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Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. All rights reserved. Archivística Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. AlI rights reserved. José Ramón Cruz Mundet Archivistica Gestión de documentos y administración de archivos Alianza Editorial Reservados todos los derechos. El contenido de esta obra está prote gido por la Ley, que establece penas de prisión y/o multas, además de las correspondientes indemni- zaciones por daños y perjuicios, para quienes reprodujeren, plagiaren, distribuyeren o comunicaren públicamente, en todo o en parte, una obra literaria, artística o cientí- fica, o su transformación, interpretación o ejecución artística fijada en cualquier tipo de soporte o comunicada a través de cualquier medio, sin la preceptiva autorización. Edición electrónica, 2014 www.alianzaeditorial.es O José Ramón Cruz Mundet, 2012 O Alianza Editorial, S. A. Madrid, 2014 Juan Ignacio Luca de Tena, 15. 28027 Madrid ISBN: 978-84-206-8925-8 Edición en versión digital 2014 Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. All rights reserved. Imtrodueción .......ooooonncnccnncnnncnononinocrononcnonononnnonornorononnrnnrnnnn non norrrnnnan eran rnnnnnenernnnos l. 2. Historia de la archivística...................oooononnoinnnoccccnonoconconsorronnonc cnc cnenionaon A L El origen de los archivos, de la Archivística y su periodizaciÓón ...ommm... EXA rra ra La: Edad Medid econ rana El Antiguo RégiIMeN coninninicnrrc El periodo de desarrollo archiviStilO. ooo. Los conceptos de documento y de archivO .....oooooooocnnnncccnnnnccccnniniccnos ELIO iran ANA LL. OO ironia AAA PA o 57 13. Valore. ..unnnninininanninicianccinr rr 1.4 Especificidades del documento electróniCO.....nnnnnnininininnicniancciananas aan 61 aan 64 ITA 65 LORI 67 LORI 68 NASA 68 NASA T1 pa TS 15 Los metadatos c.unnnnnninininnnnionicinnancinn arar arar nara rarrri Ló Requisitos para la gestión de documentos electrónicos...... 1.7. ¿Documento electrónico o información electrónica? ......... LS Algunos malos usos de la VOZ «dOCUMENtO inn. Ear ea ERA ER ERASE E IAE EEE ¿ile Concepcion 2.2 Funciones de los archivos ..ooononnnnonnnnnnriians 2.3 Etapas o subsistemas del archiVO....dinnnniincianaas Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. All rights reserved. Índice 13 17 17 sa 21 sa 25 29 arras 39 55 55 55 59 60 Índice 3, LaArchivística: una ciencia emergente. ocn 77 1. El concepto de Archivistica........... em 77 2. Las divisiones de la Archivística 83 2d. Áremespecifica iS SSA 85 22 Árezaplicada o auxiliar iaa aa 86 3 Los paralirraa E 86 3.1. Elprincipio:de procedendla inicia eos 87 3.2 El ciclo de vida de los docUMENtOS ..ncnnnnnnncnncercc 89 33 El concepto de continuidad de los dOCUMENTOS ..oninininnnne 92 4. El estudio de la Archivística y su consecuencia: el archive... 96 4. Las ciencias auxiliares de la Archivística ........o..nininninnnion.ninonnncoo 103 Lo La paleograld nninnninnc 103 2, La diplomática 105 3. La cronologia em 106 dl La histo inn es 107 AE 108 6. Las tecnologías de la información y de las comunicaciones... 109 To La lHnguishllca EEE 110 3. La Adina A 111 5. El archivo en SUS priMEeras fases ...oooococcnnnnocococconoccnncccnononcnncncnncnnnnnnn 113 l. La organización del sistema de archivo: fase preliminal co... 113 ll. Eadnvestigabión prellMa.srsrraa 115 EZ. Elanálisis:de la Acid oir 116 1,3 Identificación de las necesidades respecto de los documentos........... 117 1.4 Valoración de los sistemas existedteS. cnc 117 15 Identificación de las estrategias para satisfacer las necesidades de gestión de los documentos... 123 1.6 Diseño de un sistema de gestión de documentoS......mmm.... Ln 123 1.7 Implementación de un sistema de gestión de documentos uu... 124 KE. REVISO seran E a 124 2, El archivo y la gestión de procesos cuina a 125 3. El archivo de oficina: papel del archiverO...cn.n.nnnnnnanininnncs 127 3.1 Ingreso y registro de los docuMentOS nunca 129 3.2 Herramientas de organización en los archivos de OfiCiMA. ooo... 129 4. El programa de prevención de TiesBOS. cu. 136 5, Elexpediente:administalvo nos aEÑa 137 5.1 Partes del expediente Ln 137 52. Eadramitación: oscar 139 5.3 Procedimientos prácticos inci 140 6. Elarchivo intermedió.....mcoocosnsimssoimperinnpnserrarrns tragan parara gens 143 1. Orígenes y funciones del archivo intermedio. 