MANUAL DO ALMOXARIFADO, Notas de aula de Materiais

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INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA Bahia

MANUAL DO

ALMOXARIFADO

Manual de normas e procedimentos dos processos dos setores de almoxarifado

MANUAL DO

ALMOXARIFADO

Manual de normas e procedimentos dos processos dos setores de almoxarifado

Salvador - BA, 2016

MANUAL DO ALMOXARIFADO | IFBA

MANUAL DO ALMOXARIFADO | IFBA

LISTA DE SIGLAS

IFBA = Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia DEPAT = Departamento de Patrimônio IN = Instrução normativa SEDAP = Secretaria de Administração Pública CNPJ = Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica NF = Nota fiscal ex. = exemplo cm = centímetros RMA = Relatório Mensal de Almoxarifado PDF = Formato Portátil de Documento Q = Quantidade a ressuprir c = Consumo Médio Mensal em = Estoque Mínimo EM = estoque máxino Pp = ponto de pedido T = tempo I = intervalo

• Figura 1 - Fases dos processos de recebimento e aceitação LISTA DE ILUSTRAÇÕES
• Figura 2 - Fases do recebimento
• Figura 3 - Processo de recebimento de materiais
• Figura 4 - Esquema geral do procedimento para recebimento de materiais
• Figura 5 - Fluxo do processo de recebimento e aceitação de materiais
• Figura 6 - Check-list de notas fiscais
• Figura 7 - Esquema das fases da aceitação
• Figura 8 - Fases da regularização
• Figura 9 - Esquema de conferência de materiais
• Figura 10 - Fluxograma da rotina para aceitação de materiais
• Figura 11 - Formulário de conferência técnica
• Figura 12 - Planilha de controle de notas fiscais
• Figura 13 - Unidades de armazenamento
• Figura 14 - Processo de armazenamento de materiais
• Figura 15 - Modelo ficha de prateleira
• Figura 16 - Processo de distribuição de materiais
• Figura 17 - Ficha de requisição de material
• APRESENTAÇÃO SUMÁRIO
• 1 INTRODUÇÃO
• 2 DEFINIÇÕES
• 2.1 Almoxarifado
• 2.2 Materiais
• 2.3 Material de consumo
• 2.4 Material permanente
• 2.5 Almoxarife
• 2.5.1 Objetivos do almoxarife
• 2.5.2 Principais funções do Almoxarife
• 2.6 Recebimento provisório
• 2.7 Recebimento definitivo
• 3 RECEBIMENTO
• 3.1 Recebimento e aceitação
• 3.2 Recebimento
• 3.2.1 Entrada de materiais
• 3.2.2 Conferência quantitativa
• 3.2.3 Rotina para recebimento de materiais
• 3.3 Aceitação
• 3.3.1 Conferência qualitativa
• 3.3.2 Regularização
• 3.3.2.1 Liberação para pagamento ao fornecedor
• 3.3.2.2 Liberação parcial do pagamento ao fornecedor
• 3.3.2.3 Devolução de material ao fornecedor
• 3.3.2.4 Reclamação de falta de material ao fornecedor
• 3.3.2.5 Entrada do material no estoque
• 3.4 Rotinas para aceitação de materiais
• 3.5 Planilha de controle de notas fiscais
• 4 ARMAZENAMENTO
• 4.1 Setores consumidores de materiais
• 4.2 Subdivisões da unidade de armazenamento
• 4.2.1 Área de recebimento MANUAL DO ALMOXARIFADO | IFBA
• 4.2.2 Área de estocagem
• 4.2.2.1 Circulação principal
• 4.2.2.2 Corredores de acesso
• 4.2.2.3 Corredores de segurança
• 4.2.2.4 Áreas de estoque
• 4.2.3 Área de distribuição
• 4.3 Fases da armazenagem dos materiais
• 4.3.1 Verificação das condições de proteção e armazenamento
• 4.3.1.1 Segurança na armazenagem
• 4.3.1.2 Medida de segurança
• 4.3.2 Identificação do material
• 4.3.2.1 Descrição
• 4.3.2.2 Codificação
• 4.3.3 Guarda na localização adequada
• 4.3.4 Informação da localização física
• 4.3.4.1 Ficha de prateleira do material
• 4.3.5 Contabilização do material
• 4.3.6 Cadastro no catálogo de materiais
• 4.4 Itens ociosos
• 5 CONTROLE DE ESTOQUE
• 5.1 Conceito
• 5.2 Renovação de estoque
• 5.3 Fórmulas
• 6 DISTRIBUIÇÃO
• 6.1 Rotinas para distribuição de materiais
• 6.2 Requisição de materiais do almoxarifado
• 6.3 Responsabilidades do solicitante
• 6.4 Entrega do material
• 6.4.1 Cuidados básicos na distribuição de materiais
• 6.4.2 Equipamentos e utensílios recomendados para auxílio na distribuição
• 6.5 Solicitação de materiais pelo setor de almoxarifado
• 7 LEGISLAÇÃO
• 8 DISPOSIÇÕES GERAIS

