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BASE DE DATOS
Tal vez uno de los mayores avances prácticos que logro la difusión de la informática esta dado en lo referido al manejo de datos. La búsqueda rápida y la centralización de la información permiten administrar numerosos datos de manera relativamente sencilla y veloz, ahorrando gran cantidad de recursos tanto materiales como humanos. Para comprender esta ventaja simplemente pensemos en un gran archivo que contiene diferentes carpetas con los datos de todos los proveedores de una empresa, cada vez que se necesite comprar un producto habrá que recordar quien lo provee, buscar su teléfono o dirección, solicitar una cotización, y realizar el pedido. Cuando llegue la mercancía será preciso sumar el valor de la compra al saldo de ese proveedor, por otro lado también habrá que llevar la cuenta de todos los conceptos diarios o por semana, por tanto el valor deberá ser ingresado en diferentes lugares con el fin de mantener un un control total y eficiente. En un sentido estricto toda la información de la carpetas del ejemplo anterior constituye una base de datos ya que cumplen una función organizativa. Sin embargo como podemos imaginar el manejo digital de la información en base de datos como las que se realizan en Access simplifican y aceleran notablemente esta tarea. Siguiendo con el ejemplo anterior con una base de datos digital en el momento, en que surge la necesidad de adquirir un producto solo será necesario ingresar el código o su descripción para obtener un listado de los proveedores. Además, en cualquier momento podemos visualizar datos específicos de diversas maneras relacionadas ente si según una determinada variable.
MANEJO DE DATOS EN ACCESS
Por medio de una base de datos en Access, podremos mantener en un único activo toda la información correspondiente a un determinado tema, el activo que surge a partir de la creación de una base de datos contendrá no solo los datos de si mismo sino también una serie de elementos que tienen la misma importancia en el momento del análisis y las relaciones. La estructura de Access para el manejo de datos de todo tipo este compuesto por.
- El almacenamiento principal de los distintos datos se realiza en tablas de algunas maneras, las tablas constituyen el núcleo de una base de datos y se estructura como hojas de cálculo divididas entre hojas de columna, es habitual que una misma base de datos contenga varias tablas con distintos tipos de datos y que estas tablas se relacionen entre sí.
- Si loa datos se almacenan en tablas el ingreso de la información directamente en ellas puede resultar poco práctico, en este caso Access ofrece la oportunidad de crear formularios especiales que aparecen en la pantalla en los cuales resulta muy sencillo escribir la información, los datos introducidos en este formulario que almacenan automáticamente el lugar correspondiente de las distintas tablas.
- Para presentar e imprimir la información se utilizan los informes que son simplemente los datos organizados de acuerdo con ciertos criterios.
- También es posible visualizar los datos según diferentes variables utilizando consultas, que constituyen la manera mas rápida de buscar realmente necesario. Para que todos estos elementos funcionen de manera correcta es preciso asignar diferentes relaciones entre ellas y esta es justamente una de las posibilidades mas importantes que ofrece Access. Access es un programa que se utiliza para la creación y administración de base de datos por lo general una base de datos esta conformada por una gran cantidad de información ingresada en las tablas. La función principal de este programa consiste justamente en organizar esas tablas comunicándolas entre si generando consultas, formularios y reportes para analizar los datos de manera precisa.
1. A diferencia de otra aplicación el nombre y la ubicación del archivo será la primera información que se solicite, eso indica que debemos guardar la base de datos en un dispositivo de almacenamiento al crearla. 2. Los datos ingresados en las celdas de las distintas tablas se guardan automáticamente una vez borradas no habrá forma de recuperarlo 3. Access presenta algunas restricciones en cuanto compatibilidad de las distintas versiones del programa; las bases de datos creadas en versiones nuevas no pueden utilizarse en versiones anteriores, aunque si es posible un proceso anterior 4. Iremos registrando el desarrollo de nuestro trabajo en un documento independiente; este proceso se denomina documentación y puede ser de gran utilidad si decidimos posteriormente efectuar cambios en la escritura de la base de datos Una de las particularidades de Access es que se guarda en un solo archivo la base de datos, además de toda la información que se utiliza para administrarla, de ese conjunto de elementos los más importantes son las tablas pues es en donde se alojaran todos los datos ingresados; a diferencias de otros programas Access maneja toda su información en tablas y debemos establecer cuantas columnas necesitamos y que tipo de datos incluiremos en ella. Las columnas se llaman campos y los datos que contienen son los registros, de esta manera una tabla que incluya nombres y apellidos separados tendrán dos campos. Dado que las tablas son donde se alojaran los datos lo primero que debemos pensar al momento de diseñarlas que información vamos a ingresar en ellas y luego establecemos un campo para cada tipo de información.
