Baixe Erros e Fraudes na Contabilidade: Prevenção e Detectação e outras Notas de estudo em PDF para Contabilidade, somente na Docsity!
1 Introdução
A Contabilidade visa demonstrar a situação patrimonial de uma empresa, e com base nela, pessoas fazem investimentos, fornecedores acreditam na capacidade que a empresa tem de saldar suas dívidas, bancos e instituições decidem o quanto de financiamento pode ser proporcionado à organização, governo calcula impostos devidos, gestores tomam decisões internas, enfim, a Contabilidade é um importante instrumento para decisões de usuários internos e externos.
Princípios e Normas Contabilidade existem para que as informações empresariais divulgadas sigam um mesmo padrão e, assim, possam ser comparados resultados de diversas empresas, mantendo uma fidelidade quanto à realidade encontrada nas organizações. No entanto, podem existir pessoas mal intencionadas dentro da empresa, que podem cometer crimes financeiros, e fazer com que as informações divulgadas sejam distorcidas, demonstrando uma situação que seja favorável a seu interesse, caracterizando as fraudes. Além disso, a Contabilidade é uma ferramenta que está susceptível ao erro, pois um funcionário pode realizá-lo sem que se dê conta disso, seja por desinformação sobre algum procedimento contabilístico.
Este trabalho tem como objectivo fazer uma dissertação no que tange o erro e fraude.
Erro
2. Conceito
“Erro em termos contabilísticos é um acto involuntário de omissão, desatenção,
desconhecimento ou má interpretação de factos na elaboração de registos e
demonstrações financeiras, bem como de transacções e operações da empresa, tanto em
termos físicos quanto monetários”.
3 Natureza de erros
Os erros quanto à sua natureza podem ser:
3.1 De Conteúdo
Os erros são de conteúdo quando os factos registados não correspondem a sua
exacta qualidade, quantidade e valor.
E estes podem ser:
3.1.1 Por Omissão - quando qualquer facto ou documento que a traduz deixou de
ser registado;
3.1.2 Por Duplicação ou repetição – quando o mesmo facto ou documento foi
registado duas ou mais vezes;
3.1.3 Por Excesso ou Defeito – quando as qualidades ou valores foram
registados por numero maior ou menor do que o real;
3.1.4 Por Substituição – quando em vez de um facto ou documento foi registado
outro; e
3.1.5 Por Deformação – quando um facto ou documento de certa natureza foi
registado como tendo natureza diferente.
3.2 De Forma
Os erros são de forma quando os registos ou documentos não têm os técnicos e
legais considerados indispensáveis.
E estes podem ser:
3.2.1 De má concepção, insuficiência ou inadequação de forma – quando os
sistemas de contas, coordenação e de documentação contêm defeitos, ou quando os
registos e documentos não obedecem a todos os requisitos técnicos e legais;
3.2.2 De intitulação ou classificação defeituosa – quando a certos factos ou
contas são atribuídas nomes ou títulos que não estão de acordo com a sua natureza ou
conteúdo;
3.2.3 De descrição ou transcrição – quando as narrativas, ou parte literal, dos
registos e documentos não é perfeita ou completa, e quando da passagem dos
documentos para os registos e destes para os outros, se cometem inversões, erros de
transporte ou outras falhas.
4. Características dos erros
Os erros se caracterizam por serem involuntários nas demonstrações financeiras. Pode
ser um erro:
▲ Aritmético (por exemplo, digitar 2.500,00 ao invés de 5.200,00);
▲ De execução nos registos e elementos contabilísticos (como classificar Papéis na conta de Material de Consumo, quando deveria ter sido classificado como Material de Escritório),
▲ Por desconhecimento das aplicações dos princípios contabilísticos (por exemplo, registando a despesa de aluguer somente no seu pagamento, que ocorre no mês subsequente, ferindo o princípio da competência). Quanto mais complexas as transacções ocorridas na empresa, maior a possibilidade de erro durante os lançamentos, havendo dúvida quanto a que conta utilizar e qual deve ser debitada ou creditada, pois pode ocorrer interpretações e aplicações incorrectas das normas de contabilidade.
Fraude
▲ Cobrir com cobranças posteriores as fraudes cometidas em cobranças anteriores;
▲ Movimentar uma conta diferente com a de caixa. Ao receber as cobranças debitar
uma conta de gastos que são preferidas por não estarem sujeitas a comprovações completas.
