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Apostila Excel - Básico
Requisitos: noções básicas de Word
- Módulo I
- O que é o Excel?
- Pasta de trabalho, arquivo no Excel, Célula
- Planilha, linhas e colunas.
- Selecionando várias células, Célula Ativa
- Tecla de atalho F
- Redimensionando Linhas e Colunas
- Trabalhando com várias planilhas
- Inserindo/Renomeando/Excluindo uma planilha
- Abrindo/Salvando uma pasta de trabalho
- Imprimir
- Nossa primeira planilha
- Barra de Fórmulas, Barra de Menus
- Menu Página Inicial e suas opções
- Bordas
- Módulo II
- Cálculos
- Aprendendo a primeira fórmula
- Operadores e funções
- Barra de fórmulas
- Misturando tudo
- Lista de funções do Excel
- Menu Fórmulas
- Automatizando
- As cerquilhas
- Inserindo/Excluindo colunas
- Quebrar texto automaticamente
- Módulo III
- Classificar em ordem crescente/decrescente
- Seleção alternada
- Cabeçalho e rodapé
- Opções de exibição
- Número de páginas
- Menu Exibir
- Zoom
- Área de impressão
- Menu Layout da Página
- Margens
- Módulo IV
- Menu Inserir
- Inserir imagens e Formas
- Gráficos no Excel
- Gráficos de Pizza
- Título e cores do gráfico
- Separando fatias da Pizza
- Gráficos de Barra
:: Seleção de várias células Para selecionar uma única célula, basta clicar na célula desejada. Para selecionar mais de uma célula ao mesmo tempo, você deve clicar com o botão do mouse, manter pressionado e arrastar. Podemos também utilizar a tecla Shift para selecionar várias células: mantém o Shitf pressionado e utilize as teclas direcionais. Para inserir um conteúdo na célula ativa, basta digitar e teclar Enter para confirmar. Obs: perceba que sempre levamos em consideração a célula ativa. :: Redimensionamento de Linhas e Colunas Aproveitando a figura anterior, vamos falar de Redimensionamento de Linhas e Colunas. Perceba que o texto “Curso Excel” está extrapolando a coluna A e “invadindo” a coluna B. Como eu vou redimensionar a coluna A, para que o conteúdo caiba na mesma? Temos algumas opções como: 1 - Posicione a seta do mouse entre as colunas A e B até que o a seta do mouse se transforme em uma espécie de cruz, mantém pressionado o botão do mouse e arrasta;
2 - Posicione a seta do mouse entre as colunas A e B até que o a seta do mouse se transforme em uma espécie de cruz e clique duas vezes rápido. Os mesmos procedimentos servem para redimensionar as Linhas. :: Trabalhando com várias planilhas Quando você cria um novo arquivo no Excel, de início você tem uma pasta de trabalho com uma planinha dentro.
Podemos inserir novas planilhas na pasta de trabalho, basta clicar neste sinal de “+”,
como na figura acima. Para Excluir uma planilha, clique com o botão direito do mouse na planilha que quer excluir, clique em excluir. Como na figura abaixo: Para Renomear uma planilha, o processo é semelhante ao Excluir: botão direito do mouse, Renomear e é só digitar o nome que você quer dar à planilha.. Como na figura abaixo:
:: Dentro de uma planilha Agora que já nos familiarizamos com algumas características e funções do Excel, vamos melhorar a brincadeira e começar a inserir/formatar dados na planilha. Você pode acompanhar digitando no seu computador a seguinte planilha. A primeira ação que vamos fazer é salvar a pasta de trabalho CTRL + B. Eu salvei com o seguinte nome: Agora perceba que a célula ativa é a B7 e também apresento a você a Barra de Fórmulas. Ela apresenta o conteúdo atual da célula ativa, podendo também ser usada para editar o seu conteúdo. Para editar o conteúdo da célula ativa, além da barra de fórmulas, também se pode utilizar a tecla de atalho F.
