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ÍNDICE
- ÍNDICE
- INTRODUCCIÓN
- CAPÍTULO I: GESTIÓN DE INTEGRACIÓN
- I.1. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO.............................................................................
- I.2. OBJETIVOS DEL NEGOCIO.......................................................................................
- I.3. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
- I.4. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO.........................................................
- I.5. ALCANCE DEL PRODUCTO
- I.6. ASUNCIONES ...........................................................................................................
- I.7. RESTRICCIONES ......................................................................................................
- I.8. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO ......................................................................
- I.9. HITOS Y ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS.................................
- I.10. PRESUPUESTO ........................................................................................................
- I.11. RECURSOS ...............................................................................................................
- I.12. RIESGOS ...................................................................................................................
- I.13. CONTROL DE CAMBIOS ..........................................................................................
- CAPÍTULO II: GESTIÓN DEL ALCANCE ..................................................................................
- II.1. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO........................................................
- II.2. ENTREGABLES DEL PROYECTO ............................................................................
- II.2.1. Descripción Detallada de Entregables ................................................................
- II.2.1.1. Diagnóstico de la Situación Actual ..............................................................
- II.2.1.2. Mejoras de Procesos ..................................................................................
- II.2.1.3. Planificación para la Gestión e Implementación del Proyecto .....................
- II.2.1.4. Análisis Tecnológico ...................................................................................
- II.3. FUERA DE ALCANCE ...............................................................................................
- II.4. OBJETIVOS DEL PROYECTO ..................................................................................
- II.4.1. Objetivo general .................................................................................................
- II.4.2. Objetivos específicos ..........................................................................................
- II.5. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO .........................................................
- II.5.1. Esquema EDT ....................................................................................................
- II.5.2. Diccionario EDT ..................................................................................................
- CAPÍTULO III: GESTIÓN DEL TIEMPO ....................................................................................
- III.1. DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES E HITOS .............................................................
- III.1.1. Lista de tareas y actividades...............................................................................
- III.1.2. Lista de Hitos ......................................................................................................
- III.2. DEFINICIÓN DE SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES .........................................
- III.3. DESARROLLO DEL CRONOGRAMA ....................................................................
- CAPÍTULO IV: GESTIÓN DE COSTOS.....................................................................................
- IV.1. ASUNCIONES ........................................................................................................
- IV.2. COSTOS PLANIFICACIÓN ....................................................................................
- IV.3. COSTOS IMPLEMENTACIÓN ............................................................................... - IV.3.1. Costos Centro de Control ............................................................................... - IV.3.2. Costos Equipos y Servicios Flota ....................................................................
- IV.4. RETORNO DE INVERSION ................................................................................... - IV.4.1. Resumen de Costos ....................................................................................... - IV.4.2. Egresos Actuales ............................................................................................ - IV.4.3. ROI del Proyecto ............................................................................................
- IV.5. CONTROL DE PRESUPUESTO ............................................................................
- CAPÍTULO V: GESTIÓN DE CALIDAD .....................................................................................
- V.1. PROPÓSITO QA ........................................................................................................
- V.2. ORGANIZACIÓN QA .................................................................................................
- V.3. RESPONSABILIDADES QA .......................................................................................
- V.4. ROLES QA .................................................................................................................
- V.5. ACTIVIDADES QA ..................................................................................................... - V.5.1. Revisión de Entregables ................................................................................. - V.5.2. Revisión al ajuste del Proyecto ....................................................................... - V.5.3. Revisión Técnica ............................................................................................ - V.5.4. Documentación crítica para QA ...................................................................... - V.5.5. Otras actividades definidas para QA ...............................................................
- V.6. ESTÁNDARES, PRÁCTICAS, CONVENCIONES Y MÉTRICAS................................ - V.6.1. Estándar de Documentación ........................................................................... - V.6.2. Estándar de Gestión, Verificación y Prácticas .................................................
- CAPÍTULO VI: GESTIÓN DE RIESGOS ...................................................................................
- VI.1. DESCRIPCIÓN ......................................................................................................
- VI.2. PLANEACIÓN DE LOS RIESGOS .........................................................................
- VI.3. ROLES Y RESPONSABILIDADES .........................................................................
- VI.3.1. Originador del Riesgo .....................................................................................
- VI.3.2. Gerente del Proyecto ......................................................................................
- VI.3.3. Grupo de Revisión del Proyecto .....................................................................
- VI.3.4. Equipo del Proyecto ........................................................................................
- VI.4. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS....................................................................
