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Apostila do Excel. Ajuda bastante quem não entende bem deste software.
Tipologia: Notas de estudo
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Você pode não acreditar, mas esse software me dá prazer!
Sandro de Souza Santos [email protected] Governador Valadares, MG
O Excel for Windows é uma planilha eletrônica capaz de armazenar dados, executar cálculos, gerar gráficos, importar e exportar valores de banco de dados. Uma das suas principais características é a capacidade de calcular operações a partir de fórmulas criadas pelo usuário utilizando as informações digitadas na planilha e fora dela.
No nosso dia a dia podemos construir uma planilha no Excel para fazer o controle do extrato bancário, controle de notas escolares, controle de estoque da empresa, despesas e receitas de casa, controlar o pagamento de funcionários e qualquer outro controle que necessite de resultados automáticos calculados.
Uma Planilha Eletrônica é composta de interseções feitas do encontro de linhas e colunas. Para entendermos sua funcionalidade, veremos alguns conceitos do Microsoft Excel:
Linha : As linhas ocorrem na horizontal e são identificadas por números. Numa planilha do Excel existem 65536 linhas.
Coluna : As colunas ocorrem na vertical e são identificadas por letras. A última coluna se chama IV (letra i e letra v). São 256 colunas.
Células : É a interseção entre linhas e colunas. As células recebem os dados digitados pelo usuário ou fórmulas que calculam e retornam algum valor, dependendo das referências usadas na fórmula. O nome da célula é a identificação da coluna mais a linha (Ex.: A1, E5).
Um arquivo do Excel (a extensão é XLS) é na verdade uma pasta de planilhas. Dentro de uma pasta podemos ter quantas planilhas quisermos (Plan1, Plan2, Plan3, etc). Com o botão direito do mouse sobre o nome da planilha, podemos inserir outra planilha, excluir ou alterar o seu nome.
Colunas
Linhas
Célula A
Várias planilhas
Como outros aplicativos, Word, Powerpoint, Access ou FrontPage, o Excel possui barras de ferramentas que facilitam escolher opções de formatação, manipulação de arquivos, criação e alteração de fórmulas. Mesmo possuindo várias barras (para escolher, vá na arra de menu em Exibir / arras de Ferramentas, e ative a barra que quiser), as mais utilizadas são: Barra de Ferramentas Padrão: Serve para executar os comandos do Excel usados com mais frequência, como abrir ou criar uma nova planilha, copiar/colar, visualizar impressão ou imprimir a planilha, etc. A barra de menu (Arquivo, Editar, Exibir, Inserir...) possui todas as opções. Porém, com o tempo, é mais fácil escolher um botão do que navegar pelas opções do menu.
Barra de Formatação: Serve para formatar os dados digitados na planilha, como tipo e tamanho da fonte; negrito, itálico e sublinhado, alinhamento, formato moeda e cores das fontes. Barra de Fórmula: Serve para introduzir informações na planilha. À medida que você se movimenta pela planilha, a arra de Fórmula mostra o conteúdo da célula ativa. Uma célula possui valores literais (valores fixos como nome, salário, quantidade, datas) ou valores calculados, que na verdade é o resultado de uma fórmula digitada. Outras duas opções: 1 o^. Posicionar em uma determinada célula: Na caixa de nome, digite a referência da célula e tecle
Como foi dito anteriormente, uma pasta XLS possui mais de uma planilha. Você pode mudar o nome dando duplo-clique sobre o nome da planilha na guia. Você pode inserir novas planilhas, excluir, mover ou criar uma cópia de uma planilha pronta (é muito útil quando temos planilhas de período, como folha de pagamento, receitas e despesas mensais, etc).
arra de Formatação
arra de Fórmulas
arra de Ferramentas Padrão
Nome das planilhas na Guia de Planilha
Como lemos na explicação da arra de Fórmulas, a digitação de dados no Excel possui duas informações: valores literais e fórmulas.
