Baixe Trabalho SI TEXTO e outras Trabalhos em PDF para Engenharia Naval, somente na Docsity!
INTRODUCÃO
Atualmente vemos um cenário de grande competitividade entre as empresas nos mais diversos segmentos e para que possam obter êxito nessa acirrada disputa em busca de resultados cada vez mais ambiciosos. Além da manutenção e da satisfação de seus clientes, as empresas são obrigadas a lançar mão da utilização de ferramentas de otimização do gerenciamento das informações disponíveis em suas bases de dados, possibilita os executivos e gestores tomar suas decisões com base em informações atuais e fidedignas. Diminuindo então significativamente o tempo de resposta aos diversos comportamentos do mercado e da própria empresa.
Uma das ferramentas que pode ser usada para essa finalidade são os sistemas de informações gerencias - SIG.
Este tema é de grande importância para as empresas que querem e pensam em sobreviver num mundo dinâmico, onde mercados financeiros flutuam constantemente, o cenário político é incerto, etc. Todos esses fatores adicionados a uma má gestão geram decisões equivocadas que levam ao insucesso de uma empresa. Portanto é de extrema valia implantar tal sistema, visto que não é mais um modismo de administração, mas sim algo sólido e no final se tornará um dos pilares para o sucesso da empresa.
SISTEMAS DE INFORMACÕES GERENCIAIS (SIG)
Os Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) são sistemas ou processos que fornecem as informações necessárias para gerenciar com eficácia as organizações. Um SIG gera produtos de informação que apoiam muitas necessidades de tomada de decisão administrativa e são o resultado da interação colaborativa entre pessoas, tecnologias e procedimentos, que ajudam uma organização a atingir as suas metas.
Os Sistemas de Informações Gerenciais são parte integrante das estratégias empresariais, pois a comunicação e a informação são de grande valor nas organizações. A qualidade da decisão tomada pelo gerente vai depender da qualidade e relevância das informações disponíveis. Por isto é muito importante investir em um SIG para oferecer informações rápidas, precisas e principalmente úteis, que irão garantir uma estruturação de gestão diferenciada, o que resultará em vantagem competitiva sobre as demais empresas.
Um SIG pode incluir software que auxilia na tomada de decisão, recursos de dados, tais como bancos de dados, o hardware de um sistema de recursos, sistemas de apoio à decisão, sistemas especialistas, sistemas de informação executiva, gestão de pessoas, gestão de projetos e todos os processos informatizados que permitem que a empresa funcione eficientemente. É um sistema que disponibiliza a informação certa, para a pessoa certa, no lugar certo, na hora certa, da forma correta e com o custo certo.
Os SIGs possuem uma infinidade de informações, que podem ser apresentadas de forma textual (relatórios descritivos), por planilhas ou de modo gráfico. Este último é um dos preferidos pelos administradores pois oferece mais informações em menor espaço.
Definindo o Sistema de Informações Gerenciais
Existem muitas definições do SIG, para nossos propósitos definimos como um método formal de tornar disponíveis para a administração, oportunamente, as informações precisas necessárias para facilitar o processo de tomada de decisão e para dar condições para que as funções de planejamento, controle e operacionais da organização sejam executadas eficazmente. O sistema fornece informações sobre o passado, o presente, e o futuro projetado sobre efeitos relevantes dentro e fora da organização.
O uso da palavra "formal" em nossa definição não pretende negar a importância da rede informal de comunicações no mecanismo de controle da organização. De fato, muitas vezes os administradores detectam problemas antes que apareçam nos relatórios formais de controle, porque estão sintonizados nos boatos. A capacidade dos administradores de manter canais eficazes de comunicação informal, de perceber as implicações das informações que esses canais transmitem, e de avaliar, decidir e agir rapidamente sobre essas informações amplia enormemente a utilidade da SIG.
