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O IMPACTO DA NORMA ISO 9001 NA ÁREA DE TREINAMENTO
Marcos Antonio Lima de Oliveira, MSc Quality Engineer – ASQ/USA Diretor da ISOQUALITAS
A Norma ISO 9001 é um exemplo de norma bem sucedida. Estima-se que mais de 1.000.000 empresas em todo o mundo já a adotaram.
Uma das áreas das empresas em que o impacto da implantação das normas foi maior foi a área de treinamento. Vamos comentar separadamente o impacto nas grandes empresas e nas pequenas e médias.
A maioria das grandes empresas já tinha planos anuais de treinamento antes da implantação da norma ISO 9001. A introdução da ISO 9001 veio sistematizar e eliminar algumas deficiências que o sistema apresentava.
O maior impacto ocorreu com a adoção obrigatória do Levantamento de Necessidades de Treinamento ( L.N.T.). Anteriormente esta metodologia não era executada ou era de forma inadequada. O que se via com muita freqüência nas empresas era a seleção de treinamento pelo método do cardápio. A área de treinamento circulava pelos diversos órgãos das empresas os programas de treinamento das entidades. Os empregados selecionavam os cursos que julgavam mais adequados e preenchiam um formulário. Com este método o treinamento era escolhido de acordo com a conveniência e interesse do empregado. Isso era uma grande fonte de desperdício, pois muitos dos treinamentos feitos não tinham uma aplicação prática depois. Quem trabalhou em grande empresa pode revisar a lista dos cursos feitos e verificar quantos tiveram utilidade depois.
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A metodologia do L.N.T. obriga que a chefia do empregado faça uma avaliação do seu desempenho, identificando falhas que precisam ser corrigidas em função do impacto que elas têm na qualidade do produto ou serviço prestado pela empresa. Algumas grandes empresas têm uma metodologia de avaliação formal de desempenho, o que vem facilitar bastante a elaboração do L.N.T. Nas empresas que não usam essa metodologia, a elaboração do L.N.T. é uma oportunidade da chefia fazer uma avaliação do desempenho dos seus empregados. Normalmente as empresas fazem o L.N.T uma vez por ano, para gerar o Plano Anual de Treinamento ( P.A.T. ).
A exigência da ISO 9001 fez com que a elaboração do L.N.T. entrasse no cronograma de planejamento da empresa. Antes, o L.N.T. era feito quando a área de recursos humanos tinha disponibilidade. Com isso, era muito comum a empresa reservar um prazo muito curto para a sua elaboração, o que comprometia a qualidade do levantamento. Isso provocava atraso na aprovação e no início da implantação do Plano de Treinamento, o que muitas vezes ocorria já próximo do final do primeiro semestre. O recomendado é que esta atividade seja realizada nos dois últimos meses do ano, de forma que o plano de treinamento já esteja aprovado no início do ano.
Apesar de não ser exigência da norma, muitas empresas incluem a aprovação do Plano de Treinamento dentro das reuniões do Comitê da Qualidade, o que gera um maior compromisso da Diretoria da empresa em prover os recursos necessários e um compromisso das gerências em liberar os empregados para as atividades de treinamento. A falta dessa liberação era um dos problemas enfrentados pelas áreas de recursos humanos das empresas. Outra prática que vem sendo adotada é a análise dos indicadores de treinamento pelo Comitê da Qualidade. Recomenda-se que todas as empresas adotem o mesmo indicador: percentual de treinamento realizado em relação ao treinamento programado.
Na maioria das empresas era muito comum o plano de treinamento ter a sua verba cortada no meio do programa em função de qualquer dificuldade financeira que a empresa viesse a ter. Com a ISO 9001, os dirigentes passaram a pensar duas vezes antes de tomar esta decisão.
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empresa. A ISO 9001 exige que todos os empregados afetados por esses documentos sejam treinados. Isso é feito através de treinamento interno, onde o instrutor normalmente é o próprio supervisor. Recomenda-se uma lista de freqüência para comprovar a realização desses treinamentos. Após esses treinamentos, os supervisores ficam mais a vontade para ministrar outros treinamentos de caráter técnico, o que é bastante positivo para a organização. Como a norma ISO 9001 exige que haja um registro do treinamento, a atividade passou a ser formalizada
Recomendamos às empresas que já implantaram o sistema de qualidade de acordo com a ISO 9001 ou que estão em fase de implantação, que utilizem as recomendações para considerar o treinamento como item estratégico. Na prática isso significa que o Plano de Treinamento passe a ser aprovado pelo Comitê da Qualidade e que os indicadores de treinamento sejam analisados em todas as reuniões desse comitê. Recomendamos também que as empresas orientem seus supervisores para que o L.N.T. seja elaborado ao longo do ano todo. Ou seja, as observações quanto ao desempenho dos empregados devem ser anotadas à medida que elas ocorram, de forma que a elaboração do L.N.T será feita naturalmente.
A norma ISO 9001 exige que os empregados sejam conscientizados quanto à importância do cliente. Exige que também sejam conscientizados quanto à importância das suas atividades para o atingimento dos objetivos da qualidade.
Recomendamos que a empresa adote um programa de treinamento introdutório para os novos empregados. No início é recomendável que este treinamento seja aplicado a todos os empregados existentes. Temas sugeridos para serem abordados neste treinamento:
- Apresentação da organização
- Importância da política da qualidade
- O papel do empregado
- O impacto das atividades de cada um na qualidade do produto e/ou serviço ao cliente
- Benefícios da melhoria contínua das atividades
- Responsabilidades individuais
- Conscientização dos requisitos do Cliente
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