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gestão de projetos
Tipologia: Manuais, Projetos, Pesquisas
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maio, 2006
Projeto de Recuperação de Matas Ciliares Curso de Gestão de Projetos
Introdução
Conseguir terminar o que se previu, dentro dos prazos esperados, com o custo combinado e da forma como se imaginou, não costuma ser uma tarefa fácil para as organizações, qualquer que seja sua natureza, tamanho ou missão.
Inúmeros são os motivos que podem fazer com que os objetivos não sejam atendidos, desde o estabelecimento do que se quer obter até a forma como são conduzidas as ações para se chegar a esses objetivos.
Assim, nota-se a necessidade de planejar , mesmo que esta seja somente entendida como a necessidade de “nos organizar para”.
Uma instituição se transforma em uma organização na medida em que é capaz de perceber e organizar sua experiência e as expectativas sobre o futuro.
Quando se planeja, é fundamental:
clarificar os objetivos do que se pretende;
entender seus significados dentro da instituição;
perceber como fazer para alcançá-los;
quantificar em que tempo é possível obter resultados;
apreender qual o impacto esperado;
calcular o custo de adiar;
Identificar as dificuldades esperadas; e
estimar a experiência exigida.
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os recursos destinados a fins públicos devem ser gerenciados com o maior rigor, na medida em que as organizações que os utilizam estão, naquele momento, representando um grande contingente de cidadãos;
a execução e avaliação de projetos sociais deve ocorrer em conjunto pelos diversos agentes envolvidos: executores, financiadores, beneficiários, parceiros e comunidade;
a avaliação de projetos em ONGs geralmente é dificultada pela tendência em considerar os resultados subjetivos em detrimento dos objetivos.
Cabe ressaltar a importância da informação produzida e transmitida. O atendimento às necessidades em termos de aplicabilidade, custo, natureza e freqüência definem a efetividade do sistema de informações. Demandas mal enunciadas e falta de organização na documentação da informação disponível têm impacto direto no custo da informação produzida e nos resultados do projeto.
É necessário, pois, o estabelecimento de um método que estruture o planejamento de projetos a serem realizados, de forma tal que os objetivos previstos sejam atendidos, dentro dos prazos esperados, com o custo combinado e da forma como se imaginou, não se esquecendo de incorporar as características próprias das organizações.
Projeto de Recuperação de Matas Ciliares Curso de Gestão de Projetos
O Que São Projetos?
São inúmeros os empreendimentos nos quais a idéia de projetos está colocada como uma nova forma de organizar e realizar as atividades humanas. A palavra projeto tem sido muito utilizada nas empresas, nas organizações, nas escolas, e até em casa é comum se falar em projeto.
Mas, afinal, o que é um projeto?
Projeto é intenção, é sonho: “Meu projeto é comprar uma casa”. Projeto é doutrina, filosofia, diretriz: “Meu projeto de país é muito diferente”. Projeto é idéia ou concepção de um produto ou serviço: “Estes dois carros são projetos muito semelhantes”. Projeto é esboço ou proposta: “Todos têm o direito de apresentar um projeto de lei ao Congresso”. Projeto é desenho para orientar construção: “Já aprovei e pedi ao arquiteto que detalhasse o projeto”. Projeto é empreendimento com investimento: “A Prefeitura vai construir novo projeto habitacional”. Projeto é atividade organizada com o objetivo de buscar uma nova solução: “Precisamos iniciar o projeto de desenvolvimento de um novo motor, menos poluente”. Projeto é um tipo de organização temporária, criada para realizar uma atividade finita: “Aquele pessoal é a equipe do projeto do novo motor”.
Todas as definições são corretas e abrangem significados do termo projeto. Para nós, neste momento, interessam as duas últimas, que definem projeto do ponto de vista do gerenciamento e administração.
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São “irregulares”, ou seja, fogem da rotina.