PANTALLA PRINCIPAL DE ACCESS
Para iniciar Access aparece una pantalla inicial, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será mas fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación en general todas las de este curso puede no coincidir con las que se ven en cada PC, ya que cada usuario puede decidir que elementos quiere que se vean en cada momento. PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS PLANTILLAS DESTACADAS EN LINEAS BASE DE DATOS PARA INICIAR BARRA DE TITULO
AL DAR CLIC EN “VISTA DISEÑO” NOS MUESTRA LA CAJA DE DIALOGO EN DONDE GRABAREMOS LA TABLA, ESPECIFICANDO SU NOMBRE Y DANDO CLIC EN ACEPTAR. CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS Para poder crear una nueva base de datos tenemos que dar clic sobre la opción del nuevo del botón de office, aparecerá la ventana de introducción de Access y seleccionaremos la opción base de datos en blanco. A continuación, aparecerá la siguiente pantalla: Aquí debemos indicar el nombre del archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardaremos el archivo podemos dar clic en botón buscar ubicación. Posteriormente se abrirá el siguiente cuadro de dialogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará. Una vez especificando la unidad y el nombre de nuestra base de datos daremos un clic en el botón crear, apareciendo la siguiente ventana: DAR CLIC EN VISTA DISEÑO
AL DAR CLIC EN “VISTA DE DISEÑO” NOS MUETRA LA CAJA DE
DIALPGO DONDE GRABAREMOS LA TABLA, ESPECIFICANDO
SU NOMBRE Y DANDOLE CLIC EN ACEPTAR.
CREAR, ABRIR, Y CERRAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos daremos clic sobre la opción nuevo del botón de office, aparecerá la ventana de introducción de acceso y seleccionaremos la opción base de datos en blanco. A continuación, aparecerá la siguiente pantalla: Aquí deberemos indicar el nombre del archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardamos el archivo podemos dar clic en botón buscar ubicación Posteriormente se abrirá el siguiente cuadro de dialogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardara Una vez especificando la unidad y el nombre de nuestra base de datos daremos un clic en el botón crear, apareciendo la siguiente ventana:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla, como todavía no hemos asignado un nombre por defecto y le pone tabla uno. Posteriormente mostrara las herramientas donde definiremos las columnas que componen las tablas, se utiliza una línea por cada columna así en la primera línea definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la primera columna llamada nombre de campo especificaremos todos los campos que llevara la tabla, al pasar al tipo de datos escogeremos.
- Texto. permite almacenar cualquier tipo de texto tantos caracteres dígitos como caracteres especiales tiene una longitud por defecto de 50 caracteres siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier numero que no se utilice en cálculos como numero de teléfonos o códigos postales.
- Memo. Se utiliza para textos de mas de 255 caracteres como comentarios y explicaciones tiene una longitud máxima de 65536 caracteres.
- Numero. Ese se utiliza para datos numéricos los cuales son requeridos para cálculos matemáticos
- Fecha/hora. Es especialmente para poder introducir fechas y horas
- Moneda. Es para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos
- Si/no. Es para valores entre si y no, verdadero/falso y activado o desactivado
FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas con otra presentación, generalmente permite editar los registros de una tabla o consulta. En dicho tema crearemos un formulario manejando la edición de registros y cambiando su diseño. PASOS PARA LA CREACION DE UN FORMULARIO:
- Una vez abierta una tabla daremos un clic en la ficha crear y en el bloqueo formulario seleccionaremos el icono mas formularios dando un clic en el comando asistente para formularios.
- Seleccionaremos la opción asistente para formularios mostrándonos su siguiente pantalla
DAR UN CLIC EN EL
COMANDO ASISTENTE
PARA FORMULARIOS
SELECCIONAR LA
TABLA O CONSULTA
A PATIR DE LA CUAL
CREAREMOS
CAMPO QUE PODEMOS
AGREGAR AL
FORMULARIO
BOTONES PARA
INCORPOPRAR LOS
CAMPOS
BOTONES PARA QUITAR
LOS CAMPOS
DAR CLIC EN EL
BOTON
SIGUIENTE
- Aquí podemos elegir como se distribuyen los datos dentro del formulari, un formato muy usado es el tabular ya que presenta los registros uno debajo de el otro como una tabla o lista tabulada luego de elegirlo daremos un clic en el botón siguiente, la ventana de trabajo es: MODIFICAR UN FORMULARIO Una vez creado un formulario, podremos modificar su apariencia esta opción nos permitirá obtener objetos personalizados; recordando que los formularios junto con los informes son elementos que facilitaran el manejo de la base de datos. Una buena idea es aplicar a estos elementos los colores de la empresa. El logotipo que la caracteriza o simplemente la combinación de textura que mas nos agrade. Los cambios en el formato del formulario se llevan a cabo desde la vista diseño por lo tanto seleccionaremos el formulario y pulsaremos el botón lista diseño. Cabe hacer mención que encontraremos diferentes herramientas para poder dar una buena presentación a nuestro formulario. SELECCIÓNAR LA FORMA DE DISTRIBUCION EN EL ULTIMO PASO ESCRIBIREMOS EL NOMBRE QUE TENDRA EL FORMULARIO TAMBIEN SELECCIONAREMOS COMO DESEAMOS VER EL FORMULARIO AL FINALIZAR EL ASISTENTE: PARA INGRESAR DATOS O PARA MODIFICARLOS A TRAVES DAR UN CLIC AL FINALIZAR
CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN SENCILLA
