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Matriz das comunicações Nome do Projeto
1 Instruções, Histórico de Alterações e as Aprovações
2 Dados sobre as informações disponibilizadas em seu projeto
3 Parâmetros usados nas abas da planilha.
Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
Aprovações
Ref. Data Participante Assinatura 1 2
Instruções
Ref. Aba Comentários Passos 1 Verifique as informações (linhas) a serem adicionadas, excluídas e adaptadas 1.1 Excluir as informações que não serão usadas no seu projeto 1.2 Incluir as informações adicionais que serão usadas no seu projeto 1.3 (Alterar) Adaptar as informações conforme as características do seu projeto 2 2.1 Verifique a aba Param as colunas que podem ser adicionadas e suas descrições
Capa
Informações
Parâmetros
Informacoes Informacoes Informacoes Informacoes Informacoes Avalie as colunas necessárias para o seu projeto excluindo e incluindo as colunas conforme sua necessidade Parametros
Matriz das comunicações Capa pyo1zq-matriz_das_comunicacoes.xlsx Página 2 de 14 2.2 Excluir as colunas desnecessárias para seu projeto 2.3 Incluir as colunas adicionais necessárias para seu projeto Importante Referências Informacoes Informacoes As informações a serem disponibilizadas devem ser adaptadas conforme a necessidade do seu projeto. As informações já preenchidas tem como base a metodologia PMO. Caso você queira usar todas as entradas e saídas do Guia PMBOK Quinta Edição, vide referências abaixo da planilha para atualizar a aba das informações. Planejar o gerenciamento das comunicações Exemplos de Projetos: Plano de gerenciamento das comunicacoesvExemplo.docx Matriz das Comunicacoes versao Desenvolvimento de Sistemas.xlsx Registro das partes interessadas vExemplo-Plano de Comunicacao.xlsx Templates/Modelos: Plano de gerenciamento das comunicacoes.docx Matriz das Comunicacoes versao 5W2H.xlsx Registro das partes interessadas versao Plano de Comunicacao.xlsx
Matriz das comunicações Informacoes pyo1zq-matriz_das_comunicacoes.xlsx Página 4 de 14 6 Ger. Projeto Pasta do Projeto 7 Solicitante Pasta do Projeto 8 Ger. Projeto Pasta do Projeto 9 Ger. Projeto PMO Semanal Pasta do Projeto 10 Ger. Projeto PMO Envolvidos A cada problema Pasta do Projeto 11 Ger. Projeto Semanal Registro dos riscos Identificar os riscos associados ao projeto, descrever como serão tratados e monitorá-los. Patrocinador/ Cliente/ Gerentes Funcionais com equipes Todas partes interessadas Equipe de Gerenciamento do Projeto Criado na iniciação e sempre atualizado Solicitação de mudança Avaliar necessidade da mudança Definido no controle integrado de mudanças Definido no controle integrado de mudanças Gerente de Projeto A cada nova solicitação Registro das solicitações de mudanças Registrar cada mudança solicitada e controlar seu status Definido no controle integrado de mudanças Definido no controle integrado de mudanças (^) Cliente/Equipe Interna A cada nova solicitação Status Report Divulgar status e informações importantes sobre o projeto Equipe do Projeto Cliente/Equipe Interna Issues Log Registrar os problemas enfrentados e monitorar sua solução Equipe do Projeto Reunião de acompanhamento Avaliar qualquer ponto de atenção para tomar ações agilmente minimizando o impacto no projeto. Aprovar ou rejeitar as mudanças solicitadas. Equipe do Projeto
Matriz das comunicações Informacoes pyo1zq-matriz_das_comunicacoes.xlsx Página 5 de 14 12 Ger. Projeto Participantes Participantes Participantes A cada reunião Pasta do Projeto 13 Ger. Projeto Cliente Cliente Patrocinador A cada entrega Pasta do Projeto 14 Ger. Projeto Equipe do Projeto Pasta do Projeto 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Ata de Reunião Descreve as decisões importantes tomadas durante a reunião Aceite da Entrega Formalizar alguma entrega do projeto Lições aprendidas Registrar os principais problemas e como foram solucionados de modo a evitar ocorrências em futuros projetos Patrocinador/ Cliente/ Gerentes Funcionais com equipes Todas partes interessadas Fim do projeto ou quando o GP julgar necessário
Matriz das comunicações Informacoes pyo1zq-matriz_das_comunicacoes.xlsx Página 7 de 14 Riscos Integração Integração GP receberá informações e organizará no formato do template, enviando para os envolvidos Comunicações GP documentará cada problema e questão enfrentada e monitorará sua solução. Registro dos riscos O GP deve identificar os riscos e desenvolver opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Durante a execução do projeto, o GP deve executar o plano de resposta aos riscos como previsto, identificar novos riscos conforme mudanças no ambiente, além de apresentar um sumário dos riscos nas reuniões de status. Identificar os riscos Solicitação de mudança Solicitante preenche Template e envia para o GP que fará o trâmite da aprovação e seu posterior armazenamento na pasta do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Registro das solicitações de mudanças Quando o GP recebe a solicitação de mudança, ele irá avaliar e incluí-la no registro das solicitações (^) Realizar o controle integrado de mudanças Status Report (^) Gerenciar as comunicações Issues Log Gerenciar o engajamento das partes interessadas Partes interessadas Ata de Reunião
Matriz das comunicações Informacoes pyo1zq-matriz_das_comunicacoes.xlsx Página 8 de 14 GP fará ata de reunião e enviará aos envolvidos e armazenará na pasta do projeto Escopo Integração Ata de Reunião Aceite da Entrega GP buscará a aprovação de cada entrega através do termo de aceite e armazenará na pasta do projeto Validar o escopo Lições aprendidas GP usará o Issues Log para documentar principais problemas e soluções encontradas para evitar erros em projetos futuros. Enviará aos envolvidos e armazenará na pasta de projetos e na base histórica de lições aprendidas. Encerrar o projeto ou fase
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Matriz das comunicações Informacoes pyo1zq-matriz_das_comunicacoes.xlsx Página 11 de 14 Outro exemplo de procedimento mais detalhado: GP fará ata de reunião em até 24 horas da reunião e enviará aos participantes da reunião. (Será incluído no texto do e-mail, Aguardo suas considerações em até 24 horas) A validação deverá ocorrer em até 24 horas do envio da ata. A ausência de resposta será considerada aceite da mesma.
Matriz das comunicações Param pyo1zq-matriz_das_comunicacoes.xlsx Página 13 de 14 When? Where? Onde será armazenada? Qual template a ser usado? Quando a informação será descartada? Diário Correspondência Semanal Email Quinzenal Reunião Mensal Video Conferência Eventual Template Única Pasta do Projeto Criado na iniciação e sempre atualizado Criado no planejamento e sempre atualizado How? Template How? Procedimento, Melhores práticas Quando a informação deve ser disponibilizada? Qual a periodicidade? Única, Eventual, Semanal, ... Qual é o procedimento sobre todo o fluxo da informação? Quais são as melhores práticas a serem adotadas? -Onde ocorrerá? (Quando for uma reunião ou um evento) -Onde será armazenada a informação? -Onde será descartada?
Matriz das comunicações Param pyo1zq-matriz_das_comunicacoes.xlsx Página 14 de 14 Comentários A ser usada quando necessário mais detalhes sobre a informação