MANUAL DO ALMOXARIFADO | IFBA 7

APRESENTAÇÃO

A Comissão de Adequação do Almoxarifado, instituída pela Portaria 416, de 02/03/2015,

assumiu a missão de implementar todas as recomendações apontadas no Relatório Final

de Auditoria nº 024/2014.

O Manual do Almoxarifado do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia

(IFBA) apresenta descrições, conceitos e orientações de procedimentos pertinentes aos

serviços de responsabilidade do Almoxarifado e foi elaborado para atender às recomen-

dações do Relatório Final de Auditoria nº 024/2014, conforme constatação 01: “Não há,

no setor, manual de rotinas/procedimentos formalmente elaborado” e bem como a reco-

mendação para “que se crie o manual de rotinas/procedimentos referentes às atividades

intrínsecas do Almoxarifado”.

A Comissão de Adequação do Almoxarifado, em diligência junto ao Departamento de Pa-

trimônio (Depat), identificou a existência do “Manual de Almoxarifado 2015”, que serviu de

parâmetro para a elaboração do presente documento.

Espera-se que as informações disponibilizadas no Manual possam colaborar na padroniza-

ção e sistematização de melhores práticas nos setores de almoxarifado.

1 - INTRODUÇÃO 9

1 INTRODUÇÃO

A Administração Pública é regida por princípios constitucionais, os quais são responsáveis pela organização e estruturação da administração, além de preceituar os requisitos básicos para uma administração de qualidade.

A Emenda Constitucional nº 19/1998 propõe mudança de paradigma da administração pública e possibilidade de avanços para a gestão pública. Uma das principais inovações desta reforma é a incorporação expressa do princípio da eficiência: “Art 37- A administração pública direta e indireta de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência”.

No contexto atual, a Administração Pública, regida por tais princípios, busca por meios de ge- renciamento de ações e indicadores, atingir melhores resultados em prol da eficiência e eficácia da gestão, garantindo aos usuários uma maior segurança na praxis administrativas. Com este objetivo, faz-se necessária a elaboração de normas e procedimentos que orientem as práticas e rotinas no serviço público. Assim, a Comissão de Adequação do Almoxarifado, com a finalidade de atender às recomendações do Relatório Final de Auditória, atualizou o manual existente no setor de Almoxarifado, considerando documentos e rotinas existentes praticadas pelo setor.

O presente manual tem por escopo estabelecer procedimentos padronizados e fortalecer os controles internos, os quais possibilitam alcançar a eficiência desejada no desenvolvimento dos serviços prestados pelo Almoxarifado mediante orientação, informações e técnicas que possam enriquecer e atualizar a gestão com as desejáveis condições de operacionalidade. Todavia, por se tratar de um instrumento dinâmico, é necessária sua constante atualização, de forma a com- patibilizá-lo às mudanças ocorridas na Administração Pública.