A Importância do SIG para as Empresas
Geralmente há dificuldade para avaliar, de forma quantitativa, qual o efeito benefício de um sistema de informações gerenciais, ou seja, a melhoria no processo decisório. Entretanto pode-se trabalhar com base numa lista de hipóteses sobre os impactos dos sistemas de informações gerenciais na empresa, o que propicia o executivo um entendimento, ainda que genérico, de sua importância. Neste sentido pode-se afirmar que os sistemas de informações gerenciais podem, sob determinadas condições, trazer os seguintes benefícios para as empresas:
- Redução dos custos das operações;
- Melhoria no acesso as informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
- (^) Melhoria de produtividade, tanto setorial quanto global;
- Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
- Melhoria na tomada de decisões, por meio de fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
- Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
- Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;
- Otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;
- Melhor interação com seus fornecedores;
- Aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas.
É muito importante centralizar as informações e gerir o seu fluxo durante todo processo, integrando os setores da organização e possibilitando aos gestores acesso ágil, eficiente e confiável às informações gerenciais, dando suporte à tomada de decisões em todos os níveis do negócio.
ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) ou planejamento dos recursos empresariais é um sistema de gestão empresarial que gerencia as informações relativas aos processos operacionais, administrativos e gerenciais das empresas. Com um único sistema integrando todos os departamentos - ou pelo menos os setores mais importantes -, a comunicação interna se torna mais fácil e menos custosa. O departamento financeiro, por exemplo, poderá saber rapidamente quanto dinheiro destinar à quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionários, de acordo com as informações que o setor de gestão de recursos humanos disponibilizar no sistema. O chefe de um determinado departamento poderá avaliar o desempenho de um funcionário e discutir junto ao gerente de RH quanto a empresa pode lhe oferecer de aumento. O departamento de marketing poderá consultar o controle de vendas, perceber que um determinado produto não está tendo a saída desejada e, com base nisso, desenvolver uma nova estratégia para reverter esse quadro. Ao mesmo tempo, pode verificar se a verba disponibilizada pelo departamento é suficiente para esse trabalho ou se é necessário marcar uma reunião para solicitar mais recursos.
Existem várias situações onde a integração de sistemas se mostra vantajosa. Com sistemas distintos, cada setor teria mais dificuldade para se comunicar com o outro, o que resultaria em maior tempo, mais gastos e até em cansativos procedimentos burocráticos. Além disso, com um sistema de ERP, a empresa passa a ter menos fornecedores de software, o que diminui custos com licenças, suporte técnico, servidores, treinamento, diminuem custos com papeis e matérias de escritório, tornam a comunicação mais eficiente, ajudam na tomada de decisões, permitem uma apuração mais precisa do que está acontecendo na companhia, enfim. Não é por menos que muitas empresas consideram esse tipo de software imprescindível às suas atividades.
Implementação de sistemas de ERP
ERP não é o tipo de software que é comprado na prateleira de uma loja para depois ser instalado em um computador e, em seguida, estar pronto para o uso. Acontece que cada empresa, em face de suas atividades e de suas estratégias operacionais, possui necessidades distintas das outras, portanto, sistemas de ERP só serão funcionais se ao menos as características mais importantes da companhia forem levadas em conta.
Basta entendermos que uma empresa que fabrica medicamentos, por exemplo, tem necessidades bem diferentes de outra que trabalha no ramo de transportes. A primeira precisa se preocupar com obtenção de matéria-prima, pagamento de licenças de patentes, pesquisas em laboratórios, entre outros. A segunda, por sua vez, precisa se preocupar com a idade da frota, com gastos de combustível, com pedágios e assim por diante. Uma empresa também pode atuar em mais de um ramo de atividade ou exercer suas operações em vários estados do país, de forma que se vê obrigada a pagar impostos diferentes em cada local, por exemplo. Enfim, como é possível perceber, cada companhia precisa contar um sistema de gestão que se adapte a ela.