Algumas medidas de controlo interno para evitar este tipo de fraudes:
▲ As funções de cobrança devem estar separadas das de caixa e das de contabilidade;
▲ Circula rizar periodicamente os saldos dos clientes, solicitando confirmação.
2.2_. Fraudes por pagamentos de caixa_
2.2.1. Do fundo fixo
Alguns métodos são os seguintes:
▲ Preparar comprovativos falsos ;
▲ Alterar o valor dos comprovativos. Aumentar a cifra e reter diferença;
▲ Pagar os comprovantes mais de uma vez.
Algumas medidas de controlo interno para evitar este tipo de fraudes:
▲ (^) Verificar periodicamente o fundo fixo. Os comprovantes mais os dinheiros
existentes devem ser igual ao fundo fixo;
▲ Cancelar invariavelmente com um carimbo todos e cada um dos comprovantes
pagos;
▲ Estabelecer divisões de funções entre as operações de preparação, aprovação e
autorização dos pagamentos;
▲ A pessoa que cobra um gasto deve assinalar e identificar se com o seu nome e
apelido;
▲ Rever cuidadosamente os reembolsos e os pagamentos efectuados com o fundo fixo.
- Dos depósitos bancários
Alguns métodos são os seguintes:
▲ Preparar comprovativos falsos;
▲ Alterar os totais dos comprovativos;
▲ Liquidar os comprovativos duas vezes.
Algumas medidas de controlo interno para evitar este tipo de fraudes:
▲ As funções de compra devem estar separadas das de contabilidade e de pagamentos
das mesmas;
▲ (^) A preparação dos pagamentos e a verificação da correcção dos mesmos devem ser
efectuados por pessoas diferentes;
▲ Devem verificar se periodicamente das facturas dos fornecedores com o registo nas
contas correntes correspondentes;
▲ O responsável pela autorização dos pagamentos deve verificar cuidadosamente os
comprovativos e não autorizar sem esta afirmação;
▲ As contas bancárias devem ser conciliadas, todos os meses, com a conta corrente.
2.3. Fraudes nas compras e existências em armazém
Alguns métodos são os seguintes:
▲ (^) Receber material e serviços de qualidade inferior aos requisitados, de acordo com o
fornecedor;
▲ Apropriar se (desviar) materiais ou produtos em armazém
Algumas medidas de controlo interno para evitar este tipo de fraudes:
▲ Separar as operações das funções de compra: encomendar, autorizar, recepção e
pagamento, por departamentos ou pessoas diferentes;
▲ Que as compras de produtos ou serviços sejam feitas mediante notas de encomenda;
▲ Estabelecer relatório de recepção das mercadorias em armazém;
▲ Efectuar contagens físicas periódicas por empregados de outros departamentos,
super visados por um funcionário responsável.
- Fraudes nas vendas e entregas de mercadoria
Alguns métodos são os seguintes:
▲ Enviar mercadoria a clientes fictícios mediante ordens falsas e entregar as mercadorias ao cúmplice;
seu trabalho, indicará que há indícios de possibilidade de fraude na organização. Daí a grande responsabilidade do trabalho do auditor que deve identificar estes fatos e sugerir que sejam tomadas as medidas correctivas necessárias. Para prevenir esse tipo de comportamento, alguns cuidados podem ser tomados:
- A prevenção contra fraudes deve começar a partir da contratação dos empregados, buscando saber nas empresas por onde já trabalharam, o comportamento em que tinham. As áreas mais atingidas pelas irregularidades são os sectores de compras, financeiro, de recursos humanos, como também a área de tecnologia da informação;
- Verificar se a contabilidade está correcta ou se as operações estão sendo registadas;
- É ideal que as auditorias externas e interna trabalhem de forma integrada, aplicando programas de prevenção, não sendo recomendável que seja utilizada apenas a auditoria externa, pois mesmo que esta identifique um crime corporativo, dificilmente seus profissionais saberão lidar com o problema, já que lhes faltam subsídios de perícia contabilística para trabalhar com caso judicial;
- (^) Controlar sistemas de folha de pagamento, de contas a pagar e contas a receber é uma tarefa importante;
- O profissional de contabilidade deve agregar conhecimentos das Leis e Códigos Processuais, de Criminologia, de Sociologia, de Psicologia e, principalmente, de Auditoria e de Perícia Contabilística. Os estudos sobre Criminologia, Sociologia e Psicologia irão ajudar o contador aumentando sua capacidade de identificar padrões de conduta alterada e indícios de distúrbios. Esses conhecimentos darão ao Contador Investigador de Fraudes condições de propor alternativas e penalidades para se prevenir a acção dos fraudulentos;
- Outro método de prevenção seria a instalação de câmaras e a infiltração de investigadores nas equipes, os chamados “funcionários espiões”;
- Enfim, as empresas deveriam tanto trabalhar na formação de dados estratégicos para o desenvolvimento dos seus negócios, como também se prevenir da acção criminosa de seus colaboradores ou de terceiros.
