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Este documento aborda el tema de la comunicación empresarial, con énfasis en la importancia de la comunicación interna en las organizaciones. Se discuten conceptos básicos, objetivos y tipologías de la comunicación interna, así como herramientas y estrategias para su desarrollo. Se menciona la interdependencia entre la dirección de la empresa y la dirección de la comunicación, y se presenta un modelo estratégico para la dirección de la comunicación empresarial.
Tipo: Apuntes
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(no fui)
07.10.
La publicidad se está reubicando dentro del mix de comunicación, y tenía sentido dentro de los medios de comunicación de masas. Ahora no hablamos de medios de comunicación de masas, ya que los públicos masivos no existen; cada vez tienen menos sentido. La publicidad es más cara cada vez, para que sea más eficaz. Las estrategias de marketing –mercado- piensan en sus públicos en términos de clientes exclusivamente; son relaciones económicas puramente. El marketing quiere provocar un cambio de naturaleza económica.
El marketing clásico se desarrolla a través de las 4 Ps. Dentro de la última P (Promotion), el marketing utiliza herramientas como la publicidad, promociones en el punto de venta, merchandising, Street marketing, patrocinio, eventos, publicity… Las Relaciones Públicas son la función directiva de las organizaciones cuya función es la de construir buenas relaciones entre una empresa y sus públicos, tanto internos como externos. Empieza en la investigación y acaba en la acción, y la evaluación a posteriori para retroalimentar. Para cumplir sus objetivos, las RRPP utilizan las mismas herramientas que el marketing. Que compartan herramientas no significa que sean lo mismo –que no lo son-, o que persigan los mismos objetivos –que no lo hacen-. La función directiva de las RRPP no quiere conseguir ganar dinero, sino construir o mejorar las relaciones con los públicos. La publicidad es una herramienta, es una técnica. Las RRPP se construyen con la publicidad, pero no desde ella. Por eso, la función de relaciones con públicos hoy en día, trata de conseguir el compromiso con y de los públicos (modelo bidireccional simétrico de Gruning). La comunicación interna la vamos a entender desde el punto de la gestión de la comunicación con públicos internos, desde el enfoque de la búsqueda del compromiso con los públicos internos.
1.1. Business Management
Para hablar de comunicación interna, tenemos que situarla dentro de la comunicación. La dirección estratégica de las empresas y la dirección de comunicación, cada vez dependen más la una de la otra, la interdependencia es cada vez mayor. No es posible hablar de proyectos de empresa sin hablar de comunicación.
MODELOS DE DIRECCIÓN EMPRESARIAL
Proactividad (Aaker, 1988): “ La forma más rápida de detectar y reaccionar ante los cambios del entorno es crearlos tú mismo o anticipar su creación. La esencia de esta forma de dirección es la idea de inventar el entorno”. Por mucho esfuerzo que hagamos en monitorizar y estudiar el mercado, el mercado tiene vida propia. Siempre habrá un tiempo de reacción, entre que lo detectas hasta que reaccionas. Hay que intentar ir por delante del mercado, adelantarse a él, no ir por detrás.
ESTRATEGIA EMPRESARIAL
Definición: “ Conjunto de acciones encaminadas a la consecución de una ventaja competitiva sostenible en el tiempo y defendible frente a la competencia, mediante la adecuación entre los recursos y las capacidades de la empresa y su entorno, a fin de satisfacer los objetivos de los múltiples participantes en la organización”.
Gestionar el entorno
Organización Eficacia = Consenso*
Sistema Abierto Eficacia = Relación*
*Entorno
Interdependencia *Steakholders
Limitación Autonomía Eficacia = Comunicación
La Dirección de las RR.PP.
CONSTRUIR RELACIONES
GESTIONAR LA INTERDEPENDENCIA
El éxito de las organizaciones depende de la comunicación, de las rr.pp.
El Comportamiento Comunicativo...por ejemplo...
Si quiero evitar el control externo
Desarrollo herramientas asimétricas. PERSUASIÓN. Corto plazo. Usamos herramientas del modelo bidireccional asimétrico.
