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PO. / PROCEDIMENTO OPERACIONAL VERSÃO PÁGINA 1 / PROCESSO: ELABORAÇÃO DE DATA BOOK
1. OBJETIVO Estabelecer os requisitos mínimos e padrões necessários para elaboração e apresentação do Data Book à Paulitec, antes do término do contrato, de forma a assegurar a rastreabilidade dos documentos, inclusive a emissão do “As Built”. Este procedimento^1 é aplicável a todas Contratadas e/ou Fornecedores de materiais e equipamentos das áreas do Reassentamento, Grandes Obras e Obras Complementares inseridas na Diretoria de Infraestrutura da Paulitec. Aplica-se também aos profissionais envolvidos no processo de aprovação e arquivamento, conforme previsto nos itens 6.3 Aprovação e Arquivamento do Data Book e 6.4 Emissão, Aprovação e Arquivamento do “As Built ” deste procedimento. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA PO ADMCON.03.1 - CEDOC - CENTRAL DE DOCUMENTOS ADMCON.03.1 - DIC - DICIONÁRIO DA ESTRUTURA DE PASTAS ADMCON.03.2 - MAP - MATRIZ DE PERMISSIONAMENTO ANEXO 1 - ADMCON.03 - **ESTRUTURA DE PASTAS
- RESPONSABILIDADES** Quem elabora Quem deve ser consultado Quem aprova Coordenador Qualidade Gerência Administração de Contratos Gerência Meio Ambiente Gerência Saúde e Segurança Gerência Engenharia Gerência Arquivo Técnico Gerente Licenciamento e Qualidade 4. PROCEDIMENTOS Durante a execução dos serviços prestados para a Paulitec, a Contratada deverá elaborar, preparar, controlar e arquivar todos os documentos e registros que irão compor o Data Book e o “ As Built” das instalações. A elaboração do Data Book, inclusive o “As Built” deverá ocorrer durante a execução da obra e será item de verificação semanal e inspeções mensais da Qualidade. Será elaborado um mapa de acompanhamento de avanço do Data Book, contemplando cada contratada separadamente. O controle de avanço do Data Book é parte integrante dos Objetivos e Metas do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Este controle é realizado mediante um percentual mensurado em relação aos registros gerados e entregues e os registros cadastrados.
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PO. / PROCEDIMENTO OPERACIONAL VERSÃO PÁGINA 2 / PROCESSO: ELABORAÇÃO DE DATA BOOK Objetivando manter a padronização dos documentos, os mesmos devem atender aos requisitos mínimos estabelecidos para: formatação, organização, conteúdo e emissão. Quanto a aprovação e arquivamento do Data Book e “As Built” as sistemáticas estão estabelecidas no CEDOC - CENTRAL DE DOCUMENTOS. 1.1. Requisitos Mínimos 1.1.1. Formatação Os registros e documentos devem ser legíveis, sem rasuras e prontamente identificáveis, de forma a possibilitar sua perfeita interpretação e reprodução. Portanto, não serão aceitas cópias ilegíveis dos documentos ou excessivamente reduzidas que prejudiquem a leitura. Os documentos deverão ser entregues no idioma, português (Brasil). Na eventualidade de conter manuais ou catálogos em outros idiomas, sem versão em português (Brasil), a Contratada e/ou Fornecedor deverá providenciar a tradução do conteúdo. Todos os documentos devem ser impressos em uma única folha, não sendo permitido a impressão no verso. Todos os documentos e registros inseridos no Data Book devem ser definitivos e em vias originais. O formato das folhas de documentos anexos deve ser A4 e os desenhos não devem ser menores que o formato A3. Todos devem estar devidamente dobrados no formato A4. Os documentos/desenhos de Engenharia deverão ser emitidos nos formatos disponibilizados pela Paulitec. Deverão atender ao PO 3.6-3 e o PO 3.7-1. Os documentos/desenhos de Engenharia inseridos no Data Book devem ser definitivos, em vias originais. Os documentos e registros inseridos no Data Book devem estar devidamente assinados pelo (s) responsável (eis) designado (s) e estar validados pelo Sistema de Gestão da Qualidade. Não serão aceitos documentos sem as respectivas assinaturas. 1.1.2. Organização A documentação deve ser controlada, organizada e já arquivada em pasta física, no início da execução do serviço, bem como também, digitalizada, identificada e arquivada em meio digital para que ao