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2 - DEFINIÇÕES

2 DEFINIÇÕES

2.1 Almoxarifado O Almoxarifado é o local destinado à guar- da, localização, segurança e preservação do material adquirido, adequado à sua natureza, a fim de suprir as necessidades operacionais dos setores integrantes da estrutura organi- zacional do IFBA e seus campi. 2.2 Materiais Designação genérica de equipamentos, com- ponentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens em- pregados ou passíveis de emprego nas ati- vidades das organizações públicas federais, independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmonta- gem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis. 2.3 Material de consumo Aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320/1964, perde nor- malmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos. (Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público) 2.4 Material permanente Aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

Observação A classificação da despesa para aquisição de material e os parâmetros a seguir podem ser usados para distinguir o material permanen- te do material de consumo. Um material é considerado de consumo caso atenda a um dos critérios a seguir:

- critério da durabilidade : se em uso nor- mal perde ou tem reduzidas as suas condi- ções de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; - critério da fragilidade : se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, ca- racterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade; - critério da perecibilidade : se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal; - critério da incorporabilidade : se está des- tinado a incorporação a outro bem e não pode ser retirado sem prejuízo das carac- terísticas físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de no- vos bens, melhoria ou adições complemen- tares de bens em utilização (sendo classifi- cado como 4.4.90.30), ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso nor- mal que contenham a mesma configuração (sendo classificado como 3.3.90.30); - critério da transformabilidade : se foi ad- quirido para fim de transformação.

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3 - RECEBIMENTO

2.6 Recebimento provisório É o ato da entrega de um bem ao órgão no local previamente designado para efeito de posterior verificação de conformidade do material com a especificação, não importan- do em sua aceitação definitiva. 2.7 Recebimento definitivo O material será recebido após verificação da qualidade e quantidade e consequente acei- tação.

3 RECEBIMENTO

3.1 Recebimento e aceitação As atividades de recebimento e aceitação abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento e aceita- ção de materiais compõe um sistema global integrado com as áreas de contabilidade e compras, e é caracterizada como uma inter- face entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento e aceitação compreendem as seguintes fases:

Figura 1 – Fases dos processos de recebimento e aceitação 3.2 Recebimento O recebimento é o ato pelo qual o material adquirido é entregue no local previamente designado, geralmente o Almoxarifado. Inde- pendentemente do local físico que o material for recebido, todo o registro de entrada e dis- tribuição de material deverá ser de respon- sabilidade do Almoxarifado. O recebimento compreende duas etapas:

Figura 2 – Fases do recebimento

Entrada demateriais quantitativaConferência Conferênciaqualitativa Regularização

Entrada de materiais Conferência quantitativa

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3 - RECEBIMENTO

3.2.1 Entrada de materiais Consiste na recepção do entregador do ma- terial. A Figura 3, exibida abaixo, representa o início do processo de recebimento.

Figura 3 - Processo de recebimento de materiais

Para o bom funcionamento e organização do setor, é fundamental que seja estabelecido o horário e dia para o recebimento de material. Recomenda-se que o recebimento seja reali- zado entre os dias úteis, trinta minutos após o começo do horário administrativo e trinta minutos antes o término do horário adminis- trativo do campus, respeitando-se o horário de almoço do almoxarife. O horário de rece-

bimento de materiais deve ser informado ao setor de compras, a todos os fornecedores e aos responsáveis pela entrada de pessoas ex- ternas nas dependências do campus (agente de portaria, vigilante, etc.). O setor de compras deverá informar sobre os empenhos e seus respectivos responsáveis todas as vezes que for efetivada uma nova compra de material na instituição. São considerados documentos hábeis para o recebimento de materiais ou equipamentos:

• Nota Fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura;
• Termo de Cessão, Doação;
• Declaração exarada no processo relativo à permuta;
• Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência;
• Guia de Produção.

Nesses documentos constarão obrigatoriamente: descrição do material, quantidade, unidade de medida e valor.