143 2, Construcción Y EQuIpamniEO ins A 145 Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. All rights reserved. Índice 10. Da clasiBcación: coa Na |. Fundamentos teóricos: el principio de procedencia y el de respeto al orden Mila cnn nicnionicnicra ro crrarorororr rrrrrrare 2. Laaplicación de los principios teóricos cnn nica O dilo CAE NN AL. SIR at ES AAA AA 33. En elección del SiStEMA coo 4. El cusito de Clasificar a 5. La clasificación de los documentos electrónicOS ...nnnnninininiananinaicininass 6. Procesos y herramientas auxiliares co... 6.1 La ordenación. union 6.2 Lenguajes controlados e índices... 6:3: BacodHICAciON: nai EL. LA deScrIPLiÓO. cuen pa Ll; ¡Quésrla desc pol A ERA 2. La descripción archivistica: modelos y normas 3. La Norma Internacional de Descripción Archivística: ISAD (G)ocinnnn... 3.1 Área de identificación. ..ooccinnconicinnnnnnnrncnsnrnecnnrr recorrer raros BZ Área de COMPEXTO coccnaccononnnnonocnnncnnonnnornno rones ron cnnrn ronca rascar 3.3 Área de contenido Y ESÍLUCLUTA cocine 3.4 Área de condiciones de acceso y utilización omic 3.5 Área de documentación aSOCiA dl conocia BO Áreos a AE A EE 3.7 Área de control de la descripción... 4. ISAAR (CPF). Norma internacional sobre encabezamientos autorizados archivisticos para entidades, personas y familias 4.1 Área de identificación cocinar 4,2 Área de descripción. coccion crei AN AN Arcadecotl RSS 45 Relación de instituciones, personas o familias con documentos y otros FOCUS 5. Normas para la descripción de funciones y de instituciones que custodian TONOS iran A 5.1 ISDF. Norma internacional para la descripción de funciones (International Standard for Describing Functions) ..mnnininnnininn. 52 ISDIAH. Norma internacional para describir instituciones que cus- todian fondos de archivo (International Standard for Describing Ins- titutions with Archival Holdings).....oo..nnnnnininninin nica rias 6. ¿Eosanstrumentos: de descripción: parana Bl. APM sar AA RAE RR A 6% BUCAL rr 7. La descripción de los documentos ElectrónicOS ...nmininnionirres 10 Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. All rights reserved. 208 212 213 214 215 216 220 225 227 227 229 230 231 231 232 237 239 240 241 242 243 244 244 245 246 247 247 248 248 249 249 250 251 252 252 255 260 Índice 7.1 Descripción Archivistica Codificada / Definición de Tipo de Docu- mento (EADIDTOD Lera 261 EZ EACEncoded.Archival Contar aaron 262 8. La indización cocinan 263 9. Los instrumentos de control ninia 266 12, El expurgo de los documentos: valoración, selección y eliminación... 269 l. Antecedentes y configuración del expurBO icinnnnnninar O 2. Principios que rigen el expuUlBD ninia 274 2.1 Organicidad de los dOcUMENTOS coninnnnnonanananacics 274 2.2. Proceso amticipado ..innnnnnninnn nn 275 2.3 Inalienabilidad de los documentos públicos 275 2.4 El documentos no es un fin en si MisMO naaa 275 20: CORRErvar para Ito MA na EEEA 276 2.6 La sustitución no es la SOÍlUCIÓN co... 276 E Lili ora]. DRÓ 3.1. Requisitos legales. nina rc 21 DD Older cs 278 dl Laselecdió nine 282 A E 282 A A 283 5. Práctica de la valoración y de la selección: el calendario de conservación.. 287 A Eliminación rr A 289 13. El acceso a la información y los archivos... 291 1; ¿Breve panorama doternación lan 291 2. El acceso a la información: derecho constitucional ... 294 3. La legislación española a la luz de la Constitución... mu 29S 3.1 Lalegislación estatal............ a 295 32 La legislación autonómica 307 4d. Las Instituciones Curl. 308 14. El edificio y las instalaciones... rrrrrnrrs 311 1. Factores que inciden en la elección del edifiCiO. ninas 311 2. Caracteristicas arquitectÓniCaS coins 314 O a EA 315 3. Medidas ambientales y de seguridad coinnnnnnnnnannancs 322 3.1 Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar... 322 32. Elpolvey lA conta inación casas Ra 324 A E A 3,4 Los factores biológicOS unimarc 325 3.5 La instalación eléctrica y de seguridad... 