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Apuntes Bloque 2 Relaciones Públicas, Apuntes de Relaciones Públicas

Bloque 2 Relaciones Públicas apuntes del campus modificados por mí.

Tipo: Apuntes

2021/2022

Subido el 31/05/2022

lidiavc28
lidiavc28 🇪🇸

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Lidia Villalobos Cid
P á g i n a 1 | 11
TEMA 2. COMUNICACIÓN EXTERNA EN LAS RELACIONES PÚBLICAS.
1. RR.PP. ESPECIALIZADAS. COMUNICACIÓN EN CRISIS.
Cambio repentino entre dos situaciones que pone en peligro la imagen y el equilibrio natural
de una organización (interno y externo), por un acontecimiento inesperado, frente a la que la
organización tiene que reaccionar. Compromete la imagen, el equilibrio interno y externo,
cada crisis es única. Provoca una situación de urgencia. Las formas de comunicación se ven
modificadas (tomar la iniciativa).
El escrutinio público a organización/es y pueden tener un impacto, político, gubernamental,
legal o financiero.
Fase preliminar: signos precursores (alertas en la cadena de producción, descontento en los
consumidores, manifestaciones…).
Fase aguda: la crisis estalla y salta a los medios, su cobertura es máxima.
Fase crónica: acciones y reacciones (investigación, negociaciones, reacciones…).
Fase post-traumática: balance y medidas a adoptar, cambios, etc. (cambios equipo directivo,
modificaciones legislativas, organización estrategias de comunicación, etc.).
Se realizan Auditorias de Riesgo: para comprender qué aspecto de las actividades de una
organización existe una mayor exposición a que se produzca.
- Naturales: inundaciones, terremotos, pandemias
- Atentados, terrorismo, accidentes.
- Relaciones internas (despidos, cambios en la dirección, fallos en la cadena de
producción…).
- Cambios políticos, huelgas en el sector, nueva legislación, crack en la bolsa.
- Unas declaraciones polémicas de un miembro del sector.
- Rumor a nivel interno o externo en los “media”.
- Productos contaminados, retirada del mismo.
- Industrias: contaminar el medio ambiente, explosiones, incendios, etc.
- Retirada de medicamentos, daña reputación.
- Farmacéutica.
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TEMA 2. COMUNICACIÓN EXTERNA EN LAS RELACIONES PÚBLICAS.

1. RR.PP. ESPECIALIZADAS. COMUNICACIÓN EN CRISIS.

Cambio repentino entre dos situaciones que pone en peligro la imagen y el equilibrio natural de una organización (interno y externo), por un acontecimiento inesperado, frente a la que la organización tiene que reaccionar. Compromete la imagen, el equilibrio interno y externo, cada crisis es única. Provoca una situación de urgencia. Las formas de comunicación se ven modificadas (tomar la iniciativa). El escrutinio público a organización/es y pueden tener un impacto, político, gubernamental, legal o financiero. Fase preliminar: signos precursores (alertas en la cadena de producción, descontento en los consumidores, manifestaciones…). Fase aguda: la crisis estalla y salta a los medios, su cobertura es máxima. Fase crónica: acciones y reacciones (investigación, negociaciones, reacciones…). Fase post-traumática: balance y medidas a adoptar, cambios, etc. (cambios equipo directivo, modificaciones legislativas, organización estrategias de comunicación, etc.). Se realizan Auditorias de Riesgo : para comprender qué aspecto de las actividades de una organización existe una mayor exposición a que se produzca.

  • Naturales: inundaciones, terremotos, pandemias…
  • Atentados, terrorismo, accidentes.
  • Relaciones internas (despidos, cambios en la dirección, fallos en la cadena de producción…).
  • Cambios políticos, huelgas en el sector, nueva legislación, crack en la bolsa.
  • Unas declaraciones polémicas de un miembro del sector.
  • Rumor a nivel interno o externo en los “media”.
  • Productos contaminados, retirada del mismo.
  • Industrias: contaminar el medio ambiente, explosiones, incendios, etc.
  • Retirada de medicamentos, daña reputación.
  • Farmacéutica.

