Adminitración general, Apuntes de Administración de Negocios

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ADMINISTRACIÓN

LA EMPRESA COMO SISTEMA

ADMINISTRACIÓN

LA EMPRESA COMO SISTEMA

Contenido

• APRENDIZAJE ESPERADO DE LA SEMANA:
• 1. HABILIDADES Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS.......................................................
  • 1.1. Tipos de habilidades del administrador.................................................................................
    • 1.1.1 Capacidad de delegar............................................................................................................
    • 1.1.2. Trabajo en equipo
    • 1.1.3 Tipos de liderazgos................................................................................................................
  • ¿Cuáles son los principales?
  • 1.2. Herramientas administrativas y tecnológicas
    • 1.2.1. Sistemas de Información (SI)
    • 1.2.2. Sistema de Información Administrativa (SIA)
  • 1.3. Conceptos de eficacia y eficiencia
    • 1.3.1. ¿Qué es mejor para una empresa?
    • 1.3.2. Primero eficacia, después eficiencia
• IDEAS CLAVE
• LINKS/MATERIAL MULTIMEDIA
• CONCLUSIONES
• BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................

APRENDIZAJE ESPERADO DE LA SEMANA:

Caracterizan tipos de Recursos de la Administración, considerando los objetivos de las empresas

1. HABILIDADES Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS 1.1. Tipos de habilidades del administrador

1.1.1 Capacidad de delegar

Es sumamente importante que un profesional que tiene personas bajo su cargo y ocupa una posición de liderazgo dentro de una empresa tenga la capacidad de delegar responsabilidades, funciones y autoridad para realizarlas; pero la responsabilidad es indelegable. De lo contrario, su productividad se verá afectada y no dedicará el tiempo suficiente a las tareas que demanda su puesto, como desarrollar a las personas que están en su equipo, por estar ocupándose de tareas que deberían hacer otros. Para muchos profesionales delegar cuesta mucho porque existe el temor de que la tarea se haga de manera incorrecta o que directamente no se haga. También existe en muchos casos un orgullo por la manera de hacer las cosas que cada uno tiene, lo cual termina afianzando cada vez más los hábitos de control. Según un artículo publicado en Gov Leaders, en muchos casos, supervisores y managers explican que los motivos por los cuales muchas de las tareas delegadas no se realizan de forma correcta es porque quiénes las ejecutan no entienden lo que deben hacer, no entienden por qué lo deben hacer, no cuentan con los recursos o herramientas necesarias para realizar la tarea asignada o no saben cómo lidiar frente a un obstáculo que aparece en el camino. Sin embargo, en todos los casos las razones que explican por qué la tarea asignada se cumple de mala manera tendrían solución si se mejorara la comunicación interna.

• Beneficios que aporta la capacidad de delegar Contribuye directamente a la eficiencia, sobre todo cuando la tarea delegada llega a manos de una persona más capacitada para realizarla, así los trabajadores se sentirán más motivados y que están aportando al desarrollo de su propio cargo al asumir tareas que implican un desafío mayor. Como líder, la tarea más importante tiene que ver con la planificación y la estrategia. Si se logra delegar se tendrá más tiempo para dedicarle a la planificación de lo que hará el equipo luego, lo cual disminuirá el estrés.
• Contribuir al desarrollo de la empresa Si una persona cuenta con habilidades bien desarrolladas que podría transmitir al resto del equipo como líder, es responsabilidad hacerlo. Enseñar a los trabajadores a desarrollar esas mismas habilidades, permitirá que tengan las herramientas necesarias para asumir de manera efectiva las tareas que se asignan. Además, motivará al equipo, se generará un mayor compromiso entre ellos y se logrará tener un equipo cada vez más fuerte.