Em caso de recebimento de bens com nota fiscal será necessária a impressão da sua au- tenticidade, que deve ser obtida através do site Portal da Nota Fiscal. As divergências e irregularidades insanáveis, constatadas em relação às condições de con- trato (compras não autorizadas, entrega fora

Recepção dos Correios/veículos transportadores

Triagem da documentação suporte para o recebimento

Constatação da compra autorizada está no prazo da entrega contratual

Cadastramento na pilha de controle das notas fiscais referentes às compras autorizadas

Constatação se a compra, objeto da NF em análise, foi autorizada

Entrada de materiais

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3 - RECEBIMENTO

3.2.3 Rotina para recebimento de materiais

Figura 4 - Esquema geral do procedimento para recebimento de materiais

FINALIZAÇÃO DO RECEBIMENTO DO MATERIAL

• Depois de acompanhado e conferido toda a entrega do mateiral, o recebedor deve carimbar no canhoto da nota fiscal: “A aceitação do material depende de exame qualitatitvo conforme a IN 205/88/SEDAP”.
• O almoxarife deve ainda datar, anotar a hora de chegada e saída e assinar a nota fiscal “Recebido pelo Almoxa- rifado” sempre que possível na frente da nota, além de carimbar com o carimbo de identiicação do responsável e assinar.
• Finalizar o recebimento assinando e carimbando o canhoto da nota fiscal.

DESCARREGAMENTO DO MATERIAL

• O recebdor deve acompanhar o descarregamento, indicar o local adequado para acondicionar o material, con- ferir a quantidade de volumes entregues de acordo com o recibo do frete.
• No ato do recebimento, se o recebedor verificar que houve danos nas embalagens, deverá escrever ou carimbar no verso do recibo do frete: “Embalagem danificada. Sujeito à conferência pelo solicitante e possível indenização.”
• Verificar se os materiais estão dentro da validade.

INÍCIO DO RECEBIMENTO: CONFERIR A NOTA DE EMPENHO COM A NOTA FISCAL ENVIADA PELO FORNECEDOR

• Receber o material apenas se o valor da nota fiscal for igual ou menor do que o valor total da nota de empenho.
• Atentar-se com relação ao tipo de empenho: ordinário ou global. Quando ordinário, a entrega é feita na sua totalidade; se global, a entrega poderá ser parcial.
• Verificar a nota fiscal de acordo com os itens do check-list.
• Observação sobre o frete: como o frete não é “a pagar”, a via do recibo do frete não fica no Instituto, sendo vi- ável, no caso da transportadora, não deixar documento de transporte, tirar uma cópia do referido documento.
• No momento do recebimento, verificar a autenticidade da nota fiscal através do site Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

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3 - RECEBIMENTO Figura 6 - Check-list de notas fiscais

Figura 5 - Fluxo do processo de recebimento e aceitação de materiais

NÃO

INÍCIO

FIM

FIM

NÃO

Recusa o recebimento

SIM

Finaliza o recebimento assinando o canhoto da NF ou equivalente

Almoxarife recebe uma via da nota de empenho e faz o lançamento para controle

• Verificar NF com Check-list (apresentado a seguir, na figura 6). Conferir quanti- dade de volumes, condições das embalagens. Verificar autenti- cidade da NF no site www.nfe.gov. br (verificar se ex- iste mais alguma condição deter- minante para não recebimento do material).

A nota fiscal confere com a nota de empenho?

Material em bom estado?*

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3 - RECEBIMENTO

faturadas. Caso o requisitante ateste a nota fiscal, ela será devolvida para o setor de almo- xarifado e doravante seja constatada alguma irregularidade com o material ocasionado por omissão no momento da conferência qualita- tiva, cabe ao requisitante entrar em contato com o fornecedor. O processo de regulariza- ção poderá dar origem a uma ou mais das se- guintes situações:

Figura 8 – Fases da regularização 3.3.2.1 Liberação para pagamento ao fornecedor As notas fiscais cujo empenho tenha como elemento de despesa subitens de consumo serão enviadas diretamente ao setor finan- ceiro. As notas fiscais referentes a bens per- manentes serão protocoladas para o setor de patrimônio e este estabelecerá os procedi- mentos necessários para encaminhar as no- tas fiscais para o setor financeiro.