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PO. / PROCEDIMENTO OPERACIONAL VERSÃO PÁGINA 4 / PROCESSO: ELABORAÇÃO DE DATA BOOK Matriz de Atribuição e Responsabilidades com Lista de assinatura anexa Nada Consta Subcontratadas, a ser apresentado pela Contratada, comprovando pagamento junto às subcontratadas Registros de Treinamentos executados Relatório Diário de Obra (RDO) (^2) A critério da Paulitec poderão ser incluídos outros documentos que forem pertinentes ao(s) empreendimento(s). Relatório Final da Obra Relatório Site Montreal (Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias) Relatórios Mensais Requisição Técnica (RT) e respectivas revisões Seguros Termo de Recebimento Definitivo (TERD) Termo de Recebimento Provisório (TERP) Termos e Garantias. b) Capítulo II – Planejamento e Controle Alterações de Escopo Atas de Reuniões Cronogramas (Contratual, Repactuado e Final) Currículos Aprovados de Profissionais Curva de Avanço Financeiro – Previsto x Realizado Curva de Avanço Físico – Previsto x Realizado (Curva “S”) Gráfico de Precipitação Pluviométrica ou Mapa de Chuva Histograma – Equipamentos – Previsto x Realizado Histograma – Veículos – Previsto x Realizado Histograma – Mão de Obra Direta (MOD) – Previsto x Realizado Histograma – Mão de Obra Indireta (MOI) – Previsto x Realizado Programação de Serviços Relatórios de Custos
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PO. / PROCEDIMENTO OPERACIONAL VERSÃO PÁGINA 5 / PROCESSO: ELABORAÇÃO DE DATA BOOK Relatórios Fotográficos Semanais (Andamento das atividades) Relatórios Fotográficos da Obra Final. c) Capítulo III – Qualidade Atas de Reuniões (se houver) Certificados de Inspeção e Manutenção de Componentes e Acessórios (quando aplicável) Certificados de Materiais Certificados de Qualificação dos Profissionais de Qualidade dos Laboratórios Tecnológicos. Certificados/Laudos de Calibração e Aferição de Equipamentos, Instrumentos, Sistemas utilizados pelo Laboratório. Certificados/Laudos Diversos Controle de Calibração e Aferição de Equipamentos, Instrumentos, Sistemas (Medição e Monitoramento) Controle de Não Conformidades, Ações Preventivas e Corretivas Controle de Notas de Alterações de Projetos (NAP) Controle Estatístico do Concreto/Argamassa Cópia da Certificação e acreditação dos Laboratórios na ISO 17025. Especificações Técnicas Indicadores de Qualidade (Mensal e Acumulado) Lista de Profissionais da Qualidade Lista Mestra de Controle de Distribuição de Projetos Listas de Equipamentos, Componentes, Peças e Acessórios Listas de Inspeções das Inspeções de Campo (PRIS) Manuais de Instruções para Instalação, Operação e Manutenção, inclusive Manuais dos Proprietários (quando aplicável) Plano de Arquivamento Plano de Qualidade da Obra e anexos Planos de Inspeção e Testes Procedimentos, Instruções de Trabalhos, Formulários,
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PO. / PROCEDIMENTO OPERACIONAL VERSÃO PÁGINA 7 / PROCESSO: ELABORAÇÃO DE DATA BOOK Veículos Listas de Presenças dos Diálogos Diários de Saúde e Segurança (DDSS) Notificações e/ou Intervenções de Atividades Ordem de Serviço de todos os empregados mobilizados na obra Permissão de Trabalho Especial (PTE) Plano de Atendimento a Emergência (PAE) Plano/Matriz/Relatório de Inspeções Procedimentos, Instruções de Trabalhos, Formulários, Fluxogramas de Saúde e Segurança do Trabalho Programa Proteção de Riscos Ambientais (PPRA) Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR)/Análise de Risco Programas de Conservação Auditiva e Proteção Respiratória (PCA/PPR) Registro de Análise de Acidentes/Incidentes e Quase Acidentes do Trabalho, Comunicação e Apuração Registro de Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho SESMT (Evidenciar por meio do registro, junto à DRT) Registros de Treinamentos realizados Relatórios de Auditorias Internas e/ou Externas (quando houver) Relatórios Mensais e Anuais e) Capítulo V – Meio Ambiente Atas de Reuniões Avaliações de Desempenho Mensais (ADA´s), emitidas durante o período de vigência do contrato Planilha de Aspectos e Impactos Ambientais (AIA), aprovada pela Paulitec na fase de mobilização do contrato Plano de Gestão Ambiental (PGA), aprovado pela Paulitec, na fase de mobilização do contrato Registros de Não Conformidade Ambiental (se houver) Registros de Ocorrências Ambientais (se houver)
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PO. / PROCEDIMENTO OPERACIONAL VERSÃO PÁGINA 8 / PROCESSO: ELABORAÇÃO DE DATA BOOK Relatório de Desmobilização Ambiental (RDA), aprovado pela Paulitec na fase de desmobilização do contrato Relatório de Mobilização Ambiental (RMA), aprovado pela Paulitec na fase de mobilização do contrato Termo de Adimplência Ambiental emitido pela Paulitec Termo de Conhecimento e Atendimento Ambiental (TCAA), emitido pela Contratada na fase de mobilização do contrato. f) Capítulo VI – Engenharia . g) Capítulo VII – Implantação Análises Críticas de Projetos Projeto Executivo e “As Built” , com a inclusão das Notas de Alteração de Projetos (NAP´s) 3. Além desta entrega padrão, a Contratada deverá emitir os projetos (Projeto Executivo e “As Built”) que deverão ser entregues para cada impactado no Reassentamento. Lista de Pendências da Obra, com as pendências concluídas Solicitações de Informação Técnica (SIT) com respectivas respostas. (^3) Ver item “6.4 Aprovação e Arquivamento do “As Built” deste procedimento.