Si asumo la Interdependencia
Desarrollo herramientas simétricas:
programas de comunicación con públicos estratégicos. Largo plazo.
Definimos públicos (steakholders) como cualquier persona o grupo de personas que pueden influir en o ser influidos por cualquier decisión, práctica, producto, etc, de la organización.
Vemos que hay una relación de dependencia o interdependencia fortísima. Los públicos abarcan un espectro muy amplio, pero ello no significa que no sea medible y cuantificable. Si es tan amplio, el público; hay que hacer un doble movimiento a la hora de acercarse a ellos.
Hay que tener en cuenta que nada es un público igual para siempre: un público activo no es siempre activo y el pasivo no siempre pasivo – puede cambiar a lo largo del tiempo. Ej., un alumno que es activo puede incrementar su activismo. Los públicos se activan y se desactivan en función de la situación. Hay que saber cuales son los issues capaces de influir en los públicos, encenderlos (hacer el "click"). Esto sucede cuando un público no es activo y se convierte en activo.
Los públicos son el entorno / El entorno son los públicos.
PÚBLICOS...¿QUÉ PÚBLICOS?
El asunto de la SEGMENTACIÓN. Mk segmenta mercados. Un nicho de mercado no es un PUBLICO.
Las empresas "crean" sus mercados desarrollando criterios de segmentación con variables sociodemográficas, geodemográficas, valores y estilos de vida, clusters de elasticidad de consumo, etc...
(No es lo mismo la segmentación en mk, que la segmentación de públicos).
Lo que caracteriza a los públicos es que va de lo no público a lo público. Ej. Nosotros para el mk somos el mismo segmento / target (jóvenes, universitarios, nivel de formación superior, entre tal y tal edad...) - es decir, para una campaña de publicidad estamos en el mismo "saco". En cambio si nos pregunta por ideología, religión... nos convertimos en público.
Los PÚBLICOS se configuran por sí mismosen torno a "issues": sus miembros buscan y comparten información y se relacionan con aquellas organizaciones y empresas que crean / proponen esos temas.
Esos "issues" son opiniones, afiliaciones...
(Para obtener información, para buscar respuestas a quejas, presionar a la organización, o pedir a la administración la regulación de ciertos aspectos).
Por eso las variables de segmentación de MK no son de aplicación directa a las RP... de variables objetivas tenemos que pasar a variables INFERIDAS: conocimiento, notoriedad, actitudes...
Por eso, las RP no pueden ser evaluadas monitorizando los impactos directos en las conductas. La conducta es menos sensible a los programas de RP que aquellos otros factores que forman parte de la cadena exposición al mensaje - efectos cognitivos – actitud – comportamiento.
LA TEORIA SITUACIONAL DE LOS PÚBLICOS
Las conductas de los públicos se entienden mejor midiendo la manera en que perciben las situaciones que les afectan en su relación con una organización (o un tema de una organización).
Los públicos difieren tanto en el grado en que son conscientes de un tema (situación, problema) como en el grado en que están dispuestos a responder.
Tres criterios que sigue Gruning para la conformación de públicos.
Tengo capacidad de influir en las organizaciones, o no?
El grado de importancia o preocupación que el tema produce en un individuo o grupo. Representa el nivel de conexión con la situación. Determina el grado de activismo del público. Alta involucración potencia la búsqueda de información y baja el nivel de restricciones. Marca el activismo del público: el más activo es el que reconoce el problema, minimiza las restricciones y se implica. La alta involucración por su parte retroalimenta la búsqueda de información.
Por tanto, es importante recordar que...
Variables 1 y 2 determinan el comportamiento comunicativo (activan y respaldan los procesos de búsqueda / procesamiento de información). Tiene que ver con la gestión de la información que hacen las organizaciones.
Variable 3 determina la propia conducta del individuo con respecto del problema. Es el paso que das, tras el reconocmiento del problema, de reconocer que no hay restricciones.
