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Este documento aborda a importância da contabilidade e do controlo de custos em empresas industriais, incluindo a determinação de custos, demonstrações financeiras, custos diretos e indiretos, custos fixos e variáveis, e o papel dos centros de custo. Também é discutido o método de custeio baseado em atividades (abc) e a gestão de desvios.
Tipologia: Notas de estudo
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Coimbra, abril de 2018
ISCAC | 201
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Ana Rita Lança Carolina
O Papel da Contabilidade e o Controlo de Custos numa Organização Empresarial
iii
Declaro ser a autora deste relatório de estágio, que constitui um trabalho original e inédito, que nunca foi submetido a outra Instituição de ensino superior para obtenção de um grau académico ou outra habilitação. Atesto ainda que todas as citações estão devidamente identificadas e que tenho consciência de que o plágio constitui uma grave falta de ética, que poderá resultar na anulação do presente relatório de estágio.
iv
É com grande satisfação que dou por terminada esta etapa da minha vida, a qual não seria possível concluir sem o apoio de algumas pessoas.
Em primeiro lugar gostaria de agradecer à Professora Dra. Rosa Nunes pela orientação na elaboração deste relatório, e por toda a compreensão e disponibilidade prestada.
Gostaria também de agradecer ao meu supervisor, Dr. António Augusto Neves Lopes, por todo o apoio, disponibilidade e atenção ao longo dos seis meses de estágio.
Agradeço também a todos os colaboradores da empresa, com quem contactei diretamente, pois a forma como fui recebida ajudou muito na minha rápida integração, com especial atenção às colaboradoras do Departamento de Controlo de Fornecedores.
Por fim, agradeço aos meus pais, à minha irmã e às minhas amigas, pelo apoio que sempre me deram nesta longa caminhada.
vi
This report was developed for the non-academic component of the Master’s degree in Management Control at ISCAC. The internship took place between January and July 2016 at Somincor – Sociedade Mineira de Neves Corvo, SA and had a total length of 960 hours.
The main objective of this report is to present all activities carried out during this period and to analyse relevant theoretical issues. The connection between theory and practice was essential in order to guarantee a successful critical analysis concerning the internship.
As part of the theoretical component, the following issues were seen to be some of the most important:
Financial and Management Accounting; Internal Control; Cost Control
The methodology used in carrying out the theoretical element of this report was by consulting and researching articles in scientific magazines, as well as in other theses and dissertations that dealt with Cost Control and its implications. The practical element included daily observation and annotation of main points during the internship. The details observed were then recorded as part of a descriptive journal.
The main conclusion drawn from the theoretical research was that adequate Cost Control is essential for the success of any company. In fact, outstanding Cost Control was observed at Somincor, and was found to be essential due to the size of the company.
This internship allowed the development of teamwork as well as the ability to establish a connection between the theoretical component of the course and the practical issues of the workplace, developed during the internship.
Keywords: Cost Control; Internal Control; Financial Accounting; Management Accounting
ix
O Papel da Contabilidade e o Controlo de Custos numa Organização Empresarial
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O presente relatório surge na sequência da opção da mestranda pela realização de estágio curricular, na parte não letiva do Mestrado em Controlo de Gestão do ISCAC, motivada em grande parte pela expetativa de integração no mundo do trabalho. Esta integração está, normalmente, dependente de experiência profissional que ainda não tinha sido obtida ao longo do percurso académico, por não existir qualquer atividade desenvolvida no contexto organizacional.
O estágio decorreu nas instalações, na Direção Financeira e Compras, mais propriamente no Departamento de Contabilidade e Controlo de Gestão e no Departamento de Gestão Financeira & Budget e Reporting , da empresa Somincor- Sociedade Mineira de Neves Corvo, SA, que, tal como o nome indica dedica-se à atividade mineira.
O presente relatório tem como principal objetivo descrever as atividades desenvolvidas ao longo dos seis meses de estágio na Somincor, assim como fazer uma interligação entre as mesmas e os conhecimentos teóricos adquiridos na área de Controlo de Gestão.
De acordo com os objetivos anteriormente descritos, o presente relatório encontra-se dividido em quatro capítulos.
No primeiro capítulo é feita uma revisão bibliográfica, que consiste numa exposição dos conceitos teóricos, enfatizando-se a relação entre a Contabilidade Financeira e de Gestão. É, também, abordado o Controlo Interno como elemento de apoio à veracidade da informação contabilística. E é, ainda, descrito o sistema de custeio utilizado pela empresa, o Activity-Based Costing. Por último, é feita referência à Orçamentação e ao cálculo dos desvios orçamentais, elementos fundamentais para que exista Controlo de Gestão.