Cuando quiera seleccionar datos específicos de uno o varios orígenes, use una consulta de selección. Una consulta de selección le ayuda a recuperar únicamente los datos que le interesen y a combinar datos de varios orígenes. Puede usar tablas y otras consultas de selección como orígenes de datos para una consulta de selección. En este tema se facilita una descripción general de las consultas de selección y se indican los pasos para crear una en vista Diseño o mediante al Asistente para consultas. INFORMACIÓN GENERAL Normalmente, cuando se utilizan datos, no se trabaja con todo el contenido de una tabla. Por ejemplo, si se usan datos de una tabla denominada Contactos, lo más habitual es limitarse a un registro específico o al número de teléfono. A veces, es posible que se quieran combinar datos de más de una tabla, como la información del cliente con los detalles del pedido. Seleccione los datos que desea usar mediante una consulta de selección. Una consulta de selección es un objeto de base de datos que muestra información en Vista de hoja de datos. Una consulta no almacena datos, sino que muestra aquellos almacenados en tablas. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas, de otras consultas o de una combinación de ambas. VENTAJAS DE USAR UNA CONSULTA Una consulta le permite: Ver los datos únicamente de los campos que le interesen. Al abrir una tabla, verá todos los campos. Una consulta es una buena manera de guardar una selección de campos. Nota: Una consulta solo muestra datos, no los almacena. Al guardar una consulta, no se guarda una copia de los datos. Combinar datos de varios orígenes. Normalmente, una tabla solo muestra los datos almacenados. Una consulta le permite seleccionar campos de diferentes orígenes y especificar cómo se debe combinar la información. Usar expresiones como campos. Por ejemplo, puede usar la función Fecha como campo, o utilizar la función Formato en un campo para controlar el formato de los datos en los resultados de la consulta. Ver los registros que cumplan criterios específicos. Al abrir una tabla, verá todos los registros. Una consulta es una buena manera de guardar una selección de registros. PASOS BÁSICOS PARA CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN Puede crear una consulta de selección en la vista Diseño o mediante el Asistente para consultas. Algunos elementos de diseño no están disponibles cuando se utiliza el asistente, pero puede agregarlos más adelante en la vista Diseño. Aunque los dos métodos son ligeramente diferentes entre sí, los pasos básicos son los mismos:
- Elija las tablas o consultas que desea usar como orígenes de datos.
- Especifique los campos de los orígenes de datos que desea incluir.
- Especifique criterios para limitar los registros que devuelve la consulta (opcional). Después de crear una consulta de selección, la ejecuta para ver los resultados. Para ejecutar una consulta de selección, ábrala en la vista Hoja de datos. Si guarda la consulta, puede volver a usarla siempre que lo necesite, por ejemplo, como origen de datos para un formulario, informe u otra consulta. USAR EL ASISTENTE PARA CONSULTAS PARA CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN Puede usar el Asistente para consultas para crear automáticamente una consulta de selección. Al usar el asistente, tiene menos control sobre los detalles del diseño de la consulta, pero normalmente la consulta se crea más rápido que si no usa el asistente. Además, el asistente puede detectar algunos errores de diseño sencillos y solicitar que realice una acción diferente. ANTES DE COMENZAR Si utiliza campos de orígenes de datos que no están relacionados entre sí, el Asistente para consultas le preguntará si desea crear relaciones. El asistente abrirá la Ventana Relaciones, pero tendrá que reiniciar el asistente si edita alguna relación. Por lo tanto, antes de ejecutar el asistente, considere crear las relaciones necesarias para su consulta. USAR EL ASISTENTE PARA CONSULTAS
- En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas.
- En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas y en Aceptar.
- A continuación, agregue campos. Puede agregar hasta 255 campos de 32 tablas o consultas. Para cada campo, realice estos dos pasos: a) En Tablas/Consultas, haga clic en la tabla o consulta que contiene el campo.
- En la última página del asistente, agregue un título a la consulta, especifique si desea abrirla o modificarla y, a continuación, haga clic en Finalizar. Si elige abrir la consulta, esta muestra los datos seleccionados en la vista Hoja de datos. Si elige modificar la consulta, esta se abre en la vista Diseño. USAR EL ASISTENTE PARA INFORMES Esta es una herramienta que te guiará en el proceso de creación de informes complejos. Una vez creado, ya sea a través del Asistente de informes o el comando Informe, puedes darle formato para hacer que se vea exactamente como tú quieres. Paso 1: Selecciona la pestaña Crear y busca el grupo Informes. Paso 2: Haz clic en el comando Asistente para informes. Se abrirá un cuadro de diálogo en el cual tendrás varias opciones: SELECCIONAR CAMPOS A INCLUIR Paso 1 : Haz clic en la flecha desplegable ubicada en el campo Tablas / Consultas y allí selecciona el archivo que vas a incluir en el informe. Paso 2: Selecciona un campo de la lista de la ubicada en el panel izquierdo y haz clic en la flecha hacia la derecha, para añadirlo al informe.
Paso 3: Puedes agregar campos de más de una tabla o consulta, repitiendo los pasos anteriores. Una vez que hayas añadido los campos que desees, haz clic en Siguiente.
