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FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de 2

Conceptualización y Normativa Archivística para la

Organización Documental.

INTRODUCCIÓN

El presente material de estudio enfoca su propuesta de desarrollo temático hacia los conocimientos requeridos dentro del campo de la archivística, específicamente al estudio de su origen y evolución, a las cualidades que debe tener un archivo, a su vigencia e importancia y a las cualidades que debe tener un archivista. Tanto las empresas como las personas conocen que toda actividad o trámite genera un documento, siendo importante, entonces, comprender las ventajas de implementar un sistema de organización documental a través del archivo; los primeros pasos en tal dirección, apuntan al conocimiento de su evolución histórica y sus ventajas como instrumento de consulta y comprensión de la situación real que se vivencia; igualmente, toda organización debe poner especial interés en la elección del archivista, dadas las específicas condiciones de acción metódica y de responsabilidad que exige tan importante labor.

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Conceptualización y Normativa Archivística para la

Organización Documental.

6. ELEMENTOS DE ARCHIVO .........................................................................

GLOSARIO .................................................................................................

BIBLIOGRAFÍA. ..................................................................................

Conceptualización y Normativa Archivística para

la Organización Documental.

Conceptualización y Normativa Archivística para

la Organización Documental.

1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores. Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:

• Los egipcios, ya que estos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India.
• Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en madera y mármol.
• Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña. A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de soportes documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente hablando. Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca

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de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es otorgado por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de los países europeos en París. Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.

1.1 Concepto de archivo

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

1.2 Importancia de los archivos.

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.

2. CLASES DE ARCHIVO

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

2.1 Según la Organización

• Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

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• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas

2.4 Según su Cicloecono Vital

• Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
• Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
• Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.

Transferencia

Secundaria

Archivo de Archivo Archivo

Gestión Central Histórico

Transferencias

Primarias

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3. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son características de los documentos que componen un archivo:

Económicos

Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.

Simples

Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales

Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

Exactos

La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.

Técnicos

Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

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Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente —disponibilidad inmediata de archivos—.

Cordialidad

El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposición en el momento de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos.

Sigilo Profesional

Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o archivísticas, deben ser reservadas en el manejo de la información por el grado de confidencialidad que esta requiere.

Concentración

La ejecución de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.

5. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia. Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una de sus entidades:

• Archivo general del departamento.
• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.

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Territorialidad

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de entidades del orden nacional.
• Archivos de entidades del orden departamental.
• Archivos de entidades del orden distrital.
• Archivos de entidades del orden metropolitano.
• Archivos de entidades del orden municipal.
• Archivos de entidades del orden local.
• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del Estado

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:

• Archivos de la rama ejecutiva.
• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
  • Archivos de los organismos de orden de control.
  • Archivos de los organismos autónomos.

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Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía lateral. Se utilizan en las organizaciones para guardar las historias laborales.

Archivador giratorio

Este archivador está constituido por hileras circulares. Además están equipados con teléfonos para que los responsables del área de trabajo suministren la información requerida.

Archivador mecánico

Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran cantidad de documentos de acuerdo a la clasificación interna de la organización. Debido a su condición física permite de una manera práctica la búsqueda y manipulación de la información contenida en los documentos.

Archivador electrónico

Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las debidas carpetas.

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Estantes

Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene como propósito de garantizar la conservación de la información de los documentos. Es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas con ruedas, que implementa un sistema versátil de almacenamiento hermético de los documentos para mayor accesibilidad y conservación de la información.

Archivador rodante

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Es una pieza metálica compuesta por grabados. Su función es marcar los documentos e identificar y protegerlos de las falsificaciones.

Reloj Radicador

El reloj radicador es utilizado en la unidad de correspondencia, para la recepción de las comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación. La organización documental precisa de un control que permita comprobar el recibo y trámite de documentos generados por la organización, o que han sido allegados a esta; evitando la evasión de responsabilidades por parte de las personas encargadas del recibo y despacho de documentos.

Gancho legajador plástico

Es un gancho plástico que permite fijar los documentos que se encuentran contenidos en un legajo manteniendo su conservación y evitando deterioro por oxidación.

Legajos

Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos, preferiblemente en materia desacidificada, para evitar el deterioro de los documentos.