Informe administración documental, Apuntes de Biblioteconomía y Documentación

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Administración Documental En El Entorno Laboral

Evidencia 3

Informe Administración Documental

Servicio Nacional De Aprendizaje

SENA

Introducción La Ley General de Archivos, define la Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”. El presente informe tiene como finalidad exponer el paso a paso de la recepción, radicación, registro, distribución y embalaje de 5 documentos de diferente contexto.

Apertura: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del documento y sus anexos. Revisión: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Radicación: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Registro: Una vez radicadas las comunicaciones oficiales, se produce el registro que consiste en la anotación de los datos más importantes de la comunicación en un formato de registro para su control y tramite dentro de la entidad. Distribución o reparto: Una vez registradas las comunicaciones oficiales, se produce al reparto y distribución de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas. Ejemplos

1. Correspondencia Recibida Se recibe en la recepción cualquier tipo de correspondencia dirigida a la entidad o al personal, se procede a su verificación de datos como nombre del remitente, fecha, dependencia y firmas. Se sella el documento original y la copia y se firman ambos ejemplares para proceder al registro en el Sistema y se asignará él o los responsables de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento. 2. Correspondencia enviada

Para el envió de documentos, deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar. La correspondencia es función y responsabilidad de cada funcionario quien procederá con la entrega del documento original en la dependencia de destino y hará sellar la copia del mismo, si el documento enviado es fuera de la entidad se sellará en un sobre para su envió con una empresa de envíos aprobada. Se registra en el sistema los datos del documento y la copia de la correspondencia enviada con el soporte de recibido.

3. Memorandos Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo. Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío. 4. Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes Las PQRS deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información. · Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige. · Nombres completo del solicitante o su representante. · Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del peticionario y/o apoderado.

Conclusión La administración documental aporta ventajas como ahorro de tiempo, organización y el mantenimiento correcto de los documentos de la empresa, siendo una tarea clave al momento de querer encontrar un documento o información, también permite conservar documentos teniendo como base la normatividad de la ley general de archivos.