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Método Kaizen
Tipologia: Notas de estudo
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ESTADO DE RORAIMA CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE RORAIMA DIRETORIA DE ENSINO, INSTRUÇÃO E OPERAÇÃ0 (DEIOp) CURSO DE APERFEIÇOAMENTO DE SARGENTOS 2013
Autores:
PATRICK MAX SOUZA DA COSTA RICARDO ALMEIDA FERNANDES ANDRÉ LUIZ SOUZA FRANÇA RAUSTMAN LIMA GONDIM
Este estudo tem como objetivo analisar a gestão do Aprovisionamento 1 do Corpo de Bombeiros Militar de Roraima, identificando os processos gerenciais que possam ser melhorados. Este processo será avaliado pela metodologia Kaizen, que possui como filosofia a melhoria continua da gestão de qualquer atividade. Para auxiliar o método Kaizen foram utilizadas as ferramentas de análise: Ciclo PDCA e 5S de Qualidade.
Com a implantação do estudo será possível aplicar melhorias na forma como ocorre o gerenciamento do Aprovisionamento, trazendo métodos para analisar e identificar falhas e desvios, para que sejam aplicadas soluções que visem à eliminação ou minimização dos fatos relacionados, trazendo melhores práticas de gerencia, para que as decisões possam ser tomadas trazendo benefícios para a Corporação.
Palavras-Chaves: Kaizen, Ciclo PDCA, Aprovisionamento e 5S de Qualidade.
1 Setor responsável pelo abastecimento, fornecimento, sortimento e provimentos de suprimentos.
No Brasil as instituições públicas não possuem o mesmo dinamismo e eficiência que as empresas privadas. Alguns fatores como o excesso de burocracia, a falta de comprometimento dos funcionários e a falta de competitividade por parte das instituições públicas geram diferenças na gestão de ambas. O setor público brasileiro passa por um processo de transformação e reestruturação administrativa. Existe certo consenso quanto à necessidade de mudança no sistema de compras públicas, no Brasil, para buscar mais agilidade, eficiência e transparência no trato com o dinheiro público. Neste contexto, a gestão do Aprovisionamento torna-se de suma importância para o Corpo de Bombeiros Militar de Roraima - CBMRR.
Assim, para tomar decisões, os gestores necessitam de um fluxo maior de informações, tanto sobre o ambiente interno quanto sobre o ambiente externo à organização, a fim de identificar ameaças e oportunidades, pois, são essas informações que lhes darão suporte no momento de criar estratégias eficazes de posicionamento no mercado. Essas decisões diferem de sua forma quando comparamos a gestão pública em relação à privada, enquanto os particulares podem fazer tudo àquilo que a lei não proíbe a Administração Pública só pode fazer aquilo que a lei determina. Os interesses privados são disponíveis, mas os interesses públicos são indisponíveis. Os particulares escolhem livremente seus contratados, mas a Administração não tem liberdade de escolha.
Uma das maneiras encontradas pelas organizações é ter seus processos melhorados continuamente, visando menos perdas, menores custos, processos mais rápidos e mais confiáveis. A melhoria nos processos é uma necessidade já presente em todas as organizações públicas ou privadas. Seguindo este contexto a aplicação da metodologia de custeio Kaizen tem sido uma ferramenta importante na identificação de oportunidades para eliminar os desperdícios, melhorar a produtividade e a qualidade dos processos e este é o objetivo principal deste trabalho: implantar um controle de estoques através de uma planilha; distribuir de forma eficiente o estoque padronizando-o; organizar todo o Setor através da ferramenta 5S de Qualidade; e manter o estoque em níveis aceitáveis evitando o vencimento de produtos.
O objetivo deste estudo é analisar o Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros de Roraima para que este possa identificar oportunidades de melhorias em seus processos gerenciais, buscando soluções e gerando métodos para a gestão do Setor em análise. Como
ferramenta auxiliar será utilizado o ciclo PDCA 2 que visa controlar as atividades da organização, buscando as melhores prática, tendo a implantação do programa 5S de Qualidade e a utilização do sistema Just in time como ferramentas de apoio na análise e aplicação do Kaizen. Este estudo busca responder a seguinte pergunta: como a metodologia KAIZEN pode agregar condições para que possam melhorar o processo de gerenciamento do Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros Militar de Roraima?
