¡Descarga Creación y diseño de tablas en Access: pasos básicos y más Apuntes en PDF de Informática Jurídica solo en Docsity!
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1. INTRODUCCIÓN
na vez hemos completado el diseño de la base de datos, disponemos de todo lo necesario para acudir a Access y empezar a crearla.
Por ejemplo, puedes empezar creando una nueva base de datos en blanco para empezar a trabajar en ella. Una vez hemos hecho esto, lo primero será crear en esta base de datos las tablas que hemos obtenido tras la fase de diseño: en nuestro ejemplo, serán Proveedores , Libros , Temas , Ventas y Libros/Temas.
Para ello debemos recordar que las tablas se componen de (^) campos , que representan las categorías de información que se almacenan en ellas. Por ejemplo, CódigoLibro , Título , Precio , etc.
Dicha información se guarda como filas o registros de la tabla. Así, en la tabla Libros tendremos un registro por cada uno de los libros que dispongamos en nuestra librería.
2. CREAR TABLAS
l crear una nueva base de datos en blanco, Access crea automáticamente una nueva tabla, de forma que puedes empezar a crear campos y a introducir datos inmediatamente.
Puedes utilizar esta tabla para modificarla y adaptarla a las especificaciones del diseño de tu base de datos.
De todas formas, en cualquier momento puedes crear nuevas tablas en la base de datos. Para esto, debes situarte en la pestaña Crear de la Cinta de opciones.
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Los botones de esta pestaña permiten crear los objetos de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes, etc.), dándote diferentes posibilidades en cada caso.
Recuerda que puedes abrir una tabla existente desde el Panel de navegación , haciendo doble clic en ella o seleccionando la opción Vista Diseño en su menú contextual, con lo que se abrirá en su Vista Hoja de datos o en su Vista Diseño , respectivamente.
Para cambiar la vista de una tabla (o de cualquier otro objeto) puedes utilizar los botones de vista , que se encuentran en la esquina inferior derecha de la ventana. En el caso de las tablas, puedes acceder a su (^) Vista Diseño o a su (^) Vista Hoja de datos.
Desde la Vista Hoja de datos de una tabla, para ver el diseño de la tabla también puedes pulsar el botón Ver , que está en la parte izquierda de la pestaña contextual Campos o en la pestaña Inicio , en la Cinta de opciones.
De manera similar, si estás en la (^) Vista Diseño de una tabla, puedes acceder a su (^) Vista Hoja de datos desde este mismo botón (^) Ver.
Si habías creado la tabla en su Vista Hoja de Datos , al acceder a su diseño deberás asignar un nombre a dicha tabla.
Si pulsas en la flecha inferior del
botón ,
se mostrará un menú, desde el que podrás selec- cionar la vista del objeto a la que quieres acceder. Esto es equivalente a pulsar el botón corres- pondiente en los botones de vista de la es- quina inferior derecha de la ventana.
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Aquí puedes ver las características de los distintos tipos de datos que tienes disponibles para los campos de una tabla de Access:
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Si creas una nueva tabla en su (^) Vista Hoja de datos (o en la tabla que crea Access automáticamente al crear una nueva base de datos en blanco) puedes ver que, por defecto, Access crea un campo en la tabla, de tipo Autonumeración. Esto hace que en este campo vayan apareciendo números automáticamente, conforme creas registros en la tabla.
Access considera que esto es un buen candidato a clave principal de la tabla, por lo que también establece esta característica en este campo. De todas formas, puedes modificar este aspecto, si así lo deseas.
Una vez definidos todos los campos de la tabla, debemos indicar cuál de ellos se tomará como clave principal de la misma. La clave principal de una tabla se utiliza para identificar de forma única a cada uno de sus registros.
Para establecerla, simplemente sitúate en el campo adecuado e
indícalo, pulsando el botón de la pestaña contextual de la tabla
Diseño , en la Cinta de opciones.
Si te pones en un campo clave , podrás ver que el botón se
muestra activado; si lo pulsas, harás que dicho campo deje de ser clave.
Access indica el campo (o campos) utilizado como clave principal poniendo un símbolo de llave en su marcador.
Si la clave principal de una tabla está compuesta por más de un campo, tendrás que seleccio- narlos todos. Para ello, man- tén pulsada la tecla mientras haces clic en el mar- cador de cada uno de esos campos, que es el cuadrado que aparece a la izquierda de la columna Nombre del campo.
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Si quieres cambiar el nombre de una tabla o de cualquier otro objeto de Access, puedes utilizar la opción Cambiar nombre en su menú contextual, desde el Panel de navegación.
Ten en cuenta que, tras crear la tabla o cuando lo necesites, siempre puedes modificar la tabla para adaptarla exactamente a tus especificaciones.
Aparte de modificar los nombres y características de los campos de la tabla, también puedes añadir nuevos campos o eliminar algún campo existente. Para esto puedes utilizar los botones y de la pestaña Diseño.
En una tabla, puede ocurrir que la clave principal de la tabla no esté formada por un solo campo, sino que sea la formada por el conjunto de dos o más campos. En ese caso debes seleccionar los campos adecuados (manteniendo pulsada la tecla mientras haces clic en el
marcador de cada uno de esos campos) y pulsar el botón.
Podrás comprobar que los campos seleccionados formarán la clave principal, colocando el símbolo de llave en sus marcadores.
Por ejemplo, este sería el caso de la tabla Libros/Temas , que proviene de la relación muchos a muchos entre las tablas (^) Libros y Temas. Los campos que aquí aparecen se corresponden con las claves de esas dos tablas. En este caso, la clave principal de la tabla está formada por estos dos campos.
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De esta forma podríamos ir creando las distintas tablas que necesitáramos en nuestra base de datos, modificando y personalizando las tablas de la manera que queramos, indicando los nombres, tipos de datos y propiedades adecuadas para los distintos campos.
¿Has visto cómo, una vez tenemos el (^) diseño de la base de datos, resulta relativamente sencillo el crear las distintas tablas? A continuación podrías establecer las propiedades adecuadas en cada campo de la tabla y crear las relaciones entre las tablas.