O envio das notas fiscais para o setor financei- ro dependerá de calendário previamente esti- pulado e acordado entre o setor de almoxari- fado e o setor financeiro. As notas fiscais que tiverem suas pendencias sanadas após a data limite acordada entre os setores citados serão computadas para controle de estoque e en- viadas para pagamento no mês subsequente. Ocorrerá a liberação para pagamento quan- do não houver pendências relacionadas à nota fiscal e ao empenho. Somente ocorrerá a liberação parcial para pagamento quando o empenho for global e a nota fiscal estiver sem pendências. 3.3.2.2 Liberação parcial do pagamento ao fornecedor O pagamento parcial do empenho global ou estimativo ocorrerá quando o fornecedor en- viar parte do material descrito no empenho juntamente com a respectiva nota fiscal. Se o valor e a descrição da nota fiscal estiverem de acordo com o material recebido e sem ne- nhuma pendência, o setor de almoxarifado poderá proceder ao pagamento. O pagamento parcial do empenho ordinário ocorrerá quando o fornecedor expressar por escrito que não tem interesse em entregar o material empenhado na sua totalidade e o va- lor da nota fiscal estiver de acordo com o ma- terial que foi entregue sem pendências. Nesse caso, uma via da nota fiscal será arquivada jun- tamente com o empenho, conhecimento de

Liberação de pagamento ao fornecedor

Liberação parcial de pgamento ao fornecedor

Reclamação de falta ao fornecedor

Entrada do material no estoque

Devolução de material ao fornecedor

Regularização

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3 - RECEBIMENTO

transporte (via de frete) e o formulário de confe- rência técnica, quando for o caso. A outra via da nota fiscal será encaminhada ao setor financei- ro apensada obrigatoriamente da autorização de autenticidade da nota fiscal. Os outros docu- mentos como declaração do Simples Nacional, nota de empenho, certidões negativas e outros documentos não necessários a compor o arqui- vo do setor de almoxarifado serão apensados se o fornecedor disponibilizar previamente.

A empresa poderá corrigir a nota fiscal com o valor da mercadoria que está sem pendên- cia, desde que o valor residual do empenho não ultrapasse 5% do valor total do empe- nho, e expedir um documento confirman- do o conhecimento que poderá ter o valor residual do seu empenho cancelado. Nesse caso, cabe ao setor de almoxarifado informar o ocorrido aos setores de compras, contabili- dade, financeiro e orçamento.

Não é de responsabilidade do setor de almo- xarifado providenciar, junto ao fornecedor, documentos como declaração do simples Nacional, nota de empenho, certidões nega- tivas e demais documentos necessários para os procedimentos de outros setores.

3.3.2.3 Devolução de material ao fornecedor

O material em excesso ou com defeito será devolvido ao fornecedor.

A devolução de material se dá mediante au- torização por escrito (e-mail, fax, carta) do for-

necedor, onde é indicado o endereço e forma de envio (recolhimento por parte da empresa ou transportadora, envio pelos correios, etc). É vedado o pagamento do frete por parte do IFBA na devolução de mercadorias quando a parte motivadora foi o fornecedor (peça já veio quebrada, defeito de fábrica, mal emba- lada, etc). 3.3.2.4 Reclamação de falta de material ao fornecedor As pendências informadas pelo requisitante ou equivalente serão encaminhadas ao fornecedor ou por telefone ou por e-mail ou por ambos. Sempre que o setor de almoxarifado entrar em contato com o fornecedor por telefone deve anotar as principais informações obtidas na conversa, bem como o horário, data e nome do funcionário com quem se comunicou. Caso acabe o prazo que o fornecedor deu para sanar as pendências ou, na falta do pra- zo, decorram dois meses após o primeiro contato, deve-se encaminhar um relatório do ocorrido ao setor de compras, para que esse tome as providências cabíveis. Para empenhos ordinários, as notas fiscais só serão liberadas para pagamento após o recebi- mento total dos materiais que foram comprados.

3.3.2.5 Entrada do material no estoque A entrada do material no estoque consiste no registro detalhado dos materiais recebidos,