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MANUAL DO EXCEL
FÓRMULAS E FUNÇÕES
CRIAÇÃO DE FÓRMULAS
As fórmulas de cálculo são necessárias à realização de operações aritméticas e actualização dos dados após modificação. Estes cálculos podem ser simples operações aritméticas ou complexas equações matemáticas.
As fórmulas em Excel são sempre iniciadas pelo sinal de “ = ”.
Os elementos mais usuais numa fórmula são os operadores , os endereços e os valores constantes.
Tipos de
Operadores
Operador Exemplo
Aritméticos
+ Adição
- Subtracção / Divisão ***** Multiplicação % Percentagem ^ Potenciação
=(C10*12)/B
=B3*12+4^
Comparação
= Igual > Maior < Menor >= Mair ou Igual <= Menor ou Igual <> Diferente
=D14>=
(Devolve o valor Verdadeiro { True } ou Falso { False }, de acordo com a condição)
Endereço
Área ( Range ): conjunto de células compreendidas entre dois endereços. União entre um conjunto de células
B3:C
D4;D
Texto
Concatenação: junção de dois ou mais conjuntos de texto
=G10&G
=C12&”Horas”
FÓRMULAS COM ENDEREÇOS RELATIVOS
A utilização de endereços nas fórmulas, em vez de valores constantes, permite que, sempre que exista alteração nos valores que influenciam a fórmula, o resultado apresentado seja automaticamente actualizado
- Seleccione a célula onde pretende efectuar o cálculo. 1. Seleccione a célula onde pretende efectuar o cálculo.
- Digite a fórmula. 2. Digite o sinal de “ = ”.
- Confirme. 3. Faça um clique na célula B.
- Digite o operador “ + ”.
- Clique na célula C.
- Confirme.
Dizemos então que a fórmula possui endereços relativos , porque ao ser copiada para as linhas seguintes, os seus endereços alteram-se, adaptando-se ás novas coordenadas e fazendo com que o utilizador não tenha de digitar várias fórmulas idênticas.
FÓRMULAS COM ENDEREÇOS ABSOLUTOS
Nem sempre é possível utilizar a cópia das fórmulas e a sua consequente adaptação a novas coordenadas, de forma directa.
A figura seguinte, na coluna E pretende-se calcular o valor total com 5% de desconto a pronto pagamento (P.P.)
Se tentar copiar esta fórmula para a linha seguinte irá verificar que o valor difere do que realmente deveria resultar do cálculo. Isto porque a adaptação feita á fórmula copiada para a célula E6 deu origem á fórmula =D6(1- E3 ), quando na realidade deveria ser =D6(1- E2 ).
Pretende-se, então, que exista uma adaptação às novas linhas, mas a multiplicação seja sempre feita pela célula E2. Deve-se, para isso, indicá-la como e«um endereço absoluto, pelo que a
fórmula correcta será: =D5*(1- $E$2 ).
O endereço absoluto difere do relativo, devido aos símbolos $. A colocação destes símbolos pode ser feita através da simples digitação ou pressionando a tecla F.
- Regras sobre Funções
- Iniciam sempre pelo símbolo =
- Contém a seguir o nome da função
- Os argumentos da função indicam-se entre parêntesis
- Os argumentos são separados pelos símbolos, ou; (dependendo da configuração do Windows) ou ainda :
- Exemplos de algumas funções de EXCEL:
Função Sintaxe Exemplo Data/Hora Agora =Agora() Data e Hora actuais
=Agora()
Hoje =Hoje() Data actual
=Hoje()
Financeira Pgto =Pgto(taxa;nper;valor) Pagamento por período
=Pgto(15%/12;10*12;-10000) Quantia mensal a pagar, a uma taxa de 15% ao ano, durante 10 anos, para um empréstimo inicial de 10000 Matemática Produto =Produto(num;num;...;n um) Produtos
=Produto(10;2) =Produto(C2;D7;D9)
Soma =Soma(área) Somatório
=Soma(G10:G21) =Soma(B5;B9;C10)
Estatística Média =Média(área) Média Aritmética (simples )
=Média(F3;F11) =Média(M2;M5:M8;M25)
Contar =Contar(área) Contador
=Contar(A5;A26) Conta o número de células preenchidas com valores, na área definida. Consulta e referência Procv
= PROCV(valor_proc;matriz
tabela;númíndice_coluna; procurar_intervalo)
=Procv(B15;A2:D10;3) Procura um valor na primeira coluna da esquerda de uma tabela e devolve o valor na mesma linha de uma coluna que especificou na tabela Lógica Se
= SE(teste_lógico;
valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)
=Se(A2>10;”Bom”;”Mau”) Devolve um valor se uma condição especificada for avaliada com VERDADEIRO e outro valor se for avaliada como FALSO Base de Dados BDObter
= BDOBTER(base de
dados;campo;critérios)
=BDObter(A1:D10;C1;B12:B13) Extrai um valor único de uma coluna numa lista ou base de dados que corresponde às condições especificadas
ATENÇÃO! INSTALAÇÃO DE SUPLEMENTOS
Inicialmente, o Excel não apresenta todas as funções disponíveis. Para a utilização de algumas funções mais específicas é necessário instalar o suplemento Ferramentas de Análise. Aceda ao menú Ferramentas , comando Suplementos e na caixa de diálogo que surge active a opção Ferramentas de Análise.
