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APOSTILA DE EXCEL 2007
1. Introdução
Quando você cria uma planilha nova, a tela do computador é dividida em linhas e colunas, formando uma grade. A interseção de uma linha e de uma coluna é chamada de célula. As linhas são numeradas seqüencialmente, as colunas são identificadas por letras também seqüenciais e cada célula pela linha e coluna que a forma.
Uma célula pode conter números, texto ou fórmulas. Por exemplo, a célula A4 ( na tela abaixo ) contém o valor 10 e a célula D2 contém o texto “ Valor total ”.
Em geral, informações da mesma categoria são digitadas em uma coluna ( no exemplo, a coluna B é a descrição do produto vendido; a coluna C é o valor unitário ), mas essa estrutura não é rígida: você pode agrupar as informações por linha ou por outras formas mais convenientes para o seu caso.
A possibilidade de usar fórmulas é o que diferencia um programa de planilha de uma calculadora. Quando colocamos uma fórmula em uma célula, dizemos que o conteúdo dessa célula deve ser calculado em função dos valores contidos em outras células.
Na planilha abaixo, o preço total de uma venda é calculado multiplicando- se o preço unitário pela quantidade vendida de produtos do mesmo tipo. Em nosso exemplo, a coluna A registra a quantidade de produtos e a coluna C traz o preço unitário do produto. A coluna D mostra o preço total. O conteúdo de cada célula é calculado multiplicando-se os valores da coluna A pelos valores da coluna C. Para que esse cálculo seja feito automaticamente, devemos digitar a fórmula =A4C4* na célula D. Quando modificamos o valor de A4 , o valor de D4 é recalculado automaticamente de acordo com a fórmula registrada na célula.
Normalmente, uma planilha é criada em duas etapas. Primeiro você determina os itens que deseja calcular e as fórmulas a serem usadas para fazer esse cálculo. Depois, na fase de utilização da planilha, é preciso digitar os valores correspondentes a cada item; os resultados serão calculados automaticamente.
Aqui mostraremos como criar uma planilha, usando o programa Microsoft Office Excel 2007, mas o procedimento descrito aplica-se a qualquer programa de planilha. Como exemplo, vamos fazer uma planilha para controlar o faturamento de uma empresa que vende apenas quatro produtos. Embora as fórmulas sejam diferentes para cada planilha, o procedimento será sempre o mesmo.
Quando abrimos o Microsoft Office Excel 2007, já aparece um desenho básico de planilha na tela. Precisamos, então, organizar as informações em linhas e colunas e determinar uma região para cada tipo de informação. No layout, apenas definimos onde cada informação será colocada, mas ainda não a digitamos. No nosso exemplo, vamos registrar o faturamento de cada um dos quatro produtos, mês a mês. A partir dessas informações, calcularemos:
a) O faturamento mensal de cada produto. b) O faturamento anual de cada produto.
A planilha tem espaços reservados tanto para as informações que serão digitadas quanto para as que serão calculadas automaticamente.
Célula Fórmula F4 =B4+C4+D4+E F5 =B5+C5+D5+E F6 =B6+C6+D6+E F7 =B7+C7+D7+E F8 =B8+C8+D8+E F9 =B9+C9+D9+E F10 =B10+C10+D10+E F11 =B11+C11+D11+E F12 =B12+C12+D12+E F13 =B13+C13+D13+E F14 =B14+C14+D14+E F15 =B15+C15+D15+E
Como seria bastante trabalhoso digitar essa mesma fórmula 12 vezes, vamos copiá-la.
a) Posicione o cursor sobre a célula F. b) Abra a guia Início e escolha o comando Copiar (CTRL + C) ; o computador copiará o conteúdo de F. c) Selecione da célula F5 à F15. Para isso, clique sobre a célula F5 e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste-o até a célula F. d) Pressione a tecla ENTER.
O programa percebe que a fórmula mudou de linha e altera o seu conteúdo: em vez de copiar =B4+C4+D4+E4 para todas as linhas, ele adequará a fórmula para cada linha. Assim, na célula F5 será escrito =B5+C5+D5+E5 ; na célula F6 , =B6+C6+D6+E6 e assim por diante.