326 Bibliograldía.... ooo is ZO Índice analítico y OMO0MÁStICO ona 351 11 Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. All rights reserved. Introducción Esta obra que tienes ante ti, amable lector, es en buena medida un trasunto del Manual de Archivística, cuya primera edición vio la luz en 1994, Si entonces ya era difícil condensar en unos cientos de páginas el cuerpo de conocimien- to de esta disciplina, ahora lo es con mucha más razón, ya que la Archivística se encuentra envuelta en un proceso de mejora constante en cuanto a sus co- nocimientos, y de expansión en cuanto a su área de acción se refiere. Tenien- do presentes estas limitaciones, se ha procurado una actualización proporcio- nada de los contenidos, aun más, contenida, porque el volumen de la producción cientifica y técnica, de los aspectos a tratar, nos han obligado a dejar fuera de estas páginas asuntos que, o bien ya hemos tratado en otras publicaciones, o constituyen materia de especialización que exigen, como ya poseen, sus monografías especificas. Transcurridos algo menos de veinte años, la cantidad y variedad de letra, impresa o digital, resultado de nuestra disciplina es poco menos que inabarcable e imposible de condensar, mucho menos de hacerlo contentado a todos. Al igual que entonces, ahora, lo que hace de la Archivística una ciencia, cada día más cerca de ser completa en sí misma, es la posesión de un cuerpo de conocimiento estable, de unos principios doctrinales, que se renuevan, matizan y mejoran, sin alterarse en su esencia. Y esto es lo que hemos pre- tendido recoger en este libro. En consecuencia, se trata de una obra concebi- da como base de conocimiento general, abierto a todo tipo de público intere- sado, aunque orientado a los alumnos universitarios, a quienes se pretende proporcionar una enseñanza básica y completa a un tiempo, así como una 13 Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. AlI rights reserved. Archivística plataforma desde la que lanzarse a un conocimiento más preciso a través de fuentes y bibliografía seleccionadas con rigor y ánimo de suscitar un mayor interés acerca de las diferentes materias que se tratan. En esta ocasión hemos querido dar una estructura algo distinta a los con- tenidos, organizándolos en torno a tres ejes: el marco contextual y concep- tual, el sistema archivístico, y las herramientas. El marco contextual lo com- pone la evolución de la Archivística en el tiempo, objeto del primer capítulo, desde los primeros estados y el origen de la escritura hasta las últimas co- rrientes de pensamiento. Se trata de un aspecto que sigue despertando un in- terés menor en la literatura profesional, más abundante en estudios locales, pero escasa en monografías, lo que no deja de resultar paradójico contando con tantos historiadores en nuestras filas. El segundo capitulo comienza des- de la base, el documento, y llega hasta la construcción social, el archivo, y se detiene en su conceptualización, con especial referencia a los cambios intro- ducidos en su naturaleza por las tecnologías de la información. A la caracte- rización de la Archivística como ciencia, bien que emergente, está dedicado el tercer capítulo, en el que se han aligerado pretéritas preocupaciones res- pecto a su hipotético encaje con las disciplinas que trabajan con materiales editados, en beneficio de una mayor atención a los paradigmas. Este primer eje se cierra con una breve descripción de las ciencias auxiliares, aspecto que ha cambiado poco en estos años. El sistema archivístico constituye el segundo eje, donde se fragmenta en una serie de capítulos concatenados el ciclo de vida de los documentos, a efectos expositivos y didácticos, que no están reñidos con la realidad. El pri- mero se centra en la gestión de los documentos mientras son necesarios para el sostenimiento de las actividades corrientes de las personas y de las organi- zaciones, donde se proporcionan orientaciones prácticas para empezar de cero. A continuación se dedica un capítulo a la fase intermedia de los docu- mentos, a las funciones y los servicios específicos del archivo; como