Gabinete de crisis. Pasos:

  • Cerciorarse de la crisis.
  • Activar el equipo de crisis.
  • Designar centro de prensa.
  • Recopilar información.
  • Una sola voz.
  • Conferencia de prensa.
  • Comunicación directa con audiencias clave. Errores:
  • Centrarse en buscar responsables.
  • Dejarse influir por historias personales previas.
  • No formalizar relaciones de confianza.
  • No cuestionar las decisiones “en la mesa”.
  • No respetar las decisiones “fuera de la mesa”. Manual de Crisis. Documento de carácter confidencial con información sobre cómo gestionar las posibles crisis. Actuaciones que no se dejen a la improvisación los pasos a seguir. Los manuales se realizan contemplando los diferentes escenarios a los que se puede enfrentar la organización y que puedan afectar la reputación (se realizan Auditorias de Riesgo). Es una hoja de ruta, el procedimiento y pasos a seguir desde el inicio de la crisis hasta que concluye. Lista de contactos importantes. Villafañe (guía):
  • Composición del comité de crisis y funciones asignadas de cada uno.
  • Logística necesaria e instrucciones para la instalación del centro de control.
  • Posicionamiento inicial de la empresa ante la crisis.
  • Especialistas que deberán ser consultados en caso necesario.
  • Organismos públicos y administrativos competentes.
  • Relación de posibles aliados para afrontar la crisis. Post Crisis:
  • Extraer experiencia y enseñanzas de las crisis.
  • Debilidades en la política de comunicación.
  • Devolver la confianza al personal, Comunicación interna.
  • Evitar el triunfalismo.
  • Aplicar las enseñanzas de la crisis.
  1. LAS RELACIONES CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN. Gabinetes/departamentos/área de comunicación.

Identidad visual corporativa: La comunicación de una organización incluye los elementos identificativos y no verbales: logo, símbolos, los colores y la tipografía corporativa. La identidad visual corporativa hace que los públicos reconozcan más fácilmente una empresa o institución. Las relaciones con los medios Objetivo: Convertir a la organización en una fuente legitima de información. Siempre se debe informar, no sólo cuando se quiera vender una información, también en tiempos de crisis o de sequía informativa (el silencio también comunica). Mantener una actitud veraz y transparente (credibilidad: la verdad es más rentable que la mentira y no hay peor mentira que una verdad a medias). Planificación, seriedad y eficacia (profesionalidad). El reto de las RRPP: crear relaciones con los medios. Lenguaje pasa por el control de los periodistas, los que dan el visto bueno a los contenidos. Lo que muchos periodistas perciben de los gabinetes/agencias y de sus profesionales:

  • Los miran como barreras para dirigirse a la fuente, como vendedores de informaciones.
  • Llaman cuando no deben (empatía), piden garantías de publicación.
  • Envío de notas de prensa a cada rato, llaman para confirmar la publicación. Los periodistas aprecian las buenas agencias y gabinetes:
  • Aquellas que le ayudan con la información, accesos a las fuentes.
  • Confían en la palabra del interlocutor. Las buenas relaciones nacen cuando las agencias y gabinetes conocen a los medios:
  • Buenas noticias no informaciones, comunicación va en las dos direcciones. Hay que mantener un flujo de informaciones equilibrado. No solo informaciones formales, por su importancia sino también dar informaciones comprendiendo las necesidades de las revistas y los periódicos. Gabinetes de Comunicación-Medios. Ventajas: Relación con los medios: un gabinete de comunicación/prensa conoce cada medio de comunicación, cada especialista en una materia. Mantiene una relación buena y constante para que fluya la comunicación. Mayor presencia en los medios: a mayor flujo de comunicación, la presencia de la organización en los medios será mayor. La dificultad de crear esas relaciones es muy alta, por ello es necesario contar con gabinetes de comunicación con experiencia. Crecimiento de la reputación: poco a poco con el trabajo del gabinete, el posicionamiento de la organización puede ajustarse y la reputación irá creciendo. Cuánto mejor sea la relación con los medios, mayor será la presencia y crecerá la reputación. Retroalimentación constante. Relación medios de comunicación y relaciones públicas:

Equipo de relaciones públicas/gabinetes/agencias:

  • Debe proporcionar información de interés público a los periodistas.
  • Generar confianza con los medios. Periodistas:
  • Incluirán en las noticias aquello que la empresa quiera hacer público.
  • En casos de crisis darán a conocer la posición y punto de vista de la empresa. Relaciones con los periodistas/medios: Cuidar la relación con el periodista, no manipularlo, en algunos momentos son relaciones tirantes, ya que los intereses nunca coinciden, hay que respetar ciertas reglas de juego:
  • Estar disponible para los periodistas: contestar a las llamadas, ayudarles, orientarles.
  • Dialogo y negociación, no presión, no quejarse al superior, ponemos a los dos en contra.
  • Jugar limpio: podemos confirmar, negar, callar, pero no robarle la primicia - Llamar lo justo y en el momento adecuado.
  • Conocer los horarios de cierre etc...
  • Respetar libertad del periodista y valorar su oficio. Cuando una noticia no interesa al periodista habrá que preguntarse por qué.
  1. INSTRUMENTOS I. Tácticas y estrategias.
  • Racionalizar los contactos sólo cuando se tenga una noticia o contenido de valor para el público.
  • Evitar el conflicto: por no publicar o asistir a un evento.
  • Fuentes independientes: mensajes más creíbles si son avalados por terceros.
  • El mismo trato a todos los periodistas. No solicitar ver los contenidos.
  • Dominar la información: RRPP preparado e informado.
  • Seguimiento de medios: para detectar a los responsables, temas que ocupan las agendas, tendencia ideológica de los medios.
  • Seguimiento RRSS online. Tácticas.
  • Generación de noticias: se debe estar preparado para salir a los medios y responder a las malas noticias. Pero también se deben generar y dar a conocer las buenas noticias.
  • Capacidad de reacción: se debe esperar lo inesperado y estar preparados. Es necesario establecer un plan en caso la empresa entre en crisis.
  • Elaboración de mensajes: es recomendable incluir el punto de vista de los empleados en los mensajes de la empresa. Los mensajes se deben enfocar en los positivo de la noticia, tratando de comunicar los logros y alcances. Utilizar en lo posible números y porcentajes que respalden los puntos clave de los mensajes. Enviar material y fotografías de apoyo y que sean de buena calidad. Instrumentos de prensa.