Possuem um componente de incerteza, medida pelo grau de desconhecimento a respeito de seus resultados ou da forma de atingi-los (quanto maior o grau de desconhecimento, maiores a incerteza e o risco).
Um projeto é um empreendimento temporário (por que tem um começo e um fim, ou seja, possui uma duração finita ao longo do tempo) com o objetivo de criar um novo produto ou serviço único. Único porque o produto ou serviço produzido é singular, diferente de todos os outros produtos ou serviços.
Um projeto é coordenado e controlado por atividades com data de início e término e visa atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos.
Optar pela criação e implementação de um projeto, para resolver determinado problema que se tem pela frente ou se implementar uma mudança ou uma melhoria, é uma decisão gerencial, que depende de critérios, como mostra o exemplo:
Em uma escola estadual da periferia da cidade de São Paulo, professores e direção constataram a necessidade de melhorar os serviços da cantina. Organizaram a partir daí um “projeto para nova cantina”. Em seguida, escolheram a comissão de educadores e pais para implementar o projeto. Em poucas semanas, a equipe já havia organizado uma concorrência para admitir novos administradores para a cantina. Através da diretora da escola, a comissão conseguiu uma verba junto à Secretaria de Estado da Educação para a reforma. Depois de três meses, a nova cantina já estava em funcionamento. É importante ressaltar que a verba foi conseguida pela escola graças a uma pesquisa anterior realizada pelos participantes do projeto. Pesquisando junto aos órgãos da Secretaria, o grupo descobriu que havia um fundo destinado à construção ou reforma de cantinas e outros equipamentos escolares.
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Essa experiência ilustra bem uma das características de um bom projeto, ou seja, a capacidade de conseguir os recursos materiais, financeiros ou humanos necessários para a sua conclusão.
As organizações para sobreviver precisam inovar: criar novos produtos e serviços, melhorar os já existentes, atualizar processos internos (fazer mais com menos recursos), relacionar-se melhor com seus parceiros, etc. e os projetos representam uma das principais formas pelas quais isso acontece, já que eles viabilizam as mudanças nas organizações.
Os projetos viabilizam as mudanças.
A administração por projetos é uma das principais formas utilizada nas organizações do Terceiro Setor. Na relação entre os gestores, a equipe técnica, os parceiros e beneficiários se revelam necessidades, expectativas e valores, abrindo caminho para o desenvolvimento do trabalho. A valorização dessa relação deve se caracterizar pela aprendizagem mútua, estar presente durante a realização do projeto e constituir a principal referência para apontar erros, acertos e novas direções.
Conceitos Básicos relacionados a Projetos
Objetivo
“O objetivo é a situação que se deseja obter ao final do período de duração do projeto, mediante a aplicação dos recursos e da realização das ações previstas.” (Cohen e Franco; 2000: 88): Objetivos são resultados esperados de alguma ação ou decisão. Para defini-los com clareza, é necessário identificar as expectativas a respeito
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Controle
“Controle é a função que compara as ações planejadas com os resultados obtidos. A partir dessa análise é possível dar início a eventuais correções nos rumos definidos pela organização.” (Tenório, 1997:95)
Decomposição do projeto
A decomposição do projeto em etapas tem como finalidade a definição clara e detalhada de tudo o que precisa ser feito para o cumprimento do objetivo(s) proposto(s). Apesar da dificuldade inicial para incorporar essa metodologia, o resultado a médio e longo prazos justificam sua utilização, na medida em que quanto mais for detalhado o projeto, maior se torna a possibilidade das atividade necessárias serem previstas e priorizadas, aumentando a possibilidade de alcançar o que se propôs inicialmente.
A divisão em níveis (programa, projeto, fases, etapas, atividades, sub atividades, etc.) permite ampliar o nível de detalhe e fazer agrupamentos e relações lógicas entre as mesmas, que facilitam o planejamento, a execução, o controle e a avaliação.