:: Barra de Menus (ou Abas) Agora que temos uma planilha com dados para trabalhar, vamos começar a colocar a mão na massa para valer. Para isso vamos utilizar várias opções da barra de menus Vamos começar com a aba Página Inicial. 1 - Negrito; 2 - Itálico 3 - Sublinhado 4 - Bordas: esta opção é para escolher o tipo de borda de uma ou mais células; 5 - Cor do preenchimento: referente à cor de preenchimento da célula; 6 - Cor da fonte: referente à cor do texto da célula; 7 - Fonte: tipo de fonte do texto da célula; 8 - Tamanho da fonte; 9 - Aumentar fonte; 10 - Diminuir fonte; 11 - Orientação: aqui você pode escolher dentre várias opções de orientação do conteúdo da célula como diagonal, vertical, ... 12 - Alinhamento de texto: Justificado, centralizado, alinha à esquerda... Para exemplificar, utilizando a planilha que digitamos, vamos formatar a célula do “Vendas/Mês” da seguinte forma: a primeira coisa a se notar, é que a célula deve estar selecionada, então clique na célula A1 e depois escolha negrito, fonte Arial, tamanho 12, fundo amarelo claro. Deverá ficar como na figura abaixo:
1 - Quebrar texto automaticamente: se o texto que você digitar, não couber no tamanho da célula e você não redimensionar a coluna, pode utilizar esta opção. Ela quebra o texto em duas ou mais linhas; 2 - Mesclar e Centralizar - esta opção iremos fazer com um exemplo: selecione as células A1, B1, C1 e D1, clique na opção Mesclar e Centralizar. Note que agora o que eram 4 células, transformaram-se em apenas uma (A1), ou seja, as células foram mescladas/misturadas; 3 – Formato de número de contabilização: esta opção coloca o número no formato da nossa moeda, o Real. Selecione todos os valores da nossa planilha e clique nesta opção; 4 - Estilo de porcentagem: semelhante à opção anterior, só que agora coloca o número com o símbolo da porcentagem %; 5 – Separador de milhares: na opção 3, formato de número de contabilização, colocamos os valores no formato da nossa moeda, o Real. Esta opção 5 retira o R$. O conteúdo da célula ativa também é exibido na barra de fórmulas. Para finalizar este módulo, agora vamos começar a fazer o que realmente interessa
no Excel: cálculos.
Conheça a opção AutoSoma , bem simples de usar. Clique na célula B8 da nossa planilha, clique em AutoSoma e tecle Enter no teclado. Faça a mesma coisa para as células C8 e D8. Agora temos as somas das vendas de Janeiro, Fevereiro e Março.
Módulo II
Beleza, planilha formatada, AutoSoma devidamente apresentado a você, mas agora vamos conhecer os outros cálculos básicos. Na nossa planilha, nós fizemos a soma dos valores dos meses utilizando o recurso AutoSoma, bacana. Agora vamos fazer o mesmo cálculo, só que digitando a fórmula diretamente na barra de fórmulas. Lembrando que você deve indicar a célula ativa, no nosso caso vamos começar pela B8. Clique na célula B8, apague o valor R$ 41.000,00 e digite a seguinte fórmula: =B4+B5+B6+B7 e tecle Enter. Algumas observações:
1 - qualquer fórmula para cálculo no Excel deve iniciar com o sinal de igual “ = ”;
=B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10... até B9004? Claro que não, seria impraticável. Faremos isso utilizando a Função Soma e não o Operador Soma. Explicando melhor: Utilizando o operador Soma - =B4+B5+B6+B7+B8+B9+B Utilizando a função Soma - =Soma(B4:B904) Atenção para a função Soma() , vamos ler o que diz aí. Na fórmula “=Soma(B4:B904) ” eu estou falando o seguinte para o Excel: “Excel, somar da célula B4 (perceba o dois
pontos ‘ :’) até a célula B904. Ou seja, ao invés de você ter que digitar novecentas células
utilizando o operador soma “+”, terá que digitar somente a primeira e a última célula, que nada mais é do que o intervalo entre estas células. Sempre que nos referimos a uma Função, devemos os utilizar o parêntese após. Ex: Soma(). Misturando a Função Soma com o Operador Soma, vamos brincar um pouco. Na célula F8 , vamos fazer o seguinte cálculo (só para treinar): Somar as vendas de Janeiro de João, Ana, Marcos e Maria e subtrair o resultado da soma das vendas de João e Ana em março. Lendo o enunciado parece complicado, mas olhe como ficaria esta fórmula: Feita esta demonstração de como trabalhar com função e operador, vamos agora ver outras funções. Apague o conteúdo da célula F8, para ela fica em branco mesmo. Deixe a célula F8 ativa (basta clicar nela), clique no ícone da barra de fórmulas . Você verá uma lista de funções. Temos também a opção de ver todas as funções do Excel, são dezenas, clique no menu suspenso (conforme a figura), selecione a opção “Tudo”.