Por exemplo o total da célula D4 :
- Digite o sinal de “ = ”, escreva o nome da função ( Soma ) e o primeiro parêntesis.
- Com o rato seleccione a área de células que se pretende somar ( B4 a B7 ).
- Confirme.
SOMA AUTOMÁTICA
O EXCEL proporciona-lhe em modo automático de efectuar uma soma de um grupo de células. Para isso execute os seguintes passos:
- Seleccione a área de células que pretende somar, mais uma, ou seja, o grupo de células onde se encontram os valores a somar, mais uma célula (em branco) onde irá ser colocada a soma das células anteriores.
- Clique no botão Soma automática ( AutoSum ) na barra de ferramentas.
COPIAR FUNÇÕES PARA CÉLULAS ADJACENTES
Para copiar a função de cálculo para as células adjacentes proceda do seguinte modo:
- Seleccione a célula que contém a fórmula (função).
- Com o rato em forma de cruz pequena no canto inferior direito da célula seleccionada, clique sem levantar a tecla do rato, e arraste para as células para onde pretende copiar a fórmula ou função.
- Digite o nome que pretende atribuir à célula na caixa Nomes no Livro ( Names in Book )
- Clique no botão OK.
- Repare que na caixa de endereços (à esquerda da barra de fórmulas), passou a constar o nome da célula:
APAGAR UM NOME
Caso queira apagar um nome previamente definido:
- Seleccione o comando Definir ( Define ) dentro da opção Nome ( Name ) do menu Inserir ( Insert ).
- Seleccione o nome a apagar na caixa de listagem e clique no botão Eliminar ( Delete ).
Todas as células que referenciam o nome a ser apagado, mostrarão uma mensagem de erro.
INTRODUZIR UM NOME NUMA FÓRMULA
Através da utilização do comando Colar ( Paste ) da opção Nome ( Name ) no menu Inserir ( Insert ) podemos visualizar todos os nomes definidos na Folha de cálculo.
Basta seleccionar um dos nomes, clicar no botão OK e continuar a escrever a fórmula.
Pretende-se calcular o desconto (à taxa de 10%) efectuado durante o primeiro semestre.
- Atribua um nome à célula que irá conter a taxa de desconto e um nome ao total do 1º Semestre.
- Digite o sinal de " = ".
- Abra o menu Inserir/Nome ( Insert/Name ).
- Escolha o comando Colar ( Paste ).
- Seleccione o nome que pretende para a fórmula e clique no botão OK.
- Digite o operador *****.
- Repita a operação do ponto 4. E 5..
- Confirme o conteúdo da célula.
FUNÇÕES E STATÍSTICAS
MÉDIA (AVERAGE)
Calcula a média aritmética de um conjunto de valores.
Sintaxe da Função
MÉDIA(núm1; núm2; ...)
Núm1; núm2;... – Intervalos para os quais se pretende clacular a média. Deve ter-se em conta que células com o valor nulo serão consideradas.
Exemplo de utilização da função Média.
No caso da média dos Km percorridos, podemos utilizar o método descrito na Soma Automática ou colocar o cursor na célula C7 e seleccionar, no botão Soma Automática , a opção Média. Nesta situação as células com valores juntas a C7 serão automáticamente seleccionadas bastando confirmar com a tecla Enter.