• Diez claves del trabajo en equipo Esta forma de trabajar, en la que todos los participantes son responsables de las metas, es la más asertiva para cualquier tipo de organización. Esto no sólo porque es más fácil cumplir con los objetivos; sino también porque es la mejor manera de retener talento y fomentar un clima laboral envidiable. Por ejemplo, Richard Branson, creador del imperio Virgin, siempre habla de “nosotros” en sus comunicados; como gran líder sabe que dos cabezas piensan mejor que una. No importa el giro ni el tamaño de una empresa, se puede implementar esta estrategia exitosamente. A continuación, se comparte algunos consejos para dejar de operar en grupos o por individuos y empezar a crear equipos que funcionen como una orquesta:

1. Construir confianza. La confianza es el elemento principal del trabajo en equipo. Impulsa un ambiente donde todos los participantes conozcan las habilidades de los demás, entiendan sus roles y sepan cómo ayudarse mutuamente.
2. Establecer objetivos comunes. Para que los empleados trabajen en equipo deben perseguir las mismas metas. Por ello, es importante que se comunique la misión de la empresa de manera uniforme y que se defina cómo cada miembro y departamento puede contribuir a cumplirla.
3. Crear un sentido de pertenencia. Los seres humanos necesitamos sentirnos parte de algo; por eso, el factor más poderoso en la creación de equipos es el desarrollo de una identidad común. Define qué identifica a tus equipos, fija valores y haz que cada miembro esté consciente de su impacto en el equipo.
4. Involucrar a la gente en las decisiones. Nada afecta más un trabajo en equipo que el hecho de que las decisiones sean tomadas por un líder autócrata. Para evitarlo, se debe impulsar la generación de ideas, abrir la mente y motivar a cada empleado a compartir su opinión. Si se logra la retroalimentación, será más fácil implementar cualquier cambio o estrategia.
5. Lograr que haya un entendimiento entre las partes. Es muy fácil criticar o subestimar el trabajo de los demás cuando uno no lo conoce o no lo ha ejecutado. Para crear empatía entre los trabajadores, se debe realizar ejercicios de rotación entre áreas. Así cada miembro sabrá en qué consiste la labor del otro y cómo puede contribuir a hacerlo mejor.
6. Motivar la responsabilidad y el compromiso mutuo. Cuando una persona es parte de un equipo, sabe que los logros o fracasos son responsabilidad de todos y cada uno de los miembros. No fomentar la mentalidad de “éste no es mi problema”; hacer que los problemas y los aciertos sean compartidos.
7. Impulsar la comunicación. La única manera de que todos los miembros trabajen como una orquesta es que existan los canales de comunicación adecuados. Los verdaderos equipos se escuchan y retroalimentan. Están dispuestos a cambiar de opinión y a crear estrategias en conjunto.

8. Aprovechar la diversidad. Un equipo de trabajo homogéneo puede operar con eficiencia, pero sin mucha innovación. Al momento de crear los propios equipos, procurar que haya personalidades e intereses distintos, pero que se compartan valores y un compromiso con la empresa.
9. Celebrar los éxitos grupales. Aunque es importante también reconocer el trabajo individual, es clave que las recompensas se den por resultados en equipo. Cuando algo sale bien, reunir a todos los implicados y agradéceles su trabajo. Procurar destacar el papel de cada uno, pero celebrar el resultado grupal.
10. Se debe ser un líder. Todo equipo de trabajo necesita un líder que guíe y reúna los esfuerzos individuales. No se debe “lavar las manos” y se debe ser parte del equipo. Como líder se tendrá que llegar a consensos y tomar decisiones, con base en las ideas y opiniones del equipo. Fuente: https://www.entrepreneur.com/article/ Ejemplo: Valorización del Área Trabajo en Equipo: La comunicación humana, la competencia el “trabajo en equipo” se sitúa en el ámbito de las relaciones interpersonales, sin negar que el talento individual es indispensable para el éxito de cualquier actividad. Las organizaciones, tal vez desde no hace mucho tiempo, se han ido dando cuenta que el talento tiene un mejor rendimiento si se potencia en su doble dimensión: individual y de equipo. La historia de los deportes está llena de fracasos de colectividades que no alcanzaron el éxito a pesar de haber reunido al mayor número de “superestrellas”. Es desde esta evidencia que se ha analizado el resultado sinérgico que produce el trabajo en equipo; aquél en el que el resultado final del conjunto es mayor que la suma de resultados individuales. ¿Qué diferencia existe entre un grupo y un equipo? La diferencia está en que en un equipo se comparte un objetivo explícitamente definido, unos dependen de otros para lograr el máximo rendimiento y se complementan en sus capacidades para aportar al resultado final. Veamos un ejemplo: si un grupo de jóvenes se reúne a jugar pool, sin haberse puesto previamente de acuerdo, algunos estarán allí porque esa actividad representa la pasión de sus vidas, otros porque buscan una entretención, otros porque están haciendo tiempo para regresar del colegio a la casa, otros porque quieren conocer gente. De esta forma, cada miembro de ese grupo tendrá sus propias maneras de evaluar si está obteniendo el resultado esperado o no. En un equipo, en cambio, todos orientan sus energías hacia el logro de un objetivo compartido, cada uno pondrá alguna particularidad para llegar a la meta, y la evaluación de resultados dependerá del grado de cumplimiento de esa meta común. Allí radica la importancia de un equipo: todos sus miembros están alineados con un mismo logro principal, se trabaja de manera complementaria y esa fuerza produce un efecto multiplicador, sinérgico.