se dedi- ca otro más a la fase de conservación permanente y a los servicios que presta un archivo histórico, comprendiendo así desde que se crean los documentos hasta que se conservan para siempre. El capítulo octavo, dedicado a los siste- mas archivísticos, cierra este segundo bloque con una visión panorámica del sistema español, así como los de los principales países de nuestro entorno. El tercer eje lo componen las herramientas, lo que podríamos denominar los procesos de tratamiento y archivo de los documentos. Con independencia de su soporte y su naturaleza, analógicos y digitales; todos ellos son objeto por igual de unos procesos de captura e ingreso, que es el contenido del no- veno capítulo. Asimismo, todos son clasificados, mediante sistemas de cate- gorización que los agrupa por ciertos criterios de afinidad, al tiempo que los individualiza, sin dejar de representar las relaciones que median entre todos los que produce una persona o una organización a lo largo de su actividad. El undécimo se ocupa de la descripción, uno de los aspectos del proceso técnico 14 Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. AlI rights reserved. Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. All rights reserved. 1. Historia de la Archivística 1. El origen de los archivos, de la Archivística y su periodización La historia de la Archivística y de su objeto de atención (los fondos documen- tales y los archivos) se caracteriza por la limitada cantidad de monografías que la tratan. La bibliografía es, en tal sentido, más bien dispersa y se distribuye en una nebulosa literaria que trata sobre la historia de tal o cual fondo, en el mejor de los casos de alguna región y raramente de un país por completo (Evans, 1979). Así como en múltiples aspectos de esta disciplina las contribuciones y compilaciones han sido abundantes en las últimas décadas, en este tema no ha sido así, a pesar de lo cual se han ido incorporando obras notables de carácter general, como la de P. Delsalle (1998), revisiones historiográficas (Dahlin, 2001), sobre la Antigúedad (Sickinger, 1999; Brosius, 2003), la colectiva sobre España (Generelo y Moreno, 1998), sobre determinadas categorías de archivos como los municipales (Cerdá, 1998; García y Fernández, 1999), y un cada vez mejor conocimiento sobre la historia de los archivos de Oriente (Presedo, 1994; Yinian, 1998; Yang, 2001), por citar las de mayor relieve. Al establecer la cronología, nos encontramos con una clara dicotomía en- tre disciplina y objeto de atención. Pues si los archivos, como los documen- tos, tienen una existencia clara y de larga duración, la ciencia que los estudia, por el contrario, es de factura relativamente reciente y con un perfil peor de- finido en el tiempo. En cualquier caso, podemos atribuir a los primeros unos inicios que nos llevan hasta los orígenes de la escritura, mediado el cuarto 17 Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. AlI rights reserved. 1. Historia de la Archivística la sazón jefe de la Sección Administrativa de los Archivos Departamentales, en el Ministerio del Interior, elaboró la circular de 24 de abril. En ella, se daba a la luz la noción de «fondo de archivo», por lo que se entendía la acción de (...) reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado. (...) Los documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia... Más adelante aclaraba el mismo autor, que (..) la clasificación general por fondos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme. (...) Si en vez de este método, del cual puede decirse que se funda en la naturaleza de las cosas, se propone un orden teórico... los archivos caerán en un desorden dificil de remediar. En cualquier clasificación distinta a esta se corre el grave riesgo de no saber dónde se encuentra un documento. Duchein, 1985, 71 Con el tiempo, sin embargo, numerosos expertos han querido retrotraerse en busca de unos origenes más remotos del principio de procedencia; mas, si bien no han hallado evidencia de su formulación, lo han deducido de una aplicación práctica. Con todo, resulta difícil aceptar una práctica, por afortu- nada que sea, si