Atividade 3
Nome: Cleidiane de Souza Alves
Contexto
O recebimento de mercadorias e os procedimentos daí resultantes, como o lançamento dos
itens no sistema, encaminhamento para o financeiro lhe deixaram com a posse das notas
fiscais e das ordens de compra, observando uma quantidade de outros documentos do tipo no
setor de recebimento. Eles estão relacionados à entrada e à saída de mercadorias. Ao tentar
organizar estas informações, você percebeu que a empresa não possuía um procedimento
para arquivá-los.
Atividade
Para garantir que notas não se extraviem, boletos não cheguem ao financeiro e outros
problemas, proponha um fluxo para a destinação dos documentos. Considere para isso os
conhecimentos adquiridos sobre o assunto.
Resposta:
Após o recebimento e lançamento dos produtos, os documentos e protocolos emitidos deverão
ser arquivados, esse processo poderá ser feito tanto por meios físicos ou digitais, assim serão
separados por datas, clientes, temas, contratos, etc.
Exemplo de arquivo físico:
Armários, gavetas , pastas, caixas de papelão, etc.
Exemplo de arquivo digital:
Conjunto de documentos armazenados em softwares de gestão ou em pastas virtuais.
A seguir irei expor uma forma de organizar os arquivos em estágio de evolução.
Arquivo corrente 📄>arquivo em movimento.
Arquivo intermediário 📄> Deixou
de ser usado com frequência.
Arquivo morto 📄>arquivos desatualizados.
Esse processo de organização irá facilitar o acesso aos documentos e protocolos, sendo esses
muito importantes para a empresa.