Os valores literais são informações fixas, como nome, endereço, salário, data de nascimento, porcentagens, identidade, cpf, nome de carro, etc. Quando digitamos estes dados, precisamos ficar atentos à disposição dos dados, deixando as informações estruturadas, isto é, cada coluna com dados semelhantes (nomes na coluna A, salário na coluna , descontos na coluna C).
Ao digitar os dados na planilha, podemos formatar a planilha para adequar melhor as informações, utilizando-se de cores, formatação de moedas, casas decimais, tamanho e tipo da fonte, alinhamento, etc. Veja um exemplo de formatação:
Sem Formatação Com Formatação
Para familiarizar com o Excel, abra uma nova planilha e digite os dados abaixo. Formate as informações para melhorar a estética da planilha:
Quando terminar de digitar e formatar esta planilha, vá até a opção Arquivo / Salvar e grave o arquivo com o nome PrimeiraPlanilha.xls.
Até agora nós digitamos valores literais nas células como nomes, valores e datas. As fórmulas são digitadas nas células da mesma forma, porém é retornado para a célula o valor calculado pela fórmula. Muito importante: toda fórmula é precedida do sinal de igualdade ( ). Veja o exemplo abaixo:
Veja os exemplos de fórmulas utilizando as 4 operações matemáticas:
Para calcular uma porcentagem de um valor de célula utilizamos, normalmente, a multiplicação. Quando digitamos, em uma célula, um valor percentual ( % ), na verdade o Excel calcula como um valor absoluta dividido por 100. Se digitamos 9% o valor da célula é 0,09. Por isso, é errado criar fórmulas de soma ou subtração de porcentagens.
Fórmulas ERRADAS utilizando porcentagens:
. Acrescentando um valor errado de porcentagem: B2 + % . Diminuindo um valor errado de porcentagem: B2 – % O primeiro exemplo está, na verdade, somando R$ 0,08 (oito centavos) ao valor digitado na célula 2 e o segundo exemplo está diminuindo R$ 0,09 (nove centavos) do valor.
Fórmulas CORRETAS utilizandos porcentagens:
.Acrescentar um valor: B2 + B2 * % .Calcular o valor da porcentagem: B2 * % .Diminuir o valor da porcentagem: B2 - B2 * %
Para desenvolvermos fórmulas, vimos que podemos usar as referências das células e os operadores da matemática para criarmos cálculos necessários na planilha. Porém, as fórmulas podem ficar complexas ou grandes, de acordo com nossa necessidade. Então podemos criar fórmulas utilizando FUNÇÕES do excel, que são comandos com um objetivo específico, enviando parâmetros para serem calculados e retornando o valor esperado. Vamos ver seis funções bem simples, mas antes veja algumas considerações:
. Os parâmetros são informados dentro de parênteses: =NOME_DA_FUNÇÃO(PARÂMETROS) . Os parâmetros são separados por ponto-e-vírgula: =NOME_DA_FUNÇÃO(PARÂMETRO1; PARÂMETRO2; PARÂMETROn) . Uma faixa de valores deve ser separada por dois-pontos: =NOME_DA_FUNÇÃO(CÉLULA1:CÉLULA2) . Dependendo da função, pode haver as duas situações, ou seja, separação de parâmetros com faixa de valores: =NOME_DA_FUNÇÃO(CÉLULA1:CÉLULA2; CÉLULA3:CÉLULAn) . Se trabalhar com valores numéricos, digite-os sem formatação nenhuma (não digite R$ ou separação de milhar). Quando informar casa decimal, use a vírgula. . Quando informar um valor texto, use aspas: =NOME_DA_FUNÇÃO(1500; “FUSCA”; 567,15) . O nome da função pode ser digitado em letras maiúsculas ou minúsculas.
.1. Função SOMA Tem o objetivo de somar o valor numérico das células enviadas como parâmetro. Veja os exemplos abaixo e o significado de cada uma: =SOMA(3:10) => está somando os valores digitados das células 3 até 10. =SOMA(3;5;10) => está somando os valores das células 3, 5 e 10. =SOMA(3:10;C3:C10) => está somando os valores das células 3 até 10 e das células C3 até C10. Poderia ser digitada assim também: =SOMA(3:C10)
.2. Função MÉDIA Retorna a média dos valores das referências definidas como parâmetro. Os parâmetros podem ser digitados da mesma maneira utilizada pela função SOMA. =MÉDIA(3:10) => Retorna o valor médio da soma das células 3 a 10.