no transciende más allá de su ámbito cotidiano, en tanto no es enunciada, racionalizada, en forma de principio o principios generales, ar- gumentada en orden a demostrar su validez universal, tal y como sucede con el principio de procedencia. El primero fue R. H. Bautier (1961), quien consideró la orden dada en 1328 por el rey de Francia —a raíz de la separación del reino de Navarra de su corona—, para que se entregaran al nuevo monarca los documentos pro- cedentes de este reino, pero no aquellos que refiriéndose al navarro procedie- ran de otro territorio. Según Y. Cortés (1986, 54), la reglamentación para el gobierno del Archivo de Simancas, dictada en 1588 por Felipe Il, y dos si- glos más tarde —para Casanova (1928, 219)— la de 1790 para el Archivo de Indias, que prescribían la separación de los documentos en función del orga- nismo que los remitiera, son claros ejemplos de aplicación de dicho principio. Para J. Papritz (1983, III, 8 y ss.), también fue aplicado en 1791 por las autori- dades danesas, en las instrucciones para la organización de sus archivos. Estos y otros muchos ejemplos podrían aducirse en defensa de la aplica- ción remota del principio fundamental de la Archivística, si este hubiese sido enunciado en algún momento previo; pero no habiéndolo sido, se quedan en 19 Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. AlI rights reserved. Archivística el anecdotario de nuestra historia. Además de que su validez a efectos doctri- nales es cuestionable por varios conceptos: Fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y, sobre todo, en el espa- cio, por cuanto se pusieron en práctica con fondos de ámbitos territo- riales muy concretos y solo fue observado para la organización de fondos determinados, sin que ello supusiera su difusión o generaliza- ción. En otros casos, además, tuvo una existencia muy limitada, ya que dejó de respetarse con el tiempo. En ningún momento dicha plasmación fue precedida de un proceso de teorización, de sistematización, que argumentara de acuerdo con los principios científicos su naturaleza y su necesidad. Tampoco fueron seguidos por debate alguno en el seno de una comu- nidad archivistica consciente de su existencia, en tanto no existía ni se identificaba como tal. No fueron, en consecuencia, reconocidos como principios con enti- dad suficiente y capaces de lograr un efecto en cadena que, con el transcurrir del tiempo, produjera su aplicación universal de manera sucesiva y concatenada. Por consiguiente, cabe convenir en que la enunciación del principio de procedencia en 1841 por parte de N. de Wailly es el punto de arranque de la Archivística, el principio que le da carta de naturaleza, la individualiza, dife- renciándola de las demás ciencias con las que hasta entonces había manteni- do relaciones de subsidiariedad. Bien que tal principio estuvo más o menos implícito en determinadas aplicaciones, prácticas y puntuales, a partir de Wailly las diferencias resultan palmarias y vienen a reforzar su paternidad científica: 20 La ya mencionada circular de 24 de abril de 1841 y los textos que la siguieron constituyen un cuerpo doctrinal reconocido y suficiente para sostener el principio fundamental de la teoría archivistica. Su aplicación práctica se inició en un dominio territorial concreto, el de Francia, y en un tipo de fondos específico, los departamentales; mas, lejos de quedarse ahí, se extendió a otras categorías de fondos y generó, además, una reacción en cadena que fue expandiéndose de manera paulatina por todos los países. La expansión geográfica o universalización de dicho principio se ha caracterizado por una continuidad cronológica que, al tiempo de dar- le consistencia, lo ha reforzado. Inmediatamente a su formulación, surgió el debate en el seno de una comunidad archivística que, al mismo tiempo, tuvo ocasión de adqui- rir conciencia creciente de su existencia y de su naturaleza. Cruz Mundet, José Ramón. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos. España: Larousse - Alianza Editorial, 2014. ProQuest ebrary. Web. 17 February 2016. Copyright O 2014. Larousse - Alianza Editorial. AlI rights reserved. 