TIPOS DE PÚBLICOS
Utilizando las 3 variables...
--> Del máximo activismo (conducta de Enfrentamiento).
(Alto reconocimiento del problema, alta implicación y bajo reconocimiento de las restricciones).
--> a la conducta Fatalista.
(Bajo reconocimiento del problema, baja involucración, alto reconocimiento de restricciones).
MODELO PARA LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE LA COMUNICACIÓN
MODELO ESTRATÉGICO
LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA O PROACTIVA EN LAS ORGANIZACIONES
Debatimos Oceano Azul / Oceano Rojo: Wii.
Wii abre nuevo mercado, nuevos públicos, nuevos segmentos...pero esto no indica nada de oceano azul o rojo. En el momento en el que nace Wii si que era oceano azul, pero en la actualidad probablemente ya no lo sea, es oceano rojo, ya que tiene mucha competencia (Play Station...) que incluso son mejores.
La comunicación interna sigue siendo asignatura pendiente de la empresa.
FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación interna: dirección y gestión de las relaciones entre la empresa y sus públicos internos. Hay que crear caminos, puentes.. para permitir que la empresa se comunique mejor con sus públicos internos. A continuación veremos funciones, que no son una finalidad de la comunicacón interna; sino que significarán el éxito de la empresa en general.
--> Hay que tener en cuenta que la comunicación interna no es solo ascendente. Hay tipologías de comunicación interna (ascendente, descendente, transversal.. lo veremos más adelante). Por ejemplo, los grupos de mejora son comunicación interna transversal.
OBJETIVOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
Lo que somos, lo que queremos ser – se dice sin decirlo. No se trata de decir lo que eres, sino ser lo que eres. Es una forma de construir la identidad de la organización.
Convertir a públicos pasivos en activos. Hay que activar a nuestros públicos
internos como elemento de valor en la organización. Hay que implicarlos en la emrpesa. Tienen que ser los que mejor lo hacen, mejor producen y mejor se sienten, y por tanto sean los que mejor hablen de nosotros.
Romper la estanqueidad que se da en las empresas. Ej. Cuando vas a una empresa y te dicen lo de "no es aquí, es en otro departamento..." Se dan discusiones de competencias (es competencia de un departamento u otro). Cuanta más estanqueidad hay, menos comunicación hay en la empresa – menos productividad, menos sentirse bien, menos hacerlo bien...
Es necesario mantener una cultura de dirección
Principios y objetivos de la comunicación interna.
.1 Distinguir entre Información y Comunicación. Las políticas informativas acaban por ser indiferentes.
.2 Actitud proactiva de la Alta Dirección. Crear condiciones para la Comunicación Interna.
.3 Proyectar la Imagen Intencional de la Comunicación Interna. Soportes de atributos de imagen. La comunicación interna tiene que estar integrada en la estrategia global de comunicación, porque tiene que soportar los mismos atributos de imagen que la imagen externa.
.4 Coherencia con la Comunicación Externa. Refuerzo de credibilidad.
.5 Extender la Comunicación Interna más allá de la empresa. Empleados como emisores.
Integración estratégica entre comunicación externa y comunicación interna.
ACCIONES E INSTRUMENTOS
Y hay una cuarta, que se diferencia desde el punto de vista del análisis, pero no desde el punto de vista conceptual.
COMUNICACIÓN HORIZONTAL Y COMUNICACIÓN TRANSVERSAL
OBJETIVOS
consecuencia de los grandes objetivos comunes.
ACCIONES E INSTRUMENTOS
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA
Es el instrumento operativo para dirigir y coordinar las políticas de comunciación interna.
Es un documento con contenido sistemático y estructurado en el cual se concretan: el diagnóstico de la situación (análisis de la situación de partida), los objetivos de la comunicación, el programa a desarrollar, el calendario y los controles o evaluaciones.
El plan de comunicación interna adapta los objetivos de la Comunicación, los aplica específicamente a la CI, articula los recursos disponibles en un plan estructurado y los desarrolla en un periodo de tiempo determinado.
http://www.observatoriocomunicacioninterna.es/Imagenes/pdf/
Incrementar el prestigio y el conocimiento de la compañía. Aumentar el conocimiento externo de la compañía.
