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Banco de Dados: Criação e Estruturação no Access, Notas de estudo de Engenharia de Produção
Este documento fornece informações detalhadas sobre como criar e estruturar um banco de dados no microsoft access, incluindo a criação de tabelas, definição de chaves primárias, importação e vinculação de tabelas, e criação de formulários e relatórios. Além disso, aborda conceitos importantes como tipos de dados, propriedades de campo e consultas.
Tipologia: Notas de estudo
Antes de 2010
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Access
Tela Inicial:
O Banco de Dados e seus objetos:
ÁREA DE TRABALHO.
Nosso primeiro passo consiste em criar o arquivo do Access (Banco de Dados), para isto utilizaremos o painel de tarefas clicando na opção Banco de Dados em Branco.
O primeiro objeto a ser criado será TABELA. Podemos ter acesso à criação por 3 modos:
- Criar tabela no modo estrutura;
- Criar tabela usando o assistente;
- Criar tabela inserindo dados.
Observe que temos aqui uma espécie de planilha, onde iremos construir a estrutura da tabela. Esta planilha contém três colunas principais:
- Nome do campo – especifica o nome do campo. O mesmo poderá ter no máximo 64 caracteres do tipo alfanuméricos.
- Tipo de dados – nesta coluna você irá determinar o tipo de dado que a coluna que está sendo gerada irá armazenar, ou seja, se teremos um texto, um valor numérico, uma data, etc... Quando focamos esta coluna, poderemos selecionar o tipo do campo através de uma caixa de seleção.
- Descrição – caso julgue necessário, poderá especificar o objetivo deste campo dentro do sistema. Neste caso, preencha esta informação na coluna descrição. Esta coluna tem caráter apenas informativo e, em nada afetará o sistema durante o uso do banco de dados. Seria a documentação de cada campo da tabela. Esta coluna não é de preenchimento obrigatório.
- Propriedades do Campo – Poderemos personalizar um tipo de dados utilizando esta opção. A propriedade do campo só afeta a maneira como os dados são exibidos. Ela não afeta a maneira como os dados são armazenados.
Os tipos de dados:
São eles: Texto, Memorando, Número, Data/Hora, Moeda, AutoNumeração, Sim/Não, Objeto Ole, Hyperlink e Assistente de pesquisa.
1. Texto Use um tipo de dado Texto para armazenar dados como nomes, endereços e quaisquer números que não exijam cálculos, como números de telefone, números de peças ou códigos postais. Um campo Texto pode armazenar até 255 caracteres, mas o tamanho de campo padrão é 50 caracteres. A propriedade Tamanho do Campo controla o número máximo de caracteres que pode ser inserido em um campo Texto. 2. Memorando Use o tipo de dado Memorando se você precisa armazenar mais de 255 caracteres. Um campo Memorando pode armazenar até 65.536 caracteres. 3. Número Utilize um campo Número para armazenar dados numéricos a serem utilizados em cálculos matemáticos. (Exceto cálculos que envolvam dinheiro ou que exijam um alto grau de precisão). 4. Data/Hora Utilize um campo Data/Hora para armazenar dados predefinidos ou personalizados em datas ou horários;
Obs.: Seguem exemplos de formatos personalizados de data/hora.
Configuração Exibição
ddd", "d" de "mmm" de "yyyy Dom, 2 de jun de 1997
mmmm dd", "yyyy junho 02, 1997
"Esta é a semana de número "ww Esta é a semana de número 22
"Hoje é "dddd Hoje é terça-feira
5. Moeda Utilize um campo Moeda para evitar arredondamento em cálculos. 6. AutoNumeração Utilize um campo AutoNumeração para numerar automaticamente seus registros. 7. Sim/Não Utilize um campo Sim/Não para confirmar uma opção existente na tabela. 8. Objeto Ole Utilize um campo Objeto OLE se você deseja armazenar texto formatado ou documentos longos. 9. Hyperlink Utilize um campo Hyperlink como vínculo de um objeto para outro. O destino freqüentemente é outra página da Web, mas pode também ser uma figura, um endereço de e-mail, um arquivo (como um arquivo multimídia ou documento do Microsoft Office) ou um programa. O próprio hiperlink pode ser exibido como texto ou figura. 10. Assistente de Pesquisa Utilize um campo Assistente de Pesquisa para criar uma lista facilitando seu cadastramento na tabela.
Botões Chave Primária e Exibir:
Após digitar os nomes dos campos pertencentes à sua tabela e escolher os tipos de dados, o próximo passo será definir uma chave primária (se necessário). O que é uma chave primária? Qual a sua finalidade? C H A V E P R I M Á R I A é um recurso utilizado para controle, Access impede que qualquer valor duplicado ou nulo (campo vazio, sem registros) seja inserido nos campos de uma tabela com este recurso.
B O T Ã O C H A V E P R I M Á R I A
Caso você não defina este recurso ele é obtido através de uma pergunta inserida pelo assistente, confirmando o recurso ele aparecerá em um campo chamado AutoNumeração (Um campo AutoNumeração pode ser definido para inserir automaticamente um número seqüencial conforme cada registro é adicionado à tabela), esta é a maneira mais fácil de criar uma Chave primária. Definida a Chave Primária chegou a hora de salvar sua tabela. Após salva clique no botão EXIBIR e comece a digitar os registros a serem armazenados na tabela.
B O T Ã O E X I B I R
1. Crie uma tabela com os seguintes campos:
Nome do campo: Tipo de dados: Nome:
Endereço: Cep: Data de Nascimento: Idade: Escolaridade: CPF: RG: Telefone: E-mail:
E S C O L H A O S T I P O S D E D A D O S C O R R E S P O N D E N T E S A E S T E S C A M P O S.
