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1. INTRODUCCIÓN
l análisis es la etapa fundamental y más difícil en la confección de una buena base de datos.
Un buen análisis asegura disponer de una buena base de datos, pero desgraciadamente también ocurre al contrario y un pobre análisis es garantía de tener muchos problemas con la base de datos que finalmente se diseñe.
Sin embargo, una vez realizado el análisis, el resto es más sencillo, ya que simplemente tendremos que aplicar una serie de reglas que nos permita " trasladar " el modelo Entidad - Relación que hemos conseguido a una estructura de base de datos.
Es por ello que ahora empieza la etapa de diseño de la base de datos. En ella vamos a generar el conjunto de tablas y relaciones que después crearemos en Access.
2. LAS TABLAS
ccess es una base de datos relacional , lo que quiere decir que toda la información se representa únicamente con dos tipos de objetos: tablas y relaciones.
De forma adicional, sabemos que en Access podremos crear consultas , formularios , informes , etc., pero esos objetos no representan la información de la base de datos, sino que sirven para determinados objetivos: obtener resultados, introducir información, visualizar o imprimir información...
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Pues bien, una vez tenemos el (^) modelo Entidad - Relación , debemos convertir cada una de las entidades que allí aparecen en una tabla de la base de datos de Access. Así de directo: una tabla por cada entidad.
Además, sabemos que las tablas se constituyen como conjuntos de campos , que representan las categorías de la información que queremos almacenar.
Pues esos campos son los atributos que hemos establecido en el modelo Entidad - Relación , más alguno que podamos añadir durante esta fase de diseño.
Así pues, tendremos por ahora las siguientes tablas:
Proveedores Libros
Temas
Ventas
Y cada una de ellas tendrá los campos que hemos establecido en el modelo Entidad - Relación. El nombre no tiene por qué coincidir.
Proveedores : CódigoEditorial, NombreEditorial, PersonaContacto, Dirección, Ciudad, Provincia, NúmTeléfono y NúmFax.
Libros : CódigoLibro, Título, Precio y Existencias. Temas : CódigoTema y NombreTema.
Ventas : CódigoVenta, Fecha y Precio.
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Por lo tanto, añadiremos el campo (^) CódigoEditorial en la tabla Libros.
Así, en un registro de la tabla Libros , tendremos todos sus detalles, pero además, el código del proveedor que lo ha suministrado, que deberá existir en la tabla (^) Proveedores.
En el caso de la relación entre (^) Libros y (^) Ventas haremos lo mismo, añadiendo el campo (^) CódigoLibro en la tabla (^) Ventas.
En una relación muchos a muchos entre las entidades A y B tenemos que un elemento de A se puede relacionar con muchos (incluso con ninguno) elementos de B y viceversa.
En el caso de la relación entre Libros y Temas lo vemos claramente, ya que un libro puede tratar muchos temas y, desde luego, un mismo tema puede ser estudiado en varios libros.
Pues bien, este tipo de relación no se puede trasladar directamente a la base de datos relacional, sino que hay que seguir estos pasos:
1. Crear una tabla adicional que represente la relación. Entre los campos de la nueva tabla estarán los campos clave de cada una de las tablas relacionadas.
Una relación muchos a muchos también se suele representar como N:M.
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2. Añadir cualquier otro campo adicional que aparezca como atributo de la relación en el modelo Entidad - Relación. 3. Establecer como clave de la nueva tabla el conjunto de campos clave de las tablas relacionadas más, si es necesario, algún campo adicional. 4. Crear una relación 1 a muchos entre la nueva tabla (parte muchos ) y cada una de las tablas relacionadas (parte 1 ).
En nuestro ejemplo, crearemos una tabla llamada Libros/Temas , con los campos CódigoLibro y CódigoTema y cuya clave sea justamente el conjunto de estos dos campos.
Con esto habremos finalizado el diseño de la base de datos.
Observa el conjunto de tablas y relaciones que conformarán nuestra base de datos de (^) Access. Aquí el símbolo (infinito) representa la parte muchos de una relación.
Fíjate que la incorporación de las relaciones que identificamos durante el análisis ha hecho que aparezcan nuevos campos en las tablas de la base de datos e incluso que hayamos tenido que añadir una tabla nueva.
La cuestión es que a partir del modelo Entidad - Relación obtenido durante la etapa del análisis hemos conseguido el conjunto de tablas necesario sin más que aplicar unas cuantas reglas que no tienen ninguna dificultad con un poco de experiencia, aunque ahora te pueda parecer un poco difícil.