Nos podemos encontrar con Liderazgos "buenos" y "malos". Un tipo de liderazgo positivo puede mejorar el rendimiento de los empleados, su bienestar o aumentar los benéficos de la empresa. Por el contrario, un estilo negativo o perjudicial puede crear estrés en los subordinados, bajar su autoestima o provocar pérdidas para la empresa. Han sido muchos los investigadores que han prestado atención a este fenómeno y son muchas las teorías que hablan sobre ello. A continuación, presentamos los tipos de liderazgo más habituales.

1. Liderazgo laissez-faire El tipo de liderazgo laissez-faire, también conocido como liderazgo delegativo, es un estilo de no intervención y falta de feedback regular. El nombre hace referencia a la palabra francesa “dejar pasar” o “dejarlo ser”. El líder laissez-faire interviene solo cuando es necesario y con la menor cantidad de control posible. Es un estilo no autoritario que se basa en la teoría de que los empleados con mucha experiencia, entrenamiento y motivación necesitan menos supervisión para ser productivos. Ya que estos trabajadores son expertos y poseen las competencias para rendir de manera independiente, son capaces de cumplir con las tareas con muy poca vigilancia. Ventajas Para algunos empleados, la autonomía es liberadora, mejora la creatividad y ayuda a sentirse más satisfecho con el trabajo que se realiza. Este tipo de liderazgo puede ser usado en situaciones donde los subordinados son apasionados y gozan de una alta motivación personal. Por otro lado, en ocasiones este tipo de liderazgo permite que las personas más especializadas en su trabajo o que aportan un mayor valor añadido no se vean obligadas por las formalidades y una excesiva rigidez organizativa y hagan lo que mejor saben hacer. Desventajas Hay que tener en cuenta que no todos los empleados poseen esas características. Este estilo no es apropiado cuando se trabaja con empleados que no poseen las competencias mencionadas anteriormente. Muchas personas no son buenas a la hora de asignarse sus propios plazos de entrega, gestionarse sus propias tareas y resolver los problemas que puedan ir surgiendo. Dicho de otro modo, tienen un estilo de trabajo mucho más pasivo en el que todo depende de que tengan instrucciones muy específicas y, en situaciones de ambigüedad, no tienen por qué aplicar el sentido común o tienden a trabajar menos a la espera de más información. En estas situaciones, los proyectos o las fechas de entrega pueden no cumplirse cuando los

miembros del grupo no son dirigidos correctamente o no se benefician del feedback apropiado.

Muchos estudios parecen demostrar que el tipo de liderazgo laissez-faire puede llevar a una falta de control, un incremento de los costos de la compañía y una productividad pobre, sacrificándolo todo por la posibilidad de tener un buen ambiente de trabajo a corto plazo (a largo plazo los problemas surgidos de la falta de rendimiento hacen mella en el clima organizacional).