A Kroll, uma empresa que presta serviços de consultoria na prevenção e combate à Fraude relaciona mecanismos de controlo e prevenção, como também serviços de investigação de fraudes que as empresas devem observar. Mecanismos de Controlo e Prevenção:
- Desenvolvimento da matriz de risco do negócio;
- Implementação de controlo interno, agenciamento e treinamento de equipas de auditoria interna;
- Revisão periódica dos controles internos, verificação de equipa de auditoria, análise de risco de fraude; Revisão da qualidade do ambiente de negócio, enfocando aspectos tais como: Cultura empresarial, ética do trabalho, revisão de funcionários, estrutura de recursos humanos e controle de informação;
- Acompanhamento e controle de investimentos em actividades críticas, tais como: construção, logística e manutenção;
- Programas e seminários de treinamento antifraude voltados para equipes de auditoria;
Seminários e palestras para os departamentos: Comercial, financeiro, administrativo, suprimento e logística.
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Serviços de Investigação de Fraudes:
- Investigação de fraudes financeiras;
- Investigação de fraudes gerências e comerciais, tais como: logística e Relacionamento com o cliente;
- Auditoria investigaria, colecta, análise de documentos e de dados financeiros; - Perícia em computadores e servidores, recuperação de arquivos e de dados “apagados”;
- Mensuração, cálculo financeiro de perdas e prejuízos causados por fraudes;
- Perícia e tabulação de documentos, analisando e informando os resultados de investigação de forma objectiva e coerente com a empresa;
- Relatórios preparados para suporte e litígios. Avaliação das perdas financeiras:
- exame dos valores em litígio, apresentando o cálculo financeiro;
- Cálculo dos danos causados pela fraude, tais como: valor presente dos recursos desviados, cálculo do lucro cessante e custos de oportunidade;
- Revisão independente dos valores pagos a fornecedores e parceiros comerciais;
- Revisão independente de contas a receber e conciliação bancária;
- Revisão independente dos contratos e cláusulas comerciais. Percebe-se que estes são mecanismos importantes, os quais as organizações devem considerar para desenvolver suas actividades de forma segura, oferecendo consequentemente, confiança a seus clientes e obter, com isso, bons resultados.
Conclusão
Ao longo do trabalho pôde-se perceber que a diferença básica entre a fraude e o erro está na intenção ou não em cometer a irregularidade. Se esta for descoberta durante procedimentos de auditoria, cabe ao auditor responsável pelo trabalho procurar a administração da empresa e comunicar o que está ocorrendo, para que esta possa tomar as medidas correctivas. Se necessário, pode-se contratar o serviço de um perito para encontrar em que ponto a fraude ou erro vem ocorrendo, visto que este profissional tem profundo conhecimento da matéria e faz uma investigação bastante aprofundada para, então, ter informações suficientes para embaçar sua opinião. Foi visto que para evitar que fraudes ou erros ocorram dentro de uma empresa pode-se tomar algumas providências, dentre elas informar-se melhor sobre os funcionários que contrata e ter um controle interno eficiente. Dentre outros, são considerados como os principais motivos encontrados para que alguém cometa fraude o seu não reconhecimento profissional, necessidade financeira e a não punição em outros casos de fraudes. Irregularidades como um todo só prejudica a empresa, pois esta, bem como os usuários externos, toma decisões baseando-se em informações irreais, além disso, quando descobertas, tendem a “manchar” o nome da empresa. Cabe então à administração tomar todas as providências para que não existam erros ou fraudes dentro da empresa.