Modo Assistente
Este assistente fornece sugestões sobre que tipo de tabela você pode criar, separando-as por categorias e modelos. Cada modelo de tabela possui campos de exemplos, podendo ser personalizada caso necessário. Esta opção já define os tipos de dados de acordo com os campos.
Modo Folha de Dados
Composto inicialmente por 10 colunas, esta opção abre a janela para digitar os nomes dos campos (duplo clique sobre CAMPO 1, CAMPO 2...), e após pressionar “ Enter ” para confirmação. Vale lembrar que este modo coloca todos os campos com o mesmo tipo de dados: TEXTO.
Consultas:
Quando desejar revisar, adicionar, alterar ou excluir dados de seu banco de dados considere a possibilidade de usar uma consulta.
Usando uma consulta, você pode responder questões muito específicas sobre seus dados que seriam difíceis de responder observando os dados da tabela diretamente. Você pode usar consultas para filtrar dados, executar cálculos com os dados e resumir os dados. Aprenderemos aqui 2 maneiras de realizar uma consulta no Access:
- Modo Estrutura;
- Modo Assistente;
Consultas – Modo Estrutura:
Trabalhando no Modo Estrutura:
Ao escolher a opção “Criar consulta no Modo Estrutura”, chegou o momento de escolher a tabela que será referência para realizar a consulta. Os campos da tabela serão organizados na estrutura da consulta através de opções chamadas:
- Campo Local destinado a armazenar os campos pertencentes à tabela a ser pesquisado;
- Tabela Ao escolher o campo aparecerá automaticamente o nome da tabela armazenado nesta opção;
- Classificação Pode escolher entre Classificação Crescente ou Decrescente dos registros;
- Mostrar Se esta opção estiver marcada o campo será exibido na listagem, caso contrário o campo não será exibido. Isso pode ser utilizado para ocultar campos que estão servindo apenas como Critérios para filtrar a listagem;
- Critério Critério é a opção para visualizar ou identificar registros específicos com os quais deseja trabalhar. Por exemplo, em vez de visualizar todos os fornecedores que a sua empresa utiliza, você pode visualizar apenas fornecedores do Japão. Para isso, especifique critérios que limitem os resultados a registros cujo campo País seja "Japão".
- Ou A partir desta opção podemos criar novos critérios.
- Ao criar uma tabela deste modelo:
- Vamos trabalhar no Modo Estrutura utilizando as opções Classificação Crescente e Critério:
Podemos obter o resultado somente de um determinado dia. Como?
Foram escolhidos aqui apenas 2 campos da tabela. Vamos fazer na prática para saber o resultado? Mas não se esqueça que tudo começa através da tabela!
Consultas – Assistente:
Usar o Assistente de consulta quando você desejar para criar uma consulta simples. Com o Assistente de consulta, você pode selecionar as tabelas e campos você desejar.
Observe a tabela abaixo:
Agora vamos realizar uma consulta pelo assistente:
Nesta caixa escolha os campo que deseja da sua tabela. Vale lembrar que podemos realizar uma consulta de outra consulta pois esta também possui dados provenientes de uma tabela.
- Crie uma tabela para a Locadora Filmes e C&A com os campos: Nome do Cliente; Endereço; Telefone; Dependentes; Telefone do dependente; Filme; Categoria; Valor; Lançamento; Data da Saída; Data da Entrega.
- Crie uma consulta no Modo Estrutura para saber se um determinado filme já foi alugado;
- Crie uma consulta para saber o somatório de uma determinada categoria.
Nesta etapa podemos escolher entre os modos Detalhe (amostra de um a um os registros) ou Resumo (realizando uma Consulta Totais). Porém esta etapa aparecerá de acordo com os campos escolhidos. Na próxima etapa digite um nome à sua consulta e clique em concluir.
Caso deseje visualizar um registro podemos recorrer aos botões de navegação existentes abaixo do formulário.
Auto Formulário Colunar: Recebe este nome pois organiza em colunas os campos e registros. Exibe um registro de cada, para visualizar o conjunto devemos clicar no botão Visualização de Impressão.
Auto Formulário Tabular: Recebe este nome porque organiza no formato de tabela os campos e registros.
Formulários - Assistente:
O assistente formula perguntas detalhadas sobre origens do registro, campos, layout e formato desejados e cria um formulário com base nas suas respostas.
1º) Ao escolher a opção assistente de formulário e tabela ou consulta clique em avançar.
2º) Escolha os campos para o formulário. Se escolher campos alternados clicar no campo desejado e após >, se desejar todos clicar em >>.
3º) Nesta etapa devemos escolher o modelo (layout) do nosso formulário.
4º) Para terminar escolha o estilo. Ao clicar em avançar a última janela será para digitar um nome a seu formulário (se desejar). Clique em concluir.
Relatórios:
Uma maneira prática e organizada de imprimir sua tabela ou consulta.
1º) Na janela do objeto relatórios clique em criar relatório criando assistente. Ao ser exibida esta janela escolha os campos que fará parte do relatório.
2º) Nesta etapa podemos escolher o 1º campo a ser adicionado. Geralmente este será o campo base para o relatório. Por exemplo, nesta caixa temos os campos: funcionário, mês da venda e total da venda. Se desejar ter o relatório baseado no mês basta escolher o campo correspondente e clicar em >.
3º) Para uma classificação crescente escolha o campo desejado.
- Crie um relatório pelo assistente de relatório tendo como base somente 2 campos da tabela.
4º) O relatório está quase pronto só basta escolher o Layout (modelo) e a orientação da página.
5º) Para finalizar escolha um estilo. A próxima janela será para o nome do relatório, após clique em concluir.