No caso da média total vamos optar por utilizar a janela da função, conforme descrito na pág.20. Em primeiro lugar devemos estar situados na célula D7 e após aceder à função surge o grupo de células D4:D6 na caixa Num1 , bastando em seguida confirmar no botão OK.
Para a célula B12 repetimos os passos acima indicados alterando apenas o Critério para a condição <.
O resultado final será este:
DESVPAD (STDEV)
Calcula o desvio padrão (grauu de dispersão dos valores em relação à média) com base numa amostra.
Sintaxe da Função
DESVPAD(núm1; núm2; ...)
Núm1; núm2; ... – Intervalo de valores que fazem parte de uma amostra da população.
Exemplo de utilização da função DESVPAD.
Tendo em conta o quadro de antiguidade da empresa XPTO, SA., pretende-se calcular o desvio padrão em relação à antiguidade.
Aceda ao menu Inserir, seleccione o comando Função, categoria Estatísticas, função Desvpad.
Na caixa de diálogo seguinte, introduza os argumentos da função. Neste caso, o valor obtido (8,9) traduz o desvio médio de todos os valores face à média aritmética.
MED (MEDIAN)
Calcula a mediana, ou seja, o valor que divide a amostra (conjunto de valores) em duas parte iguais (com o mesmo número de elementos para cada lado).
Sintaxe da Função
MED(núm1; núm2; ...)
Núm1; núm2; ... – Intervalos de valores para os quais se pretende calcular a mediana
MODA (MODE)
Devolve o valor que mais vezes ocorre num intervalo de valores (amostra).
Sintaxe da Função
MODA(núm1; núm2; ...)
Núm1; núm2; ... – Intervalo de valores para os quais se pretende calcular a moda. Deve ter-se em conta que as células com valor nulo são incluídas.
MÁXIMO (MAX)
Devolve o maior valor de um conjunto de valores.
Sintaxe da Função
MÁXIMO(núm1; núm2; ...)
Núm1; núm2; ... – Intervalo de valores cujo valor máximo será devolvido.
MÍNIMO (MIN)
Devolve o menor valor de um intervalo de valores
Sintaxe da Função
ATENÇÃO! VALORES NULOS E VALORES ZERO
Em várias funções é necessário ter em conta a diferença existente entre células vazias e as que contêm valores zero: ao contrário destas, as primeiras não são consideradas. Active a opção Valores Zero do Separador Ver , comando Opções , menú Ferramentas , de modo a visualizar os valores zero.
INT (INT)
Arredonda o valor indicado até ao número inteiro mais próximo.
Sintaxe da Função
INT(núm)
Núm – Número que se pretende arredondar.
PRODUTO (PRODUCT)
Multiplica os números dos argumentos e calcula o seu produto.
Sintaxe da Função
PRODUTO(núm1; núm2; ...)
Núm1, núm2,... – Números entre 1 e 30 que deseja multiplicar.
RAÍZ (SQRT)
Calcula a raíz quadrada do valor indicado
Sintaxe da Função
RAÍZ(núm)
Núm – Número para o qual se pretende achar a raíz quadrada.
SOMA (SUM)
Os procedimentos desta função estão descritos nas páginas 20 e 24.
SOMA.SE (SUMIF)
Adiciona valores de acordo com o critério especificado.
Sintaxe da Função
SOMA.SE(intervalo; critérios; intervalo_soma)
intervalo – Intervalo de células para a validação do critério. Este intervalo deve ter um comprimento de células igual ao intervalo_soma.
critérios – Condição ou condições que irão limitar a soma. A condição será verficada no intervalo (primeiro argumento desta função).
Intervalo_soma – Intervalo de células que realmente serão somadas.
Exemplo de utilização da função Soma.Se.
Pretendemos saber quanto foi pago a cada vendedor em comissões. Para tal, iremos efectuar uma soma de todas as comissões por vendedor.
De acordo com o exemplo, vemos que a função Soma.Se é composta por 3 partes; Área onde iremos pesquisar ( Intervalo ) o nome do vendedor que nos interessa ( Critérios ) e a área que contém os valores a somar ( Intervalo_soma ).