Para que se possa efetivamente gerenciar um projeto, é necessário que tenham sido claramente definidos desde o início:
objetivo geral e específico: demonstram o que se pretende obter com a execução do projeto;
metas: elementos que compõem os objetivos geral e específicos, ou seja, os resultados intermediários que, combinados, levarão ao seu cumprimento;
etapas/ fases/ atividades: ações em que se pode dividir a execução de um projeto;
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indicador: unidade de medida que melhor caracteriza o produto de cada etapa ou fase;
resultado programado: quantidade prevista para cada unidade de medida;
início programado: data prevista para o início da execução de cada etapa ou fase;
término programado: data prevista para o término da execução de cada etapa ou fase;
responsável (is) pela execução de cada etapa/fase/atividade;
coordenador responsável pelo projeto.
Então, pelo que observamos, podemos definir um projeto, de um modo geral, como o planejamento voltado para a busca de uma solução que preveja:
objetivos e resultados a alcançar;
atividades a realizar a fim de atingí-los;
os diferentes tipos de recursos necessários para sua execução; e
o ritmo e o prazo em que isso se dará.
Para que isso ocorra, é necessário buscar alternativas para atender aos quatro pontos fundamentais do projeto; assim, o profissional que esteja envolvido com a realização de projetos deve estar atento a:
Podemos perceber a forte ligação existente entre esses pontos e a importância de seu equilíbrio, pois um gestor de projetos pode facilmente acelerar a conclusão de um projeto às custas da sua qualidade, deixando de atingir
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A Gestão de Projetos
Alguns dos problemas mais comuns em organizações são: cronograma e orçamentos excedidos; acúmulo de trabalho; horas extras infindáveis; abandono de planos e procedimentos; perda de controle do andamento; gestores estressados; equipe desmotivada; inúmeros erros no produto e/ou no serviço; resultado diferente do esperado; retrabalho; altos custos de manutenção e parceiros insatisfeitos.
Como se pode notar, os maiores problemas das organizações são gerenciais e não técnicos. Com isso, os benefícios de melhores equipamentos e ferramentas não podem ser devidamente alcançados em ambientes caóticos.
Entretanto, mesmo em organizações indisciplinadas, alguns projetos isolados podem ter excelentes resultados, geralmente devido ao esforço heróico de uma equipe dedicada. Quando não existe a efetiva participação de todos na organização, a repetição dos resultados bem sucedidos depende das mesmas pessoas disponíveis para o próximo projeto, o que não possibilita a melhoria da produtividade e da qualidade na organização por um longo período.
A longo prazo nenhuma organização sobrevive sem gerenciar bem seus projetos, em especial no Terceiro Setor, segmento no qual, além de grande parte das ações das instituições serem gerenciadas com base nessa metodologia, existe grande pressão dos apoiadores, dos parceiros e da sociedade para a obtenção dos resultados previstos e para a correta aplicação dos recursos.
Para evitar que um projeto tenha seu orçamento e/ou seus prazos previstos superados, torna-se necessária sua gestão e de seus componentes: fases, atividades e tarefas, ou seja, é necessário realizar a gestão dos projetos.
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Gestão de Projetos é a aplicação de uma metodologia e de conhecimentos técnicos, habilidades e ferramentas na condução das atividades de projeto, a fim de atender a objetivos e metas pré-definidos de qualidade, custo e prazo.
E porque a Gestão de Projetos é um assunto cujo interesse só faz aumentar?
Por que projetos mal geridos são um convite ao fracasso e ao desperdício. A gestão de projetos visa aumentar as chances de sucesso de um projeto, minimizar seus riscos e custos e manter todos os intervenientes do projeto satisfeitos.
Desta forma, na gestão de projetos do Terceiro Setor, as organizações devem ser capazes de apropriar-se de instrumentos e técnicas gerenciais, transformando-os de acordo com seus valores e conceitos.
Administrar um projeto abrange, então, a gestão dos recursos (de todas as ordens: humanos, financeiros, materiais, tecnológicos, etc.) a serem utilizados em sua execução, a coordenação e a integração das atividades nele incluídas, o acompanhamento de sua execução e o tratamento e a comunicação das informações produzidas.