No intuito de controlar gastos, a empresa também precisa definir qual tipo de licenciamento é mais adequado às suas operações: instalação do sistema em servidores próprios, utilização do sistema em servidores terceirizados (geralmente, oferecidos pelo provedor da solução), solução baseada em computação nas nuvens (cloud computing), pagamento por usuário (ou por computador de acesso), uma mistura de uma ou mais dessas modalidades, enfim.
As soluções baseadas em cloud computing costumam ter custo menor, pois a empresa não precisa se preocupar com servidores, manutenção, atualização, entre outros. Além disso, oferece acesso mais fácil para usuários que estão fora das dependências da empresa - um vendedor que está em outra cidade visitando um cliente, por exemplo. Por outro lado, podem resultar em gastos maiores ao longo prazo porque, em geral, seu tipo de licenciamento exige pagamento periódico, como se fosse uma assinatura, grosseiramente comparando.
- Financeiro;2 02 8
- Contabilidade;2 02 8
- Recursos humanos;2 02 8
- Ativo fixo;2 02 8
- Processos;2 02 8
- Projetos;2 02 8
- Jurídico.
A partir daí, podemos encontrar módulos mais específicos, adotados em menor escala e apenas se estiverem em conformidade com as atividades da empresa, por exemplo:
- Estoque;2 02 8
- Distribuição de produtos;2 02 8
- (^) Frota;2 02 8
- Comércio exterior;2 02 8
- Gestão de conhecimento;2 02 8
- Controle de materiais;2 02 8
- Automação comercial;2 02 8
- Análise de riscos.
Perceba que nem toda empresa precisa gerenciar frota ou lidar com automação comercial, por exemplo. A vantagem do esquema de módulos está justamente aí. A companhia implementa somente aqueles que lhe são úteis e pode adicionar mais com o tempo, motivada pela expansão dos negócios, pela atuação em um novo segmento do mercado, entre outros.
Escolhendo uma solução de ERP
Você já deve ter percebido que um sistema de ERP é um investimento sério e que precisa ser feito com cuidado. Mas, como escolher uma solução com tantas opções no mercado? Só no Brasil, há várias empresas especializadas em ERP com grande aceitação, como SAP, TOTVS, Datasul, Microsiga e Senior.
Como saber qual é a melhor escolha? Será que considerar somente preço é suficiente? Não há fórmula certa que sirva para todas as empresas, mas há várias dicas que podem ajudar na escolha mais adequada.
A primeira é entender exatamente quais as necessidades da companhia em relação ao ERP para então definir o que é prioridade. Tal análise indica um caminho a seguir. Para isso, pode ser necessário realizar reuniões com gerentes dos setores, com funcionários que exercem funções mais críticas, enfim.
Depois disso, fica mais fácil analisar as soluções oferecidas por fornecedores de ERP. Neste ponto, é necessário avaliar as propostas feitas por cada empresa para, em primeiro lugar, identificar aquelas que melhor podem atender às necessidades identificadas. Neste ponto, também é importante verificar quais desses provedores têm experiência no fornecimento de software para o ramo de atuação da companhia.
Uma vez que o sistema de ERP precisa ser customizado para cada empresa, é importante saber também quais as tecnologias que o fornecedor disponibiliza para suas soluções. Com isso, é possível ter uma noção melhor dos custos com servidores, atualização, treinamento, entre outros. Além disso, nesse aspecto também é possível analisar a capacidade de integração e comunicação do sistema, a possibilidade de implementação de módulos no futuro, os recursos de segurança, compatibilidade com plataformas distintas (dispositivos móveis, por exemplo) e assim por diante.
Também é muito importante verificar quais as condições do suporte e manutenção oferecidas pelos provedores. O software certamente vai precisar de atualizações ao longo do
Você já sabe que sistemas de ERP podem representar um diferencial significativo no cotidiano das empresas. No entanto, é importante ter em mente que esse tipo de software não resolverá todos os problemas da companhia e, muitas vezes, pode não oferecer os resultados esperados para determinadas atividades. Além disso, podem trazer benefícios por um lado, mas situações indesejáveis por outro. Por isso, é importante conhecer as vantagens e desvantagens dos sistemas de ERP não só para escolher a solução mais adequada, mas também para conhecer os riscos atrelados à sua implementação.
Note que essa é uma análise que depende dos objetivos da companhia, portanto, muda de empresa para empresa, mas via de regra podemos apontar como vantagens que os sistemas de ERP podem:
- Ajudar na comunicação interna;2 02 8
- (^) Agilizar a execução de processos internos;2 02 8
- Diminuir a quantidade de processos internos;2 02 8
- Evitar erros humanos - em cálculos de tributos e pagamentos, por exemplo;2 02 8
- Ajudar na tomada de decisões;2 02 8
- Auxiliar na elaboração de estratégias operacionais;2 02 8
- Agilizar a obtenção de dados referentes a determinados cenários;2 02 8
- Diminuir o tempo de entrega do produto ou serviço ao cliente;2 02 8
- Ajudar a lidar com grandes volumes de informação;2 02 8
- Evitar trabalho duplicado;2 02 8
- Fazer com que a empresa se adapte melhor a mudanças no mercado e na legislação.
Como possíveis desvantagens, podemos citar:
- Alto custo com customização e implementação;2 02 8
- Implementação demorada - uma solução de ERP não fica pronta da noite para o dia, como você já sabe;2 02 8
- Risco de prejuízo financeiro ou de desempenho com erros inesperados do sistema;2 02 8
- Possíveis problemas com suporte e manutenção caso o fornecedor do software seja vendido ou encerre suas atividades;2 02 8
- Dependência, que pode dificultar as atividades da empresa quando o sistema fica, por algum motivo, indisponível;2 02 8
- Adaptação e treinamento por parte de funcionários podem demorar mais tempo que o esperado;2 02 8
- Resistência ao novo, em caso de implementações ou atualizações;2 02 8
- O sistema pode exigir mudanças em determinados aspectos da cultura interna da empresa;2 02 8
- Pode-se perceber tardiamente que aquela solução não oferece a relação custo-benefício esperada;2 02 8
- Ao longo do tempo, atualizações e acréscimos de módulos podem tornar o sistema excessivamente complexo.
É claro que é possível aplicar esforços para garantir que as vantagens tomem forma e que as desvantagens sejam amenizadas. Para isso, é necessário dedicação da equipe de TI, comprometimento por parte de toda a estrutura gerencial, acompanhamento constante das etapas de desenvolvimento e implementação, as já citadas escolhas de uma solução e de um fornecedor adequados às necessidades da companhia, análise de possíveis fatores internos e externos que podem influenciar no projeto, elaboração de uma boa política de segurança e assim se segue. Em relação à análise para identificar possíveis problemas, podemos tomar como exemplo o aspecto do treinamento: muitas vezes, é necessário treinar funcionários não apenas para que eles saibam manusear o programa, mas também para que consigam identificar o propósito daquilo.
Quando o assunto é ERP, não raramente há a associação desse tema com outros tipos de software para o segmento corporativo, entre eles, CRM (Customer Relationship
O significado da sigla é uma abreviação de Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung, no idioma alemão, que quer dizer, em português Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados.
SAP é um sistema integrado de gestão empresarial (ERP) transacional, produto principal da SAP AG, uma empresa alemã, líder no segmento de software corporativos, tendo milhares de clientes, segundo a própria SAP, em todo mundo, dentre a grande maioria empresas de grande porte.
O sistema procura contemplar a empresa como um todo, dividido em módulos, onde cada módulo corresponde a uma área especifica, como por exemplo, o módulo SD (Sales and Distribution) que contempla a área de Vendas e Distribuição, fazendo a integração das informações para determinado processo.
Cada módulo é responsável por mais mil processos de negócios, baseado em práticas do dia a dia de cada empresa, o sistema é configurado para atender a necessidade de cada determinado processo, onde mais de 8 mil tabelas administram em tempo real as informações que trafegam pela empresa.
CRM
Para entender o conceito CRM (Customer Relationship Management), que abre um segmento de mercado para o qual estão convergindo desde desenvolvedores de software até tradicionais gigantes da indústria de hardware, pode-se começar por lembrar do dono do armazém. Aquele que marcava as compras em uma caderneta e era dado a atenções como ligar para o freguês avisando que mandaria entregar a encomenda, quando recebesse a mercadoria. Na forma de um despretensioso cadastro de endereços ou de um simplório controle de estoque, essa base de dados significava, para o pequeno empresário, a possibilidade de detectar as necessidades de sua clientela e atendê-la como mandava o figurino. Trinta anos depois, substituídas as anotações à lápis por databases, dataminds ou datawarehouse, a preocupação em conhecer os clientes, identificar seus hábitos e administrar suas preferências, de modo a gerar novos negócios, está no topo da lista de prioridades das grandes corporações.
O que é CRM?
"CRM é um sistema que ajuda a empresa a reunir todo o conhecimento coletivo sobre clientes que possui dentro de si, colocando-o num lugar onde possa ser aproveitado por todos os funcionários por meio do uso de um conjunto variado de ferramentas. Com ele, a empresa consegue entender melhor os clientes, oferecer-lhes mais apoio, servi-los melhor e, em última análise, ganhar novos clientes." Juan Carlos Gaset da Pivotal.
"CRM é alinhar estratégia de negócios, cultura organizacional, informação sobre o cliente e tecnologia. A organização precisa construir uma infra-estrutura que permita compartilhar estratégias entre as áreas de marketing, vendas e serviços. Outro conceito importante é o closed loop marketing : além de partilhar, é importante realimentar toda a organização à medida que o contato com o cliente acontece. Nessa perspectiva, o data warehouse permite determinar perfis mais lucrativos, alimentando o atendente/vendedor com informações para que ele possa oferecer opções de serviços compatíveis com a categoria dos clientes." Lisa Loftis, Consultora. Tipos de CRM
- Integra o cliente à empresa como um participante do processo de desenvolvimento e adaptação de serviços e produtos, facilitando o processo de inovação no desenvolvimento de novos produto;
- Permite à empresa conquistar o mercado com menos custo, pois possibilita customização, isto é, responder de forma individualizada às necessidades dos clientes e consumidores;
- Mantém um canal permanente de comunicação para criar e sustentar um relacionamento efetivo com seus clientes, fornecedores e o público interno;
- Transforma produto em serviço e serviço em produto, criando um valor superior para o cliente, conquistando e mantendo uma posição competitiva francamente favorável.
Os Desafios do CRM
O fator humano tem papel fundamental no sucesso do CRM na empresa. Assim, a empresa deve ajudar seus funcionários a enxergar o valor das mudanças nas novas soluções de CRM. A cúpula da organização precisa reapresentar as informações de tal forma que envolva as pessoas, que façam com que elas desejem utilizar o novo sistema. As pessoas da área de tecnologia da empresa precisam estar mais voltadas para os negócios. Quanto mais compreenderem o negócio, mais podem ajudar a empresa. A empresa, no decurso de sua transformação para atuar com o CRM, enfrentará três obstáculos:
- Resistência organizada;
- Aprendizagem lenta;
- Esquecimento rápido.
Esses obstáculos serão superados mais rapidamente se a empresa possuir um conjunto de idéias norteadoras, articuladas por empregados no perfil certo para a função, com infra- estrutura de TI apoiada na estratégia de CRM, desenvolvida e implantada. Outro grande desafio que as empresas terão que superar é pelo fato de seus sistemas não estarem relacionados com seus clientes e sim com os produtos. Isso significa que os dados dos clientes estão dispersos por meio de sistemas de produtos sem capacidade de interface para juntar todos os dados.
Raramente se pode sucatear uma infraestrutura de informática e adotar uma completamente nova. Portanto, as empresas precisam encontrar meios de adaptar suas estruturas atuais, integrando novas tecnologias customer related (relacionadas com o cliente).
EIS