A metodologia Kaizen significa melhoramento e tem como filosofia de que o nosso modo de vida merece ser constantemente melhorado, bem como os procedimentos realizados no nosso dia-a-dia. Na prática das empresas significa que nenhum dia deve passar sem que sejam feitas melhorias. No contexto da Qualidade Total, significa melhoramento contínuo, com envolvimento de todos na organização, do chão de fábrica à alta administração (IMAI, 1994).
O Kaizen é regido por dez mandamentos: Todo desperdício deve ser eliminado; Todos os colaboradores devem se engajar no processo de melhoria; O aumento da produtividade deve ser baseado em ações que não demandem investimento financeiro alto; Deve ser aplicado em qualquer local/empresa; As melhorias obtidas devem ser divulgadas, como forma de se ter uma comunicação transparente; As ações devem ser focadas no local de maior necessidade; O Kaizen deve ser direcionado de forma que seu objetivo seja unicamente a melhoria dos processos; A priorização na melhoria das pessoas deve ser mais importante. E por fim: O foco do Kaizen é Aprender na Prática.
O PDCA é um método amplamente aplicado para o controle eficaz e confiável das atividades de uma organização, principalmente àquelas relacionadas às melhorias, possibilitando a padronização nas informações do controle de qualidade e a menor
2 PDCA também é conhecido como Ciclo de Deming, sendo composto de quatro fases básicas: (P) Plan, Planejar, (D) Do, Executar, (C) Check, Verificar e (A) Action, Atuar corretivamente.
Com este sistema, o produto ou suprimento chega ao local de utilização somente no momento exato em que for necessário. Os produtos somente são entregues a tempo de serem consumidos, este conceito também possui outra definição:
O conceito de Just in Time (JIT) se expandiu, e hoje é uma filosofia gerencial que procura não apenas eliminar os desperdícios, mas também colocar o componente certo, no lugar certo e na hora certa. As partes são adquiridas em tempo de atenderem às necessidades de consumo. O JIT leva a estoques bem menores, custos mais baixos e melhor qualidade do que os sistemas convencionais. (Uhlmann, 1997)
É uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na organização através da consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo.
O programa 5S de Qualidade surgiu no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial. O país passava por uma reconstrução da economia e reorganização interna em razão da destruição pelo conflito. O programa de qualidade tem esse nome devido aos cinco conceitos básicos, que em japonês começam pela letra 'S': Seiri (Organização), Seiton (Arrumação), Seisou (Limpeza), Seiketsu (Padronização) e Shitsuke (Disciplina), sendo conhecido em função de seus resultados satisfatórios.
1º S: SENSO DE UTILIZAÇÃO (SEIRI)
O Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros de Roraima (CBMRR) está ligado atualmente à Diretoria de Apoio Logístico que é a responsável pela gestão de suprimentos que se destinam a atender as diversas missões e os principais eventos realizados na capital e nas diversas regiões do interior do Estado.
Atualmente o Aprovisionamento funciona nas instalações que antes abrigavam o Serviço Operacional do CBMRR, naquele local a estrutura não é a mais adequada para estocar suprimentos, pois nele existem sanitários que estão desativados e que podem apresentar infringências por não cumprirem a norma vigente das Vigilâncias Municipal, Estadual e a ANVISA 3.
A importância do Aprovisionamento está na sua atribuição maior de não permitir o desabastecimento, sempre fornecendo de forma contínua e ininterrupta os suprimentos necessários para as atividades do CBMRR. O Aprovisionamento se constitui de um setor organizado para a execução de três atividades básicas: recebimento, armazenagem, e
3 ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária
Quanto aos meios a pesquisa é aplicada, pois, segundo VERGARA (2006) este tipo de pesquisa é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas concretos, mais imediatos, ou não. Tem, portanto, finalidade prática, ao contrário da pesquisa pura, motivada basicamente pela curiosidade intelectual do pesquisador e situada, sobretudo no nível da especulação.
Quanto aos fins a pesquisa é bibliográfica, pois ela é o estudo sistematizado desenvolvido com base em material encontrado em livros, revistas, sites, ou seja, material de livre acesso. Fornece instrumental analítico para qualquer outro tipo de pesquisa, mas também pode esgotar-se em si mesma.
O Kaizen foi aplicado no Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros com a finalidade de se obter uma melhoria continua na gestão praticada daquele setor, para isso, foi analisada a atual forma de gestão e buscados novos procedimentos que trouxessem técnicas mais enxutas de administração. O evento será realizado em um período de duas semanas, conforme estrutura em estudo. Foram desenvolvidos os planos de ações, aplicados e medidos os resultados dentro da filosofia do PDCA.