O segundo capítulo destina-se à apresentação da empresa acolhedora. Nele é elaborada uma síntese histórica da empresa, dando-se especial atenção à forma como a empresa interage com a região em que está inserida, uma vez que é uma das principais empresas empregadoras da região.
No terceiro capítulo estão descritas as atividades desenvolvidas e é feita uma ligação entre a componente teórica e a componente prática do estágio.
No último capítulo são apresentadas conclusões do trabalho escrito e é feita uma análise crítica relativa ao estágio e à entidade acolhedora.
O Papel da Contabilidade e o Controlo de Custos numa Organização Empresarial
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Ao longo do relatório, tanto em termos práticos como em termos teóricos, tenta-se descrever de que forma a Contabilidade Financeira e de Gestão ajudam as organizações no processo de tomada de decisão e como contribuem para o Controlo de Custos.
O Papel da Contabilidade e o Controlo de Custos numa Organização Empresarial
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Figura 1.1 - Processo de Fabricação de Produtos Tangíveis Fonte: Adaptado de Eiglier & Langeard (1998)
A figura supra descreve o processo produtivo dos bens, onde se organizam pessoas (MO) e máquinas para transformar a MP no produto final. Nas empresas industriais, primeiro, são produzidos os bens e só depois colocados à disposição dos clientes para serem consumidos (Eiglier & Langeard,1998; Hoffman & Bateson, 2003). Enquanto, nos serviços, o consumo vai-se dando à medida que o serviço vai sendo prestado, isto é, não se espera pelo final, como acontece na produção de bens.
Assim, nas empresas industriais terá sempre de se valorizar stocks , enquanto que nas de serviços, só terão de se valorizar os stocks de serviços em curso se se precisar de elaborar demonstrações financeiras enquanto não forem concluídos. Por outro lado, nas empresas de serviços não se colocam questões de produção conjunta, nem outras próprias do custeio por processo. Do exposto, pode-se concluir que nas empresas industriais a determinação de custos envolve mais cuidado e mais complexidade.
MÁQUINAS
MÃO-DE-OBRA (^) MATÉRIAS-PRIMAS
PRODUTOS
ARMAZÉM
CLIENTES
O Papel da Contabilidade e o Controlo de Custos numa Organização Empresarial
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É crescente a necessidade que os gestores têm de obter informações atempadamente, pois são estas que lhes permitem uma melhor tomada de decisão relativamente aos concorrentes, que conduzem ao aumento de resultados e ao lançamento de novos produtos no mercado, a preços competitivos.
Autores como Carareto (2006), Souza (2010) e Caiado (2009) explicam que esta necessidade de informação advém do aumento da dimensão das empresas e da ampliação dos mercados, causados, em grande parte, pela globalização e pela constante inovação tecnológica.
Atentos ao anteriormente dito e com vista ao profundo conhecimento da informação em tempo oportuno, todos os aspetos de gestão das empresas devem ser organizados, programados e controlados (Caiado, 2015).
De forma a ajudar os gestores a tomar decisões que vão de encontro à realidade em que vivem, Monteiro (2013) defende que os dados contabilísticos das empresas podem ser considerados como matéria-prima, e devem ser tratados com o objetivo de gerarem informações transparentes, fiáveis e realistas. Contudo, a informação contabilística não é preciosa apenas para os gestores, é também indispensável para os vários utilizadores, quer internos quer externos (Monteiro, 2013; Caiado, 2015).
Caiado (2015, p.44) defende que a ‘’Contabilidade Geral ou Financeira tem fundamentalmente por objetivo o controlo das relações com terceiros’’. Os utilizadores a que se referem estes autores são, entre outros, clientes, investidores, o Estado e os fornecedores, e são as relações com estes utilizadores que segundo Caiado (2015), a Contabilidade Financeira deve controlar.
Para VanDerbeck & Nagy (2001, p.18) a Contabilidade tem como objetivo ‘’acumular informações para serem usadas nas tomadas de decisões económicas’’ e a Contabilidade Financeira tem como foco principal ‘’… a coleta de informações a serem usadas na preparação de demonstrações financeiras que satisfazem as necessidades de investidores, credores e outros usuários externos de informações financeiras’’.