A principal singularidade da gestão de projetos está no fato de que seu sucesso será medido, em última instância, pelo grau de alcance dos objetivos propostos, atendendo aos prazos e recursos previstos. A tarefa de gerir recursos e integrar atividades tem como foco atingir os objetivos esperados. Precisa ser, então, uma administração dinâmica e crítica: ter a capacidade de avaliar o que está ocorrendo, absorver informações novas durante a própria execução e fazer os ajustes necessários para atingir os resultados e objetivos pretendidos, sem prender-se rigidamente ao planejado.
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(4) Previsão de recursos incoerente com as atividades: recursos subestimados ou superestimados; (5) A atividade avança muito, sem que pelo menos as intenções básicas do projeto estejam bem definidas.
Falhas na execução Projetos podem ser muito bem planejados e organizados, mas isso ainda não garante seu sucesso. Podem ocorrer falhas na execução e uma das mais comuns é um detalhe vital que não funciona e põe tudo a perder, simplesmente porque todo mundo achou que era importante demais e que outra pessoa iria cuidar daquilo ou era irrelevante e ninguém se responsabilizou por ele.
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As Fases da Gestão de Projetos
Os projetos se desenvolvem basicamente em quatro momentos, os quais interagem durante todo o andamento do trabalho. São eles:
Conhecimento da realidade Quanto mais se investe em conhecer a realidade, o contexto e o cenário onde o projeto se realiza, maior a probabilidade de sucesso e melhores as chances de alocarmos os recursos que possuímos para obter as transformações pretendidas. Deve-se também planejar: a habilidade em planejar facilita muito a concretização de idéias, porque é através desse exercício que os parâmetros para a atuação da organização são delimitados. Esta etapa abrange: Análise da situação Diagnóstico e prognóstico dos indicadores da situação Variáveis de influência
Estes três itens devem fornecer dados e informações capazes de produzir um conhecimento sobre a situação a ser enfrentada. Nunca é demais lembrar que, em trabalhos no campo social, há várias possibilidades de interpretação sobre esta realidade. Portanto, beneficiários, parceiros e apoiadores do projeto devem ser chamados a construir este conhecimento inicial.
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Alto índice de analfabetismo entre jovens e adultos
Necessidades criadas por situação de analfabetismo Metodologias e processos pedagógicos
Produtos que o projeto deve fornecer
Alfabetizar jovens e adultos Objetivo imediato
Diminuir o analfabetismo Objetivo Final
Neste momento, também será decidido o planejamento operacional a partir da definição de: atividades, prazos, estimativa de custos, elaboração de orçamento, responsabilidades de cada membro da equipe, indicadores de resultados e de avaliação, e responsabilidades de outras instituições envolvidas.
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Cuidados importantes para este momento:
1. Concretize os objetivos : É importante que a equipe saiba, ao longo do projeto e ao final do mesmo, se o objetivo a que se propõe é viável e que faça adequações a partir do que tiver aprendido. 2. Avalie a Situação problema Verificar se o projeto atende à situação problema ou à possibilidade de melhoria (Com a realização das atividades propostas se atinge aos objetivos?) 3. Adequação da Intervenção Analisar se a intervenção proposta é adequada ao contexto e se estão sendo consideradas todas as variáveis importantes do cenário atual e futuro do problema
Ação Durante este momento, o importante na gestão do projeto é o controle, entendido como “a função que compara as ações planejadas com os resultados obtidos”. O controle é exercido se avaliando: O projeto está sendo realizado como previsto? Da forma como está sendo realizado, o projeto atingirá seus objetivos? Que modificações estão sendo solicitadas pelos participantes? Essas modificações são possíveis? São adequadas? O projeto está conforme o cronograma? O consumo de recursos está conforme o previsto? Que ações devem ser tomadas para assegurar que o projeto atinja o resultado?