4.1 – O EVENTO KAIZEN
Planejar (Plan) – A aplicação do método de custeio Kaizen surgiu devido à necessidade de se pleitear a filosofia de melhoria constante na gestão do Aprovisionamento com novas técnicas e procedimentos. Como parte deste processo foi realizada uma análise inicial dos estoques, ação esta que tinha como objetivo mensurar todo o estoque, sendo observada a forma de acondicionamento, os prazos de validade, as quantidades estocadas entre outros fatores que gerassem informações para que o presente estudo pudesse ser realizado. Para o inicio das atividades foi definido o desenvolvimento do processo e estabelecido os objetivos deste evento, a saber:
Fazer (Do) – Após a análise realizada no Aprovisionamento do CBMRR foi elaborado um fluxograma desenhando todo o processo desde a aquisição dos produtos até a entrega destes para os clientes externos (diretorias, missões e eventos). Este fluxograma detalha os problemas e/ou desvios nas fases processuais, com a finalidade de descobrir a causa-raiz das dificuldades em gerir e manter um processo Just in Time no Aprovisionamento de uma instituição pública.
Para esta ação ficou a cargo do Aprovisionamento mensurar o consumo real de produtos e estabelecer a quantidade ideal necessária para o bom andamento das atividades do Corpo de Bombeiros. Mantendo os suprimentos com data de validade curta em níveis aceitáveis para evitar desperdícios e mantendo estoque de segurança para aqueles com data de validade prolongada, adaptando a filosofia do Just in Time onde os suprimentos devem ter sua imediata entrada em estoque assim que o anterior tenha ido pago, diminuindo a quantidade de material em estoque. Para melhorar o acondicionamento dos produtos foi proposta uma melhoria na organização do estoque, padronizando e identificando os locais específicos para cada material obtendo-se melhor aproveitamento da área e consequentemente melhor controle. Sendo que o controle funcionará em uma planilha elaborada especificamente para o Aprovisionamento. Para o acondicionamento adequado dos produtos será aplicada à ferramenta 5S de Qualidade, esta ação busca concentrar e eliminar os espaços que estão subutilizados, readequando a área útil de armazenagem através da arrumação, organização, seleção e classificação. Com esta ferramenta mantém-se o realmente necessário para o trabalho, buscando o senso de utilização para o setor, identificando os materiais e descartando ou dando a devida destinação àquilo considerado desnecessário ao exercício das atividades no ambiente de trabalho.
Checar (check) - Este evento foi realizado no mês de setembro de 2013. Como o Almoxarifado já realiza o registro das entradas e saídas fica mais fácil à implantação da planilha de gestão, basta que o setor alimente o sistema com as informações necessárias para que a tomada de decisões, principalmente aquelas ligadas à aquisição seja a mais correta
Com base nas informações deste artigo, chega-se à conclusão de que os resultados de um método KAIZEN bem sucedido aplicados no CBMRR e auxiliados por ferramentas como o Ciclo PDCA e a 5S de Qualidade trazem melhorias ao sistema de gestão do Aprovisionamento, trazendo benefícios e principalmente organização e metodologias, focando na liderança através da qualidade, da readequação do espaço utilizado e da padronização do armazenamento.
CHIAVENATO, Idalberto. Planejamento Estratégico. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2009.
IMAI, M. Kaizen: a estratégia para o sucesso competitivo. 5. ed. São Paulo: IMAM, 1994.
PROGRAMA 5S, LEONEL. Cassiano, “Programa 5S de Qualidade” Página consultada em 18 de Setembro de 2013, <http://www.gespublica.gov.br/folder_rngp/folder_nucleo/RS/pasta. 2013-06-07.7106049283/5S_Programa.ppt>
Sobre Administração (2013), “O que é o 5w2h e como ele é utilizado”. Página consultada em 04 de Setembro de 2013, < http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e- utilizado/>
UHLMANN, Gunter W. Administração: Das Teorias Administrativas à Administração Aplicada Contemporânea. São Paulo, Editora FTD, 1997.
Wikipedia (2013), “ Sistema Just in Time ”. Página consultada em 15 de Setembro de 2013, < http://pt.wikipedia.org/wiki/Just_in_time>
VERGARA, Sylvia Constant. Projeto e Relatórios de Pesquisa em Administração. 7ª. ed. São Paulo: Editora Atlas, 2006.