Directivos y Línea. Mando.
Competenci a.
Opinión Pública.
Empleados. Opinión Pública. Instituciones. Clientes.
Hacer llegar las posiciones de la compañía a la opinión pública. Incrementar conocimientos agentes externos.
Directivos y Línea. Mando. Empleados.
Opinión Pública.
Desarrollar un estilo ágil, integrador y productivo en las reuniones y en el resto de comunicaciones de la compañía.
Directivos. Línea. Mando. Empleados. Representan tes sindicales.
Mercado financiero. Proveedore s. Competenci a.
Empresarios. Sindicatos. Instituciones. Administración. Clientes.
Optimizar las acciones de comunicación con objetivos puntuales de proyección externa.
Todos empleados. Representan tes sindicales.
Mercado financiero. Proveedore s.
Empresarios. Sindicatos. Instituciones. Administración. Clientes.
Dotar a la compañía de dinámicas integradoras ámbitos.
Todos empleados.
Dar cohesión organizativa y potenciarla externamente. Dar a conocer aspectos puntuales o diversos en un
Directivos. Línea. Mando. Empleados.
Proveedore s. Competenci a.
Empresarios. Instituciones. Clientes. Opinión Pública.
ámbito concreto.
Crear identidad. Proveer de las habilidades, conocimientos y valores para su puesto de trabajo.
Directivos. Línea. Mando. Empleados.
Proveedore s.
Instituciones.
Comunicar todos los departamentos de una compañía. Conseguir la mejora de áreas funcionales.
Directivos y Mandos.
Hay una columna que es Internos-Externos porque hay veces que tenemos dudas sobre si un público es interno o externo. Ej: ¿un proveedor es externo o interno? Depende.
.1 Tablón de anuncios. Es la herramienta de comunicación interna más utilizada del mundo. Es donde acude la gente a informarse. Es una herramienta de comunicación interna descendente. El buzón de sugerencias es otra herramienta que también está en prácticamente todas las organizaciones.
.2 Manual de acogida. Sirve para llevar de la mano al nuevo empleado, al nuevo miembro que ingresa en la organización. Ese manual le tiene que resolver prácticamente todas sus dudas sobre la organización. Por tanto, tiene que ofrecer información sorbe la empresa: qué es, qué hace, cómo está organizada, cuál es el organigrama, las personas que trabajan, teléfono… No sólo valores corporativos. Tiene que ser información actualizada. Hoy en día mucha de esta información se puede encontrar en la red, en la Intranet.
.3 Manuales de procedimientos. No dejan de ser protocolos. Son un conjunto de directrices. Se trata de buscar la eficiencia, cómo se tienen que hacer las cosas.
.4 Periódico/revista de empresa. Hay una intención clara de construir identidad, generar compromiso, incrementar la motivación, al mismo tiempo de suministrar información para los que están en la empresa. Todos los públicos internos tienen acceso a este medio.
.5 Cuadernos técnicos. Tienen que ver directamente o es una versión especializada de la formación (una de las grandes herramientas de la comunicación interna). Soportes materiales que ayudan a que cada una de las piezas del engranaje funcionen mejor. Establece las directrices, describe bien el producto
Condiciones para la efectividad de la Intranet:
Información en la Intranet:
Conclusión.
La red es la anécdota. Lo que importa son las personas, los recursos, la información y los conocimientos, así como los procesos y las actividades de la organización.
11.11.
CASO PRÁCTICO:
AUDITORÍA DE LA COMUNICACIÓN INTERNA – GESTIÓN PRIVADA DE UN HOSPITAL PÚBLICO.
INTRODUCCIÓN
PLANTEAMIENTO DE LA AUDITORÍA.
TIPOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN
ALGUNAS CONCLUSIONES.
De la aplicación de estas 2 líneas de investigación se obtuvieron los siguientes datos: