Administración documental, Guías, Proyectos, Investigaciones de Administración de Sistemas y Redes

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JUAN DANIEL FLÓREZ PORRAS - GUSTAVO ADOLFO FORERO CARRILLO

GUSTAVO PETRO URREGO Alcalde Mayor de Bogotá D.C.

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA Secretaria General Alcaldía Mayor de Bogotá

GUSTAVO ADOLFO RAMÍREZ ARIZA Director Archivo de Bogotá JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA Subdirector del Sistema Distrital de Archivos JUAN DANIEL FLÓREZ PORRAS Autores GUSTAVO ADOLFO FORERO CARRILLO

BERNARDO VASCO BUSTOS Coordinador editorial ORLANDO FÉNIX Corrección de textos MÓNICA LILIANA REYES Concepto gráfico y diseño SUBDIRECCIÓN IMPRENTA DISTRITAL D.D.D.I Impresión

ISBN 978-958-717-173- © Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Primera edición 250 ejemplares 2015 ToDoS loS DereChoS reServADoS esta obra no puede ser reproducida sin el permiso previo escrito de la Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

7. Ejemplos ............................................................................................... 31

7.1 ejemplos de valoración documental para fondos documentales acumulados (TvD)................................................................................. 31 7.2 Ejemplos de fichas de valoración documental y disposición final (TRD)............................................................................................. 41

8. A modo de conclusión ......................................................................... 49
9. Bibliografía .......................................................................................... 51

Presentación

Entre los soportes técnicos que acompañan las Tablas de Valoración Documental (TvD) y las Tablas de retención Documental (TrD), para su elaboración, presentación y aprobación, se encuentran respectivamente las Fichas de valoración Documental para Fondos Documentales Acumulados (FvDFA) y las Fichas de valoración Documental y Disposición Final (FvDDF).

En el primer caso, con la ficha de valoración secundaria para fondos documentales acumulados, se busca allegar la información necesaria y pertinente acerca del origen de los documentos de una serie, subserie o asunto y del valor de su contenido para el conocimiento, con el fin de sustentar la disposición final señalada en la TVD.

En el segundo caso, con la ficha de valoración documental y disposición final, se pretende analizar las series documentales que se producen en el desarrollo de los procesos y procedimientos según sus usos administrativos, legales, jurídicos, contables y fiscales; junto con sus valores informativos y testimoniales, históricos y culturales.

A efecto, el Archivo de Bogotá ha establecido un modelo de ficha para la valoración primaria y secundaria en TvD (Circular 002 de 2013), y otro modelo de ficha de valoración primaria y secundaria en TRD (Circular 001 de 2013). en estos formatos se encuentran los campos y elementos de análisis, donde se consignan los argumentos y justificaciones que sustentan las decisiones tomadas sobre la disposición final de los documentos.

estos instrumentos técnicos de apreciación y análisis de la información contenida en las series y subseries documentales, como soportes de las TvD y TRD, permiten ampliar y justificar las decisiones que se diligencian en las tablas, especialmente sobre los tiempos de retención, disposición final y procedimiento.

1. La valoración documental de archivo

la valoración documental en archivos es el proceso de análisis que consiste en identificar los valores investigativos, científicos, patrimoniales, históricos, culturales y técnicos de la información registrada en los documentos de archivo.

Debido al ámbito de producción los documentos de archivo de una entidad pública se originan en un contexto administrativo, escenario en el cual se identifican los valores primarios de la documentación. Estos valores pueden ser: administrativos, que soportan los trámites; testimoniales, que soportan las decisiones tomadas en las entidades productoras; legales, probatorios para la defensa; jurídicos, para el reconocimiento de derechos; o también, fiscales, técnicos, contables, entre otros. Dichos valores, en la mayoría de los casos no son permanentes, sino que su vigencia es limitada en el tiempo.

Ahora bien, los documentos una vez cumplen la vigencia de sus tiempos primarios, también pueden poseer valores de un segundo nivel, no menos importantes, al ser posible que contengan elementos que los haga fuente de información para adelantar investigaciones en diferentes campos del conocimiento, tanto para las ciencias sociales como para las ciencias exactas. Igualmente pueden ser útiles como soportes para la reconstrucción de la memoria histórica y como parte integrante del patrimonio cultural e histórico.

La Valoración se trata entonces de realizar un ejercicio de identificación de cualidades, a partir del estudio y la reflexión sobre los diversos usos que puede llegar a tener la información consignada en los documentos; en otras palabras, pensar sobre el uso que en el presente y a futuro se le puede dar a la documentación; proyectar la potencialidad de la información para diversas aplicaciones, usos, procesos y como fuentes primarias de investigación.

VALORES DOCUMENTALES DE ARCHIVO

al uso que le da todo organismo o entidad que produce o recibe el documento, mientras este se encuentra vigente. en otras palabras, por su naturaleza, todos los documentos de archivo tienen desde su origen un valor administrativo, el cual de acuerdo a la legislación y marco normativo, se traduce en el número de años durante los cuales debe transitar en la respectivas fases de archivo de gestión y central, antes de recibir una disposición final permanente, sea de conservación, selección o eliminación.

2.2. El valor jurídico

Con este criterio de valoración primaria, se analizan los derechos u obligaciones que potencialmente se derivan de los documentos. en otras palabras, se trata de evaluar los usos que se puedan analizar en el sentido de proteger los derechos civiles, jurídicos, de propiedad, entre otros, tanto para la misma entidad productora como para los ciudadanos, cuyo derecho del libre acceso a la información está consagrado en la Constitución Política.

2.3. El valor legal

este criterio hace referencia al alcance y contenido que pueden llegar a tener algunas series documentales, como testimonio ante la ley, y como posible elemento material probatorio en procesos judiciales que se inicien en contra de la entidad ó en contra de una persona natural o jurídica de derecho privado. en este sentido, se evalúan e identifican los documentos que puedan ser de utilidad para la defensa legal de la entidad, ante organismos de control o instancias competentes de la justicia ordinaria y de lo contencioso administrativo.

2.4. El valor contable

Con este criterio se analiza la pertinencia de la información contenida en los documentos de archivo, para aportar datos y evidencia del manejo de los recursos públicos de una entidad, en cuanto sus gastos de funcionamiento e inversión, en el marco de la ejecución de su presupuesto. en este sentido, se analiza la utilidad que pueda proveer la información en cuanto al conjunto de cuentas, transacciones, registros de los ingresos y egresos, y en general de los movimientos económicos de una entidad pública.

2.5. El valor fiscal

El valor fiscal identifica la información de utilidad para el ejercicio de fiscalización sobre las cuentas y movimientos económicos de la entidad, que podrían evidenciar la transparencia en la ejecución presupuestal, y fungen al tiempo como reportes para el tesoro o hacienda pública. Sin embargo es importante tener en cuenta, que el tiempo de retención para la documentación con valor fiscal, se deriva del análisis jurídico y/o legal que se realice sobre la naturaleza y finalidad de dicha documentación.

3. Criterios generales de valoración secundaria

los valores secundarios parten de analizar el posible uso y potencialidad que pueda llegar a tener la información contenida en los documentos de archivo, para los usuarios externos de la entidad o ente productor: para otras entidades, los investigadores, ciudadanos, entre otros. Para realizar un adecuado proceso de valoración documental, es necesario partir de algunos criterios desde los cuales se analiza la información contenida en los documentos de archivo. Aunque los criterios pueden ser varios, el Archivo de Bogotá ha definido como prioritarios los valores: histórico, patrimonial, científico y cultural.

¿Qué se entiende por cada uno de estos?

3.1. El valor histórico

Consiste en apreciar, evaluar y analizar el impacto que dicha información puede aportar a las generaciones futuras, como testimonio de los hechos y acontecimientos del pasado. Se trata entonces de proyectar la información producida por una entidad a lo largo de su gestión administrativa, hacia un contexto más amplio por fuera de la entidad misma, analizando qué otros usos

puede llegar a tener la información. este aspecto se encuentra mejor, una vez surtidos los propósitos para los cuales fue creada la documentación, ya que con el tiempo la información puede adquirir otros valores, significados y fines. el valor histórico de la documentación se adquiere con el paso del tiempo, pero según el tipo y calidad de la información, desde el momento mismo de su creación se puede identificar cuál es el valor histórico de un documento, entre otras razones, porque testimonia las decisiones y aspectos más relevantes de una organización, institución, persona o familia.

en el caso particular del Distrito, cada una de las entidades cuenta con una misión, una función principal o una razón de ser muy particular; por la cual la documentación producida por cada entidad, en el ejercicio de su función, contiene características únicas que difícilmente podrán ser referenciadas en otro lugar. este es el motivo principal por el que la valoración documental debe ser más cuidadosa cuando se analizan las series documentales misionales.

en consecuencia, en el proceso de valoración se analizan todos los valores vigentes y futuros de la documentación en un nivel más profundo de análisis, donde es importante tener en cuenta factores como:

• Si el material documental conservado o seleccionado reviste interés porque registra acontecimientos históricos, tanto para la entidad productora como para la sociedad en general.
• Si la información aporta datos para entender prácticas administrativas desaparecidas, legislaciones derogadas, esquemas de gobierno reformados.
• Si registra la aparición de personajes de interés histórico –desde cualquier ámbito, sea este cultural, político, económico, deportivo, entre otros–.
• Si evidencia lugares emblemáticos para un área cultural, Estado Nación o ciudad (monumentos, parques, plazas, avenidas, resguardos, excavaciones arqueológicas, reservas naturales, etc.).
• Si registra objetos como maquinarias, obras de arte, edificios y equipamientos.
• Si contiene testimonios de grupos sociales históricamente marginados, la voz de las mujeres en la administración, el papel de los niños, el rol de los adultos mayores, identidades de género, identidades étnicas, entre otros.
• Si testimonia lugares desaparecidos, voces del pasado y rasgos de la sociedad que diferencien una época de otra.

Desde esta perspectiva, el análisis que provee el criterio de valoración histórica, no se puede desconectar del contexto administrativo en el que

por las cuales el propender por el cuidado y la conservación de los documentos de cualquier organización, es responsabilidad de todos.

También se debe tener en cuenta, que al igual que pasa con otros objetos que pueden ser considerados patrimoniales, el valor económico de algunos documentos, dado su contenido, o sus características de soporte, puede llegar a ser incalculable, ya sea por su originalidad, utilidad, importancia, o relevancia.

3.3. El valor científico o investigativo

Consiste en apreciar la potencialidad de la información, para la investigación y el cultivo de otras ramas del saber diferentes a la historia. Por lo tanto, se trata de identificar para cuales áreas del conocimiento (ya sea para las ciencias exactas como para las ciencias sociales y humanas), reviste interés la información contenida en los documentos de archivo objeto de valoración.

Para la definición y comprensión de este criterio de valoración, resulta enriquecedor tener de presente el negocio estratégico, las funciones y la misión que cumple la entidad y que la hace diferente sustancialmente de otras instituciones. Una vez establecido lo anterior, el análisis sobre el carácter científico de la documentación se contextualiza y aplica en el marco del campo de acción, naturaleza jurídica, funciones y competencias que cumple la entidad, y dentro de esta, la oficina productora de la documentación.

Algunas veces, aparentemente en un primer vistazo puede parecer que la información, tanto actual como antigua solo tiene un restringido uso administrativo, pero si se sitúa en un contexto, se podrá encontrar que reviste algún interés para alguna especialidad, ciencia, técnica o disciplina del conocimiento humano.

en este valor es importante subrayar, que un documento de archivo por sí solo y aislado de su serie o del fondo documental al que se encuentra ligado por principio de procedencia, no nos dice mucho de su origen, finalidad y cometido,

y seguramente será difícil establecer el interés que le pueda llegar a brindar a algún campo del saber humano. Pero, si se analiza en contexto, en cuanto a su origen de producción, la función a partir de la cual es creado; y esta se evalúa con relación a otras series o subseries documentales (incluso en relación con otros fondos documentales de entidades que pertenezcan a su sector administrativo), se encontrarán mayores elementos de juicio para determinar la validez de la información en el campo científico.

otra pregunta pertinente que se plantea en este criterio de valoración, tiene que ver con la generación del nuevo conocimiento. Al respecto, el análisis se orienta a determinar si la información contenida en la serie o subserie documental, puede generar nuevas preguntas desde algún campo de investigación específico. Si los datos compilados en la información, resultan de interés por su originalidad, el momento de su creación y las problemáticas que se puedan plantear a partir de ella.

3.3. El valor cultural

Su objetivo es identificar en la información, hábitos y costumbres de grupos sociales o culturales a lo largo del tiempo. Desde esta perspectiva, un documento posee valor simbólico o cultural cuando manifiesta modos de ver y de sentir el mundo, por parte de comunidades, grupos sociales e individuos. el valor cultural se enfoca en rescatar de los documentos, las voces silenciadas por la historia tradicional y oficial, con el fin de explicitar, con base en un enfoque diferencial, diversos grupos humanos en razón de: su identidad sexual, grupos étnicos, sectores sociales, distinciones políticas e ideológicas, mujeres, grupos culturales, poblaciones etarias (niños, jóvenes, adultos mayores), víctimas del conflicto armado interno, entre muchas otras voces.

lo anterior busca que la valoración no solamente se reduzca a rescatar las voces del poder, de los niveles superiores jerárquicos de la administración, o la