Para além deste objetivo, a Contabilidade Financeira ‘‘… deve fornecer, de acordo com princípios geralmente aceites, informações relevantes, fiáveis e comparáveis que permitam aos gestores e a todos os destinatários da informação analisar a situação financeira, económica e de tesouraria de qualquer organização’’ Lisboa (2007 p.454).
O Papel da Contabilidade e o Controlo de Custos numa Organização Empresarial
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errada tomada de decisão, podendo, em última instância, comprometer o futuro da empresa.
Como é possível observar, o objetivo final da informação contabilística é a tomada de decisão, e segundo Beltrame (2006) esta envolve sempre, em maior ou menor escala, a variável custo. Assim, de forma a entender como um sistema de contabilidade procede ao cálculo dos custos e como comunica a informação aos utentes (internos ou externos) de forma eficaz é fundamental a compreensão do conceito de custo/gasto (Wright 1996, Beltrame, 2006; Garrison et al., 2011; Ferreira et al., 2014; Caiado, 2015).
Portanto, em algumas tomadas de decisão, os gestores deparam-se com a necessidade de saber o custo dos produtos/serviços. Nem só os produtos ou serviços são os objetos de custo. Horgren (2000) define objeto de custo sendo qualquer atividade ou recurso dentro da organização para o qual se torna necessária a medição de custo de forma separada. O produto, a prestação de serviços, o departamento, a atividade e o custo operacional são exemplos de objetos de custo, quando o objetivo for o cálculo de custo deles.
São vários os tipos de classificação de custos, mas na Contabilidade Financeira eles são classificados de acordo com a sua natureza. Esta classificação não é suficiente para calcular o custo dos produtos ou serviços, daí que seja necessário proceder a sua reclassificação, já no âmbito da Contabilidade de Gestão.
Segundo Caiado (2015 p.47) a Contabilidade Geral é ‘’insuficiente para dar resposta às necessidades de informação para a gestão’’ , pois relata informações do passado, que são submetidas a normas rígidas. Assim, surge a necessidade da contabilidade de gestão ou interna, mais virada para os utilizadores internos da informação contabilística, como gestores, colaboradores e acionistas/sócios.
Aquando da Revolução Industrial, em meados do século XVIII, ocorrem enumeras mudanças, nomeadamente o aparecimento do método fabril que veio substituir o método manual (Caiado, 2009; Ferreira, 2014). É aqui, que surge a necessidade da atual Contabilidade de Gestão, para fornecer mais informações. Além daquela designação, podemos encontrar como sinónimos da mesma os termos Contabilidade de Custos e Contabilidade Analítica (Caiado, 2015).
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O cenário atual de globalização tem provocado profundas mudanças no comportamento dos mercados, e assim, o desenvolvimento de vantagens competitivas tornou-se necessário para a sobrevivência das empresas (Beltrame, 2006; Jordan et al., 2011; Ferreira 2014; Caiado, 2015).
Posto isto, Beltrame (2006) afirma que a contabilidade de custos surge como uma ferramenta necessária à administração de qualquer empresa que deseja competir no mercado. Esta é capaz de produzir um sistema de informações, com o objetivo de suprir a falta de informação e de auxiliar no controlo, facilitando o processo de tomada de decisão.
No entanto, ao longo dos anos, a Contabilidade de Gestão foi sofrendo várias alterações, pois segundo Atkinson et al. (2001), Giguére (2006) e Caiado (2015) na atualidade as questões que se pretendem ver resolvidas são diferentes das questões colocadas quando surgiu este ramo da contabilidade.
A International Federation of Accountants (1998) apresenta a Evolução da Contabilidade de Gestão em quatro fases, conforme se pode observar pela tabela 1.1.
Tabela 1.1 - Evolução do Foco da Contabilidade de Gestão ao Longo dos Anos FASES PERÍODO (anos)
FOCO
1ª FASE < 1950 Na determinação dos custos e no controlo financeiro 2ª FASE 1950 - 1965 Na produção de informações necessárias para o planeamento e controlo de gestão 3ª FASE 1965 - 1985 Na redução de custos no processo operacional 4ª FASE 1985 - 1995 Na criação de valor através da utilização efetiva dos recursos Fonte: Elaboração própria adaptado de International Federation of Accountants (1998)
Em suma, a Contabilidade de Gestão nem sempre tentou responder às mesmas questões, e tem vindo a adaptar-se ao longo dos anos. O desenvolvimento do sistema ABC, que será abordado mais à frente, foi uma das ferramentas que surgiu para ajudar a Contabilidade de Gestão a desempenhar o seu papel.