FUNÇÕES DE CONSULTA E REFERÊNCIA
PROCV (VLOOKUP)
Localiza um valor específico na primeira coluna da esquerda numa matriz (tabela). Por outras palavras, esta função permite a “extracção” de um valor de uma tabela com base num valor de pesquisa.
Vemos que esta função tem 4 partes:
- Indicar a célula onde será introduzido o valor a pesquisar ( Valor_proc )
- Indicar a área da tabela onde será efectuada a pesquisa ( Matriz_tabela )
- Indicar o nº da coluna onde está o resultado que pretendemos visualizar ( Num_índice_coluna ).
- ( Procurar_intervalo ) Este último é opcional e serve para indicar um Valor Lógico:
¾ “1” ou Verdadeiro, faz com que no caso de o valor introduzido na célula especificada em Valor_proc não existir seja colocado outro semelhante.
¾ “0” ou Falso só será pesquisado um valor existente de facto na 1ª coluna da tabela, caso contrário surgirá a indicação #N/D (Not Detected).
PROCH (HLOOKUP)
Esta função é basicamente idêntica a Procv apenas a pesquisa, do conteúdo de uma determinada célula, é realizada na 1ª linha de uma tabela especificada, devolvendo em seguida um valor correspondente, em uma outra linha indicada, da mesma tabela.
FUNÇÕES L ÓGICAS
SE (IF)
Com base numa ou mais condições, devolve um valor se o teste à condição for Verdadeiro ou outro se o teste for Falso.
Sintaxe da Função
SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)
Teste_lógico – Condição ou condições que se pretendem testar. Pode ser um valor ou uma expressão. Quando existe a necessidade de combinar várias condições recorre-se às funções lógicas E (AND) e OU (OR).
Valor_se_verdadeiro – Valor, expressão ou cálculo se a condição for verdadeira.
Valor_se_falso – Valor, expressão ou cálculo se a condição for falsa.
Exemplo de utilização da função SE.
Na coluna Resultado pretendemos obter uma informação referente ao aproveitamento do aluno. Para tal iremos verificar se a nota em B2 é superior ou igual a 10 e se tal se verificar surgirá o texto “Aprovado”, caso contrário surgirá o texto “Reprovado”.
NOTA : Poderíamos verificar se a nota era negativa, nesse caso a função ficaria da seguinte forma: SE(B2<10;”Reprovado”;”Aprovado”)
FUNÇÕES D ATA- E-H ORA
AGORA (NOW)
Devolve a data actual, ou seja, a data do sistema indicando a data e a hora do dia.
Sintaxe da Função
AGORA()
Ao aplicar a função, conforme está na célula B7, deveremos introduzir os seguintes dados.
Taxa = B4/12, onde B4 representa a taxa de juro anual, mas como pretendemos calcular a prestação mensal, essa taxa terá que ser mensal.
Nper = B5*12, onde B5 representa os anos, obtendo assim o nº total de pagamentos.
Va = -B6, representa o valor em dívida (o sinal de – é opcional, depende apenas da utilização que pretendemos dar ao aplicarmos a função Pgto.
Vf = Saldo que pretende obter após último pagamento (“0” se omisso)
Tipo = Valor lógico: “1” pagamento no início do período “0” ou omisso, pagamento no final do período
SÉRIES
As séries são uma ferramenta muito útil em determinadas situações, como por exemplo quando precisamos de um conjunto de células preenchidas com valores ou datas sequenciais ou com um determinado intervalo.
Na maior parte dos casos basta digitar os dois primeiros números da série, em células contíguas, seleccioná- los e utilizando o rato em forma de cruz pequena no canto inferior direito da área seleccionada, e arrastar na direcção pretendida, de forma a criar a série.
Ö
Ö
CONSTRUÇÃO DE UMA SÉRIE
- Digite o primeiro valor ou data.
- Seleccione a área de células onde pretende construir a série.
- Abra o menu Editar/Preencher ( Edit/Fill ).
- Seleccione o comando Série ( Serie ).
- Escolha o tipo de série que pretende criar e clique no botão OK. Este comando oferece um modo rápido de criar séries cronológicas ou numéricas para o grupo de células seleccionado. Uma série definida a partir de um valor inicial, um incremento, um limite e um tipo. O limite pode ser calculado automaticamente em função do número de células seleccionado ou limitado pelo utilizador Limite ( Stop Value ).