.3. Função MÁXIMO Retorna o maior valor dos valores enviados como parâmetro. =MÁXIMO(3:10) => retorna o maior valor entre as células 3 e 10.
.4. Função MÍNIMO Retorna o menor valor dos valores enviados como parâmetro. =MÍNIMO(3:10) => retorna o menor valor entre as células 3 e 10.
.5. Função MAIOR Retorna o N maior valor de um conjunto de células, onde N é uma posição desejada e informada na função. Diferente da função Máximo, que só retorna o maior valor, a função Maior pode retornar também o segundo maior valor, o terceiro maior valor e assim por diante. =MAIOR(3:10;1) => retorna o maior valor. Semelhante à função MÁXIMO. =MAIOR(3:10;2) => retorna o segundo maior valor entre 3 e 10.
.6. Função MENOR Retorna o N menor valor de um conjunto de células, onde N é uma posição desejada e informada na função. Semelhante à função Mínimo, mas possui o segundo parâmetro, que informa qual o valor menor deve ser retornado. =MENOR(3:10;1) => retorna o menor valor. Semelhante à função MÍNIMO. =MENOR(3:10;2) => retorna o segundo menor valor entre 3 e 10.
Nome de células
Agora que aprendemos algumas funções, podemos continuar com a criação de fórmulas utilizando referência absoluta, que no Excel pode-se criar nomes específicos para uma célula ou um conjunto de células. Voltando ao exemplo da página 7, de agência de veículos: temos uma célula que possui o valor do dólar, a célula A8. podemos declarar que a célula A8 também se chame DOLAR. Veja que na coluna há o preço de 3 veículos. Vamos chamar o conjunto destas células (3, 4 e 5 de VALORES). Podemos declarar nomes para as células pela barra de fórmulas:
No primeiro exemplo, selecionamos a célula A8 e, na barra de fórmulas alteramos a referência A8 para DOLAR. No segundo exemplo, selecionamos as três células 3, 4 e 5 numa seleção múltipla e alteramos a referência para VALORES. Assim, se precisarmos de somar as três células podemos usar a função SOMA de outra forma e a fórmula que calcula o preço do carro em dólar:
Lembre-se que uma fórmula pode possuir uma combinação dos retornos de mais de uma função. Por exemplo, qual é a média do maior e do menor salário da coluna ? =MÉDIA(MÁXIMO(3:15); MÍNIMO(3:15))
No caso do SE, sempre haverá dois retornos: o verdadeiro e o falso da condição. Mas se precisarmos retornar mais de dois valores, podemos combinar um SE dentro do outro: Exiba o nome dos estados digitados na coluna C: MG-Minas Gerais, SP-São Paulo e A-ahia
=SE(C4=”MG”;”Minas Gerais”;SE(C4=”SP”;”São Paulo”;”ahia”))
. Para a função SE de dentro, os três parâmetros são: Condição: C4 = “SP” Retorno_Verdadeiro: “São Paulo” Retorno_Falso: “ahia” . Para a função SE de fora, os três parâmetros são: Condição: C4 = “MG” Retorno_Verdadeiro: “Minas Gerais” Retorno_Falso: SE(C4=”SP”;”São Paulo”;”ahia”)
Outros Exemplos:
. Primeiro SE: se o departamento digitado na célula C3 é igual a 1 exiba o nome ANCO, senão exiba o nome CAIXA. . Segundo SE: se o salário digitado na célula D4 é menor que 500 reais, exiba a palavra AIXO, senão exiba a palavra ALTO.