Hay que jerarquizar la información reuniendo todo lo que es importante en las primeras palabras de cada párrafo.

  • Al final del comunicado, mencionar los anexos así como los documentos adjuntados (fotos, planos, etc.). Dar los datos de la persona a contactar para obtener informaciones complementarias: nombre; cargo, función o título; dirección, números de teléfonos, correo, redes. Si se hace una invitación como complemento del comunicado, enviarla en un mensaje separado. Conclusión: importancia, repercusión. Recomendaciones.
  • Enviar a todos los medios, sin excepciones. Excepto, si se trata de un tema muy especializado. Listado actualizado, identidad del periodista (trato personalizado).
  • Contar la noticia, cómo afecta la información al sector. Relacionar creativamente la información con las tendencias de la actualidad.
  • Si hay mucho material, prepare varios comunicados.
  • Tener claro los objetivos del comunicado.
  • No exagerar la información, escribir de forma amena, descripciones de personas, acontecimientos. No subrayar nada en el texto. Utilizar las mayúsculas con parquedad: para el título, al principio de los nombres propios y para las letras de las siglas. Un comunicado es tanto más contundente cuanto más corto sea, y mejor y más rápidamente responda a las cuestiones que va a plantearse el periodista. Es una pieza informativa, no una carta, no un saludo al periodista. Si no hay tiempo en la redacción se publicar‡ tal como lo enviamos. 3.1. INSTRUMENTOS II. La conferencia de prensa. Organizada por iniciativa de la organización, permite difundir una información a un público seleccionado. En un primer momento la empresa controla la información.
  • No se justifica más que por la importancia y la calidad de la información difundida: si no se trata de una información crítica o bien especifica, pero de gran interés informativo, la empresa debe elegir otras soluciones para informar. Las relaciones establecidas en el transcurso de una conferencia de prensa son directas. Para ambas partes sirve para reforzar relaciones e intercambiar informaciones.
  • Convocar a todos los medios (en algunos casos, seleccionar según el contenido y el público objetivo).
  • Cuidar la corrección de la convocatoria: razón social de quién invita; lugar, fecha y hora; personas que estarán presentes; cuestiones a tratar; nombre y teléfono de la persona de contacto.
  • Establecer un presupuesto: Impresión, atención, alquiler de sala, restaurante, etc… Participación personalidades etc.
  • Enviar con un margen de tiempo prudencial (dos o tres días antes), al responsable de la sección correspondiente. Confirmar la víspera.
  • Crear alguna expectación previa para tener un mayor eco informativo (adelantar un dato concreto).
  • Vigilar la lista de participantes (3) y la duración de la comparecencia (no más de 25 o 30 minutos, más tiempo de preguntas).
  • Ir directos al grano y evitar las preguntas conflictivas.
  • Tener en cuenta la especificidad de cada medio (prensa, radio, TV)
  • Preparar carpeta informativa/dossier de prensa (comunicado de prensa, documentación sobre la entidad y el evento concreto, CV de las personas que intervienen, fotos).
  • Saber quién es quién y quién falta: envío rápido de comunicado de prensa, soporte magnético o carpeta informativa.
  • Seguimiento posterior: control del mensaje (distorsión o no emisión) La organización conferencia de prensa:
  • La fecha, día de la semana y hora. La información, si es crítica, evitar que no se transmita por otras vías (a través de rumores, sobre todo). Evitar el viernes y el lunes. Asegurarse de otros acontecimientos. Horario: a media mañana de 11,30 a 13 h o antes de las 17,30. Para la edición de ciertos soportes y por razón de las dificultades de circulación en las grandes ciudades.
  • El lugar; debe ser conforme a la imagen deseada por la empresa. El lugar debe ser fácilmente accesible y bien comunicado por transportes.
  • La infraestructura; la calidad mayor o menor de una conferencia de prensa depende sobre todo de una buena organización material: buena acústica, espacio modulable suficientes de sillas, acondicionamiento de un local para entrevistas, etc.
  • La lista de los invitados; seleccionar con cuidado a los periodistas susceptibles de estar interesados; si varias personas pertenecientes a un mismo soporte están interesadas, invitarlas a todas. Dossiers de prensa.
  • Tema del dossier.
  • Presentación de la empresa/organización.
  • Historia, productos y servicios, estrategia de la empresa, gestión, socios, mercados... Temas específicos:
  • Programa previsto.
  • Participantes. Entrenamiento portavoces. Se debe contar con un portavoz que sea capaz de desenvolverse de manera adecuada frente a los medios. Debe manejar la información sobre el tema para que pueda responder las inquietudes y preguntas. El entrenamiento se debe hacer extensivo a los empleados de la empresa.
  • Nunca mienta.
  • Simplifique los mensajes, pero enfatice lo positivo.
  • Repita lo que es importante.
  • No intente transmitir ideas complejas.
  • No tenga miedo a no responder una pregunta.
  • Evite entrar en temas diversos.
  • Mientras más difícil la pregunta, más corta la respuesta.
  • Precise informaciones incorrectas.
  • Proporcione datos que respalden su información.
  • Nunca hable off the record.