2. Liderazgo autocrático El liderazgo autocrático permite que los supervisores tomen decisiones y fijen las directrices sin la participación del grupo. El líder concentra todo el poder y nadie desafía sus decisiones. Es un ejercicio de liderazgo unidireccional, lo único que tienen que hacer los subordinados es obedecer las directrices que marca el líder. Ventajas Puede ser efectivo en ambientes de trabajo en los que las decisiones necesitan tomarse rápidamente. También parece ser altamente efectivo con empleados que requieren una vigilancia estrecha sobre las actividades, ya que, al eliminar la tendencia de los trabajadores a relajarse, puede aumentar la productividad y velocidad en las tareas. Desventajas Las desventajas del líder autocrático son evidentes. No tiene en cuenta la opinión de los trabajadores y los empleados son simplemente personas que deben acatar órdenes. Algunos empleados pueden sentirse infravalorados y suelen mostrar poco compromiso afectivo hacia la compañía, pudiendo llegar a abandonar la empresa o rendir menos. Es un estilo de liderazgo que, poco a poco, está siendo desterrado de las empresas punteras.
3. Liderazgo democrático Habitualmente llamado liderazgo participativo, este tipo de liderazgo se caracteriza por crear entusiasmo entre los trabajadores al priorizar la participación de todo el grupo. El líder promueve el diálogo entre sus seguidores para tener en cuenta las opiniones del grupo, pero la decisión final la toma el superior. Ventajas Este tipo de líder se gana al equipo porque los empleados contribuyen en el proceso de decisión. Por tanto, los empleados suelen sentirse como parte de la compañía y de los cambios que puedan producirse en la organización, mejorando su afiliación y compromiso con la empresa, del mismo modo que su productividad y capacidad de innovación. De esta manera, por ejemplo, da más incentivos para quedarse en la organización, por lo que facilita la retención del talento.

Ventajas Este es uno de los tipos de liderazgo que aportan mayor flexibilidad al funcionamiento de las empresas. De esta manera, los líderes que trabajan a partir de esta filosofía motivan y aumentan la productividad y la eficiencia del grupo. Poseen una visión muy amplia del trabajo a realizar, gracias a la cual lidera el cambio dentro de la organización y son capaces de cambiar las expectativas, percepciones y motivaciones del equipo. Cuando estos líderes y sus seguidores trabajan juntos, llegan a un nivel superior de moral y motivación. La clave está en el impacto que tienen sobre los seguidores, ya que dichos líderes se ganan la confianza, respeto y admiración de los mismos. Desventajas El liderazgo transformacional, en lugar de analizar y controlar transacciones específicas utilizando reglas, instrucciones e incentivos, se concentra en cualidades intangibles, como la visión, los valores compartidos y las ideas, con el propósito de crear relaciones, de dotar de mayor significado a las actividades independientes y de ofrecer una visión compartida que permita funcionar conjuntamente con los seguidores en el proceso de cambio. Este énfasis en el clima laboral puede llegar a ser contraproducente en situaciones de crisis en las que hay que reaccionar rápidamente a una crisis que puede hacer colapsar a la organización a corto plazo, en cuestión de semanas. Sin embargo, a la vez, no hay muchos contextos en los que sea mejor sacrificar la prosperidad a largo plazo por la obtención de resultados a corto plazo. Eso significa que muchas empresas y organizaciones que vetan la entrada a nuevos líderes basados en el liderazgo transformacional asumen de este modo un alto costo de oportunidad: crecen menos de lo que lo podrían hacer; y esto es algo que en muchos casos ni siquiera son capaces de detectar. Fuente: https://psicologiaymente.com/coach/tipos-de-liderazgo Fuente: http://www.managementjournal.net/top-management/lider-transformacional-el-perfil-perfecto