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PO. / PROCEDIMENTO OPERACIONAL VERSÃO PÁGINA 3/ PROCESSO: ELABORAÇÃO DE DATA BOOK (^4) Os critérios não estão limitados apenas aos mencionados neste item. Poderão surgir outros, a critério da Paulitec.
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PO. / PROCEDIMENTO OPERACIONAL VERSÃO PÁGINA 3/ PROCESSO: ELABORAÇÃO DE DATA BOOK 1.2.2. Apresentação em Meio Eletrônico Os documentos deverão ser apresentados em suas últimas revisões, em um único arquivo .pdf com Optical Character Recognition (OCR), em outras palavras, .pdf pesquisável e no tamanho máximo de 2GB. Com relação aos projetos “As Built”, estes deverão ser entregues em pdf e arquivo original editável e nos formatos disponibilizados pela Paulitec. Os arquivos do Data Book deverão ser entregues à Paulitec em mídia eletrônica, Pendrive ou HD com cada capítulo devidamente identificado. A estruturação dos arquivos dentro da mídia eletrônica deve ser igual à da via impressa, organizados, com índice geral na pasta raiz e separados por capítulo, ou seja, cada capítulo em uma pasta, com os mesmos títulos dos capítulos mencionados neste procedimento. 1.3. Aprovação e Arquivamento do Data Book Após a elaboração do Data Book pela Paulitec, cada Capítulo deverá ser aprovado via SharePoint, conforme sistemática definida no Fluxograma 1 - Aprovação e Arquivamento do Data Book via SharePoint e áreas responsáveis definidas na Tabela 1
- Aprovação dos Capítulos do Data Book , abaixo. Tabela 1 – Aprovação dos Capítulos do Data Book Capítulos Área Responsável pela Aprovação Capítulo I – Administração de Contrato Gestor do Contrato Capítulo II – Planejamento e Controle Planejamento e Controle da Obra Capítulo III – Qualidade Qualidade da Obra Capítulo IV – Saúde e Segurança do Trabalho Saúde e Segurança do Trabalho da Obra Capítulo V – Meio Ambiente Meio Ambiente da Obra Capítulo VI – Engenharia A aprovação deste Capítulo, ocorre quando os projetos são aprovados pela Engenharia. Os responsáveis pelas aprovações estão definidos na Matriz de Aprovação da Engenharia e estão parametrizados no Sistema pelo Arquivo Técnico. Uma vez aprovado, os documentos são liberados para Implantação, com o tipo de emissão E – P/ Construção. Este capítulo do Data Book deverá
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PO. / PROCEDIMENTO OPERACIONAL VERSÃO PÁGINA 3/ PROCESSO: ELABORAÇÃO DE DATA BOOK 1.4. Emissão, Aprovação e Arquivamento do “As Built” O “As Built” deverá ser elaborado pela Contratada durante a execução da obra, ou seja, após a finalização das etapas dos serviços. Cabe à Contratada incorporar todas as Notas de Alteração de Projetos (NAP´s) nos projetos que forem emitidos como “G - Conforme Construído”. Estes projetos deverão ser emitidos: Nos formatos disponibilizados pela Paulitec. Em arquivos originais e editáveis. Em conformidade com o CEDOC - CENTRAL DE DOCUMENTOS A Contratada deverá emitir o “As Built” parcial ao Planejamento (Escritório Central da Paulitec), a medida em que os serviços forem concluídos. Posteriormente, este deverá ser submetido para aprovação da equipe de Implantação paulitec, de forma acompanhar o andamento da obra. Ao final da obra, todos os desenhos/projetos que compõem o “As Built” deverão estar aprovados e arquivados no Sistema.
5. REGISTROS E DADOS DA QUALIDADE