En la entrevista se debe cuidar la frecuencia de aparición y elegir el medio más conveniente en cada momento.

  • Durante (mensaje):
    • Hable desde el punto de vista de los intereses de la audiencia.
    • No emita un mensaje que no quiere que sea citado.
    • Diga lo más importante al inicio.
    • Cada vez que pueda reitere el mensaje principal.
    • No discuta con el entrevistador o pierda el control.
    • Si la pregunta contiene palabras o conceptos que contradicen su mensaje, no repita las palabras del entrevistador.
    • Si no conoce la respuesta a una pregunta, dígalo.
    • Escuche bien la pregunta.
    • No interrumpa al entrevistador cuando formule las preguntas.
  • Durante (postura):
    • Vístase apropiadamente para la locación o situación.
    • No use joyas o relojes muy llamativos.
    • No use anteojos de sol o anteojos sensibles a la luz. Otro tipo de relaciones informativas.
  • Frecuencia de la información: Depende de la organización. RRPP debe definir las estrategias para la difusión de los mensajes, conociendo las limitaciones de la noticia que genera. Gestionar, enganchar... Técnica de personajes famosos, (generar ruido) Generar expectación, mantener el proyecto en los medios.
  • Off the record: información oficiosa o confidencial para su utilización indirecta sin revelar la identidad de la fuente (en reuniones periódicas informales que buscan la complicidad del periodista)
  • El rumor interesado: ciertos o no, en situaciones tensas o de conflicto social, cuya fuente es imposible identificar y son difíciles de demostrar; a veces, “fabricado” por los propios Gabinetes de comunicación.
  • Gira de medios: valor agregado para conseguir los objetivos. Requieren de un plan de medios. Hacer una buena selección. En todos los casos utilizar con sumo tacto, prudencia absoluta y garantía de confidencialidad. Gabinete de prensa/comunicación. Cometidos básicos. Los gabinetes de prensa tienen tres cometidos básicos:
  • Documentación:
  • Monitoreo prensa, medios, RRSS online, resumen.
  • Documentación básica de la organización.
  • Conocer comunicaciones de la competencia.
  • Análisis estratégico:
  • Detectar las necesidades del público en información.
  • Análisis informaciones críticas, crear eventos, acontecimientos.
  • Mediación empresa/periodistas.
  • Idear, producción material.
  • Mediación con directivos.
  • Logística de encuentros. Informaciones que demandan. Corrientes:
  • Folleto de la empresa (Presentación de la empresa, estructura, proyectos, cifras).
  • Editar y publicar un informe anual de actividades. Específicas:
  • Datos de empresa y personas relevantes (movimientos, actos).
  • Informes de producción (nuevas técnicas, productos, inversión).
  • Políticas nuevas en la organización (mecenazgos, contratación, etc.).
  • Resultados anuales (productividad, investigación, etc.). Críticas:
  • A iniciativa de la empresa (reacciones a la actualidad).
  • A iniciativa de los periodistas (declaraciones, asuntos de interés, crisis). Recomendaciones para futuras estrategias:
  • Construir relaciones cara a cara.
  • Tener siempre en cuenta que la imagen externa depende del bienestar interno.
  • Es recomendable a veces un perfil bajo en medios.
  • Demostrar con acciones concretas lo buena que es la empresa.
  • Complementar la investigación cuantitativa con herramientas cualitativos.