O procedimento para calcular o faturamento anual de cada produto é bastante parecido com o anterior: o faturamento anual de engrenagens é a soma do seu faturamento em cada mês. Na célula B17 , poderíamos digitar a seguinte fórmula: Célula Fórmula B17 =B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B
Quando a fórmula for muito grande, usaremos a função SOMA do Microsoft Office Excel 2007, que facilita o cálculo, somando todas as células especificadas. Na célula B17 , a fórmula será: Célula Fórmula B17 =Soma(B4:B15)
A notação B4:B15 indica que devem ser utilizadas todas as células no intervalo de B até B15. Assim, essa fórmula irá somar os valores em todas essas células e exibir o resultado na célula B.
Funções matemáticas e trigonométricas - Permite calcular raiz quadrada, fatorial, seno, tangente etc. Funções estatísticas - Para calcular a média de valores, valores máximos e mínimos de uma lista, desvio padrão, distribuições etc. Funções lógicas - Possibilitam comparar células e apresentar valores que não podem ser calculados com fórmulas tradicionais.
A escolha de um ou outro tipo de função depende do objetivo da planilha. Por isso, a Ajuda do programa de planilha é um valioso aliado. Ela contém a lista de todas as funções do programa, normalmente com exemplo.
Para ilustrar, usaremos a função estatística MÉDIA e a função lógica SE em uma planilha que controla a nota dos alunos de uma escola. Se a média for superior a 5 , o aluno é aprovado; caso contrário, é reprovado.
Na tela abaixo, as notas foram digitadas nas colunas de B até E e suas médias colocadas na coluna F , com o auxílio da função MÉDIA. Essa função calcula a média das células indicadas. Para aplicá-la:
Digite a fórmula =Média(B3:E3) na célula F3. Ela indica o próximo passo a ser dado: o cálculo da média das células de B3 a E3 ( a média de B3 , C3 , D3 e E3 ). Célula Fórmula F3 =Média(B3:E3)
Para que o programa indique se um aluno foi aprovado ou não, a média obtida por esse aluno deve ser comparada com 5. Isso é feito digitando-se a fórmula =Se(F3<5;”Reprovado”;”Aprovado”) na célula G.
O conteúdo da célula G3 é determinado pela condição de teste F3<5. Ela exibirá o “ Reprovado ” caso a condição F3<5 seja verdadeira, ou seja, se o aluno obtiver média inferior a 5. Mostrará o valor “ Aprovado ” no caso de a condição F3<5 ser falsa, ou seja, se o aluno obtiver uma média igual ou maior que 5. Célula Fórmula G3 =Se(F3<5;”Reprovado”;”Aprovado”)
2. Trabalhando com Planilhas
2.1 Inserindo e Excluindo Planilhas
Uma pasta de trabalho padrão apresenta, inicialmente, 3 planilhas. Caso necessite de mais planilhas, você pode incluí-las, utilizando o seguinte comando: Inserir Planilha (SHIFT + F11).
Você pode formatar os números das células selecionadas.
5. Inserindo e Excluindo Gráficos
O Microsoft Office Excel 2007 apresenta um excelente recurso para a criação dos gráficos: a guia Inserir. Com esse recurso, o programa orienta o usuário a construir um gráfico.
Para inserir um gráfico, selecione a área com os dados que deseja apresentar nele. Selecione, inclusive, os dados que serão apresentados como legenda e como gráfico. O Microsoft Office Excel 2007 identifica dentro da área selecionada o que irá ser apresentado como legenda e como gráfico, porque o programa “entende” que, na maioria das vezes, a área selecionada está disposta segundo padrões que facilitam a identificação dos elementos.
O Microsoft Office Excel 2007 identifica dentro da área selecionada o que irá ser apresentado como legenda e como gráfico, porque o programa “entende” que, na maioria das vezes, a área selecionada está disposta segundo padrões que facilitam a identificação dos elementos.
Lembrasse: antes de fazer qualquer tipo de gráfico é necessário selecionar pelo menos um grupo de textos para servir como legenda e um ou mais grupos de números para servir como gráfico.
Selecione os meses que vão servir como legenda, mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione os valores que vão servir como gráficos, clique na guia Inserir e escolha um modelo de gráfico mais adequado.
Para apagar um gráfico selecionado, tecle DELETE.
OBS.: O conteúdo deste arquivo foi baseado na apostila de Roberto Oliveira Cunha (Remington Informática).