- VI.5. PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS RIESGOS..................................................
- VI.6. PRIORIZACIÓN DE LOS RIESGOS.......................................................................
- VI.7. NIVEL DE LOS RIESGOS ......................................................................................
- VI.8. TÉCNICAS DE MANEJO RIESGOS ......................................................................
- VI.9. PLAN DE MANEJO RIESGOS ...............................................................................
- VI.9.1. Esquema Manejo de Riesgos .........................................................................
- VI.9.2. Plan de Acciones ............................................................................................
- CAPITULO VII: GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS....................................................
- VII.1. DESCRIPCIÓN BREVE DE ROLES .......................................................................
- VII.2. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE ROLES ..............................................................
- VII.3. APTITUDES NECESARIAS ...................................................................................
- VII.4. ASIGNACIÓN DE ROLES ......................................................................................
- CAPÍTULO VIII: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES .........................................................
- VIII.1. REQUISITOS DE COMUNICACIÓN ......................................................................
- VIII.2. MATRIZ DE COMUNICACIONES ..........................................................................
- VIII.3. CANALES DE COMUNICACIÓN............................................................................
- VIII.4. DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN ................................................................
- VIII.5. RENDIMIENTO ......................................................................................................
- CAPÍTULO IX: GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES ................................................................
- IX.1. DEFINICIÓN...........................................................................................................
- CONCLUSIONES ......................................................................................................................
- BIBLIOGRAFÍA..........................................................................................................................
- ANEXO I: Ingresos de Mercado y Costo HH ..............................................................................
- ANEXO II: Asignación de Recursos Planificación ......................................................................
- ANEXO III: Librería Cartográfica ................................................................................................
- ANEXO IV: Dispositivo GPS / GPRS .........................................................................................
- ANEXO V: Resumen Implementación........................................................................................
- ANEXO VI: Detalle Otra Solución ..............................................................................................
- INMARSAT ............................................................................................................................
- Dispositivo Skywave DMR-800D............................................................................................
- Costos Adicionales ................................................................................................................
- ANEXO VII: Estudio SERNAC. Sondeo Combustibles ...............................................................
- Plans ......................................................................................................................................... ANEXO VIII: Resumen Std. IEEE 1012-2004 Standard for Software Verification and Validation
INTRODUCCIÓN
La empresa Power Express lleva más de 20 años prestando servicios en el rubro del transporte de carga y, como en toda empresa, en ella surgen diariamente problemas que dificultan el funcionamiento regular e implican la utilización no deseada de los recursos de la empresa.
Para lograr una mejor gestión y utilización de los recursos, la empresa utilizó anteriormente dispositivos GPS para el 10% de su flota, pero la solución provista no logró justificar los costos versus los beneficios que les trajo esta tecnología.
Aún así, Power Express ha continuado con un buen desempeño y consideraban que un sistema de control de flota moderno era algo de lo que podían prescindir. Pero con el pasar de los años se han hecho más frecuentes algunos inconvenientes como las “malas prácticas” de los choferes de la empresa y los robos. Además, la empresa ha firmado contratos importantes en el último tiempo, que le han significado trabajar en un área más amplia del país.
Este nuevo contexto no es soportado por la forma de trabajo que tiene Power Express, la cual no involucra grandes implementos tecnológicos e informáticos para gestionar y controlar el funcionamiento de la empresa. También cabe mencionar que los sistemas de gestión de flota ya no son algo inusual, sino más bien algo primordial en empresas donde se trabaja con traslado de elementos de valor y en grandes cantidades.
Es por las razones mencionadas que la empresa se encuentra actualmente interesada en implementar un sistema de control de flota moderno y acorde a sus necesidades. Ya que la empresa no cuenta con personal capacitado para evaluar una solución tecnológica que cubra estas necesidades, nos ha encomendado a nosotros la tarea de planificar la implementación de un sistema de gestión de flotas que cubra sus necesidades y le agregue valor a la empresa.
Debido a que muchos de los despachos se efectúan hacia lugares distantes y que el control de la empresa es realizado de acuerdo a lo que el chofer informa, es difícil controlar el actuar de los mismos choferes, así como el de los cargadores. Esto permite que ocurran los problemas expuestos, lo que tiene efecto en los recursos de que dispone la empresa y en la eficiencia con que se realizan las labores.
Gerencia General
Operaciones
Coordinación Distribución
Finanzas y Contabilidad
Recursos Humanos
Figura I.1. "Organigrama Power Express"
I.2. OBJETIVOS DEL NEGOCIO
Desde el punto de vista Informático, la implementación de gestión de flota que se pretende realizar en Power Express, exigirá un replanteamiento de los elementos y procesos "críticos" necesarios para la consecución de los objetivos de la empresa.
La aplicación de tecnología para realizar la gestión de flota supone una serie de beneficios para Power Express, de entre los que cabe destacar los siguientes:
A. Incremento de la productividad, optimización de la jornada.
B. Reducción en costes de operación, ahorro en combustible, mantenimiento, etc.
C. Mejora del servicio al cliente, proporcionándole información en tiempo real, respondiendo más rápidamente a sus requerimientos, además de proporcionar la hora estimada de llegada y una prueba del servicio realizado.
D. Incremento de la seguridad de la mercancía, conociendo su localización en todo momento, controlando áreas restringidas.
E. Supervisión global de la actividad de la flota, lo que facilita identificar ineficiencias y optimizar el uso de los vehículos y del personal destinado a los mismos.
I.3. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Para la realización del proyecto, es necesario recopilar información acerca de todos los procesos actuales de gestión y control que se realizan al interior de la empresa. También se debe determinar qué tipo de información es registrada y qué información, potencialmente útil, no es registrada.
El proyecto “Sistema de Gestión GPS” implica, la implementación de dispositivos de localización con tecnología GPS en los vehículos de la empresa, lo que a su vez requiere la participación de una persona que se dedique al monitoreo y coordinación, junto con el equipamiento tecnológico necesario para monitorear, registrar y controlar las diferentes actividades que se desarrollan. Aún así, esto es solo una parte del proyecto a desarrollar.
Además de localizar los vehículos, el sistema será utilizado para definir las rutas óptimas (en relación a distancias, tiempo y costo) hacia destinos que se frecuentan. De forma que, a futuro, los despachos sean planificados de acuerdo a esas rutas. El sistema debe permitir el registro de la cantidad de combustible que utiliza un vehículo para realizar un despacho, así será posible determinar, de manera fehaciente, si un chofer ha extraído combustible del estanque o si ha utilizado el vehículo para fines ajenos a los determinados por la empresa. También serán monitoreados los eventos inesperados que ocurran como la apertura del estanque de combustible de un vehículo en un lugar que no corresponda. De esta manera se asegura una buena utilización de los recursos existentes para la empresa.
Por otro lado, se llevará el registro de las reparaciones y recambios que se le han hecho a los vehículos, así como las distancias recorridas. La finalidad de esto es que, más adelante, el sistema sea capaz de predecir y recomendar la mantención de un vehículo, de acuerdo a los registros que se tienen.
I.4. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
El alcance del Proyecto “Sistema Gestión GPS” puede ser definido por las actividades indicadas a continuación:
Conocer si los vehículos llegan a los clientes con puntualidad.
Determinar el uso real que se hace de los vehículos.
Figura I.2. "Esquema Tecnológico de la Solución"
I.6. ASUNCIONES
- La gerencia de Power Express colaborará en el desarrollo del proyecto durante todo el período establecido para su cumplimiento.
- El personal de Power Express estará disponible en las fechas y horarios establecidos para la realización de entrevistas de levantamiento de información y procesos actuales, dentro de los marcos de planificación temporales definidos, para lo cual estas fechas y horarios se fijarán de común acuerdo entre Power Express y el equipo de proyecto.
- Los recursos necesarios deberán estar disponibles a la fecha de inicio en la planificación para la realización del proyecto.
- Se debe contemplar capacitación para el personal de la empresa, en cuanto al uso de la tecnología que se implementará con el proyecto.
- Existirá una tasa de rechazo inicial por parte del personal de Power Express, debido a que pueden sentirse mal evaluados o creer que se les ponen barreras o restricciones en su gestión diaria, una vez que el proyecto este implementado.
I.7. RESTRICCIONES
- La gestión del proyecto estará basada en la especificación de áreas del conocimiento, promovida por el Project Management Institute, Inc. (PMI), tomando como referencia principal las prácticas plasmadas en la Guía del PMBOK – Tercera Edición.
- La implementación final a realizar en Power Express dependerá del presupuesto a asignar por parte de la empresa, para la adquisición de las tecnologías que permitan realizar la gestión de flota recomendada al finalizar el proyecto.
- Los recursos necesarios para la realización de cambios en el organigrama al interior de la empresa, que se puedan generar producto de la implementación del proyecto, no serán considerados como parte del mismo.
I.8. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
La implementación de gestión de flota al interior de Power Express, conlleva la realización de los siguientes productos entregables:
Código Descripción
GFPE01 Diagnóstico de la situación actual.
GFPE02 (^) Propuesta de mejoras en procesos.
GFPE03 Alternativas de implementación.
GFPE04 Planificación de implementación seleccionada.
GFPE05 Capacitación usuarios. Tabla I.1. "Entregables del Proyecto"
Ítem Origen de presupuesto
Capacitación de usuarios
Los recursos necesarios serán asignados bajo la misma política del ítem anterior.
Tabla I.3. "Descripción Presupuesto del Proyecto"
I.11. RECURSOS
Para la implementación de gestión de flota se ha determinado preliminarmente que los recursos necesarios serán los siguientes:
Recursos Detalle
Equipo de proyecto
Equipo conformado por dos Ingenieros en Informática para la planificación y ejecución del proyecto. Además de asesores externos para la ejecución.
Equipamiento tecnológico
Servidor necesario para BD y Plataforma Gestión de Flota. Estaciones de trabajo para personal que supervisará la flota. Equipos GPS para la flota de transporte.
Capacitación de usuarios
Será considerado especialista externo para la capacitación de los usuarios.
Tabla I.4. "Recursos Ejecución del Proyecto"
I.12. RIESGOS
A continuación se presenta una tabla con los riesgos estimados en primera instancia que pueden afectar el desarrollo del proyecto y el nivel de probabilidad de ocurrencia:
Descripción de riesgo Probabilidad
Personal poco calificado 20%
Descripción de riesgo Probabilidad
Abandono temporal de miembros del equipo de proyecto 40%
Abandono definitivo de miembros del equipo de proyecto 5%
Equipamiento computacional inadecuado 10%
Definición de hitos en plazos demasiado optimistas 25%
Bajo control de avances v/s cronogramas definidos 40%
Modificación de presupuestos asignados al proyecto 35%
Incorporación de nuevos recursos al equipo de proyecto 15%
No cancelación de pagos oportunos por parte del cliente 20%
Aplicación de multas 10%
Deficiencia en la entrega de requerimientos 30%
Requisitos con doble interpretación 40%
Requisitos no visibles en diagnóstico inicial 20%
Nuevos requerimientos fuera de plazo 40%
Incumplimiento de plazos 35%
Escaso conocimiento objetivos del negocio 5%
Comunicación confusa, escasa o inconclusa 20%
Mala interpretación del alcance definido para el proyecto 35%
Cambios en el alcance del proyecto por factores externos 15%
Término anticipado por falta de presupuesto 10%
Falta de patrocinador durante el desarrollo del proyecto 5%
Baja retroalimentación equipo de proyecto v/s empresa 15%
Tabla I.5. "Estimación Preliminar de Riesgos"
CAPÍTULO II: GESTIÓN DEL ALCANCE
II.1. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO
El alcance del Proyecto “Sistema Gestión GPS” a grandes rasgos puede ser definido según lo siguiente:
Realizar un levantamiento de los problemas y procesos de operaciones actuales de la empresa de carga Power Express.
Efectuar un diagnóstico de los procesos de gestión de flota que son realizados actualmente al interior de la empresa.
Establecer mejoras a los procesos actuales de gestión de flota mediante el uso de tecnología.
Planificar la implementación de las herramientas tecnológicas que permitan a Power Express ofrecer un mejor servicio a sus clientes, mediante una gestión de flota eficiente.
Para lo cual se consideran las siguientes actividades:
a. Definición, Organización y Roles del Proyecto. i. Coordinar al equipo de proyecto, explicitar y documentar claramente cuales son los roles que cada integrante del equipo cumplirá. ii. Coordinar con Power Express la obtención de los recursos logísticos, económicos y técnicos necesarios para desarrollar el proyecto.
b. Identificación de Stakeholders. Power Express. CENABAST, Puratos y demás clientes de Power Express. Personas con participación en las distintas etapas del proyecto. Personas que proponen mejoras al proyecto. Personas que validan el resultado del proyecto.
c. Actividades del Proyecto Definir áreas afectadas por el proyecto. Revisión de documentación existente, relacionada con los procesos actuales. Conocimiento de la organización
II.2. ENTREGABLES DEL PROYECTO
La gestión del proyecto estará basada en la especificación de áreas del conocimiento, promovida por el Project Management Institute, Inc. (PMI), tomando como referencia principal las prácticas plasmadas en la Guía del PMBOK – Tercera Edición, según esto, consideramos que nuestros entregables corresponden a:
Diagnóstico de la situación actual y mejoras de los procesos actuales.
Planificación para la gestión e implementación del proyecto.
Documento de análisis tecnológico.
Costos estimados para la planificación e implementación del proyecto. Capítulo dedicado a este tema inserto en la documentación de Planificación.
II.2.1. Descripción Detallada de Entregables
II.2.1.1. Diagnóstico de la Situación Actual
El documento de diagnóstico de la situación actual, contiene, el resultado del levantamiento de información y análisis realizados a los procesos con que cuenta actualmente Power Express. Este documento permitirá conocer los actuales problemas que se presentan con el control de flota.
II.2.1.2. Mejoras de Procesos
Este documento es complementario al “Diagnóstico de la situación actual”. En el cual se especificarán las propuestas de mejoras a los procesos implementados en Power Express, buscando estandarizar los procesos relacionados con la gestión de flota. Llegando a establecer los procesos críticos para el negocio.
II.2.1.3. Planificación para la Gestión e Implementación del Proyecto
Documentación considerada por las áreas de conocimiento que define el PMBOK y que se aplicarán en la gestión e implementación del proyecto.
II.4.2. Objetivos específicos
Realizar un levantamiento de los problemas y procesos de operaciones actuales de la empresa de carga Power Express.
Efectuar un diagnóstico de los procesos de gestión de flota que son realizados actualmente al interior de la empresa.
Establecer mejoras a los procesos actuales de gestión de flota mediante el uso de tecnología.
Planificar la implementación de nuevos procesos y herramientas tecnológicas que permitan a Power Express ofrecer un mejor servicio a sus clientes, mediante una gestión de flota eficiente.
Desarrollar las pautas de evaluación correspondientes para poder implementar un sistema de gestión de flota adecuado para la empresa.
II.5. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO
II.5.1. Esquema EDT
A continuación se puede observar el Esquema EDT determinado para el proyecto:
Gestión de FlotaImplementación Power Express [1][dur = 185 días]
Especifico para^ Desarrollo Power Express(Etapa II) [1.7] [dur = 40 días]
Aplicaciones^ Ajustes a Gestión de Flota[1.7.2] [dur = 25 días]
Iinterfaz de Datos^ Desarrollo de [dur = 15 días][1.7.1]
DocumentaciónFase de Gestión [dur = 0 días][1.3]
Proyecto (PMI)^ Gestión de [dur = 58 días][1.2]
Adquisiciones^ Gestión de [dur = 5 días][1.2.9]
Calidad [1.2.5]^ Gestión de [dur = 5 días] Definición Plande Calidad [dur = 5 días][1.2.5.1]
Comunicaciones^ Gestión de [dur = 5 días][1.2.7]
Costos [1.2.4]^ Gestión de [dur = 5 días]
Elaboración dePresupuesto [dur = 1 día][1.2.4.4]
Estimaciones deCostos [1.2.4.1] [dur = 2 días]
Egresos [1.2.4.2]^ Estimación de [dur = 1 día]
Estimación ROI[1.2.4.3] [dur = 1 día]
Gestión de laIntegración [dur = 5 días][1.2.1]
Documentaciónde Resultados [dur = 3 días][1.2.1.2]
entradas para^ Revisión de Proyecto [1.2.1.1]inicio de [dur = 2 días] Riesgos [1.2.8]^ Gestión de [dur = 5 días]
Gestión de RRHH[1.2.6] [dur = 5 días] Alcance [1.2.2]^ Gestión del [dur = 5 días]
Creación WBS/EDT [1.2.2.2] [dur = 2 días]
Planificación delAlcance de Proyecto [1.2.2.1][dur = 3 días]
Tiempo [1.2.3]^ Gestión del [dur = 5 días] Actividades e^ Definición Hitos [1.2.3.1][dur = 5 días]
Implementaciónde BDD y Replicas [1.5][dur = 5 días]
Implementaciónde dispositivos GPS y Perifericos[1.4] [dur = 30 días]
Implementaciónde Software (Etapa I) [1.6][dur = 5 días]
Marcha Blanca[1.8] [dur = 10 días]
Procesos deCierre [1.9] [dur = 5 días]
Contratos [1.9.2]^ Cierre de los [dur = 2 días]
Proyecto [1.9.1]^ Cierre del [dur = 1 día]
Procesos de^ Término Cierre [1.9.3][dur = 2 días]
Propuestas [1.1][dur = 8 días]
Figura II.1. "Esquema EDT”
