agrupamento de registro em um relatório, deve-se também especificar a ordem de classificação para os registros do grupo
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Apostila Exemplo –Access 7.0 - Página 14