11.2. Função PROCV
De acordo com a condição a ser empregada numa fórmula, e a quantidade de retornos, a função SE poderá ficar muito grande ou até impossível de ser utilizada. Podemos utilizar 7 funções SE dentro da mesma fórmula. A função PROCV, como não depende de uma condição dentro da fórmula, pode ter várias condições de igualdade ou de faixas de valores para retornar quantos valores quiser. Isso só é possível porque a função PROCV utiliza uma matriz digitada dentro da própria planilha para retornar os valores. A função PROCV significa PROCURA VERTICAL, onde a célula definida com um valor pesquisará na primeira coluna da matriz uma comparação e, se encontrar, retornará o valor de outra coluna da matriz. A função PROCV possui quatro parâmetros:
=PROCV(Célula_Comparação; Matriz_Digitada; Coluna_Retornada; Comparação_Igual)
Célula_Comparação: A célula que possui um valor a ser pesquisado; Matriz_Digitada: Na própria planilha, digita-se uma coluna com os valores de comparação com o primeiro parâmetro e nas outras colunas os valores que queremos retornar; Coluna_Retornada: O número da coluna da matriz que irá retornar os valores na função; Comparação_Igual: um valor lógico: a palavra Verdadeiro ou a palavra Falso. Se for verdadeiro, a comparação pode ser de igualdade ou de aproximação (igual ou maior que o valor procurado até o próximo valor de comparação). Se for Falso, só pode ser de igualdade.
** ATENÇÃO ** Toda vez que informar a matriz (segundo parâmetro) sempre coloque-o como referência absoluta, pois quando você copiar a fórmula pra baixo, ela deve continuar da mesma forma.
. O primeiro PROCV é de comparação de igualdade. Se a célula 3 é IGUAL a um dos valores da primeira coluna da matriz (C11 a D12, então vai pesquisar na C11 até C12) ele vai retornar o valor da linha correspondente da coluna NÚMERO 2 (terceiro parâmetro). O FALSO significa que só pode ser igualdade. . O segundo PROCV é de faixa de valores. Se o primeiro parâmetro (D4) vai de 0 até 499,99 (C14 até C16) ele exibirá a palavra AIXO; se o D4 for de 500 até 999,99 ele exibirá MÉDIO e se D4 for 1000 ou um valor maior ele exibirá ALTO. NÃO há o quarto parâmetro, pois VERDADEIRO já é o valor padrão.
Quando precisamos de somar ou calcular média de valores, usamos as funções simples SOMA() e MÉDIA(). Se precisamos somar ou contar valores com uma condição, usamos as funções SOMASE() e CONT.SE(). Porém, quando temos mais de uma condição para calcular uma faixa de valores, precisamos usar funções que utilizam parte da planilha para criar essas condições. Ao usarmos funções de banco de dados (o nome da função começa com D) é preciso bastante atenção nos títulos das colunas, pois são esses títulos que serão usados para criarmos as condições. Para demonstrar a utilização dessas funções de banco de dados, usaremos a planilha abaixo como exemplo:
12.1. Função BDSOMA Essa função soma uma coluna numérica, dependendo de uma ou mais condições definidas numa matriz na própria planilha, onde a primeira linha desta matriz deve ser o mesmo título da coluna das células que fazem parte da condição.
=DSOMA(Faixa_de_Células; Título_a_Somar; Células_Condição)
. Faixa_de_Células : Devem ser selecionadas as colunas que possuem os dados das condições da matriz e a coluna que será somada, dependendo da(s) condição(ões). É obrigatório selecionar também as células que possuem os títulos das colunas. EXEMPLO: Selecionar as células de 2 até C9 da figura acima, para somar o estoque do tipo Saída. . Título_a_Somar : Pode ser digitada, entre aspas, o nome do título da coluna que será somada (por exemplo, a coluna “Estoque”). MAS, é definir, na fórmula, a referência da célula do título, por que se você digitar o nome diferente do que está definido no título, a fórmula não saberá somar os valores. EXEMPLO: Se a fórmula for somar a coluna ESTOQUE da figura acima, ao invés de digitar “Estoque”, prefira digitar a referência C2. . Células_Condição : Faixa de células que define as condições para somar a coluna definida no segundo parâmetro. A primeira linha dessa faixa de células deve ser o nome do título da(s) coluna(s) também selecionada no primeiro parâmetro, que possui as colunas que definirão as condições. SUGESTÃO: da mesma forma que, no segundo parâmetro, é melhor digitar a referência da célula do que digitar literalmente o título da célula, aqui também é mais seguro igualar os títulos de condição com os títulos da faixa de células. EXEMPLO: Na figura acima, na célula 11 não foi digitada a palavra “Tipo” e sim a fórmula =2, para transportar o nome para essa célula.