Foi só para conhecer, retorne para a opção “Mais recentemente usadas”, clique na função “Máximo” e clique Ok. O Excel lhe mostrará a tela abaixo, vamos falar dela: Para que serve a função Máximo? Retorna o maior valor de um intervalo de células. Neste momento o Excel está aguardando que você identifique o intervalo de células referente ao cálculo. Nós queremos saber qual o maior valor vendido nestes 3 meses. Com o mouse, selecione da célula B4 a D7, você perceberá uma seleção pontilhada como na figura abaixo:
Beleza, já sabemos que o Marcos Paulo vendeu mais e que a Ana Cláudia vendeu menos neste período de 3 meses. Agora vamos falar de outra função, Média(). A função Média() retorna a média de valores do intervalo de células. Agora queremos saber qual foi a média de vendas de cada funcionário no período. Vamos aproveitar e ver como inserir uma nova coluna. Vamos colocar a coluna Média entre as colunas Março e Máximo. Como inserir uma coluna em uma planilha do Excel? Clique com o botão direito do mouse na coluna que você quer deslocar para a direita, clique Inserir. Figura abaixo: Pronto, inserimos uma nova coluna, basta agora digitar o título da coluna para organizar. Digite Média e depois Enter. Obs: para excluir a coluna, o procedimento é bem semelhante. Botão direito na coluna que você quer excluir, Excluir.
Agora sim, vamos calcular primeiro a média de vendas do João Carlos. Teclando Enter, veremos que a média do João foi de R$ 11.333,33. Ok, mas agora queremos realizar o cálculo para os outros funcionários. Fácil né? Basta repetir o racioncínio para as outras células. Mas e se fossem 900 funcionários? Você iria digitar a fórmula para cada um? Impraticável novamente. Vamos aproveitar e ver como automatizar isso de forma fácil. Nós vamos repetir a fórmula, somente atualizando as células respectivas, isso tudo só utilizando o mouse, sem digitar nada. Vamos lá! Estando a célula E4 ativa (já fizemos a fórmula nesta célula, ok), posicione o mouse na interseção desta célula, onde sem um pontinho quadrado (ver figura abaixo). Mantém pressionado o botão do mouse neste ponto e arrasta até a célula E. Pronto, soltou o botão do mouse e os cálculos já são feitos para as outras células.
Para exemplificar, clique em uma célula vazia e clique em Data e Hora. Você verá uma série de fórmulas desta opção, passando o mouse sobre a fórmula, o Excel exibe uma caixa de texto explicando sobre a mesma. Vamos clicar na AGORA, clique Ok. O Excel retorna a data e hora atuais. Pronto, o Excel irá exibir a data e hora atuais.
:: Agora um recurso rápido, Quebrar Texto Automaticamente
Vamos alterar o nome da Maria Cristina, para Maria Cristina das Dores Silva.
Perceba que o texto não cabe na célula, é muito extenso. Clique na opção Quebrar Texto Automaticamente. Pronto, o Excel quebra o texto em duas linhas. Podemos também alinhar ao centro da célula os valores da Maria Cristina. Para isso, selecione as células B5 até E5 e clique em Alinhar ao Meio. Pronto, o Excel irá alinhar o conteúdo ao meio da célula. Módulo III Recurso Classificar e Filtrar , fácil e rápido: este recurso serve para colocar as células selecionadas em ordem crescente ou decrescente. Por exemplo, vamos selecionar a nossa planilha de A4 até D8.