1.2. Herramientas administrativas y tecnológicas

1.2.1. Sistemas de Información (SI)

Desde un punto de vista empresarial y organizativo, los sistemas de información pueden clasificarse en: Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS). También conocidos como sistemas de gestión operativa, recopilan la información pertinente a las transacciones de la organización, es decir, de su funcionamiento. Sistemas de Información Ejecutiva (EIS). Monitoriza las variables gerenciales de un área específica de la organización, a partir de la información interna y externa de la misma. Sistemas de Información Gerencial (MIS). Contemplan la información general de la organización y la comprenden como un todo. Sistemas de soporte de decisiones (DSS). Orientados al procesamiento de información intra y extra organizacional, para el apoyo en la conducción de la empresa. Existen otras formas especializadas o aplicadas de SI, dependiendo del campo puntual y de las funciones específicas que se esperan de cada uno. Elementos de un sistema de información Por lo general se considera que todos los SI contienen una diversidad de elementos clasificables en cinco grandes categorías:

• Elementos financieros. Aquellos vinculados con el capital y con los activos disponibles de la organización.
• Elementos tecnológicos. Aquellos que tienen que ver con la maquinaria especializada y la capacidad de procesamiento automatizado de la información.
• Elementos humanos. Básicamente, personal, tanto especializado y directivo, como no especializado o común.
• Elementos materiales. Se refiere al emplazamiento del sistema, a su soporte físico y ubicación.
• Elementos administrativos. Aquellos relacionados con los procesos, la mecánica de conducción, los permisos, informes, transacciones, etc. Fuente: https://concepto.de/sistema-de-informacion/#ixzz6Dl6gbBP

• Salidas: relatos, diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones, éstas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final tener un acceso rápido.
• Retroalimentación: mecanismo de verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a determinar qué información generada es necesaria; los informes pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para medir. Además, los resultados y las salidas son por si solos. Además de estos componentes básicos, debemos de considerar los siguientes elementos:
• Modelos: combinación de referencias lógicas, procedimientos y matemáticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios para producir los resultados.
• Tecnología: consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la producción y transmisión de salidas.
• Datos Básicos (archivo): conjunto de textos, números o imágenes que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes condiciones. Entre algunos ejemplos:
• La automatización de los listados de trabajadores y las funciones administrativas
• Pronósticos de ventas
• Control de inventarios Fuente: https://www.webscolar.com/sistema-de-informacion-administrativa Fuente:http://tjara-cienciasdelacomputacion.blogspot.com/2012/07/sistemas-de-informacion- administrativos.html

Fuente: https://www.mindmeister.com/es/424662689/sistema-de-informacion-administrativa 1.3. Conceptos de eficacia y eficiencia Eficacia: Consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa. Eficiencia: se refiere a lograr las metas con la menor cantidad de recursos. Obsérvese que el punto clave en esta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo.

1.3.1. ¿Qué es mejor para una empresa?

Es muy común en las empresas sobre si el objetivo a lograr sobre los trabajadores es la eficacia o la eficiencia, o si ambas dan el mismo resultado. Este tema debe ser conocido por cualquier director, jefe, gerente de alguna empresa. Si bien son conceptos muy parecidos, desde un punto de vista intra-empresarial existen ciertos matices que nos hacen ponderar por una sobre la otra, y hacen necesario que desde el departamento de recursos humanos se diferencie correctamente entre eficiencia y eficacia para que la empresa logre cumplir con sus objetivos.

IDEAS CLAVE Por medio del siguiente esquema, se destacan las ideas clave de esta semana: Herramientas Administrativas Habilidades del Administrador Sistemas de Información EFICACIA Y EFICIENCIA Sistema de Información Administrativa Capacidades de delegar Trabajo en equipo Liderar Requiere de Se desprende Requiere de Explicación: Por medio del presente esquema, se visualizan las herramientas administrativas y tecnológicas para el buen funcionamiento de la organización.

LINKS/MATERIAL MULTIMEDIA MÓDULO: “Administración” Unidad: I Recurso Descripción Video En este video podrás saber los conceptos básicos de sistema de información. Presentación Tutorial de eficacia y eficiencia. Lecturas complementarias Te invitamos a leer la lectura que se indica y que está asociada principalmente a las trabas administrativas que se presentan al inicio de un emprendimiento. Las trabas administrativas van más allá de cuanto tardamos en abrir el negocio Marc Vidal: Iremos a trabajar sólo para aprender de las máquinas.