12.2. Função BDCONTAR Conta quantas células da faixa informada fazem parte da condição verdadeira definida.
=DCONTAR(Faixa_de_Células; Título_a_Contar; Células_Condição)
A sintaxe do do DCONTAR é a mesma do DSOMA, com a diferença de contar quantas linhas satisfazem a tabela de condições. Agora, o mais IMPORTANTE é que o segundo parâmetro, que possui o nome da coluna a contar, deve ser obrigatoriamente um valor numérico. Se você escolher uma coluna que possua nomes, endereços, símbolos com caracter ele retornará zero. Exemplo: usando a planilha da página anterior, se quisermos contar quantos produtos são do tipo COMPUTADOR, o segundo parâmetro deve ser o título ESTOQUE ou UNITÁRIO, que possuem valores numéricos. Não use PRODUTO ou TIPO, pois possuem valores alfanuméricos: =DCONTAR(A2:D9;”ESTOQUE”;11:12)
12.3. Função BDMÉDIA Calcula o valor médio de uma coluna númerica, apenas das linhas que satisfazem a tabela de condições.
=DMÉDIA(Faixa_de_Células; Título_a_Calcular; Células_Condição)
Outra função semelhante com a DSOMA. Ele soma os valores encontrados de acordo com as condições definidas e divide pela quantidade de células encontradas.
Exemplos:
De acordo com a figura da planilha da página anterior, veja o resultado da criação das fórmulas utilizando funções de banco de dados:
a. Qual é a soma do estoque dos produtos cujo preço unitário é maior que 1000 reais?
. Selecione as colunas juntamente com a linha que contém os títulos como primeiro parâmetro (C2 a D9); escolha a célula que possui o título da coluna a somar (C2) como segundo parâmetro e selecione a tabela de condições (F2 a F3): =DSOMA(C2:D9; C2; F2:F3)
b. Quantos produtos possuem estoque maior que 10 e o preço unitário menor que 1000? =DCONTAR(C2:D9; C2; F5:G6)
c. Qual é a média dos preços unitários dos produtos do tipo saída ou Acessório? =DMÉDIA(2:D9; D2; F8:F10)
d. Quantos produtos são do tipo computador, com estoque menor que 10 e preço unitário maior que 2000 reais OU (mais os) produtos do tipo saída com preço unitário igual a 1200 reais?
. Note que agora usamos mais de uma linha na condição. Por isso: condições na mesma linha correspondem a E (AND), ou seja todas devem ser verdadeiras e quando se usa outra linha significa OU (OR). =DCONTAR(2:D9; C2; 11:D13)
_ Exercícios de Excel _________________________________________________ Pág.: 19 ___
Abra a planilha PrimeiraPlanilha.xls digitada (página 5 desta apostila) e desenvolva as fórmulas desejadas abaixo. O título de cada coluna é o que está em negrito:
Na guia de planilhas, escolha a opção que copia esta planilha para outra, mude o nome desta nova para Continuação e exclua as colunas desenvolvidas na primeira parte (coluna F até K). Desenvolva as fórmulas abaixo:
Novamente, na guia de planilhas, copie esta planilha para uma outra chamada FunçãoSE excluindo as colunas F até J. Desenvolva as fórmulas abaixo usando a função SE:
_ Exercícios de Excel _________________________________________________ Pág.: 20 ___
Digite os dados abaixo, tomando o cuidado de digitas as informações nas células corretas, e crie as fórmulas pedidas abaixo:
Colunas A e da planilha.